De module voor documentbeheer

For each document, new versions can be uploaded, old versions can be checked, and a log is available to see which users have downloaded or uploaded the document. To use the module, navigate to “Documents” in the navigation menu on the left side of the screen.

After opening the module, you will see the following screen , where you can search and upload documents. Note: when you drag- and drop a document here, it will NOT be placed in a folder.

Image Removed

When you click on the 'Folders' button, the folder tree opens

You will see the screen below, with on the left side, your folder tree, and on the right, the documents in the selected folder. The documents can be sorted in six different ways. Click on one of these headers to resort the document listVoor elk document kunnen nieuwe versies worden geüpload, oude versies worden gecontroleerd en er is een log beschikbaar om te zien welke gebruikers het document hebben gedownload of geüpload. Om de module te gebruiken, navigeer je naar "Documenten" in het navigatiemenu aan de linkerkant van het scherm.

Na het openen van de module ziet u het volgende scherm, waar u documenten kunt zoeken en uploaden. Let op: als je hier een document naartoe sleept, wordt het NIET in een map geplaatst.

Image Added

Als je op de knop 'Mappen' klikt, wordt de mappenstructuur geopend

Je ziet het onderstaande scherm met aan de linkerkant je mappenstructuur en aan de rechterkant de documenten in de geselecteerde map. De documenten kunnen op zes verschillende manieren gesorteerd worden. Klik op een van deze koppen om de documentenlijst te ordenen.

Create a new folder

Een nieuwe map maken

Volg de volgende stappen om een nieuwe map aan te maken.

1	Click the “Folders” button in the “Document management module.” Klik op de knop "Mappen" in de module "Documentbeheer".
2	Optional: select the folder of which the new folder needs to be a child of. If the screenshot to the right, the newly created folder would be part ‘test folder 1’. If no specific folder is selected, the new folder is created on the highest possible hierarchical levelOptioneel: selecteer de map waarvan de nieuwe map een kind moet zijn. In de schermafbeelding hiernaast zou de nieuw aangemaakte map deel uitmaken van 'testmap 1'. Als er geen specifieke map is geselecteerd, wordt de nieuwe map aangemaakt op het hoogst mogelijke hiërarchische niveau.
3	Press the “+” button on the top right corner and select “New.”Druk op de knop "+" in de rechterbovenhoek en selecteer "Nieuw".
4	Give the folder a name. Make sure the “text cloud” icon is grey by clicking on it. Otherwise, you can`t type in this field. If you also have access rights to create translation strings you can do that hereGeef de map een naam. Zorg ervoor dat het pictogram "tekstwolk" grijs is door erop te klikken. Anders kun je niet in dit veld typen. Als je ook toegangsrechten hebt om vertaalstrings te maken, kun je dat hier doen.
5	To save the folder, press the “Disk” icon on the top right corner and then the “Back” buttonOm de map op te slaan, druk je op het pictogram "Disk" in de rechterbovenhoek en vervolgens op de knop "Back".
6	Now you will see that you have created a new folder in your folder treeNu zul je zien dat je een nieuwe map hebt gemaakt in je mappenstructuur.

Create a new subfolder

Follow the same steps for creating a new folder, but ensure you have selected the folder where you want to create the subfolder. In the below screenshot, “Test Folder 3” is selected. In the folder tree “Test Folder 3” is marked grey, and on the right side, the header is showing “Test Folder 3”. If you follow the steps, the subfolders will be created in the folder “Test Folder 3.”

Image Removed

Add a label to a (sub)folder

A label is a unique code that refers to this folder for use outside the system. Using this label, document can be uploaded in the corresponding folder, by sending an email. This email should be send to inboxXX@axxerion.com (replace the XX by the server cluster the client environment is on e.g. inbox08), the subject of the email should start with the Tag.

To add a label to a (sub)folder:

Een nieuwe submap maken

Volg dezelfde stappen voor het maken van een nieuwe map, maar zorg ervoor dat je de map hebt geselecteerd waarin je de submap wilt maken. In de onderstaande schermafbeelding is "Testmap 3" geselecteerd. In de mappenstructuur is "Testmap 3" grijs gemarkeerd en aan de rechterkant staat in de kop "Testmap 3". Als je de stappen volgt, worden de submappen aangemaakt in de map "Testmap 3".

Image Added

Een label toevoegen aan een (sub)map

Een label is een unieke code die verwijst naar deze map voor gebruik buiten het systeem. Met behulp van dit label kunnen documenten worden geüpload in de corresponderende map door een e-mail te sturen. Deze e-mail moet worden gestuurd naar inboxXX@axxerion.com (vervang de XX door het servercluster waarop de client zich bevindt, bijv. inbox08), moet het onderwerp van de e-mail beginnen met de Tag.

Een label toevoegen aan een (sub)map:

1. Selecteer de map in de mappenstructuur.

2. Druk op de knop "+" en kies de optie "Bewerken".

3. Druk op het labelpictogram in de rechterbovenhoek.

4. Als je wilt dat het label geldig is tot een bepaalde datum, vul dan het veld "Geldig tot" in.

5. Je kunt een categorie toevoegen.

6. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" als alles is ingevuld.

Delete a folder

Follow the next steps to delete a folder.

Add documents

There are three ways to add a document to a folder:

Documenten toevoegen

Er zijn drie manieren om een document aan een map toe te voegen:

1. Gebruik de knop '+' (newnieuw) button;

2. Drag and drop;

3. Click ‘Select files’ in the drag and drop field.

All documents have a unique reference (D-xxxxxxxx), the first two digits are represent the year in which the article was created.

Using the button “New”

1. Select the folder in which you want to upload the document;

2. Click the '+' (new) button to create a document.

3. Fill in the title (mandatory). Upload the file by using the “Upload” button.

Image Removed

Drag and drop or 'select files'

Drag and drop the file(s) in the grey field or select the file(s) by using the “Select files” button. This will add the file(s) to the folder.

Image Removed

Link an existing document to an existing folder

1. By using the button “Assign document to folder” you can add files that already exist in Workplace to this folder;

2. After pressing the “Assign document to folder” button, you will be shown a search page;

3. You can enter a keyword (leaving this empty it will show all documents);

4. press the “Search” button;

5. Select the documents you want to add to the folder;

6. press “Ok”.

Upload a new document version

Een nieuwe documentversie uploaden

Volg deze stappen om een nieuwe documentversie te uploaden:

1. Open the document, by clicking on the reference link;

2. Press the “Upload” button > Select the new document.

   1. Alternatively, you can navigate to the ‘Versions’ tab and drag and drop the new version of the document there

Good to know:

1. het document door op de referentielink te klikken;

2. Druk op de knop "Uploaden" > Selecteer het nieuwe document.

   1. Je kunt ook naar het tabblad 'Versies' gaan en de nieuwe versie van het document daar naartoe slepen.

Goed om te weten:

• Na elke nieuwe upload veranderen het veld "Gewijzigd op" en "Documentversie".

• Je kunt een andere versie activeren door het veld "Documentversie" te wijzigen in een ander versienummer.

• Door op de knop "Downloaden" te drukken, download je de actieve versie van het document.

The tabs on a document

When you open a document, you will be able to choose from five different tabs:

• General

• Versions

• Log

• Related objects

• Notes

General

On this tab you can see and edit the general details of a document. Such as the title, description, category. Uploading a new version of the document is also done on this tab.

Image Removed

Versions

On the tab versions, you can find the different versions of the document. By clicking on the version number, you can view the details and download that version of the document.

Image Removed

Log

In the log tab you can find overview of the changes made regarding the document. By clicking on the date you can see the details.

Image Removed

Related Objects

An overview of the objects which use this document

Notes

On this you can add notes by pressing the “New” and view previously created notes regarding the document.

Image Removed

De tabbladen op een document

Wanneer je een document opent, kun je kiezen uit vijf verschillende tabbladen:

• Algemeen

• Versies

• Log

• Verwante objecten

• Opmerkingen

Algemeen

Op dit tabblad kun je de algemene details van een document bekijken en bewerken. Zoals de titel, beschrijving en categorie. Op dit tabblad kun je ook een nieuwe versie van het document uploaden.

Image Added

Versies

Op het tabblad versies vind je de verschillende versies van het document. Door op het versienummer te klikken, kun je de details bekijken en die versie van het document downloaden.

Image Added

Log

In het tabblad logboek vind je een overzicht van de wijzigingen die in het document zijn aangebracht. Door op de datum te klikken kun je de details bekijken.

Image Added

Verwante objecten

Een overzicht van de objecten die dit document gebruiken

Opmerkingen

Hier kun je notities toevoegen door op "Nieuw" te drukken en eerder gemaakte notities over het document bekijken.

Image Added

• Documents can be sorted in folders and you keep track of document versions

• There are three ways to add new documents: Using the new button, drag and drop a file in the folder or assign an existing one to a folder.

• Documenten kunnen worden gesorteerd in mappen en je houdt documentversies bij

• Er zijn drie manieren om nieuwe documenten toe te voegen: Met de knop nieuw, sleep een bestand naar de map of wijs een bestaand bestand toe aan een map.