Versions Compared

Version Old Version 2 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

MoeilijkheidsgraadDifficulty: beginnernovice

  1. Open actie-item "Scannen om nu te boeken".

  2. Scan de QR-code van de locatie

  3. Selecteer de eindtijd van de reservering (door slepen en neerzetten op de tijdlijn of door een voorinstelling te selecteren (1u, 2u, 4u of tot het einde van de dag)

  4. Optioneel "Boekingsgegevens": geef aan wie verantwoordelijk is voor de reservering

Image Removed
Image Removed

Wanneer de gebruiker op zoek is naar de beste oplossing voor zijn behoeften

Stap 1. Selecteer de locatie die je wilt boeken

Locatieselectie kan verschillende uitgangspunten hebben:

  • U kunt gebruik de plattegrond (selecteer de actieknop "Plattegrond bekijken" of gebruik de Vloerenkaart). Na selectie van de locatie wordt de gebruiker naar Detailscherm Hulpbron.

  • Je kunt onmiddellijk naar Detailscherm Hulpbron door een van uw favoriet bronnen op het beginscherm.

  • Je kunt verschillende actieknoppen "Boek een vergaderruimte / Boek een werkplek / Boek een parkeerplaats" op het beginscherm gebruiken om te zoeken op datum/tijd, specifieke locatie of categorie enz.

In elk van de actieknoppen "Boek een ... (bron)" worden 3 tabbladen weergegeven
Inhoud

Content

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Maak een reservering op de Workplace app door een QR-code te scannen, of

Er zijn verschillende manieren om een vergaderruimte, werkplek of parkeerplaats te boeken, afhankelijk van de vereisten: staat de gebruiker voor de locatie die hij wil boeken? Of is hij op zoek naar de beste oplossing voor specifieke vereisten?

Wanneer de gebruiker zich voor de locatie bevindt die hij wil boeken

Als de locatie een QR-code heeft die is gekoppeld aan Workplace, kan een gebruiker deze locatie in minder dan 20 seconden boeken:

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Make a reservation on the Workplace app by scanning a QR code, or

There’s different ways of booking a Meeting Room, Workplace, or Parking space, depending on requirements: is the user in front of the location he wants to book? Or is he looking for the best fit to specific requirements?

When the user is in front of the location he wants to book

If the location bears a QR code linked to Workplace, a user can book this location in under 20 seconds:

  1. Open action item “Scan to Book Now”

  2. Scan the location QR code

  3. Select the end-time of the reservation (either by drag-and-drop on the timeline or by selecting a preset (1h, 2h, 4h or until end of the day)

  4. Optional “Booking Details”: indicate who is reservation responsible

Image Added
Image Added

When the user is looking for the best fit to his requirements

Step 1. Select the location you want to book

Location selection can have different starting points:

  • You can use the floorplan (either select Action button “View Floor Plan” or by using Floors card). Upon location selection, user is brought to Resource Detail Screen.

  • You can immediately go to Resource Detail Screen by selecting one of your favorite resources on the Home Screen.

  • You can use different Action buttons "Book a Meeting Room / Book a Workplace / Book a Parking space" on the home screen, to search on date/time, specific location or category etc

In each of the Action buttons “Book a … (resource)”, 3 tabs are shown:

Expand
title1. ‘Book a Room’ / ‘Book a Workplace’ / 'Book a Parking” tab

Dit is het standaardtabblad.

De gebruiker kan zoeken naar beschikbare ruimtes of bureaus door een datum, tijd, locatie, aantal deelnemers, categorie en capaciteitsgegevens voor de vergadering op te geven.

Datum: De gebruiker kan de huidige of volgende dag selecteren door de knop Vandaag / Morgen om te schakelen. De datumkiezer wordt weergegeven als de gebruiker de datum selecteert / "Andere dag" selecteert, waarmee de gebruiker de datumwaarde kan wijzigen.

Meerdaagse reserveringen worden ondersteund in de app: maak reserveringen die beginnen op de ene datum en eindigen op een andere. Reserveringen kunnen meerdere dagen beslaan zonder dat u aparte reserveringen hoeft te maken. De visualisatie van een meerdaagse boeking is zichtbaar op andere

This is the default tab.

User can search for the available rooms or desks by providing a date, time, location, number of attendees, category and capacity details for the meeting

  • Date: User can select the current or next day by toggling the Today / Tomorrow button. The date picker is displayed when user selects the date /selects “Other day”, which allows the user to change the date value.

    • Multi-day booking is supported in the app: create bookings which start on one date and end on another. Reservations can span multiple days without having to make separate reservations. The visualization of a multi-day booking is visible on other touchpoints (Kiosk, Room Display, Go) ; het kan echter niet worden bewerkt vanaf die however, it can’t be edited from those touchpoints.

  • Tijd:

    • Tijdkiezer wordt weergegeven wanneer de gebruiker de tijd selecteert of de knop "andere tijd" selecteert

    • Snelle Timeslots kan per site worden gedefinieerd.

  • Locatie: Gebruiker kan zoekopdracht beperken tot een specifieke verdieping

  • De gebruiker kan de aantal deelnemers met de schuifknop naar '20+' gaan

  • De categorieën zal alle beschikbare broncategorieën weergeven.

  • Bepaal wie de Verantwoordelijke reservering. Deze persoon ziet de reservering in zijn touchpoints "komende vergaderingen", ontvangt mogelijk berichten over deze reservering, enz.

  • De gebruiker kan het zoeken beperken tot een specifieke zone

Image RemovedAls de gebruiker op de knop 'Doorgaan' tikt, wordt de gebruiker naar het scherm 'Hulpbron selecteren' geleid

  • Time:

    • ‘Time’ picker is displayed when the user selects the time or selects “other time” button

    • Quick Timeslots can be defined per site.

  • Location: User can limit search to a specific floor

  • The user can increase the participants count using the slider to go up to ‘20+’

  • The categories will reflect all available resource categories.

  • Define who will be the Reservation Responsible. This person will see the reservation in their touchpoints “upcoming meetings”, will potentially receive messages about this reservation etc

  • User can limit search to a specific zone

Image Added

When user taps on the ‘Proceed’ button the user is navigated to ‘Select Resource’ screen.

  • Plattegrondweergave waar alle middelen die overeenkomen met de opgegeven criteria worden gemarkeerd. Het selecteren van een locatie op de plattegrond opent een kleine pop-up met een foto en de naam van de vergaderruimte. Na selectie van de locatie wordt de gebruiker naar het Resource Booking scherm gebracht.

Image Removed

Om andere bronnen te vinden, kan de gebruiker teruggaan naar het vorige scherm of naar beneden scrollen om de zoekopdracht uit te breiden (bv. andere verdiepingen toevoegen aan de zoekcriteriarepeats the search criteria that were entered in the previous screen

List view (default) or Floor plan view:

  • List view shows all resources that are a match with the given criteria (see chapter “Extra” on this page > “Search Recommendations” for more details). List view includes: resource name, picture, capacity, location. Upon time slot selection, user is brought to Resource Booking Screen.

    • “Recommended for your” will show the resources that are the best match to the given criteria:

      • Available rooms with at least 1 slot within the next 2 hours

      • Available rooms on the requested day

      • Available rooms on the requested floor

      • Available rooms that match the required capacity

    • “Other great options for you” will show resources that slightly differ from the given criteria, usually the rooms are a bit larger than the mentioned number of attendees

Expand
title1.a. Select Resource Screen

Nadat de gebruiker de zoekcriteria heeft ingevoerd en op de knop 'Verder' heeft geklikt, wordt hij doorgestuurd naar het scherm 'Hulpbron selecteren'.

Koptekstpictogrammen:

  • zoeken naar specifieke bronnen. Zoeken met stem wordt ondersteund

    • filteropties om te filteren op bronnaam

    After having entered the search criteria, when the user taps on the ‘Proceed’ button: the user is navigated to ‘Select Resource’ screen.

    Header icons:

    • search for specific resource. Voice search is supported

    • filter options to filter on Resource Name (A-Z, Z-A), capaciteit Capacity (laagLow-hoogHigh, hoogHigh-laag) of favoriet eerstLow) or Favorite First

    Workplace app herhaalt de zoekcriteria die in het vorige scherm zijn ingevoerd

    Lijstweergave (standaard) of plattegrondweergave:

    • De lijstweergave toont alle middelen die voldoen aan de opgegeven criteria (zie hoofdstuk "Extra" op deze pagina > "Zoekaanbevelingen" voor meer details). De lijstweergave bevat: naam, foto, capaciteit, locatie. Na selectie van het tijdslot komt de gebruiker op het Resource-boekingsscherm.

      • "Aanbevolen voor uw" toont de bronnen die het beste voldoen aan de opgegeven criteria:

        • Beschikbare kamers met ten minste 1 slot binnen de komende 2 uur

        • Beschikbare kamers op de gevraagde dag

        • Beschikbare kamers op de gevraagde verdieping

        • Beschikbare kamers die overeenkomen met de vereiste capaciteit

      • "Andere geweldige opties voor u" toont bronnen die enigszins afwijken van de opgegeven criteria, meestal zijn de kamers iets groter dan het vermelde aantal deelnemers.

    Image RemovedImage Removed
    Image AddedImage Added

    • Floor plan view where all resources that are a match with the given criteria are highlighted. Selecting a location from the floor plan opens a small pop-up with a picture and meeting room name. Upon location selection, user is brought to Resource Booking Screen.

    Image Added

    To find other resources, the user can either go back to the previous screen or scroll down to widen the search (eg add other floors to the search criteria).

    Expand
    title2. ‘All Rooms’ / ‘All Workplaces’ / ‘All Parking’ tab

    Tabblad 'Alle kamers' / 'Alle werkplekken' / 'Alle parkeerplaatsen

    Bij eerste selectie: Gebruiker moet een verdieping selecteren als er meerdere verdiepingen zijn ingesteld voor het geselecteerde gebouw. Het aantal geeft aan hoeveel van dit soort middelen beschikbaar zijn op elke verdieping.

    • als een verdieping in het verleden is geselecteerd, wordt deze gemarkeerd als "recente verdieping".

    Dit tabblad geeft een lijstweergave van alle middelen in die categorie. De lijstweergave bevat: naam van de bron, foto, capaciteit, locatie, enz.

    Koptekstpictogrammen:

  • zoeken naar specifieke bronnen. Zoeken met stem wordt ondersteund

    • filteropties om te filteren op bronnaam

    ‘All Rooms’ / ‘All Workplaces’ / ‘All Parking’ tab

    Upon first selection: User needs to select a floor if multiple floors are set up for the selected building. Number shows how many of this kind of resources are available on each floor.

    • if a floor has been selected in the past, it will be highlighted as “recent floor”

    This tab provides a list view of all resources in that category. List view includes: resource name, picture, capacity, location, etc

    Header icons:

    • search for specific resource. Voice search is supported

    • filter options to filter on Resource Name (A-Z, Z-A), capaciteit Capacity (laagLow-hoogHigh, hoogHigh-laag) of favoriet eerst

    Na selectie van de bron wordt de gebruiker naar Detailscherm Hulpbron

    • Low) or Favorite First

    Upon resource selection, user is brought to Resource Detail Screen.

    Expand
    title3. ‘Floor Plan’ tab

    Tabblad 'Plattegrond opent de plattegrondweergave. Na selectie van de locatie wordt de gebruiker naar Detailscherm Hulpbron‘Floor Plan’ tab opens the floor plan view. Upon location selection, user is brought to Resource Detail Screen.

    (Stap Step 2. Detailscherm Hulpbron)

    Selecteer in het Detailscherm Hulpbron "Boek deze ... (hulpbron)".

    Zoals hierboven beschreven, sla je deze stap in sommige gevallen over

    Stap 3. Scherm voor reservering van middelen

    • Als je geen zoekcriteria hebt ingevuld in Stap 1: Resource Booking-scherm kun je datum/tijd selecteren, aantal deelnemers en het onderwerp van de vergadering invoeren.

    • Als u zoekcriteria hebt ingevuld in stap 1: het Resource-boekingsscherm herhaalt de belangrijkste informatie over de reserveringsaanvraag (datum/tijd, aantal deelnemers) en stelt u in staat om extra informatie, zoals een vergaderonderwerp, toe te voegen aan de reservering.

    Tijdzoneafwijkingen tussen de tijdzone van de locatie en de tijdzone van het apparaat worden aangegeven.

    Image Removed

    Terwijl je een reservering maakt, kun je een boeking voor iemand anders maken.

    Wanneer een nieuwe verantwoordelijke wordt geselecteerd, wordt deze persoon de feitelijke organisator van de vergadering en zal deze vergadering in zijn/haar reserveringsagenda verschijnen.

    Als u namens iemand anders reserveert, worden de beperkingen van het reserveringsgebied (locaties, zones, afdelingen) toegepast op basis van de geselecteerde reserveringsverantwoordelijke.

    Er is geen beperking op wie namens welke andere gebruiker kan boeken.

    Image Removed

    De boeking wordt gemaakt wanneer de gebruiker de knop "Boeking bevestigen" selecteert.

    Na het succesvol aanmaken van een boeking wordt de gebruiker naar het scherm "Succesvolle boeking" geleid.

    Stap 4. Scherm voor succesvolle boeking

    Dit scherm wordt weergegeven wanneer een gebruiker een boeking maakt.

    Alle boekingsgegevens worden alleen-lezen weergegeven.

    Deel uw reservering met je collega's. Ze zullen dit zien verschijnen in hun Notification center.

    Knoppen:

    • Boek een ander gaat terug naar Zoeken met dezelfde ingevulde zoekgegevens.

    • Terug naar Home Hiermee kan de gebruiker navigeren naar de Beginscherm.

    Image Removed

    Reserveringen controleren

    Image Removed

    Er zijn verschillende manieren om de reserveringen voor de ingelogde gebruiker of een bron te verifiëren:

  • Op het beginscherm tonen de kaarten "Lopende evenementen" en "Aankomende evenementen" aankomende reserveringen voor de ingelogde gebruiker.

    • In het scherm Hulpmiddelendetail, tabblad Tijdlijn, worden de reserveringen voor de geselecteerde hulpbron weergegeven

    Resource Detail Screen

    On Resource Detail Screen, select “Book this … (resource)”

    As described above, in some cases, you’ll skip this step

    Step 3. Resource Booking Screen

    • If you have not filled in search criteria in Step 1: Resource Booking Screen allows you to select date/time, enter number of of participants and meeting subject

    • If you’ve filled in search criteria in Step 1: Resource Booking Screen repeats the most important information on the reservation request (date/time, number of participants), and allows you to add extra information such as a meeting subject to the reservation.

    Time zone deviation between the location time zone and device time zone will be indicated.

    Image Added

    While creating a reservation, you can make a booking for someone else.

    ‪When a new responsible person is selected, this person becomes the actual organizer of the meeting, and this meeting will appear in his/her reservation agenda.

    ‪‪When booking on behalf of someone else, the reservation scope restrictions (locations, zones, departments) will be applied based on the selected reservation responsible.

    ‪There’s no restriction on who can booking on behalf of which other user.

    Image Added

    Booking is created when user selects “Confirm Booking” button.

    On the successful creation of booking, user is navigated to “Booking successful” screen.

    Step 4. Booking successful screen

    This screen is displayed when user creates a booking.

    All the booking details are displayed as read-only.

    Share your reservation with your colleagues. They will see this appear in their Notification center.

    Buttons:

    • Book another goes back to Search with the same search details filled in.

    • Return to Home allows the user to navigate to the Home screen.

    Image Added

    Verify Reservations

    Image Added

    There are different ways to verify the Reservations for either the logged in user, or any resource:

    • On the Home screen “Ongoing Events” & “Upcoming Events” cards show upcoming reservations for the logged in user.

    • In Resource Detail Screen, timeline tab, the reservations for the selected resource are shown.

    Expand
    titleReservations Detail Screen

    Selecteer een reservering om de details van de reservering (datum/tijd) te bekijken en actie te ondernemen:

    • Boekingsgegevens bewerken : De gebruiker wordt doorgestuurd naar het scherm 'Boeking bewerken' waar hij de details van de vergadering kan bewerken.

    • Boeking annuleren : Gebruiker kan de vergadering annuleren

    • pictogram "Op plattegrond weergeven": De gebruiker gaat naar het scherm "Plattegrond" en de vergaderruimte/werkplek/parkeerruimte wordt gemarkeerd op de plattegrond.

    Zoek op

    Select any Reservation to see Reservation details (date/time) and take action:

    • Edit booking details : User is navigated to ‘Edit booking’ screen where user can edit the meeting details

    • Cancel booking : User can cancel the meeting

    • icon “View on floor plan”: User is navigated to ‘Floor plan’ screen and meeting room/workplace/parking space is highlighted on the plan

    Search

    Live Search