Versions Compared

Version Old Version 1 New Version 2
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create/search for assets

  • Find linked objects

  • Link the asset to a user

Assets

The assets created in the Asset module can be used in all other Workplace modules. Some examples:

  • Smartphones and laptops can be assigned to users via the HRM module (inflow/ outflow).

  • The snooker table or pool car can be made reservable so people can reserve it.

  • Your inventory, such as desks, chairs, and even plants, can be created as assets.

  • Coffee machines can be selected as an asset when submitting a request (e.g., when the coffee machine is broken).

Catalog items can be linked to an asset. The asset “Laptop Spacewell standard” can be linked to a catalog item of a specific laptop model. More information on catalog items can be in this article

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Activa maken/zoeken

  • Gelinkte objecten zoeken

  • Koppel de asset aan een gebruiker

Activa

De assets die in de module Asset zijn gemaakt, kunnen in alle andere modules van Workplace worden gebruikt. Enkele voorbeelden:

  • Smartphones en laptops kunnen via de HRM-module worden toegewezen aan gebruikers (instroom/uitstroom).

  • De snookertafel of poolwagen kan reserveerbaar worden gemaakt zodat mensen deze kunnen reserveren.

  • Je inventaris, zoals bureaus, stoelen en zelfs planten, kunnen worden gemaakt als activa.

  • Koffiezetapparaten kunnen worden geselecteerd als bedrijfsmiddel bij het indienen van een verzoek (bijvoorbeeld wanneer het koffiezetapparaat kapot is).

Catalogusitems kunnen worden gekoppeld aan een item. Het onderdeel "Laptop Spacewell standaard" kan worden gekoppeld aan een catalogusitem van een specifiek laptopmodel. Meer informatie over catalogusitems is te vinden in deze artikel.

Expand
titleAsset module explained

Asset module explained

To open the asset module click on Assets in the menu

Module Activa uitgelegd

Klik op Activa in het menu om de activamodule te openen.

In the de asset module , you can search for and create new assetskun je assets zoeken en nieuwe aanmaken.

Using the

De asset module gebruiken (use cases)

Using the search functionality

  • Type in “beamer” in the search bar and press Search. The query will return assets that have to do with “beamer.” A lot (but not all!) of fields that you see when opening an asset are searched. Examples of fields that are searched are name, external reference, serial number, trade name, and description.

  • Note: the search functionality does not query the ‘Category field.’ So if you want to, for example, find all laptops, you should use the advanced search to search for assets with that category

  • If you leave the search bar empty and press search, you will see all the assets available in the system.

Image Removed

Look up asset information

  • Enter a keyword and click Search.

  • Open “an asset by clicking on the Reference number. After opening the asset, you can see information regarding the asset. Given the proper access rights, you can directly edit the fields. Greyed-out fields are non-editable (due to access restrictions or because they are derived fields). It`s also possible to add a picture of the object.

Use a QR code scan to lookup information

  • If a QR code is present on an asset, you can use the scan functionality instead of a keyword to find your asset.

  • When the asset is opened, you can directly book a ticket using the ‘Create request’ button.

Using the advanced search functionality

  • Click the drop-down button next to the “Search” button to access “Advanced search.” You can search for category, linked property, or manufacturer using this option.

Image Removed

Image Removed

Image Removed

Hierarchy

  • A hierarchy can be applied to Assets. For example, to make clear what SIM card belongs to which phone. To set this up, the 'Part of' field is used.

Image RemovedImage Removed

Module settings for assets

  • There are very few module settings.

    • The module setting ‘Automatically generate QR-code’ determines if a QR code is generated for a new

    De zoekfunctie gebruiken

    • Typ "beamer" in de zoekbalk en druk op Zoeken. De zoekopdracht geeft objecten terug die te maken hebben met "beamer". Veel (maar niet alle!) velden die je ziet bij het openen van een object worden doorzocht. Voorbeelden van velden die worden doorzocht zijn naam, externe referentie, serienummer, handelsnaam en beschrijving.

    • Opmerking: de zoekfunctie bevraagt het 'Categorie-veld' niet. Dus als u bijvoorbeeld alle laptops wilt vinden, moet u geavanceerd zoeken gebruiken om te zoeken naar goederen met die categorie.

    • Als je de zoekbalk leeg laat en op zoeken drukt, krijg je alle onderdelen te zien die beschikbaar zijn in het systeem.

    Image Added

    De geavanceerde zoekfunctie gebruiken

    • Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om naar "Geavanceerd zoeken" te gaan. Met deze optie kun je zoeken op categorie, gekoppelde eigenschap of fabrikant.

    		Image Added

    Informatie over activa opzoeken

    • Voer een trefwoord in en klik op Zoeken.

    • Open "een onderdeel door op het referentienummer te klikken. Na het openen van het onderdeel kun je informatie over het onderdeel zien. Met de juiste toegangsrechten kun je de velden direct bewerken. Grijze velden zijn niet bewerkbaar (vanwege toegangsbeperkingen of omdat het afgeleide velden zijn). Het is ook mogelijk om een afbeelding van het object toe te voegen.

    		Image Added

    Gebruik een QR-code scan om informatie op te zoeken

    • Als een QR-code aanwezig is op een goed, kun je de scanfunctie gebruiken in plaats van een trefwoord om je goed te vinden.

    • Wanneer het activum is geopend, kun je direct een ticket boeken met de knop 'Aanvraag aanmaken'.

    		Image Added

    Hiërarchie

    • Een hiërarchie kan worden toegepast op Activa. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

    		Image AddedImage Added

    Module-instellingen voor activa

    • Er zijn heel weinig module-instellingen.

    • De module instelling 'Automatisch QR-code genereren' bepaalt of er een QR-code wordt gegenereerd voor een nieuw asset.

    Expand
    titleCreate a new asset
    Create a new asset

    Een nieuw object maken

    In the de asset module , you can create a new asset.

  • Click on ‘Asset’ in the asset module;

  • Click on the “Create new asset” button;

  • Select the category in which the asset should be created.

  • Click ‘Ok’;

    • A new screen will open where you can enter the asset details.

  • Only the field ‘Name’ is mandatory. It’s up to you to fill in the other fields.

  • Most fields are self-explanatory. Hover over fields to view the help text; see the screenshot below.

    • A hierarchy can be applied to Assets. For example, to make clear what SIM card belongs to which phone. To set this up, the 'Part of' field is used

    kun je een nieuwe asset aanmaken.

    1. Klik op 'Activa' in de activamodule;

    2. Klik op de knop "Nieuw bedrijfsmiddel maken";

    3. Selecteer de categorie waarin het actief moet worden aangemaakt.

    4. Klik op 'Ok';

    5. Er wordt een nieuw scherm geopend waarin je de gegevens van het bedrijfsmiddel kunt invoeren.

      1. Alleen het veld 'Naam' is verplicht. Het is aan jou om de andere velden in te vullen.

      2. De meeste velden spreken voor zich. Beweeg met de muis over de velden om de helptekst te bekijken; zie de schermafbeelding hieronder.

      3. Een hiërarchie kan worden toegepast op Activa. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

    Assets related to a contact

    When opening a contact, navigate to the ‘Resources’ tab to view the linked resources

    Expand
    title'Use’ tab - link an asset to a user

    ‘Use’ tab - link an asset to a user

    An asset can be assigned to a contact. A so-called ‘object use’

    Tabblad 'Gebruiken' - een bedrijfsmiddel aan een gebruiker koppelen

    • Een object kan worden toegewezen aan een contactpersoon. Een zogenaamd 'objectgebruik' (USE-xxx) is created when linking an asset. The start date is mandatorywordt aangemaakt bij het koppelen van een bedrijfsmiddel. De startdatum is verplicht.

    • In the de HRM inflow/ outflow module, object uses are also used to link assets to users. Assets can also be linked to users manually. This is described later on in this section.

    • The quantity field can indicate how many of that asset are available.

      • Note: the ‘Quantity’ field on the ‘Use’ tab holds the same value as the ‘Quantity' field on the 'General’ tab.

    • The ‘Overuse’ setting determines the behavior when assigning the asset to users. When left empty, the setting ’Not allowed' is used-instroom-/uitstroommodule worden objectgebruiken ook gebruikt om activa aan gebruikers te koppelen. Activa kunnen ook handmatig aan gebruikers worden gekoppeld. Dit wordt verderop in dit hoofdstuk beschreven.

    • Het veld Aantal kan aangeven hoeveel er van dat goed beschikbaar zijn.

      • Opmerking: het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Gebruiken" heeft dezelfde waarde als het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Algemeen".

    • De instelling 'Overmatig gebruik' bepaalt het gedrag bij het toewijzen van de asset aan gebruikers. Als deze instelling leeg blijft, wordt de instelling 'Niet toegestaan' gebruikt.

    		Image Removed

    Info

    I have five phones: create one asset or five assets?
    You can create one asset with a quantity of 5. Or you can create five assets with a quantity of 1. There is no wrong or right; ensure consistency when entering data.

    How to link an asset to a contact/ user

    1. Open an asset

    2. Navigate to the ‘Use' tab.

    3. Click ’New' in the ‘Current use’ include

    4. The ‘In use’fields ares mandatory. All other fields are optional

    5. The ‘Status’ field will be set automatically when saving the page.

    Note: the linked asset can now be found on the 'Resources' tab when opening Contact.

    Ik heb vijf telefoons: één bedrijfsmiddel of vijf bedrijfsmiddelen maken?
    Je kunt één activum met een hoeveelheid van 5 maken. Of je kunt vijf bedrijfsmiddelen maken met een hoeveelheid van 1. Er is geen fout of goed; zorg voor consistentie bij het invoeren van gegevens.


    Een bedrijfsmiddel aan een contactpersoon/gebruiker koppelen

    1. Activa openen

    2. Navigeer naar het tabblad 'Gebruiken'.

    3. Klik op 'Nieuw' in de lijst 'Huidig gebruik

    4. De velden 'In gebruik' zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel

    5. Het veld 'Status' wordt automatisch ingesteld wanneer de pagina wordt opgeslagen.

    Opmerking: het gekoppelde item is nu te vinden op het tabblad 'Resources' bij het openen van Contact.

    		Image Added

    Activa gerelateerd aan een contact

    Wanneer je een contact opent, navigeer je naar het tabblad 'Hulpbronnen' om de gekoppelde hulpbronnen te bekijken.

    Expand
    titleMake an asset reservable

    Make an asset reservable

    When Workplace is implemented, reservable items (e.,g. audiovisual equipment, specialized training equipment) are usually imported. This is the fasted way the upload a large amount of assets.

    How to make an asset reservable?

    Catalog items, assets, and areas are all made reservable similarly: by setting ‘Reservable = yes. After changing this setting, the 'Reservation’ tab becomes available to make additional settings.

    Image Removed

    Verify your change

    The asset can now be found in the menu option: Reservations > Reservable objects

    Een bedrijfsmiddel reserveerbaar maken

    Wanneer workplace wordt geïmplementeerd, worden items die kunnen worden gereserveerd (bijv. audiovisuele apparatuur, gespecialiseerde trainingsapparatuur) meestal geïmporteerd. Dit is de snelste manier om een groot aantal items te uploaden.

    Hoe maak je een bedrijfsmiddel reserveerbaar?

    Catalogusitems, onderdelen en gebieden worden allemaal op dezelfde manier reserveerbaar gemaakt: door het instellen van 'Reserveerbaar = ja. Na het wijzigen van deze instelling wordt het tabblad 'Reservering' beschikbaar om aanvullende instellingen te maken.

    Image Added

    Controleer uw wijziging

    Het object kan nu worden gevonden in de menuoptie: Reserveringen > Te reserveren objecten.

    Expand
    titleRelated objects (reservations, requests, work orders, contracts, checklists)
    Related objects

    Verwante objecten (

    reservations

    reserveringen,

    requests

    aanvragen,

    work orders

    werkopdrachten,

    contracts

    contracten,

    checklists

    controlelijsten)

    After opening an asset, you can click the 'Related objects tab. Link objects are shown depending on which modules are active and your access rights.

    Good to know:

    • A contract is linked when the asset is added as a contract item to the contract.

    • A request is linked when the asset is set in the ‘asset’ field on the request.

    • A reservation is linked when the asset is added as a reservable object to the reservation.

    In the screenshot:

    • The request, contract, and reservation modules are active;

    • The checklists module is not active;

    • The user does not have access to the Work order module.

    You can open the linked instances by linked object by clicking on the hyperlinkNadat je een object hebt geopend, kun je op het tabblad 'Verwante objecten' klikken. Gekoppelde objecten worden getoond afhankelijk van welke modules actief zijn en je toegangsrechten.

    Goed om te weten:

    • Een contract wordt gekoppeld wanneer het actief als contractpost aan het contract wordt toegevoegd.

    • Een verzoek is gekoppeld wanneer het bedrijfsmiddel is ingesteld in het veld 'bedrijfsmiddel' op het verzoek.

    • Een reservering wordt gekoppeld wanneer het bedrijfsmiddel als reserveerbaar object wordt toegevoegd aan de reservering.

    In de schermafbeelding:

    • De modules Aanvraag, Contract en Reservering zijn actief;

    • De module Controlelijsten is niet actief;

    • De gebruiker heeft geen toegang tot de module Werkopdrachten.

    Je kunt de gekoppelde instanties per gekoppeld object openen door op de hyperlink te klikken.

    Expand
    titleUsing QR-codes
    Using

    QR-codes gebruiken

    Generated De gegenereerde QR codes can be printed, and you can stick the code to the physical asset. When scanning this code with an external QR code scanner, the asset will be opened -codes kunnen worden afgedrukt en u kunt de code op het fysieke bedrijfsmiddel plakken. Als je deze code scant met een externe QR-codescanner, wordt het bedrijfsmiddel geopend in Workplace Management.

    NoteOpmerking: d.d. 2023-06-01, no default report is available for printing QR codes. Please ask your consultanter is geen standaardrapport beschikbaar voor het afdrukken van QR-codes. Neem contact op met uw adviseur.

    Info

    The module settings determine if QR codes should be generated for Asset (Automatically generate QR code = yes). When you change the setting, it will apply to all assets created from that point onward. Please ask your application manager for more information.

    Summary

    De module-instellingen bepalen of QR-codes moeten worden gegenereerd voor bedrijfsmiddelen (Automatisch QR-code genereren = ja). Als je de instelling wijzigt, is dit van toepassing op alle assets die vanaf dat moment worden aangemaakt. Vraag uw applicatiebeheerder voor meer informatie.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • When you’ve opened an asset, it is easy to find the related objects (requests, reservations, etc.) by navigating to the ‘Related objects’ tab.

    • An asset can be linked to a user via the ‘Use’ tab.

    • Generated QR codes can open the asset in Workplace Management using any external QR code scanner.

    Search

    • Als je een onderdeel hebt geopend, is het eenvoudig om de gerelateerde objecten (aanvragen, reserveringen, enz.) te vinden door naar het tabblad 'Gerelateerde objecten' te gaan.

    • Een bedrijfsmiddel kan aan een gebruiker worden gekoppeld via het tabblad 'Gebruik'.

    • Gegenereerde QR-codes kunnen het bedrijfsmiddel in Workplace Management openen met behulp van een externe QR-codescanner.

    Zoek op

    Live Search