DifficultyMoeilijkheidsgraad: Starter

Wat is

een workflow?

Waarom en wanneer gebruiken we het?

A workflow is a data processing tool that is used to transform data from one state to another. When a complex and recurring process are applicable, a workflow tool can help to streamline the efficiency of the data transformation process.

Some important workflow characteristics in Workplace:

Een workflow is een hulpmiddel voor gegevensverwerking dat wordt gebruikt om gegevens van de ene staat naar de andere te transformeren. Wanneer een complex en terugkerend proces van toepassing is, kan een workflowtool helpen om de efficiëntie van het gegevenstransformatieproces te stroomlijnen.

Enkele belangrijke workflowkenmerken in Workplace:

• Een workflow wordt van links naar rechts gelezen.

• Pijlen tussen taken en statussen geven de richting van het workflowpad aan.

• Het uitvoeren van een taak brengt de workflow naar de volgende status.

• Taken kunnen handmatig of volledig automatisch worden uitgevoerd.

• Handmatige taken worden weergegeven door groene functieknoppen die door de gebruiker moeten worden ingedrukt. Voorbeelden van veelvoorkomende taken zijn: "Submit", "Create", "Cancel" en "Handle".

• Een workflowstap kan een gebruikersgroep toegangsrechten geven om taken uit te voeren en velden te bewerken. Als een gebruiker geen taak heeft voor de huidige status, worden meestal weergaverrechten toegekend.

• It is possible to assign a service level agreement time (SLA) to each task. A distinction is made between response - and run time.

• Emails can be sent to users by executing a task of even from a trigger on a status. For example send an email when the workflow has been in that status for 1 day.

• It is possible to create multiple paths. A simple workflow (most commonly used in Workplace) can only use one path at the time. Hence the paths are mutually exclusive!

• A simple workflow can only have one status at one given time.

• An advanced workflow can be in multiple statuses, and it could go through several connectors at the same time.

Which objects use Workflows?

In Workplace it is only possible to use a workflow for an object that has one or more categories. The reason for this is that the category is used to set what workflow(version) is applicable. For almost all objects that allow categories, a default workflow is available. This is inherit from a baseline. Examples of objects with a workflow are:

• Reservations

• Requests

• Work Orders

• Incoming/outgoing invoices

• Visitors

In case a standard workflow does not fit the need of a client, it is possible to create a customized workflow.

Identifying a workflow process

There are two easy ways to identify if an object is using a workflow.

• There is a workflow tab on the top of the page.

• If a workflow is active, one or more users will have green function buttons. These green buttons are used to move the workflow process forward.

• Het is mogelijk om een SLA-tijd (Service Level Agreement) toe te wijzen aan elke taak. Er wordt onderscheid gemaakt tussen responstijd en uitvoertijd.

• E-mails kunnen naar gebruikers worden gestuurd door een taak uit te voeren of zelfs vanuit een trigger op een status. Stuur bijvoorbeeld een e-mail als de workflow al 1 dag in die status staat.

• Het is mogelijk om meerdere paden aan te maken. A eenvoudig workflow (meestal gebruikt in Workplace) kan maar één pad tegelijk gebruiken. De paden sluiten elkaar dus uit!

• A eenvoudig workflow kan alleen een status op een bepaald moment.

• Een geavanceerd De workflow kan zich in meerdere statussen bevinden en kan tegelijkertijd door meerdere connectors lopen.

Welke objecten gebruiken workflows?

Op de werkplek is het alleen Het is mogelijk om een workflow te gebruiken voor een object dat een of meer categorieën. De reden hiervoor is dat de categorie wordt gebruikt om in te stellen welke workflow(versie) van toepassing is. Voor bijna alle objecten die categorieën toestaan, is een standaard workflow beschikbaar. Deze wordt geërfd van een basislijn. Voorbeelden van objecten met een workflow zijn:

• Reserveringen

• Verzoeken

• Werkorders

• Inkomende/uitgaande facturen

• Bezoekers

Als een standaardworkflow niet voldoet aan de behoeften van een klant, is het mogelijk om een aangepaste workflow te maken.

Een workflowproces identificeren

Er zijn twee eenvoudige manieren om te zien of een object een workflow gebruikt.

• Er is een tabblad workflow bovenaan de pagina.

• Als een workflow actief is, hebben een of meer gebruikers groene functieknoppen. Deze groene knoppen worden gebruikt om het workflowproces vooruit te helpen.

Workflow basiscomponenten

Een workflow wordt gemaakt met behulp van drie basiscomponenten:

• taken

• statussen

• aansluitingen

Image Added

Workflowcomponenten	Uitleg
Image Added	Een taak wordt voorgesteld door een vierkant vakje. Een taak wijst een activiteit toe aan een gebruiker. Een taak kan doorlooptijden bepalen. Een taak geeft toegangsrechten op zichtbare en bewerkbare velden.
Image Added	Een status wordt voorgesteld door een cirkel. Het geeft de status van de workflow aan. Kan veldtoegang geven aan specifieke gebruikers.
Image Added	De connector koppelt statussen en taken aan elkaar. De richting van de pijl geeft het mogelijke workflowpad aan. Een workflow kan niet in de tegenovergestelde richting van de connector bewegen. Wordt gebruikt om workflowfuncties te koppelen (groene knoppen op een pagina). Wordt gebruikt om voorwaarden te definiëren (verplichte velden, inhoudsveld controleren). Gebruikt om velden automatisch in te vullen (goedkeuringsdatum, goedkeurder). Gebruikt om script te koppelen. Wordt gebruikt om e-mails te verzenden.

Andere workflowcomponenten

Enkele andere belangrijke workflowcomponenten staan in de onderstaande tabel.

Workflowcomponenten	Uitleg
Image Added	A handmatige taak wordt weergegeven door een persoonssymbool boven de taak. Een handmatige taak verleent toegangsrechten tot workflowknoppen aan specifieke gebruikersgroepen.
Image Added	Een automatische taak wordt weergegeven door een bliksemsymbool boven de taak. Een automatische taak wordt automatisch uitgevoerd door het systeem.
Image Added	Een automatische taak met een trekker. Een trigger wordt weergegeven door het belsymbool boven een taak of status. Het workflowproces gaat alleen verder als aan de voorwaarden is voldaan om de trigger te activeren.
Image Added	Een werkstroom e-mail. Er wordt automatisch een e-mail verzonden wanneer een workflow door een connector gaat waaraan een e-mail is gekoppeld.
Image Added	A groep annuleren. Een annuleringsgroep is een taak die de workflow kan annuleren als deze zich binnen de grenzen van de annuleringsgroep bevindt. De grens wordt weergegeven door een stippellijn.

Wat is een workflowcase?

Voor elke instantie die wordt aangemaakt, wordt tegelijkertijd een zogenaamde workflow case aangemaakt. Om de workflow-case te vinden, navigeer je naar de tabblad workflow op een instantiepagina (bijvoorbeeld: open een verzoek > druk op het tabblad 'Workflow'). Als je de workflow case opent, kun je grafisch het pad bekijken dat de workflow tot nu toe heeft afgelegd.

Een workflow-case is voornamelijk een visuele weergave van het workflow-proces voor een unieke instantie. Via de workflow case is het mogelijk om de voortgang van de instantie door de workflow heen bij te houden. Als de instantie zich voortbeweegt door de workflow, geven de workflowafbeeldingen een visuele weergave van zijn pad. Tegelijkertijd wordt er een taakgeschiedenis gemaakt in lijn met de voortgang van de workflowafbeeldingen.

• De blauw markering geeft het pad aan dat de workflow al heeft doorlopen.

• De grijs markering geeft een mogelijk toekomstig pad voor de workflow aan.

• Afhankelijk van de volgende stap wordt het grijze pad geactiveerd.

• Let ook op het bijschrift bij de schermafbeeldingen.

The progress of the instance through the workflow is colour coordinated to give an easy-to-read overview.

• The blue components (status, task, and connector) represent the path the instance has followed this far.

• The black component are active at this moment. The user(s) that have an active task for this request can now edit fields and bring the workflow forward via the green workflow buttons.

  • The black status is the current status.

  • The black tasks are the tasks that are currently active.

• The grey components are currently inactive.

• A dotted line box indicates a cancel group. When a status or task falls within this box, the users in the cancel group has a task that can cancel the workflow.

Image Removed

Read the task history

The task history is created in real time. The task history gives an chronological overview of both the executed and open tasks. It is possible to see which task is currently open and who is assigned to perform this task.

Image Removed

How to access the workflow definition?

Beside workflow case, we also use the term “workflow definition”. In the workflow definition the configuration of the workflow is done. The workflow case we talked about before is only a (graphical) representation of the status of the object linked to the workflow case.

De voortgang van de instantie door de workflow wordt met kleuren gecoördineerd voor een gemakkelijk af te lezen overzicht. De blauw Componenten (status, taak en connector) vertegenwoordigen het pad dat de instantie tot nu toe heeft gevolgd. De zwart component op dit moment actief zijn. De gebruiker(s) die een actieve taak hebben voor dit verzoek kunnen nu velden bewerken en de workflow vooruitbrengen via de groene workflowknoppen. De zwarte status is de huidige status. De zwarte taken zijn de taken die momenteel actief zijn. De grijs componenten zijn momenteel inactief. A vak met stippellijn geeft een annuleringsgroep aan. Als een status of taak in dit vakje valt, hebben de gebruikers in de annuleringsgroep een taak waarmee ze de workflow kunnen annuleren. Image Added Info Vaak is er meer dan één taak tegelijkertijd actief. In geavanceerde workflows kunnen meer dan onze statussen tegelijkertijd actief zijn (hiervoor worden tokens gebruikt).

De taakgeschiedenis lezen

De taakgeschiedenis wordt in realtime aangemaakt. De taakgeschiedenis geeft een chronologisch overzicht van zowel de uitgevoerde als de openstaande taken. Je kunt zien welke taak momenteel openstaat en wie deze taak moet uitvoeren.

Image Added

Hoe krijg ik toegang tot de workflowdefinitie?

Naast workflow case gebruiken we ook de term "workflow definitie". In de workflow definitie wordt de configuratie van de workflow gedaan. De workflow case waar we het eerder over hadden is slechts een (grafische) weergave van de status van het object dat gekoppeld is aan de workflow case.

• Het is mogelijk om toegang te krijgen tot elke workflow door te navigeren naar de workflow knop op het startbord.

  • Het is ook toegankelijk via de menuoptie: Configuraties > Werkstromen.

• Het is ook mogelijk om toegang te krijgen tot een specifiek workflow via de instantiepagina. Navigeer naar de Tabblad Werkstroom > Workflow-knop*

Samenvatting

Zoek op