Versions Compared

Version Old Version 1 New Version 2
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create a reservation.

  • Add items to your reservation.

  • Look up your (recurring) reservations and adjust them.

  • Create a recurring reservation.

Reservations

A reservable area, workplace, asset, or room can be reserved by using the reservations functionality in Workplace Management

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Maak een reservering.

  • Voeg items toe aan uw reservering.

  • Zoek je (terugkerende) reserveringen op en pas ze aan.

  • Maak een terugkerende reservering.

Reserveringen

Een te reserveren ruimte, werkplek, bedrijfsmiddel of kamer kan worden gereserveerd met behulp van de reserveringsfunctionaliteit in Werkplekbeheer.

Expand
titleHow to make a reservation?

How to make a reservation?

Create a reservation

You can make a reservation by clicking on the ‘Reservation+’ button on your startBoard.

Image Removed

  • To create a reservation fill in the fields. The fields with an asterisk (*) are mandatory.
    - Requestor: For whom is the reservation? Your own name is filled in here. Key users can also create reservation on behalf of some one else. Fill in the name of that person here.
    - Type: the type determined the options available when making a reservation. For example, some types might not allow catering to be added to the reservation, where other types can only be used to reserve a company car. The details of the types are determined by the system administrator
    - Subject: subject of the meeting
    - Property: in what property does the reservation take place. This setting acts as a filter for the items (areas, equipment, etc.) that can be added to the reservation
    - From/ Until: start - and end time of the reservation
    - Persons: how many people will attent the meeting
    - Arrangement: choose a seating arrangement. This field acts as a filter for the areas that can be added to the reservation. You can leave this field empty if the seating arrangement does not matter or if you simply want to see all available areas

  • Now press the button “Show availability”

  • Depending on the input so far (type, property, etc.), the list of items that can be added to the reservation is shown/ updated

    Image Removed

  • In the tabs on the bottom of the page, select the items (e.g. areas, catering, and visitors) you want to add to the reservation by clicking on the checkbox. Adding items to an reservation is explained in detail in the next section of this article.

  • Click on the button “Next step”

  • On this screen you can check if everything is correct. Several quick access options are available to change the reservation, e.g.:

    1. Add remarks

    2. Delete areas

    3. Duplicate catering items (for example to add ‘coffee’ a second time)

    4. Add/ delete visitor

    • Click on ‘Previous step’ if you want to change the reservation, or press the “Confirm reservation” button to finalize the reservation

    Hoe maak ik een reservering?

    Een reservering maken

    Je kunt een reservering maken door op de knop 'Reserveren+' op je startbord te klikken.

    Image Added

    1. Vul de velden in om een reservering te maken. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht.
      - Verzoeker: Voor wie is de reservering? Hier wordt je eigen naam ingevuld. Sleutelgebruikers kunnen ook een reservering maken namens iemand anders. Vul hier de naam van die persoon in.
      - Type: het type bepaalt welke opties beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij sommige types is het bijvoorbeeld niet mogelijk om catering aan de reservering toe te voegen, terwijl andere types alleen gebruikt kunnen worden om een bedrijfsauto te reserveren. De details van de types worden bepaald door de systeembeheerder
      - Onderwerponderwerp van de vergadering
      - EigendomIn welk pand vindt de reservering plaats. Deze instelling werkt als een filter voor de items (ruimtes, apparatuur, enz.) die aan de reservering kunnen worden toegevoegd.
      - Van/totBegin- en eindtijd van de reservering
      - PersonenHoeveel mensen zullen de vergadering bijwonen?
      - Opstelling: kies een zitplaatsindeling. Dit veld fungeert als filter voor de ruimtes die aan de reservering kunnen worden toegevoegd. U kunt dit veld leeg laten als de stoelindeling er niet toe doet of als u gewoon alle beschikbare ruimtes wilt zien.

    2. Druk nu op de knop "Beschikbaarheid weergeven".

    3. Afhankelijk van de invoer tot nu toe (type, eigenschap, enz.) wordt de lijst met items die kunnen worden toegevoegd aan de reservering getoond/bijgewerkt

      Image Added

    4. In de tabbladen onder aan de pagina selecteert u de items (bijvoorbeeld ruimtes, catering en bezoekers) die u aan de reservering wilt toevoegen door op het selectievakje te klikken. Het toevoegen van items aan een reservering wordt in detail uitgelegd in het volgende gedeelte van dit artikel.

    5. Klik op de knop "Volgende stap"

    6. Op dit scherm kun je controleren of alles correct is. Er zijn verschillende sneltoegangsopties beschikbaar om de reservering te wijzigen, bijv:

      1. Opmerkingen toevoegen

      2. Gebieden verwijderen

      3. Cateringitems dupliceren (bijvoorbeeld om 'koffie' een tweede keer toe te voegen)

      4. Bezoeker toevoegen/verwijderen

    7. Klik op 'Vorige stapals u de reservering wilt wijzigen, of druk op de knop "Bevestig reservering" knop om de reservering af te ronden.

    If Yes on the option car, you will be able to enter the license plate number of the car

    bezoekers zijn, kun je die via dit tabblad toevoegen aan de vergadering. Je kunt een bezoeker uit de lijst selecteren of een nieuwe bezoeker aanmaken. Als je een nieuwe bezoeker aanmaakt, moet je de gegevens van de bezoeker invullen.

    Expand
    titleAdd items to a reservation

    Add items to a reservation

    When you create a new reservation, you have different tabs for adding items to your reservation.

    Available areas

    On this tab you can select the desired room for your meeting. You will see a list of areas depending on your meeting settings (property, persons, and seating arrangement) and the room availability on the required time.

    Info

    Tip: you can change the settings on the reservation (for example the number of persons) and click 'Show availability' again to update the available items.

    Image Removed

    Available equipment

    In this section you can add equipment to your meeting. For example a

    Items toevoegen aan een reservering

    Wanneer je een nieuwe reservering maakt, heb je verschillende tabbladen om items aan je reservering toe te voegen.

    Beschikbare gebieden

    Op dit tabblad kun je de gewenste ruimte voor je vergadering selecteren. Je krijgt een lijst met ruimtes te zien, afhankelijk van je vergaderinstellingen (eigenschap, personen en stoelopstelling) en de beschikbaarheid van de ruimte op het gewenste tijdstip.

    Info

    Tip: je kunt de instellingen van de reservering wijzigen (bijvoorbeeld het aantal personen) en opnieuw op 'Beschikbaarheid weergeven' klikken om de beschikbare items bij te werken.

    Image Added

    Beschikbare apparatuur

    In dit gedeelte kun je apparatuur toevoegen aan je vergadering. Bijvoorbeeld een beamer.

    Catering

    If needed you can add catering items to the meeting. For example you can add coffee, lunch and bitterballen to the reservationIndien nodig kun je catering toevoegen aan de vergadering. Je kunt bijvoorbeeld koffie, lunch en bitterballen toevoegen aan de reservering.

    Visitors

    Below an example of the “visitor” tab

    Bezoekers

    Hieronder een voorbeeld van het tabblad "bezoeker".

    If there

    Als er (externalexterne) visitors, you can add them to the meeting by using this tab. You can select a visitor from the list or create a new visitor. When creating a new visitor, you need to fill in the details regarding the visitor.

    Field name

    Description

    Name

    The name of the visitor

    Organization

    The organization name of the visitor

    Expected arrival time

    The expected arrival time of the visitor

    Expected end time

    The expected end time of the visitor

    Visits

    The person whom the visitor is visiting

    Description

    Description of the visit, for example : training

    Car

    Yes or No

    License plate

    Naam veld

    Beschrijving

    Naam

    De naam van de bezoeker

    Organisatie

    De organisatienaam van de bezoeker

    Verwachte aankomsttijd

    De verwachte aankomsttijd van de bezoeker

    Verwachte eindtijd

    De verwachte eindtijd van de bezoeker

    Bezoek

    De persoon die de bezoeker bezoekt

    Beschrijving

    Beschrijving van het bezoek, bijvoorbeeld: training

    Auto

    Ja of Nee

    Nummerplaat

    Bij Ja op de optie auto kun je het kenteken van de auto invoeren.

    Expand
    titleReservation overview

    Reservation overview

    You can see an overview of your request by using the “My reservations' button on your startboard.

    Image Removed

    In the next screen, you can choose for which period you want to see your reservations by adjusting the “Start time since” and “Start time until” and then press the “Search” button. Leave all fields empty to display ALL your reservations.

    Image RemovedThe reservations will be listed as shown below

    Overzicht reserveringen

    Je kunt een overzicht van je aanvraag bekijken via de knop "Mijn reserveringen" op je startboard.

    Image Added

    In het volgende scherm kun je kiezen voor welke periode je je reserveringen wilt zien door de "Begintijd sinds" en "Begintijd tot" aan te passen en vervolgens op de knop "Zoeken" te drukken. Laat alle velden leeg om AL je reserveringen weer te geven.

    Image Added

    De reserveringen worden weergegeven zoals hieronder.

    Note: depending on the settings make by your administrator, you might not be able to change the reservation x hours before it starts. If a change is necessary, please contact a key-user (reservation coordinator

    Hoe kan ik een reservering annuleren/wijzigen?

    1. Klik op een reservering in uw reserveringsoverzicht om deze te openen

    2. Klik op "Wijzigen".

    3. Pas de wijzigingen toe die je wilt maken (bijvoorbeeld de tijd/datum wijzigen of items toevoegen of verwijderen).

    4. Klik op 'Verzenden' als je klaar bent.

    5. Druk op de knop "Annuleren" om een vergadering te annuleren.

    Expand
    titleHow to cancel/change a reservation?

    How to cancel/change a reservation?

    1. Click on a reservation in your reservation overview to open it

    2. Click “Change”.

    3. Apply the changes you want to make (e.g. change time/date or add or remove items).

    4. When you are done, click ‘Submit’.

    5. To cancel a meeting press the button “Cancel”.

    Info
    Info

    Opmerking: afhankelijk van de instellingen van je beheerder is het mogelijk dat je de reservering x uur voor aanvang niet kunt wijzigen. Als een wijziging nodig is, neem dan contact op met een key-user (reserveringscoördinator).

    7. If you are satisfied with the settings, press “Create/submit/update Reservations” to confirm the recurring reservation and create the reservations for this schedule.
    Note: Depending on the settings, creating the reservations can take a while as authorizations and availablibiliy need to be checked for every reservation

    Een terugkerende reservering maken

    Als u de optie hebt om terugkerende reserveringen te maken, krijgt u de extra knop "Reserveringsschema maken". Deze knop is beschikbaar:

    • Op het scherm waar u een nieuw gemaakte reservering bevestigt

    • Wanneer u een reservering opent met de status 'Bevestigd'.

    Laten we een nieuwe reservering maken:

    1. Druk op de knop "Reservering +" op uw startbord

    Image Added

    2. Vul de gevraagde velden in, druk op de knop "Beschikbaarheid weergeven" en voeg de benodigde items toe

    3. Druk op "Volgende stap". In dit scherm kunt u deze enkele reservering bevestigen, maar ziet u ook de knop "Reserveringsschema maken".

    4. Klik op "Reserveringsschema maken" om een terugkerende reservering te maken.

    Image Added

    5. Er verschijnt een pop-upwaarschuwing dat de huidige reservering wordt geconverteerd naar een periodieke reservering. Druk op 'Ok' om door te gaan.

    Image Added
    Expand
    titleMaking a recurring reservation

    Making a recurring reservation

    If you have the option to create recurring reservations, you will have the additional button “Create reservation schedule“. This button is available:

    • On the screen where you confirm a newly created reservation

    • When you open a reservation in the status ‘Confirmed’.

    Let`s create a new reservation:

    1. Press the “Reservation +” button on your startBoard

    Image Removed

    2. Fill in the requested fields, Press the button “Show availability,” and add the items needed

    3. Press “Next step.” In this screen you can confirm this single reservation, but also see the “Create reservation schedule” button.

    4. Click on “Create reservation schedule” to create a recurring reservation.

    Image Removed

    5. You will see a pop-up warning that the current reservation will be converted to a periodic reservation. Press ‘Ok’ to continue.

    Image Removed
    Note

    The initial reservation is used as a template for the reservation. This status of the initial reservation is therefore now changed back to 'Draft'.

    6. After pressing OK, the recurring reservation is created. Now you can add the details of the recurring reservations:

    • The time of the reservation

    • The recurrence daily, weekly, monthly, and yearly.

    • The start date of the series

    • An end date or the total number of occurrences

    A example of settings of a recurring schedule for a reservation every month on the second Wednesday from 10-12 am for the next 10 weeks

    A example of settings of a recurring schedule for reservation every week on the Wednesday from 10-12 without an end date.

    Image Removed

    		Image Removed

    Note

    De initiële reservering wordt gebruikt als sjabloon voor de reservering. De status van de initiële reservering wordt daarom nu teruggezet naar 'Concept'.

    6. Nadat u op OK hebt gedrukt, wordt de terugkerende reservering gemaakt. Nu kunt u de details van de terugkerende reserveringen toevoegen:

    • De tijd van de reservering

    • De herhaling dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks.

    • De startdatum van de serie

    • Een einddatum of het totale aantal voorvallen

    Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor een reservering elke maand op de tweede woensdag van 10-12 uur voor de komende 10 weken

    Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerende planning voor reservering elke week op woensdag van 10-12 zonder einddatum.

    Image Added

    		Image Added

    7. Als u tevreden bent met de instellingen, drukt u op "Reserveringen maken/indienen/bijwerken" om de terugkerende reservering te bevestigen en de reserveringen voor deze planning te maken.
    Opmerking: Afhankelijk van de instellingen kan het aanmaken van de reserveringen even duren, omdat autorisaties en beschikbaarheid voor elke reservering moeten worden gecontroleerd.

    Search

    Changing a recurring reservation

    As an end user you don`t have an overview of your recurring reservations. You only have a overview of all your reservations. Every occurrence of your recurring reservations is shown as a separate reservation.

    1. Open a reservation that is a part of series

    2. Now you can click on the recurring reservation, see screenshot marked in red.

    Image Removed

    Preparations

    3. Click ‘Change’ and ‘Ok’ when you see the popup

    4. Now you can change the details of the schedule

    5. You can also open the 'Reservation template' by clicking on the hyperlink. On the reservation template you can add/ delete item, etc. After making the desired changed, click ‘Save and return’ to navigate back to the reservation schedule

    Changing the reservations

    6. In the include ‘Open generated reservations’ select the reservations you want to update

    7. Click on ‘Change selected reservations’ > in the list you now see that the status of these reservations changes to “Change”. Only reservations with the status 'Change' can be changed in the next step.

    Image Removed

    8. Click on 'Create / submit / update

    Image Removed

    Expand
    titleChanging a recurring reservation

    Button

    Description

    Create / submit / update Reservations

    If you changed the details of the recurring reservation, for example the end date or number of occurrences changed. Use this button to created/ submit the changes and generate the new reservations.

    Change selected reservations

    Select the reservations you want to change en click this button to change the status of the selected reservation to ‘Change’. Only reseravations with the status ; Changes are update/ changed.

    Cancel selected reservations

    Cancel the selected reservation.

    Back

    Go back to the previous screen without saving,

    Save and return

    Save your changes and go back to the previous screen.

    Info

    • To change to name of the reservation, you need to change the name of the reservation template! Not the name of the recurring reservation.

    Summary

    Rw ui textbox macro

    • To create a reservation use the reservation button on your startBoard

    • It is possible to add items to your reservation

    • To create a recurring reservation, use the “Create reservation schedule” while creating a reservation

    • (Recurring) reservations can be cancelled.

    Een terugkerende reservering wijzigen

    Als eindgebruiker heb je geen overzicht van je terugkerende reserveringen. Je hebt alleen een overzicht van al je reserveringen. Elke terugkerende reservering wordt weergegeven als een aparte reservering.

    1. Open een reservering die deel uitmaakt van serie

    2. Nu kun je op de terugkerende reservering klikken, zie de rood gemarkeerde schermafbeelding.

    Image Added

    Voorbereidingen

    3. Klik op 'Wijzigen' en 'Ok' wanneer je het pop-upvenster ziet

    4. Nu kunt u de details van de planning wijzigen

    5. Je kunt ook de 'Reserveringssjabloon' openen door op de hyperlink te klikken. Op het reserveringssjabloon kun je items toevoegen/verwijderen, etc. Nadat u de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op 'Opslaan en terug' om terug te gaan naar het reserveringsschema.

    De reserveringen wijzigen

    6. Selecteer in de lijst 'Gegenereerde reserveringen openen' de reserveringen die u wilt bijwerken.

    7. Klik op 'Wijzig geselecteerde reserveringen' > in de lijst zie je nu dat de status van deze reserveringen verandert in 'Wijzig'. Alleen reserveringen met de status 'Wijzigen' kunnen in de volgende stap worden gewijzigd.

    Image Added

    8. Klik op 'Maken / verzenden / bijwerken

    Knop

    Beschrijving

    Reserveringen maken/indienen/bijwerken

    Als u de details van de terugkerende reservering hebt gewijzigd, bijvoorbeeld de einddatum of het aantal keren dat de reservering voorkomt. Gebruik deze knop om de wijzigingen aan te maken/te verzenden en de nieuwe reserveringen te genereren.

    Geselecteerde reserveringen wijzigen

    Selecteer de reserveringen die je wilt wijzigen en klik op deze knop om de status van de geselecteerde reservering te wijzigen in 'Wijzigen'. Alleen reserveringen met de status ; Wijzigen worden bijgewerkt/gewijzigd.

    Geselecteerde reserveringen annuleren

    De geselecteerde reservering annuleren.

    Terug

    Ga terug naar het vorige scherm zonder op te slaan,

    Opslaan en terugkeren

    Sla je wijzigingen op en ga terug naar het vorige scherm.

    Image Added

    Info

    • Als je de naam van de reservering wilt wijzigen, moet je de naam van de reserveringssjabloon wijzigen! Niet de naam van de terugkerende reservering.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • Om een reservering te maken gebruik je de reserveringsknop op je startbord

    • Het is mogelijk om items aan je reservering toe te voegen

    • Als u een terugkerende reservering wilt maken, gebruikt u de optie "Reserveringsschema maken" tijdens het maken van een reservering

    • (Terugkerende) reserveringen kunnen worden geannuleerd.

    Zoek op

    Live Search