DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents

minLevel	1
maxLevel	1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

Know what corrective work orders are
Create a new work order.

Corrective work orders

Corrective work orders are created within a request and are used to plan, execute, and monitor the work
that comes from the request for contractors (internal employees or external suppliers).

Image Removed

There are several reasons to use corrective work orders within requests, for example:

If more contractors are needed to handle one request. As it is possible to create multiple work orders in one request.
Option to register costs. By adding work order items with planned and actual costs.
For planning the work. Work orders have a start- and end date.

Expand

title	Create a work order (from a request)

Create a work order (from a request)

Users currently responsible for a request can create a work order within that request. By default, the creator of the work order will become the person internally responsible for the work order. This person can be changed if necessary. Besides the user to whom the work order is assigned, users with the group “Corrective workorder manager” and the other members of the service group responsible for the request can also execute workflow tasks (assign, handle, forward, etc.).

Follow these steps to create a work order:

Open the request
Press the button ‘Create work order’

Image Removed

3. The request status now changes to ‘Awaiting workorder(s)’ and a work order is created. The user that creates the work order is set as ‘Internal responsible.’

Note: it is now already possible to return to the request and create another work order.

4. Fill in all the fields on the work order. When needed, consult the help text by hovering over a field. Some of the fields are grey out, these field are filled in automatically or cannot yet be filled in in this step. Greyed out fields are read-only. For example the field “Planned amount” and the other fields under the FINANCIALS section are calculated based on the input on the ‘Cost’ tab at the bottom of the page.

5. Additional information on the fields under EXECUTION. In these fields you decide who is responsible for handling the work order:

Check/ change the default 'service group.'
Check/ change the ‘internal responsible’ handle the work order further.
Select a contractor if you want to forward the work order externally. If you do not wish to send an email to the contract, set “Send work order via Mail = no.” When left empty or set to ‘yes', an email will be sent.

6. On the bottom of the page, you will see four tabs that allow you to: add a detailed description, Documents, Costs, and link Assets.

7. Use the “Submit” button” to finish the registrator, or use the “Forward Work Order” button., By using the forward function, you skip the planning step, so make sure the time and date are correct! Read more on these functions in the “Handle a work order“ section this article.

Image Removed

Good to know

When all work orders within a request have been handled, the request will automatically go to the status ‘Handle.’ The request can then be closed, or additional work orders can be created.
Incorporating a mandate approval within the corrective work order process is possible. Based on the system settings, a user or several users must first approve the work order before the contractor can start. The work order can be approved or rejected..

Expand

title	Automatically create a Work Order

Automatically create a Work Order

Info
This information is meant for users that manage the problem tree.

It is possible to automatically create (and assign) a corrective work order from a submitted request. This can for example be used when a specific problem always needs to be solved by a contractor, like the flooding of the parking garage. To be able to do this you need to set “Auto create work order” to “Yes” for a problem type.

Image Removed

Expand

title	Handle a work order

Handle a work order

By default, the creator of the work order will become the person internally responsible for the work order.

The “Internally responsible” person handles almost all tasks within the work order process.
The corrective work order manager and the other members of the Service desk group responsible for the request can also execute the workflow tasks as long as the the work order is open! However, no active task will be shown on this persons task list. If you want to open and handle a work order they will need to find the work order via the menu option “Maintenance” > “Work order”.

Image Removed

Status = Submitted

After submitting a work order is goes to the status ‘Submitted’. In this status the following buttons to forward the process are available:

Image Removed

Forward work order
Make sure you plan the work order (set dates and times). The work order will be assigned to the responsible person when you forward it.
Start quotation process
A tendering process can be started and linked to this work order using this button. More on starting the quotation processes later in this article.

Status = Work in progress

After forwarding the work order, the status will be “Work in progress”. In this status the following buttons to forward the process are available:

Image Removed

Work Finished
If the work is done, select this option to proceed.
Reschedule
If the work cannot be executed at the set date and time, click this option to reschedule the work order. For more information, see separate section on rescheduling a work order later in this article.
Retract
The request status will change back to “Submitted,” and various fields can be filled in again. You will for example use this option if the request was assigned to the wrong contractor. Don’t forget to assign the work order again!

Expand

title	Work finished

Work finished

If the work order is finished (the contractor says so), you can put the work order on the status “Work Finished” by using the “Work Finished” button.

If the work order has any work order items, the system will check if the materials have been checked out. Before finishing a work order, it might also be necessary (determined by a setting) to upload a “Signed work order document.”
When the work is finished, the work order status will change to ‘Work finished’. In this status the initial requester need to be approved the work order.

Image Removed

Expand

title	Approve a Work order

Approve a Work order

This step is done by the original requester/internal responsible of the work order. They will have the last saying if a job is done correctly. Depending on the client settings, work orders might also be auto-approved. If this is the case the work order will move directly to the status 'Financial administration” after.

Image Removed

Approve
If the job is executed as expected and the work order is filled in completely.
Reject
Reject the work order; for example, the job is incorrectly done. When the work order is rejected, the status will change to “Rejected,” and you can reschedule the work order.
Retract
Set the order back to the status “Submitted” and you can change and reschedule the work order.

Expand

title	Start quotation process

Start quotation process

A tendering process can be initiated if it is not yet sure which supplier will execute the work. Based on the setting, the tendering process will be performed outside Workplace Management or via the tendering process in Workplace Management. When initiating a tendering process from a corrective work order, the work order items will automatically be created as quotation items within the tendering process. After accepting the best quotation, the work order items will be updated (price, etc.)

For more info, see the article about quotations.

Expand

title	Plan/ reschedule work order

Plan/ reschedule work order

In the status ‘Reschedule’, you can:

Set a start time and end time of the work order.
Select a service group, an internal responsible person and the “Contractor.”
You can also, add remarks for the contractor and have the option to send the work order via an email to the contractor.

When you changed the necessary fields, click ‘Forward work order’ to continue the proces and assign the work order.

Image Removed

When can you reschedule a work order?

During the status “Work in progress” you have the option to reschedule a work order. By using the “Reschedule” button or “Retract” button. You will be able to adjust the work order, like in the above screenshot.

Image Removed Expand

title	Mandate approval

Mandate approval

Executing a mandate approval within the corrective work order process is possible. Based on the settings, a user or several users must approve the work order before the contractor can start. The work order can be approved or rejected with a mandatory reason.

Hoe does mandate approval work?

Info
Note; these settings can only be configured by the application manager.

There are four mandate approval settings:

No:
No approval needed
Yes, by manager based on personal mandate:
The requester has a personal mandate (this is set in the general settings of a contact).
If the work order amount exceeds this mandate, the manager must approve the work order. If the amount also exceeds the manager`s personal mandate, the manager`s manager must also approve.
Yes, by specific group:
A fixed group can approve the work order; an amount can be set in the settings from which a mandate is necessary.
Yes, by problem type:
Depending on the problem type, you can choose from the three above options.

For in-dept step explanations about mandate approvals see article regarding

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Weten wat correctieve werkorders zijn
Maak een nieuwe werkorder.

Correctieve werkorders

Correctieve werkorders worden aangemaakt binnen een aanvraag en worden gebruikt om het werk te plannen, uit te voeren en te controleren.
die voortkomt uit de vraag naar contractanten (interne werknemers of externe leveranciers).

Image Added

Er zijn verschillende redenen om correctieve werkorders te gebruiken binnen verzoeken, bijvoorbeeld:

Als er meer aannemers nodig zijn om één aanvraag af te handelen. Het is mogelijk om meerdere werkorders aan te maken in één aanvraag.
Optie om kosten te registreren. Door werkorders toe te voegen met geplande en werkelijke kosten.
Voor het plannen van het werk. Werkorders hebben een begin- en einddatum.

Expand

title	Een werkorder maken (vanuit een aanvraag)

Een werkorder maken (vanuit een aanvraag)

Gebruikers die momenteel verantwoordelijk zijn voor een verzoek kunnen een werkorder aanmaken binnen dat verzoek. Standaard wordt de aanmaker van de werkorder de persoon die intern verantwoordelijk is voor de werkorder. Deze persoon kan indien nodig worden gewijzigd. Naast de gebruiker aan wie de werkorder is toegewezen, kunnen gebruikers met de groep "Correctieve werkorderbeheerder" en de andere leden van de servicegroep die verantwoordelijk zijn voor het verzoek ook workflowtaken uitvoeren (toewijzen, afhandelen, doorsturen, enz.).

Volg deze stappen om een werkorder aan te maken:

De aanvraag openen
Druk op de knop 'Werkorder aanmaken'.

Image Added

3. De status van het verzoek verandert nu in 'In afwachting van werkorder(s)' en er wordt een werkorder aangemaakt. De gebruiker die de werkorder aanmaakt wordt ingesteld als 'Intern verantwoordelijk'.

Opmerking: het is nu al mogelijk om terug te keren naar de aanvraag en een andere werkorder te maken.

4. Vul alle velden van de werkorder in. Raadpleeg indien nodig de helptekst door met de muis over een veld te gaan. Sommige velden zijn grijs weergegeven, deze velden worden automatisch ingevuld of kunnen in deze stap nog niet worden ingevuld. Grijze velden zijn alleen-lezen velden. Het veld "Gepland bedrag" en de andere velden onder het onderdeel FINANCIËN worden bijvoorbeeld berekend op basis van de invoer op het tabblad 'Kosten' onderaan de pagina.

5. Aanvullende informatie over de velden onder UITVOERING. In deze velden bepaal je wie verantwoordelijk is voor het afhandelen van de werkorder:

Controleer/wijzig de standaard 'servicegroep'.
Controleer/wijzig de 'interne verantwoordelijke' om de werkorder verder af te handelen.
Selecteer een aannemer als je de werkorder extern wilt doorsturen. Als je geen e-mail naar het contract wilt sturen, stel dan "Werkorder via Mail versturen = nee." in. Als je dit leeg laat of op 'ja' zet, wordt er een e-mail verstuurd.

6. Onderaan de pagina zie je vier tabbladen waarmee je: een gedetailleerde beschrijving, Documenten, Kosten en Activa kunt toevoegen.

7. Gebruik de "Stuur in" knop" om de registratie te voltooien, of gebruik de "Werkorders doorsturenDoor de functie "Doorsturen" te gebruiken, sla je de planningsstap over, dus zorg ervoor dat de tijd en datum correct zijn! Lees meer over deze functies in het gedeelte "Een werkorder verwerken" van dit artikel.

Image Added

Goed om te weten

Als alle werkorders in een verzoek zijn afgehandeld, krijgt het verzoek automatisch de status 'Afhandelen'. Het verzoek kan dan worden gesloten of er kunnen extra werkorders worden aangemaakt.
Een Goedkeuring van het mandaat binnen het proces van correctieve werkorders mogelijk is. Op basis van de systeeminstellingen moet een gebruiker of moeten meerdere gebruikers de werkorder eerst goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkorder kan worden goedgekeurd of afgekeurd....

Expand

title	Automatisch een werkorder maken

Automatisch een werkorder maken

Info
Deze informatie is bedoeld voor gebruikers die de probleemboom beheren.

Het is mogelijk om automatisch een correctieve werkorder aan te maken (en toe te wijzen) vanuit een ingediende aanvraag. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een specifiek probleem altijd opgelost moet worden door een aannemer, zoals de overstroming van de parkeergarage. Om dit te kunnen doen moet je "Werkorders automatisch aanmaken" instellen op "Ja" voor een probleemtype.

Image Added

Expand

title	Een werkorder verwerken

Een werkorder verwerken

Standaard wordt de aanmaker van de werkorder de persoon die intern verantwoordelijk is voor de werkorder.

De "intern verantwoordelijke" voert bijna alle taken binnen het werkorderproces uit.
De correctieve werkorderbeheerder en de andere leden van de Servicedeskgroep die verantwoordelijk zijn voor de aanvraag kunnen de werkstroomtaken ook uitvoeren zolang de werkorder openstaat! Er wordt echter geen actieve taak weergegeven op de takenlijst van deze personen. Als u een werkorder wilt openen en afhandelen, moeten zij de werkorder vinden via de menuoptie "Onderhoud" > "Werkorder".

Image Added

Status = Ingediend

Na het indienen van een werkorder krijgt deze de status 'Ingediend'. In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces door te sturen:

Image Added

Werkorders doorsturen
Zorg ervoor dat je de werkorder plant (stel datums en tijden vast). De werkorder wordt toegewezen aan de verantwoordelijke persoon wanneer je deze doorstuurt.
Offerteproces starten
Met deze knop kan een offerteproces worden gestart en aan deze werkorder worden gekoppeld. Meer over het starten van offertetrajecten verderop in dit artikel.

Status = Werk in uitvoering

Na het doorsturen van de werkorder is de status "Werk in uitvoering". In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces door te sturen:

Image Added

Werk voltooid
Als het werk klaar is, selecteer dan deze optie om verder te gaan.
Opnieuw inplannen
Als het werk niet kan worden uitgevoerd op de ingestelde datum en tijd, klik dan op deze optie om de werkorder opnieuw in te plannen. Zie voor meer informatie de aparte paragraaf over het opnieuw inplannen van een werkorder verderop in dit artikel.
Terugtrekken
De status van het verzoek zal terug veranderen naar "Ingediend" en verschillende velden kunnen opnieuw worden ingevuld. Je zult deze optie bijvoorbeeld gebruiken als het verzoek aan de verkeerde aannemer werd toegewezen. Vergeet niet om de werkorder opnieuw toe te wijzen!

Expand

title	Werk voltooid

Werk voltooid

Als de werkorder klaar is (de aannemer zegt dat), dan kun je de werkorder op de status "Werk Voltooid" zetten met behulp van de knop "Werk voltooid" knop.

Als de werkorder werkorderitems bevat, controleert het systeem of de materialen zijn uitgecheckt. Voordat een werkorder wordt voltooid, kan het ook nodig zijn (bepaald door een instelling) om een "Ondertekend werkorder document" te uploaden.
Als het werk klaar is, verandert de status van de werkorder in 'Werk klaar'. In deze status moet de oorspronkelijke aanvrager de werkorder goedkeuren.

Image Added

Expand

title	Een werkorder goedkeuren

Een werkorder goedkeuren

Deze stap wordt uitgevoerd door de oorspronkelijke aanvrager/interne verantwoordelijke van de werkorder. Zij hebben het laatste woord als een taak correct is uitgevoerd. Afhankelijk van de instellingen van de klant kunnen werkorders ook automatisch worden goedgekeurd. Als dit het geval is, gaat de werkorder direct naar de status 'Financiële administratie" na.

Image Added

Goedkeuren
Als de taak wordt uitgevoerd zoals verwacht en de werkorder volledig is ingevuld.
Weiger
Weiger de werkorder; de taak is bijvoorbeeld verkeerd uitgevoerd. Als de werkorder wordt afgewezen, verandert de status in "Afgewezen" en kun je de werkorder opnieuw inplannen.
Terugtrekken
Zet de order terug naar de status "Ingediend" en je kunt de werkorder wijzigen en opnieuw inplannen.

Expand

title	Offerteproces starten

Offerteproces starten

Er kan een aanbestedingsproces worden gestart als nog niet zeker is welke leverancier het werk gaat uitvoeren. Afhankelijk van de instelling wordt het aanbestedingsproces buiten Workplace Management of via het aanbestedingsproces in Workplace Management uitgevoerd. Wanneer een aanbestedingsproces wordt gestart vanuit een correctieve werkorder, worden de werkorderitems automatisch aangemaakt als offerteitems binnen het aanbestedingsproces. Na acceptatie van de beste offerte worden de werkorders bijgewerkt (prijs, enz.).

Zie voor meer informatie het artikel over citaten.

Expand

title	Werkorders plannen/herplannen

Werkorders plannen/herplannen

In de status 'Opnieuw inplannen', dat kan:

Stel een begin- en eindtijd in voor de werkorder.
Selecteer een servicegroep, een interne verantwoordelijke en de "Contractant".
Je kunt ook opmerkingen toevoegen voor de aannemer en je hebt de optie om de werkorder via e-mail naar de aannemer te sturen.

Als je de benodigde velden hebt gewijzigd, klik je op 'Werkorders doorsturen' om het proces voort te zetten en de werkorder toe te wijzen.

Image Added

Wanneer kun je een werkorder opnieuw inplannen?

Tijdens de status "Werk in uitvoering" heb je de mogelijkheid om een werkorder opnieuw in te plannen. Met de knop "Opnieuw plannen" of "Intrekken". Je kunt de werkorder dan aanpassen, zoals in de bovenstaande schermafbeelding.

Image Added

Expand

title	Goedkeuring mandaat

Goedkeuring mandaat

Het uitvoeren van een mandaatgoedkeuring binnen het proces van correctieve werkorders is mogelijk. Op basis van de instellingen moet een gebruiker of meerdere gebruikers de werkorder goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkorder kan worden goedgekeurd of afgekeurd met een verplichte reden.

Hoe werkt mandaatgoedkeuring?

Info
Opmerking: deze instellingen kunnen alleen worden geconfigureerd door de applicatiebeheerder.

Er zijn vier instellingen voor mandaatgoedkeuring:

Nee:
Geen goedkeuring nodig
Ja, door manager op basis van persoonlijk mandaat:
De aanvrager heeft een persoonlijk mandaat (dit is ingesteld in de algemene instellingen van een contact).
Als het bedrag van de werkorder dit mandaat overschrijdt, moet de manager de werkorder goedkeuren. Als het bedrag ook hoger is dan het persoonlijke mandaat van de manager, moet de manager van de manager de werkorder ook goedkeuren.
Ja, per specifieke groep:
Een vaste groep kan de werkorder goedkeuren; in de instellingen kan een bedrag worden ingesteld waarvoor een mandaat nodig is.
Ja, per probleemtype:
Afhankelijk van het soort probleem kun je kiezen uit de drie bovenstaande opties.

Voor stap voor stap uitleg over mandaatgoedkeuringen, zie het artikel over /wiki/spaces/~63a5baf2d3aeefa405416343/pages/210305160.

A work order which needs an approval can have different statuses

Een werkorder die goedkeuring nodig heeft, kan verschillende statussen hebben.

Status = Awaiting approval
The work order is awaiting approval by one or more users. After all required mandate approvers have approved the work order, the work order is sent to the contractor and the status changes to ‘Work in progress’. You will have 2 options to proceed, when a mandate approval is required for a work order: approve or rejectIn afwachting van goedkeuring
De werkorder wacht op goedkeuring door een of meer gebruikers. Nadat alle vereiste mandaatgoedkeurders de werkorder hebben goedgekeurd, wordt de werkorder naar de aannemer gestuurd en verandert de status in 'Werk in uitvoering'.

Je hebt 2 opties om verder te gaan als er een mandaatgoedkeuring nodig is voor een werkorder: goedkeuren of afwijzen.

Info

Note: after the first user approves the work order, the system checks if the mandate amount of this user was high enough. If this is not the case, the workflow changes back to the status 'Awaiting approvalOpmerking: nadat de eerste gebruiker de werkorder heeft goedgekeurd, controleert het systeem of het mandaatbedrag van deze gebruiker hoog genoeg was. Als dit niet het geval is, verandert de workflow terug naar de status 'In afwachting van goedkeuring'.

Status = Rejected
The work order is rejected, and the ‘Internally responsible’ person needs to be handled again by the ‘Internally responsible’ person. Please check the “Handle a work order” earlier in this article to see what option there are to further handle the work orderAfgewezen
De werkorder wordt afgewezen en moet opnieuw worden afgehandeld door de 'Intern verantwoordelijke'. Kijk bij "Een werkorder afhandelen" eerder in dit artikel om te zien welke opties er zijn om de werkorder verder af te handelen.

Financial administration

If a work order is approved after review, a task will be created for the “Financial Administration” to handle the incoming invoice(s). If that part is handled, the work order will be closed.
Before you can approve a incoming invoice, the invoice needs to be matched/linked to the correct work order. This can be done automatically or manually.Invoice fully : Via the Matching tab, the invoice can be matched to Work orders, (Purchase orders and Reservations.)
Use the “Matching tab” to find and select the Work order relevant to the invoice.

Image Removed

Return invoice: If the invoice is incorrect or incomplete. The invoice will received the status: invoice returned.
Request more information: If there any questions about the invoice, you can request more information by using this button and ask for more details via the “Details include”.

Image RemovedThe “Work order workflow” will close after matching the invoice with an work order and the “Incoming Invoice workflow”will continue.
You can read the article about incoming invoices if you want more information about incoming invoices.

Expand

title	Financial administration

Summary

Financiële administratie

Als een werkorder na controle wordt goedgekeurd, wordt een taak aangemaakt voor de "Financiële administratie" om de inkomende factuur(en) af te handelen. Als dat deel is afgehandeld, wordt de werkorder gesloten.

Voordat je een inkomende factuur kunt goedkeuren, moet de factuur worden gekoppeld aan de juiste werkorder. Dit kan automatisch of handmatig gebeuren.

Factuur volledig : Via het tabblad Matching kan de factuur worden gematcht aan Werkorders, (Inkooporders en Reserveringen.)

Gebruik het "tabblad Matching" om de werkorders te zoeken en te selecteren die relevant zijn voor de factuur.

Image Added

Factuur retourneren: Als de factuur onjuist of onvolledig is. De factuur krijgt de status: factuur geretourneerd.
Meer informatie aanvragen: Als er vragen zijn over de factuur, kun je meer informatie aanvragen via deze knop en meer details vragen via de "Details opnemen".

Image Added

De "Werkorder-workflow" wordt afgesloten nadat de factuur met een werkorder is gematcht en de "Inkomende factuur-workflow" wordt voortgezet.

Je kunt het artikel over inkomende facturen lezen als je meer informatie wilt over inkomende facturen.

Samenvatting

Rw ui textbox macro
Corrective work orders can be created within a request and are used to plan, execute, and monitor the work. Use the “Work Order” button in a request to create a work order.

Search

Correctieve werkorders kunnen worden aangemaakt binnen een aanvraag en worden gebruikt om het werk te plannen, uit te voeren en te controleren.
Gebruik de knop "Werkorder" in een verzoek om een werkorder te maken.

Zoek op

Live Search

Version	Old Version 1	New Version 2
Changes made by	Lango: Language and translation manager	Lango: Language and translation manager
Saved on	May 22, 2024	May 22, 2024

Versions Compared

Key

Inhoud

Learning Objectives

Corrective work orders

Create a work order (from a request)