DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter
| Info |
|---|
Creating new folders is usually limited to a very small group of users. So it’s very likely that you can only make use of existing document folders. |
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Exercise
- Upload a document using drag and drop
- Open the document you just uploaded and upload a new version with a upload method of your choosing.
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article, you’ll:
Know everything there is to know about uploading documents.
How can I upload a document?
Documents can be uploaded in all places where you see a document tab, tab, field, or document upload button.
| Info |
|---|
Depending on your access right it could be that you are only allowed to view and not upload documents. |
Uploading a document in a drag and drop tab/ include
Often the drag-and drop functionality will be available. There are more ways to use this field:
Drag and drop a document from your computer to the drag and drop field.
Press ‘select files’ > a sceen now pops up > select one or more files from your computer > press ‘open’.
Copy a file to your clipboard (right mouse click > copy) > right mouse click in the drag and drop field > paste > now press the ‘Upload’ button that appear in the drag and drop box.
Press the ‘add/ upload’ button at the top of the drag and drop screen.
Multiple documents can be uploaded at the same time using drap and drop. Options 1 and 2 are the preferred methods for uploading.
Uploading a document in a document field
Some field exist specifically for uploading and displaying documents. There are three options to upload a document in this field:
Direct upload by drag and drop in the field.
Press '…' > the drag and drop - or a search screen now appears that can be used to upload the document.
Press the paper clip symbol > a screen pops up > select the image/ document from your computer > press 'open.
Change document display view
When enabled, users are allowed to switch from the default, to one of the other available document view options. The buttons to toggle between the views can be found at the top right of the document tab/include. If you see the toggle buttons, press them and see what happens!
New version vs new document
In some cases it’s better to upload a new version of a document than to create a new document. This is for example common practice for email and report templates.
New documents can be uploaded as previously explained in this article.
Uploading a new version of a document is explained below.
Uploading a new document version
Open the document by pressing the magnifying glass (if you’re on the instance page) or by looking up the existing document via the Document module.
Now press the ‘Upload’ button or navigate to the ‘Versions’ tab to upload a new version (usually the drag and drop functionality is available here).
Document folders
Documents can be organized in document folders, same as you would do on your own computer. If the folder functionality is available on the page you’re on you’ll find it as follow.
The folder structure is opened automatically upon opening a document tab/ page.
By pressing the ‘Folder’ button on the top of the include.
The folder structure now opens.
Select one of the folders
A document that is now uploaded is added to this folder.
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je:
Alles weten over het uploaden van documenten.
Hoe kan ik een document uploaden?
Documenten kunnen worden geüpload op alle plaatsen waar je een documenttabblad, tabblad, veld of knop voor het uploaden van documenten ziet.
| Info |
|---|
Afhankelijk van je toegangsrecht kan het zijn dat je alleen documenten mag bekijken en niet uploaden. |
Een document uploaden in een tabblad met slepen en neerzetten/opnemen
Vaak is de sleep-en neerzetfunctie beschikbaar. Er zijn meer manieren om dit veld te gebruiken:
Sleep een document van je computer naar het sleepveld.
Druk op 'selecteer bestanden' > er verschijnt nu een scherm > selecteer een of meer bestanden van je computer > druk op 'openen'.
Kopieer een bestand naar je klembord (rechtermuisknop > kopiëren) > rechtermuisknop in het sleepveld > plakken > druk nu op de knop 'Uploaden' die in het sleepveld verschijnt.
Druk op de knop 'toevoegen/uploaden' bovenaan het scherm voor slepen en neerzetten.
U kunt meerdere documenten tegelijk uploaden met behulp van drap en drop. Opties 1 en 2 hebben de voorkeur bij het uploaden.
Een document uploaden in een documentveld
Sommige velden bestaan specifiek voor het uploaden en weergeven van documenten. Er zijn drie opties om een document te uploaden in dit veld:
Direct uploaden door slepen en neerzetten in het veld.
Druk op '...' > de slepen en neerzetten - of er verschijnt nu een zoekscherm dat kan worden gebruikt om het document te uploaden.
Druk op het paperclipsymbool > er verschijnt een scherm > selecteer de afbeelding/document van uw computer > druk op 'openen'.
Weergaveweergave van document wijzigen
Als deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers overschakelen van de standaardweergave naar een van de andere beschikbare documentweergaven. De knoppen om te wisselen tussen de weergaven vind je rechtsboven op het documenttabblad/include. Als je de knoppen ziet, druk er dan op en kijk wat er gebeurt!
Nieuwe versie vs nieuw document
In sommige gevallen is het beter om een nieuwe versie van een document te uploaden dan om een nieuw document te maken. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk voor e-mail- en rapportsjablonen.
Nieuwe documenten kunnen worden geüpload zoals eerder uitgelegd in dit artikel.
Het uploaden van een nieuwe versie van een document wordt hieronder uitgelegd.
Een nieuwe documentversie uploaden
Open het document door op het vergrootglas te drukken (als je op de voorbeeldpagina bent) of door het bestaande document op te zoeken via de Documentmodule.
Druk nu op de knop 'Uploaden' of navigeer naar het tabblad 'Versies' om een nieuwe versie te uploaden (meestal is de sleepfunctionaliteit hier beschikbaar).
Document mappen
Documenten kunnen worden georganiseerd in documentmappen, net zoals je dat op je eigen computer zou doen. Als de mapfunctionaliteit beschikbaar is op de pagina waar je bent, vind je deze als volgt.
De mappenstructuur wordt automatisch geopend bij het openen van een documenttabblad/pagina.
Door op de knop 'Folder' bovenaan de include te drukken.
De mappenstructuur wordt nu geopend.
Selecteer een van de mappen
Een document dat nu wordt geüpload, wordt toegevoegd aan deze map.
| Info |
|---|
Het aanmaken van nieuwe mappen is meestal beperkt tot een zeer kleine groep gebruikers. De kans is dus groot dat je alleen gebruik kunt maken van bestaande documentmappen. |
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Oefening
- Een document uploaden met slepen en neerzetten
- Open het document dat je net hebt geüpload en upload een nieuwe versie met een uploadmethode naar keuze.
Zoek op
| Live Search |
|---|