DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Algemeen

Gebruikersprofielen worden beheerd met de 'Beheer gebruikersprofielen". dashboard. Dit dashboard geeft een uitgebreid overzicht van:

• de bestaande gebruikersprofielen

• een optie om snel nieuwe gebruikersprofielen aan te maken, en;

• overzichten van systeemgroepen die

  • Beschikbaar en of het is toegewezen.

  • Vereist, die nodig zijn voor processen die zijn uitgerold.

  • Optioneel, die niet nodig zijn voor de huidige processen.

  • Actief (gebaseerd op geactiveerde modules) onderscheid gemaakt tussen optionele en niet-optionele groepen.

Nieuwe profielen maken

1. Klik op de knop 'Gebruikersprofielbeheer' op uw startbord

2. Om een gebruikersprofiel aan te maken, klikt u op de knop 'Gebruikersprofiel aanmaken' in de lijst met beschikbare gebruikersprofielen.
   

   Image Added

3. Er wordt een wizard geopend:

4. Voer een profielnaam en beschrijving in

5. Selecteer in de lijst 'Selecteer gebruikersgroepen' de groepen waaraan je het profiel wilt toevoegen. Om te bepalen welke groepen moeten worden toegevoegd, kun je samen met de klant de autorisatiematrix invullen. Lees voor meer informatie:Authorization matrix and user profile matrix.

6. A startboard and navigation menu will be generated and linked to the newly created profile automatically.

Er wordt automatisch een startbord en navigatiemenu aangemaakt en gekoppeld aan het nieuw aangemaakte profiel.

• Alle gebruikers krijgen het tabblad "Algemeen

• Op basis van de groepen die aan het profiel zijn toegevoegd, bevat een startbord extra tabbladen.

• In het onderstaande voorbeeld tonen we de aanmelding van een servicedeskmedewerker en een reserveringscoördinator. Beiden hebben een navigatiemenu en een startbord voor de modules die ze gebruiken.

7. Create all the user profiles using the steps aboveMaak alle gebruikersprofielen aan volgens bovenstaande stappen.

8. When you have created the last user profile, check the include “Required groups to be assigned“. This include should be empty. All groups in this include need to be assigned for all modules to work correctly. Most groups in this include obtain a workflow task and are needed to correctly run through a workflow.

Keep in mind

So while creating the profiles is very easy, there are still a few things we need to keep in mind:

Wanneer je het laatste gebruikersprofiel hebt aangemaakt, vink je de optie "Vereiste groepen die moeten worden toegewezen" aan. Deze groep moet leeg. Alle groepen in deze bijlage moeten worden toegewezen om alle modules correct te laten werken. De meeste groepen in deze include krijgen een workflowtaak en zijn nodig om een workflow correct te doorlopen.

Houd in gedachten

Hoewel het maken van de profielen dus heel eenvoudig is, zijn er toch een paar dingen waar we rekening mee moeten houden:

• Je bepaalt welke functionaliteiten de profielen moeten hebben met behulp van de gebruikersprofielmatrix (Authorization matrix and user profile matrix) which is discussed with the clientdie met de klant wordt besproken.

• There is no need to give a profile more groups than necessary. Only assign the groups that are needed for the profile. E.g. if a supplier is allowed to add assets to a request it is sufficient to add the group “view assets”. The group “edit assets” would give them the right to also edit all assets (you do not want this).

Editing existing profiles

A client might also ask you to change an existing profile. To edit a profile:

1. Click on the ‘User profile management’ button on your startBoard

2. Select one or more groups in either the include “Required groups to be assigned” or “Optional groups that can be assigned“

3. Than add the selected group(s) to a profile by using the function “Add selected groups to selectable user profiles”

   1. Note: if you want to add groups to ALL user profiles you can also use the function “Add selected groups to all user profiles“. When using this function the steps below are not needed.

4. Select the profile(s) to which the group(s) should be added

5. Click on “Add groups to selected user profiles“

6. Now test the new user profile by logging in with a user to whom the mutated user profile is assigned.

Image Removed

Alternative method

Above the preferred method of adding user groups is explained. Alternatively, a group can also be added to a profile as follows:

On the bottom on the page in the ‘User profile management’ dashboard, you will find an include “All active groups“. This include contains all active user groups. User group becomes active based on the Solution Based Rollouts that are activated in the environment. So after running the SBR for Contracts, groups such as “2. View contracts” and “4. contract manager“ will become active.

• Het is niet nodig om een profiel te geven meer groepen dan nodig. Wijs alleen de groepen toe die nodig zijn voor het profiel. Als een leverancier bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen mag toevoegen aan een aanvraag, is het voldoende om de groep "bedrijfsmiddelen bekijken" toe te voegen. De groep "assets bewerken" zou hem het recht geven om ook alle assets te bewerken (dit wil je niet).

Bestaande profielen bewerken

Een klant kan je ook vragen om een bestaand profiel te wijzigen. Een profiel bewerken:

1. Klik op de knop 'Gebruikersprofielbeheer' op uw startbord

2. Selecteer een of meer groepen in de lijst "Verplichte groepen die moeten worden toegewezen" of "Optionele groepen die kunnen worden toegewezen".

3. Voeg vervolgens de geselecteerde groep(en) toe aan een profiel met de functie "Geselecteerde groepen toevoegen aan selecteerbare gebruikersprofielen".

   1. Opmerking: als je groepen wilt toevoegen aan ALLE gebruikersprofielen, kun je ook de functie "Geselecteerde groepen toevoegen aan alle gebruikersprofielen" gebruiken. Als je deze functie gebruikt, zijn de onderstaande stappen niet nodig.

4. Selecteer het profiel of de profielen waaraan de groep(en) moet(en) worden toegevoegd

5. Klik op "Groepen toevoegen aan geselecteerde gebruikersprofielen".

6. Test nu het nieuwe gebruikersprofiel door in te loggen met een gebruiker waaraan het gemuteerde gebruikersprofiel is toegewezen.

Image Added

Alternatieve methode

Hierboven wordt de voorkeursmethode voor het toevoegen van gebruikersgroepen uitgelegd. Als alternatief kan een groep ook als volgt aan een profiel worden toegevoegd:

Alle actieve gebruikersgroepen

Onderaan de pagina in de 'Beheer gebruikersprofielen". dashboard vind je een include "Alle actieve groepen". Deze include bevat alle actieve gebruikersgroepen. Gebruikersgroepen worden actief op basis van de Solution Based Rollouts die zijn geactiveerd in de omgeving. Dus na het uitvoeren van de SBR voor Contracten worden groepen zoals "2. Contracten bekijken" en "4. Contractbeheerder" actief.

Dit groepsoverzicht is puur informatief.

Samenvatting

Exercise

•  Create a new profile (in the backup environment of your sandbox).

Oefening

•  Maak een nieuw profiel (in de back-upomgeving van je sandbox).

Zoek op