Versions Compared

Version Old Version 3 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article you will:

  • Use a report

  • Know what the most commonly used export options are.

  • Be able to export (a selection) of data to different formats.

InfoPlease note that most option shown here are only available for

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je:

  • Een rapport gebruiken

  • Weet wat de meest gebruikte exportopties zijn.

  • (Een selectie van) gegevens kunnen exporteren naar verschillende formaten.

Info

Let op: de meeste opties die hier worden getoond, zijn alleen beschikbaar voor Workplace Management key-users.

Opening a report

Image Removed

When you want to use a report go to the report module and choose one of the following options:

  • Use the reports option: This is an overview of all the reports that are in the system.

  • Use the folders option: Here the reports are categorized per object.

Let’s say in this case a report of all requests for a specific location is necessary.

  1. Select the menuoption ‘Folders' under 'Reports’.

  2. Open the folder ‘Requests’

  3. Use the filterbox on the top right to search for ‘location’

  4. Open report “Open requests per location” by clicking on the magnifying glass.

Image Removed5. The filter page of the report will now show. On this page filters can be used to narrow down the results.

6. When you have set the filters press:

  • “Search” to get results or,

  • “Count“, to get an indication of the number of results that the report will find,

  • “Back”, to close the report and navigate back to the previous page.

Image Removed
Info

For some reports no filter page is shown. A report can also be configured to skip the filters and directly go to the result page.

Expand
titleHow to make use of the report results

How to make use of the report results

After applying the filtering, the results are shown. Typically a filter box on the top right of the page is shown that can be used to further specify the results.

image-20240117-080228.pngImage Removed

Info

it is not possible to influence whether the filter box is shown. In the basis the filter in available on all list pages. However, under certain conditions the filter is not available, for example:

  • On hierarchy pages

  • Script report

  • When the page contain subtotals

  • When there are more than 1000 results

Expand

When the result page is shown depending on what kind of report is used and what kind of filters are filled in, it is possible that the results are shown collapsed. The expand function button can be clicked to expand the results and show the full list.

Image Removed

Using the results

On a result page the following functions can be used (if they are made available):

Image Removed

  • Open one of the specific objects by using the hyperlink.

  • After selecting one or more items: use a specific function.

  • After selecting one or more items: delete/archive data.

  • Export the data to Excel, PDF or CSV by using the export function.

    • Rearrange data by pressing column headers

    Een rapport openen

    Image Added

    Wanneer je een rapport wilt gebruiken, ga je naar de rapportmodule en kies je een van de volgende opties:

    • Gebruik de optie Rapporten: Dit is een overzicht van alle rapporten die in het systeem zitten.

    • Gebruik de optie Mappen: Hier worden de rapporten per object gecategoriseerd.

    Laten we zeggen dat in dit geval een rapport nodig is van alle aanvragen voor een specifieke locatie.

    1. Selecteer de menuoptie 'Mappen' onder 'Rapporten'.

    2. Open de map 'Aanvragen

    3. Gebruik de filterbox rechtsboven om te zoeken op 'locatie'.

    4. Open het rapport "Openstaande aanvragen per locatie" door op het vergrootglas te klikken.

    Image Added


    5. De filterpagina van het rapport wordt nu weergegeven. Op deze pagina kunnen filters worden gebruikt om de resultaten te beperken.

    6. Als je de filters hebt ingesteld, druk je op:

    • "Zoeken" om resultaten te krijgen of,

    • "Count", om een indicatie te krijgen van het aantal resultaten dat het rapport zal vinden,

    • "Terug", om het rapport te sluiten en terug te navigeren naar de vorige pagina.

    Image Added
    Info

    Voor sommige rapporten wordt geen filterpagina getoond. Een rapport kan ook worden geconfigureerd om de filters over te slaan en direct naar de resultatenpagina te gaan.

    Expand
    titleHoe de rapportresultaten gebruiken

    Hoe de rapportresultaten gebruiken

    Na het toepassen van de filter worden de resultaten getoond. Meestal wordt rechtsboven op de pagina een filtervak weergegeven dat kan worden gebruikt om de resultaten verder te specificeren.

    image-20240117-080228.pngImage Added

    Info

    Het is niet mogelijk om te beïnvloeden of het filtervak wordt weergegeven. In de basis is het filter op alle lijstpagina's beschikbaar. Echter, onder bepaalde omstandigheden is het filter niet beschikbaarbijvoorbeeld:

    • Op hiërarchiepagina's

    • Scriptrapport

    • Wanneer de pagina subtotalen bevat

    • Als er meer dan 1000 resultaten zijn

    Uitbreiden

    Wanneer de resultatenpagina wordt getoond, afhankelijk van het soort rapport dat is gebruikt en de filters die zijn ingevuld, is het mogelijk dat de resultaten ingeklapt worden weergegeven. Klik op de knop Functie uitbreiden om de resultaten uit te vouwen en de volledige lijst weer te geven.

    Image Added

    De resultaten gebruiken

    Op een resultatenpagina kunnen de volgende functies worden gebruikt (als ze beschikbaar zijn):

    Image Added

    1. Open een van de specifieke objecten met behulp van de hyperlink.

    2. Na het selecteren van een of meer items: een specifieke functie gebruiken.

    3. Na het selecteren van een of meer items: gegevens verwijderen/archiveren.

    4. Exporteer de gegevens naar Excel, PDF of CSV met de exportfunctie.

    5. Herschik gegevens door op kolomkoppen te drukken.

    Export options

    Depending on the type of page and your access rights, certain export options will be available. Below you’ll find a list of the most commonly used export options.

    Exporting data from an instance page

    Every unique appearance of an object is called an instance. An instance page is a page of a specific object that is opened. When on an instance page it is possible to download or print the page itself. If the user has the rights to download the page, an arrow function on the top right will be shown.

    For some pages a specific template exist that only exports the data defined in the set template. If no such template exists, the system default is used. This basically means that all data is exported/ dumped without a (good looking) layout.

    Exporting data is done by pressing the export button. If there is more than one format to which the page can be exported, the Export function is shown. This is further explained in the next chapter.

    Image Removed

    Exporting data from a result list

    After finishing your search, the results will be shown on a list (page). These results can than be exported to a variety of formats, such as Word, Excel, and PDF. What formats are available can differ per page.

    You can export data as by:

    • Pressing the ‘export’ button

    • Select an export option

    Image Removed

    Expand
    titleExport optionsExportopties

    List export function

    Description

    PDF list

    The result list is exported as a PDF

    Linked PDF’s

    The result list is exported as a PDF + all documents that are linked to the objects will also be exported

    Export CSV

    The result list is exported as a CSV

    Export to Excel

    The result list is exported as an Excel

    Export Word

    The result list is exported as a Word-document

    Expand
    titleDifference between een report and include

    Difference between een report and include

    What is a report

    A report is a representation of data from the system. Reports are a collection of objects that meet certain selection criteria, grouped logically. Reports are dynamic, so the list of objects that are displayed can change over time. A good report turns data into information.

    Where can I find reports?

    • Reports can be found in the Reports module in the navigation menu. In this module, all reports available in this environment can be queried via e search screen. Per module several standard reports are available.

    • In the Reports module, a ‘Folders’ menu option is also available. Here reports are resorted into folder. See screenshot below.

    Image Removed

    The Reports module is used for all reports, but other modules can also be configured to contain reports. Technically, standard- and advance search pages are also reports, but the usage of them are more easy. These pages allow searching data in a specific module to become more easy so that a report is not always necessary. But one most common usages of reports are on the startBoard as an include.

    What is an include

    In the basis, an include is a report that is shown on a startBoard or instance page. The big difference between a report and an include is that an includes does not have a search screen. An include is always configured in such a way that it displays the relevant data without the user having the option to change the filter values. This is archived by initializing the filter values. An include that displays the future reservation of a user will for example contain the following (hidden) initialization filters:

    • the requestor of the reservation is the user that is logged in;

    • reservation start date is larger or equal to today'.

    Image Removed

    Where can I find includes

    Besides on your startBoard, includes can also be shown on an instance pages and tabs throughout the system. A couple of examples are:

    • When opening an organization, the person tab is available that will show an include with the persons linked to the organization.

    Image Removed

    • In a property object a related object tab is displayed where an include of requests or other objects that are attached to the property are shown.

    Image Removed

    Summary

    Rw ui textbox macro

    • Reports can be found and used in the “Report” module in the navigation menu.

    • A filter page can be filled in to narrow down the data that is shown.

    • The result page can be used to export data, open objects or use a specific function on a lot of data at the same time.

    • Result lists can be exported to different formats such as Excel, CSV, or PDF.

    • By selecting one or more rows, only those rows are exported.

    Exercise

    •  Go the the Report menu option and see the difference between opening the report using the magnifying glass and pressing pressing the colored hyperlink.
    •  Open an asset and export the page.
    •  Now also export a list of assets.

    Search

    Exportopties

    Afhankelijk van het type pagina en je toegangsrechten zijn bepaalde exportopties beschikbaar. Hieronder vindt u een lijst met de meest gebruikte exportopties.

    Functie voor het exporteren van lijsten

    Beschrijving

    PDF-lijst

    De resultatenlijst wordt geëxporteerd als PDF

    Gekoppelde PDF's

    De resultatenlijst wordt geëxporteerd als PDF + alle documenten die zijn gekoppeld aan de objecten worden ook geëxporteerd

    CSV exporteren

    De resultatenlijst wordt geëxporteerd als CSV

    Exporteren naar Excel

    De resultatenlijst wordt geëxporteerd als een Excel

    Word exporteren

    De resultatenlijst wordt geëxporteerd als een Word-document

    Gegevens exporteren van een instantiepagina

    Elke unieke verschijningsvorm van een object wordt een instantie genoemd. Een instantiepagina is een pagina van een specifiek object die wordt geopend. Op een instantiepagina is het mogelijk om de pagina zelf te downloaden of af te drukken. Als de gebruiker de rechten heeft om de pagina te downloaden, wordt rechtsboven een pijl getoond.

    Voor sommige pagina's bestaat een specifieke sjabloon die alleen de gegevens exporteert die in de ingestelde sjabloon zijn gedefinieerd. Als zo'n sjabloon niet bestaat, wordt de systeemstandaard gebruikt. Dit betekent in principe dat alle gegevens worden geëxporteerd/dumpt zonder een (goed uitziende) lay-out.

    Gegevens exporteren doe je door op de knop Exporteren te drukken. Als er meer dan één formaat is waarnaar de pagina kan worden geëxporteerd, wordt de functie Exporteren weergegeven. Dit wordt verder uitgelegd in het volgende hoofdstuk.

    Image Added

    Gegevens exporteren uit een resultatenlijst

    Als je klaar bent met zoeken, worden de resultaten weergegeven in een lijst (pagina). Deze resultaten kunnen vervolgens geëxporteerd worden naar verschillende formaten, zoals Word, Excel en PDF. Welke formaten beschikbaar zijn, kan per pagina verschillen.

    Je kunt gegevens exporteren als door:

    • Op de knop 'exporteren' drukken

    • Selecteer een exportoptie

    Image Added

    Expand
    titleVerschil tussen een rapport en opnemen

    Verschil tussen een rapport en opnemen

    Wat is een rapport

    Een rapport is een weergave van gegevens uit het systeem. Rapporten zijn een verzameling van objecten die voldoen aan bepaalde selectiecriteria, logisch gegroepeerd. Rapporten zijn dynamisch, dus de lijst van weergegeven objecten kan in de loop van de tijd veranderen. Een goed rapport zet gegevens om in informatie.

    Waar kan ik rapporten vinden?

    • Rapporten zijn te vinden in de module Rapporten in het navigatiemenu. In deze module kunnen alle rapporten die beschikbaar zijn in deze omgeving worden opgevraagd via e zoekscherm. Per module zijn verschillende standaardrapporten beschikbaar.

    • In de module Rapporten is ook een menuoptie 'Mappen' beschikbaar. Hier worden rapporten gerangschikt in mappen. Zie onderstaande schermafbeelding.

    Image Added

    De module Rapporten wordt gebruikt voor alle rapporten, maar andere modules kunnen ook worden geconfigureerd om rapporten te bevatten. Technisch gezien zijn standaard- en geavanceerde zoekpagina's ook rapporten, maar het gebruik ervan is eenvoudiger. Met deze pagina's wordt het zoeken naar gegevens in een specifieke module eenvoudiger, zodat een rapport niet altijd nodig is. Maar een van de meest voorkomende toepassingen van rapporten is op het startbord als een include.

    Wat is een inclusief

    In de basis is een include een rapport dat wordt getoond op een startbord- of instantiepagina. Het grote verschil tussen een rapport en een include is dat een include geen zoekscherm heeft. Een include is altijd zo geconfigureerd dat het de relevante gegevens weergeeft zonder dat de gebruiker de mogelijkheid heeft om de filterwaarden te wijzigen. Dit wordt vastgelegd door de filterwaarden te initialiseren. Een include die de toekomstige reservering van een gebruiker weergeeft, bevat bijvoorbeeld de volgende (verborgen) initialisatiefilters:

    • de aanvrager van de reservering is de gebruiker die is ingelogd;

    • startdatum reservering groter of gelijk is aan vandaag".

    Image Added

    Waar kan ik

    Behalve op je startbord, kan inclusief ook worden weergegeven op bijvoorbeeld pagina's en tabbladen in het hele systeem. Een paar voorbeelden zijn:

    • Bij het openen van een organisatie is het personentabblad beschikbaar dat een lijst toont met de personen die aan de organisatie zijn gekoppeld.

    Image Added

    • In een eigenschapobject wordt een tabblad Verwante objecten weergegeven waar een aantal verzoeken of andere objecten worden getoond die aan de eigenschap zijn gekoppeld.

    Image Added

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • Rapporten kunnen worden gevonden en gebruikt in de module "Rapport" in het navigatiemenu.

    • Er kan een filterpagina worden ingevuld om de getoonde gegevens te beperken.

    • De resultatenpagina kan worden gebruikt om gegevens te exporteren, objecten te openen of een specifieke functie op veel gegevens tegelijk te gebruiken.

    • Resultatenlijsten kunnen worden geëxporteerd naar verschillende formaten zoals Excel, CSV of PDF.

    • Door een of meer rijen te selecteren, worden alleen die rijen geëxporteerd.

    Oefening

    •  Ga naar de menuoptie Rapport en zie het verschil tussen het openen van het rapport met het vergrootglas en het drukken op de gekleurde hyperlink.
    •  Open een asset en exporteer de pagina.
    •  Exporteer nu ook een lijst met bedrijfsmiddelen.

    Zoek op

    Live Search