MoeilijkheidsgraadDifficulty: starter

Visitors

3. Na het invullen van de velden heb je drie opties:

• Dien de bezoeker in: Als je vergeet om de bezoeker in te dienen, zal deze niet verschijnen in je "Mijn Bezoekers" overzicht en wordt de bezoeker automatisch verwijderd binnen 24 uur.

• Verwijder de bezoeker.

• Annuleer het aanmaken van de bezoeker.
  

Expand
title Creating a Visitor in Workplace
Een bezoeker op de workplace creëren Maak een bezoeker U kunt een nieuwe bezoeker aanmaken door op de knop "Bezoeker +" te klikken op uw startbord. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Image Removed 2. Op deze pagina kunt u de verschillende gegevens van de bezoeker invullen. De velden met een * zijn verplicht. De andere zijn optioneel. Veldgegevens over de bezoeker
Naam	Hier vul je de naam van de bezoeker in.
Organisatie	De naam van de organisatie van de bezoeker.
Bezoek	Wie gaat de bezoeker bezoeken / wie gaat de bezoeker ontvangen? De bezoeker zal alleen verschijnen in "Mijn bezoekers" overzicht van deze persoon
Beschrijving	Geef hier een korte beschrijving van het bezoek.
Eigendom	Welk pand/gebouw wordt bezocht?
Verwachte aankomsttijd	Vul de verwachte aankomsttijd van de bezoeker in.
Verwachte eindtijd	Vul de verwachte eindtijd van het bezoek in.
Auto	Noteer hier of de bezoeker met of zonder auto op bezoek komt.
Nummerplaat	Voer hier het kenteken van de auto in.

Een medebezoeker toevoegen

Als de bezoeker gezelschap meebrengt, kun je deze extra bezoekers toevoegen met de knop "Bezoeker toevoegen" onderaan je scherm.

Image Removed

Een bezoeker bewerken/annuleren

1. Je kunt geregistreerde bezoekers op je startbord bekijken via "Mijn verwachte bezoekers". Je kunt ook de knop "Mijn bezoekers" gebruiken.

Image Removed

Creating a Visitor in Workplace

Create a visitor

1. You can create a new visitor in the visitor by clicking the “Visitor +' button on your startBoard. You will be presented with the following screen:

Image Added

2. On this page you can fill out the different details regarding the visitor. The fields marked with an * are mandatory. The other ones are optional.

Field details regarding the visitor

3. After filling in the fields, you have three options:

• Submit the visitor: If you forget to submit the visitor, it will not show up in your “My Visitors” overview, and the visitor will be automatically deleted within 24 hours.

• Delete the visitor.

• Cancel the creation of the visitor.
  

Add a co-visitor

If the visitor is bringing company, you can add these extra visitors using the “Add co-visitor” button at the bottom of your screen.

Image Added

Edit/Cancel a visitor

1. You can view registered visitors on your startBoard via the include “My Expected Visitors”. Alternatively, use the “My visitors” button.

Image Added

2. Open the visitor you want to edit by clicking the reference.
3. Make changes, then click on “Save and return”. Note: not all fields can be changed once the visitor is submitted. If you want to change a non-editable field, you can ask a key-user or simply cancel this visitor and create a new one.
4. To cancel the visit, press the “Cancel visitor” button.

Expand
title Print badge
Badge afdrukken De functionaliteit Bezoekersbadges afdrukken is alleen beschikbaar voor key users. Meestal worden de receptie-/ frontdeskmedewerkers gekozen als key users voor de bezoekersmodule Print badge The print visitor badges functionality is only available for key users. Usually the reception/ front-desk employee are chosen as key users for the Visitor module.

Terugkerende bezoeker

Terugkerende bezoeker aanmaken

Als er iemand is die het bedrijf/kantoor vaak bezoekt. U kunt een terugkerende bezoeker aanmaken. Als je deze optie niet ziet, vraag dan aan de applicatiebeheerder van je Workplace om deze toe te voegen aan je gebruikersaccount.

1. Vul de gegevens in zoals bij een normale bezoeker.

2. Maar in plaats van te klikken op "Verzenden", klik je op de knop "Terugkerende bezoeker maken".

Image Removed

3. Er verschijnt nu een pop-upvenster dat je terugkerende bezoeker gaat maken.

4. Druk op "Ok" om verder te gaan.

Image Removed

5. Voer de planningsgegevens van de terugkerende bezoeker in.

SCHEMA

• Verwachte aankomsttijd: begindatum en tijd van eerste optreden

• Verwachte eindtijd: einddatum en -tijd van eerste optreden

• Cyclus/ Dag/ Dag in mot: de combinatie van deze instellingen bepaalt wanneer de voorvallen worden gepland

GENEREREN TOT

• Einddatum: wanneer is de laatste datum waarvoor een bezoeker moet worden aangemaakt

• Maximumaantal: hoeveel bezoekers moeten worden aangemaakt

Opmerking: wanneer 'Einddatum' en 'Maximum aantal' beide leeg gelaten worden, wordt er slechts één bezoeker aangemaakt. Als beide instellingen zijn ingevuld, bepaalt wat het eerst komt het aantal bezoekers dat wordt gegenereerd.

Image Removed

6. Klik op 'Bezoekers aanmaken' om de bezoekers te genereren op basis van de agenda-instellingen

Een terugkerende bezoeker annuleren/bewerken

U kunt een terugkerende bezoeker niet bewerken of verwijderen. Zodra de bezoekers zijn aangemaakt, kunt u elke bezoeker bewerken, op dezelfde manier als bij een gewone bezoeker.

Expand
title Recurring Visitor
Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke maand op de tweede woensdag langskomt	Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke week op woensdag langskomt
Image Removed	Image Removed

Recurring Visitor Create recurring visitor If there is someone who frequently visits the company/ office. You can create a recurring visitor. If you don`t see this option, ask your Workplace application manager to add it to your user account. Fill in the details as with a normal visitor. However, instead of clicking “Submit, click the “Create recurring visitor” button. Image Added 3. A popup window now appears that you will create a recurring visitor. 4. Press “OK” to proceed. Image Added 5. Enter the schedule details of the recurring visitor. SCHEDULE Expected arrival time: start date and time of first occurrence Expected end time: end date and time of first occurrence Cycle/ Day/ Day in month: the combination of these settings determines when the occurrences are scheduled GENERATE UNTIL End date: when is the last date for which a visitor should be created Maximum number: how many visitors need to be created Note: when ‘End date’ and 'Maximum number' are both left empty, only one visitor is created. When both settings are filled in, whatever comes first determines the number of visitors that will be generated. Image Added 6. Click on ‘Create visitors’ to generate the visitors based on the schedule settings A example of settings of a recurring schedule for someone who visits every month on the second Wednesday for the next 6 months A example of settings of a recurring schedule for someone who visits every week on the Wednesday for the next 6 months Image Added Image Added Cancel/edit a recurring visitor You can`t edit a recurring visitor or delete them in a batch. Once the visitors are created, you can edit every visitor the same as you would a regular visitor.

Summary

Search