MoeilijkheidsgraadDifficulty: beginnernovice

Purchase orders

Image Added

Purchase orders are used to order items directly from a supplier or an internal storage location (inventory management). Mandate approval and additional approvals can be included in the purchase order processes. It is also possible to register the delivery of goods. The available functionalities in the Purchase order proces is mainly determined by the settings on the purchase order types (last chapter of this article).

Registering the stock of the inventory is part of the inventory management module. More information about that process can be found in this articleInventory Management .

Expand
title Wat is een Inkomende Bestelbon What is a Purchase Order Incoming (POI)?
Wat is een Inkomende Bestelbon What is a Purchase Order Incoming (POI)? POI is de afkorting van the abbreviation for Purchase Order Incoming en wordt intern in de organisatie gebruikt om inkooporders aan te maken. POI's gaan per definitie niet naar een externe leverancier. Er zijn twee manieren om een POI te gebruiken. 1. Bestel artikelen uit een interne inventaris/voorraad Je kunt items uit de inventaris bestellen. De klant heeft bijvoorbeeld een kleine opslagruimte waar dingen zoals pennen, blocnotes, printpapier, enz. worden opgeslagen. De artikelen op voorraad kunnen worden besteld met behulp van een POI. In dit geval bestel je intern bij de voorraadafdeling. Image Removed Info De voorraadbeheermodule moet geactiveerd zijn in de omgeving om deze optie te kunnen gebruiken. Deze aparte module dient als uitbreiding op de module Inkooporders. 2. Bestel artikelen rechtstreeks bij een leverancier Je kunt items selecteren uit een catalogus van te bestellen items. Deze bestelbare items kunnen van meerdere leveranciers afkomstig zijn. De gebruiker die het POI aanmaakt, hoeft niet te controleren welk artikel van welke leverancier is. Nadat de inkooporder is ingediend en goedgekeurd, wordt de inkooporder verdeeld in meerdere inkooporders. Er wordt één POO per leverancier aangemaakt (handmatig of automatisch, afhankelijk van de instelling van het type inkooporder). De gebruiker bestelt bijvoorbeeld printpapier bij leverancier A, printerinkt bij leverancier B en nietjes bij leverancier C, allemaal in dezelfde inkooporder. Na goedkeuring van de POI wordt een inkooporder voor leverancier A, een inkooporder voor leverancier B en een inkooporder voor leverancier C gegenereerd (of handmatig aangemaakt and is used internally in the organization to create purchase orders. Per definition POIs do not go to an external supplier. There are two ways to use a POI. 1. Order items from an internal inventory/ stock You can order items from the inventory. For example, the client has a small storage area where things like pens, notepads, printing paper, etc., are stored. The items in stock can be ordered by using a POI. In this case, you will order internally from the inventory department. Image Added Info The inventory management module must be activated in the environment to use this option. This separate module serves as an extension to the Purchase order module. 2. Order items directly from a supplier You can select items from a catalog of orderable items. These orderable items can be from multiple suppliers. The user creating the POI does not have to check which item is from which supplier. After the POI is submitted and approved, the POI will be divided into multiple POOs. One POO per supplier is created (manually or automatic depending on the purchase order type setting). For example, the user orders printing paper from supplier A, printer ink from supplier B, and staples from supplier C, all in the same POI. After approving the POI, a purchase order for supplier A, a purchase order for supplier B, and a purchase order for supplier C is generated (or manually created).

Een NP maken

Je kunt inkooporders aanmaken via het pictogram op het startpaneel.

Image Removed

• Bestellen uit interne voorraad: Als de voorraadbeheermodule is geactiveerd, maakt een POI een interne inkooporder aan en bestelt uit de beschikbare interne voorraad.

• Rechtstreeks bestellen bij een externe leverancier: Als er geen voorraadbeheer is geactiveerd, wordt het aanmaken van een POI in feite gebruikt om rechtstreeks bij de leveranciers te bestellen.

De bestelling maken en verzenden

1. Vul het onderwerp van de inkooporder in;

2. Kies het type inkooporder (indien van toepassing).

   1. Het geselecteerde type inkooporder bepaalt welke velden, functies en onderdelen van het proces worden geactiveerd.

3. Vul de verplichte velden in die zich aandienen na het selecteren van het type inkooporder. In ons voorbeeld is het gebouw een verplicht veld;

4. Catalogusitems toevoegen;

   1. Dit kan via de knop of (indien bepaald door het type inkooporder) via een include onderaan de pagina.

      Image Removed

   2. Gebruik het zoekfilter of klik op 'Zoeken' om alle beschikbare items weer te geven.

   3. Selecteer de artikelen die je wilt bestellen en klik op "Geselecteerde artikelen toevoegen";

      Image Removed

5. Je kunt nu de hoeveelheid per item aanpassen;

   Image Removed

6. Klik op Verzenden;

In ons voorbeeld is de instelling "Goedkeuring door manager afhankelijk van persoonlijk mandaatbedrag" is ingesteld op het type inkooporder "Schoonmaakbenodigdheden". Onze besteller heeft niet het mandaat om zo'n dure bestelling goed te keuren. Daarom moet de manager van de besteller deze bestelling goedkeuren voordat deze naar de leverancier kan worden gestuurd. Er wordt een taak gegenereerd voor de manager om de bestelling goed te keuren. Opmerking: Dit bevindt zich nog in het POI-proces en er zijn nog geen individuele POO's aangemaakt.

Mandaat goedkeuring van de POI

7. De manager kan goedkeuren of weiger de volgorde.

   1. Na goedkeuring worden de artikelen besteld.

   2. Bij afwijzing wordt een taak gegenereerd voor de aanvrager. Deze persoon kan de bestelling wijzigen en opnieuw indienen of de bestelling annuleren.

Image Removed

Wat gebeurt er na goedkeuring van het POI?

Wat er nu gebeurt, hangt voornamelijk af van de instellingen van het type inkooporder.

• In ons voorbeeld is de extra goedkeuringsstap niet geactiveerd, dus de individuele POO's worden nu aangemaakt. Voor elke unieke leverancier uit de bestellijst wordt een POO gegenereerd.

• Omdat onze type inkooporder geen handmatige verwerking vereist, wordt de bestelling per POO automatisch per e-mail naar elke afzonderlijke leverancier verzonden.

Details over je NP

• De gekoppelde POI's kunnen worden bekeken door de POI die je hebt gemaakt te openen.

  • Open je POI (bijvoorbeeld via de "Mijn interne inkooporders" knop op uw startbord)

  • Open de include 'Gekoppelde uitgaande inkooporder', zie onderstaande schermafbeelding.

Image Removed

De levering registreren

• In ons voorbeeld is de optie leveringen is geactiveerd op het type inkooporder "Schoonmaakbenodigdheden" voor de besteller (= de persoon die de POI heeft besteld). Deze persoon krijgt nu een taak om de geleverde goederen te registreren. Een taak per POI zal beschikbaar zijn in de takenlijst van deze gebruiker.

Image Removed

• De besteller heeft de keuze tussen "Bestelling volledig geleverd" of "Bestelling sluiten (onvolledig geleverd)". Beide opties sluiten de inkooporder.

Image Removed

Wat is een uitgaande inkooporder (POO)?

Een POO staat voor "Purchase Order Outgoing" en verwijst naar bestellingen die naar een externe leverancier worden gestuurd. Er zijn twee manieren om een POO te gebruiken.

1. Bestel inventarisartikelen bij de leverancier om de voorraad aan te vullen
Als voorraadartikelen niet meer op voorraad zijn of onder de minimumvoorraad zitten, moeten de voorraadartikelen worden besteld bij de leverancier om de voorraad aan te vullen. De inkoop-/inventarisafdeling controleert of de voorraadartikelen moeten worden aangevuld. Een automatisch besteladvies (POO) kan worden gegenereerd voor alle voorraaditems waarvan de voorraad onder het minimum ligt (meer informatie hierover via Inventory Management)

Image Removed

2. Catalogusitems bestellen bij een leverancier
Deze vorm van inkoop wordt gedaan door eerst de specifieke leverancier te selecteren, waardoor een lijst met bestelbare artikelen van de specifieke leverancier beschikbaar is om in te kopen. De POO kan handmatig worden aangemaakt als een gewone inkooporder, automatisch vanuit een POI, of handmatig als een verzamelorder, waarbij POI-artikelen die moeten worden besteld handmatig kunnen worden toegevoegd. De bestelde artikelen worden niet in voorraad gehouden.

Image Removed

Proces van POO

Image Removed

Een POO maken

• Na het aanmaken van een nieuwe inkooporder kunnen het onderwerp en de omschrijving worden ingevoerd. Ook moet het type inkooporder worden geselecteerd. Als de klant maar één type inkooporder gebruikt, wordt het type inkooporder automatisch geselecteerd en is het niet zichtbaar voor de eindgebruiker. Na het selecteren van het inkoopordertype worden alle instellingen van het inkoopordertype geactiveerd binnen het proces.

• Velden en functies op de pagina worden zichtbaar afhankelijk van de instellingen van het type inkooporder (leveranciersinformatie, leveringsinformatie, financiële informatie).

• Afhankelijk van het type inkooporder kan de gebruiker ook catalogus- en/of generieke items toevoegen aan de inkooporder. Dit kan worden gedaan in de lijst onderaan het scherm.

Er zijn ook bepaalde delen van het proces die geactiveerd kunnen worden, afhankelijk van de instellingen van het type inkooporder. Als deze delen van het proces niet zijn geactiveerd, worden deze stappen overgeslagen in het proces.

Goedkeuring van het mandaat en de extra goedkeuringsstap

• Als er een mandaatgoedkeuring is geactiveerd voor het inkoopordertype, wordt er een taak voor de mandaatgoedkeurder gegenereerd (Zie het hoofdstuk over "inkoopordertypes" voor meer informatie).

• Als er na de gemandateerde goedkeuring nog een extra goedkeuringsstap nodig is, krijgt de betreffende gebruiker de taak voor de extra goedkeuring.

• Als de inkooporder wordt afgekeurd (via mandaatgoedkeuring of aanvullende goedkeuring), gaat de inkooporder terug naar de aanvrager. Als er geen goedkeuring nodig is, worden de taken overgeslagen.

Leveranciers en leveringen

• Nadat de inkooporder is goedgekeurd, moet de inkooporder worden gesplitst per leverancier. Op het type inkooporder bepaalt de instelling 'Verwerking interne inkooporder' of de POI's automatisch worden gegenereerd na goedkeuring van de POI of dat POI-items handmatig moeten worden toegewezen aan PO(s).

• Als de artikelen handmatig moeten worden toegewezen, kun je een nieuwe POO aanmaken voor een specifieke leverancier en deze markeren als verzamelbestelling. Een verzamelbestelling is handig wanneer verzendkosten van toepassing zijn. Binnen deze verzamelbestelling kunnen de nog niet toegewezen POI-artikelen van dezelfde leverancier worden toegevoegd. De artikelen binnen de POI worden gekoppeld aan de artikelen in de bijbehorende POO. Nadat de POO('s) naar de leverancier is/zijn verzonden, gaat de bijbehorende POI naar de status 'In afwachting van tegeninkooporder'.

• De levering kan zowel in POO en/of POI worden geregistreerd. Dit is ook afhankelijk van de instellingen binnen het type inkooporder.

Leveringen mogelijk:

• Geen goederen ontvangen:
  De inkooporder wordt automatisch gesloten.

• Bestelling volledig geleverd:
  Met één klik wordt de volledige bestelling geleverd en afgesloten.

• Gedeeltelijke levering:
  Op het tabblad Leveringen kunnen de geleverde hoeveelheden voor elk besteld artikel worden geregistreerd. Nadat alle artikelen correct zijn geleverd, wordt de inkooporderstatus automatisch bijgewerkt.

• Bestelling sluiten (geen leveringen meer):
  De inkooporder kan ook handmatig worden gesloten zonder dat er nog items worden ontvangen. In dit geval komen de bestelde hoeveelheden niet overeen met de geleverde hoeveelheden.

Als de leveringen worden geregistreerd in de POI, worden de inkooporders (POO('s)) van de teller ook automatisch geleverd. Als de leveringen worden geregistreerd in de POO('s), is het optioneel om de leveringen ook te registreren in de POI of niet.

Hoe maak je een POO?

Om een "Uitgaande inkooporder" aan te maken klik je op de tegel "Uitgaande inkooporders +" op je startbord of navigeer je in het menu naar "Inkoop" kies je de optie "Uitgaande inkooporders" en klik je op de knop "Uitgaande inkooporders aanmaken".

Image Removed

Deze inkooporder is de order die naar de leverancier wordt gestuurd. De POO kan worden aangemaakt:

• Handmatig als een gewone inkooporder aan de leverancier
  Als de inkooporder handmatig wordt aangemaakt, wordt een soortgelijk proces als bij de POI gebruikt: Aanmaken - Artikelen toevoegen - Indienen - Mandaat en/of extra goedkeuring -> Bestelling verzenden -> Levering. In plaats van te zoeken binnen alle mogelijke artikelen om onafhankelijk van de leverancier te bestellen, moet in de POO eerst de leverancier worden ingesteld. Daarna kunnen de artikelen van die leverancier worden toegevoegd.

• Als deze optie wordt geselecteerd, moet de besteller eerst de specifieke leverancier selecteren voordat hij een keuze kan maken uit de artikellijst van die specifieke leverancier.

• Automatisch vanuit een POI (zie dit proces over "Hoe maak ik een POI")
  Als de POO automatisch wordt aangemaakt vanuit een POI of wordt gebruikt als verzamelopdracht (en alle items dus uit POI's komen), worden verschillende stappen overgeslagen. Bijvoorbeeld het mandaat en/of aanvullende goedkeuring die al zijn uitgevoerd in de POI('s).

• Handmatig als een collectieve inkooporder, waarbij de te bestellen artikelen handmatig kunnen worden toegevoegd op basis van artikelen in POI's
  Binnen de POI zijn dezelfde leveringsopties beschikbaar als hierboven vermeld. Een verschil met het POI-proces is dat de inkooporder na sluiting kan worden gecorrigeerd door de groep die ook de leveringen registreert.

Typen inkooporders

Inkoopordertypes worden gebruikt om de inkooporderprocessen te configureren die de klant wil gebruiken. Standaard wordt er één type inkooporder "Catalogusartikelorder van leverancier" gegenereerd wanneer de module wordt geactiveerd. Voor dit type inkooporder wordt een set vooraf gedefinieerde instellingen gegenereerd. De instellingen bepalen welke velden beschikbaar zijn om te bekijken/bewerken wanneer een nieuwe inkooporder wordt aangemaakt. Bovendien bepalen de instellingen ook of bepaalde stappen van het inkooporderproces worden geactiveerd of dat ze worden overgeslagen.

De klant kan zoveel inkoopordertypes aanmaken als hij wil. Het gewenste type inkooporder moet in elke nieuwe inkooporder worden ingesteld door de gebruiker die de inkooporder aanmaakt. Als slechts één type van toepassing is, wordt dit type automatisch ingesteld en niet getoond aan de gebruiker.

Een type Inkooporder maken

Navigeer in het menu naar "Inkoop" en kies de optie "Typen inkooporders".

Image Removed

Gebruik de knop "Inkoopordertype aanmaken" om een nieuw type inkooporder aan te maken.
Vul de verplichte velden in en druk op de knop "Opslaan en teruggaan".

Instellingen op een type Inkooporder

Naam veld

Beschrijving

Inventaris inkooporder

Ja/Nee, om te kunnen bestellen uit een interne voorraad (Opmerking: de inventarisbeheermodule is vereist voor deze optie)

Gebruik in interne inkooporder

Ja/Nee, om te kunnen gebruiken in een interne inkooporder.

Gebruik kostenplaats in inkooporder

Ja/Nee, om kostencentra te gebruiken in inkooporders

Gebruik catalogusitems

Ja/Nee/Afhankelijk van leverancier, de mogelijkheid om catalogusitems te gebruiken in een inkooporder

Gebruik algemene items

Ja/Nee/Afhankelijk van leverancier, de mogelijkheid om catalogusitems te gebruiken in een inkooporder

Goedkeuring mandaat

Ja/Nee, de instelling voor goedkeuring van het mandaat

Extra goedkeuring

Ja/Nee, de instelling voor aanvullende goedkeuring

Bestelformulier verzenden

Ja/Nee/Afhankelijk van leverancier, de mogelijkheid om catalogusitems te gebruiken in een inkooporder

Afhaalopdracht (POO)

Ja/Nee/Afhankelijk van leverancier, de mogelijkheid om catalogusitems te gebruiken in een inkooporder

Afleveradres in POO

Goederenontvangst registreren

Ja/Nee/Afhankelijk van leverancier, de mogelijkheid om catalogusitems te gebruiken in een inkooporder

Image Removed

Op basis van de gekozen instellingen per inkoopordertype (Zie hoofdstuk over Inkoopordertypes), zijn er verschillende stappen in het Inkooporderproces die geactiveerd of gedeactiveerd kunnen worden.

Goedkeuring mandaat

Er kunnen twee soorten goedkeuringsstappen worden gebruikt in een inkooporder. Beide typen kunnen samen of afzonderlijk worden gebruikt.

De stap Goedkeuring mandaat genereert een taak om de inkooporder goed te keuren of af te wijzen. Er zijn drie opties om te bepalen wie de taak krijgt:

• 1. Altijd goedgekeurd door de manager van de besteller:

  • De manager die geregistreerd staat bij de besteller krijgt de taak om de inkooporder goed te keuren of af te wijzen.

• 2. Goedkeuring door manager afhankelijk van persoonlijk mandaatbedrag:

  • Het persoonlijke mandaat van de besteller wordt geëvalueerd en als het persoonlijke mandaat lager is dan het aankooporderbedrag, wordt het persoonlijke mandaatbedrag van de manager geëvalueerd. De goedkeuring van het mandaat blijft elke manager controleren tot het persoonlijke mandaatbedrag voldoende is. Het mandaatbudget voor inkooporders kan voor een gebruiker worden ingesteld op de contactpersoonpagina.

    Image Removed

• 3. Goedkeuring kostenplaats:

  • Op kostenplaatsniveau kan de gemandateerde goedkeuring worden geregistreerd. Elke contactpersoon heeft een drempelbedrag tot hoeveel hij de inkooporder moet goedkeuren.

Aanvullende goedkeuring

Er kan ook een (extra) goedkeuring worden uitgevoerd. Een vooraf gedefinieerde groep bepaalt welke gebruikers de taak krijgen om goed te keuren. De (extra) goedkeuring kan ook zo worden ingesteld dat deze alleen plaatsvindt als het orderbedrag hoger is dan een vooraf gedefinieerd bedrag. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om elke inkooporder boven de 10.000 euro te laten goedkeuren door de inkoopafdeling (naast een eventuele mandaatgoedkeuring voor die stap).

Levering

In sommige gevallen is het mogelijk om bestellingen af te halen (in plaats van te laten bezorgen) op de locatie van de leverancier. Dit kan worden aangegeven (bij een POO). Als dit is toegestaan, is het mogelijk om een suborganisatie/afdeling van de geselecteerde leverancier te kiezen om aan te geven dat de artikelen daar worden afgehaald (dit wordt ook getoond op het PDF-bestelformulier).

Voor zowel POO als POI is het mogelijk om te bepalen of het afleveradres bewerkbaar is of niet. Het is ook mogelijk om aan te geven dat het afleveradres moet worden ingesteld op basis van een eigenschap. in dat geval wordt een eigenschapveld zichtbaar in de inkooporder.

Standaard wordt het afleveradres ingesteld op basis van de organisatie van de maker van de bestelling van de koper. In een POI kan het afleveradres worden verborgen.

Goederenontvangst

Het is mogelijk om de ontvangst van de artikelen te registreren. Zo niet, dan wordt het proces beëindigd nadat de bestelling naar de leverancier is verzonden.

In een inkooporder voor inventarisartikelen is het register van de goederenontvangst verplicht, omdat dat nodig is om de voorraad bij te houden.

Voor catalogus en/of generieke items is de optie om goederenontvangst te registreren optioneel. Als dit is ingesteld op ja, zorg er dan voor dat je ten minste één opslag (magazijn) hebt, omdat hiervoor een opslag nodig is (een dummy opslag zonder extra instellingen is voldoende).

De optie om de goederenontvangst te registreren kan ook per leverancier worden opgegeven. Bij het bestellen via een POI kan de initiële registratie van de goederenontvangst in de POI of POO worden uitgevoerd. Bij het registreren van de goederenontvangst via de POO kun je bepalen of de goederenontvangst in de POI handmatig of automatisch wordt uitgevoerd. Als dit handmatig wordt gedaan, gaat de POI naar de status "Tegenorder geleverd" en kan de POI ook worden geleverd. Dit kan worden gebruikt als de goederen (via een verzamel-PO) eerst op een centraal punt worden afgeleverd en later kunnen worden opgehaald door de makers van de oorspronkelijke POI's.

De ontvangst van goederen kan worden geregistreerd door de aanmaker van de inkooporder of door een vooraf gedefinieerde groep (bijvoorbeeld een baliegroep of de voorraadbeheergroep).

Leveranciersafhankelijke instellingen voor het type Inkooporder

Sommige instellingen van het type Inkooporder kunnen op leveranciersafhankelijk niveau worden gespecificeerd. Er is een set overeenkomende instellingen op de contactpagina van de leverancier die overeenkomen met de instellingen die van toepassing zijn. Stel dat een instelling op het type inkooporder is ingesteld op "Leveranciersafhankelijk". In dat geval bepalen de instellingen op de contactpagina van de leverancier of een veld of functie wel of niet beschikbaar is of wordt uitgevoerd.

Om toegang te krijgen tot de leveranciersafhankelijke instellingen; Navigeer naar Contacten > Organisaties > Selecteer een leverancier > Klik op op het tabblad "Verwante objecten" > Inkooporders.

Image Removed

Samenvatting

How to create a POI

How to create a POI You can create purchase orders by using the icon on the startBoard. Image Added Order from internal stock: If the inventory management module is activated, a POI creates an internal purchase order and orders from the available internal stock. Order directly from an external supplier: If no inventory management is activated, the creation of a POI is in fact used to order directly from the suppliers. Create and submit the order Fill in the subject of the purchase order; Choose the purchase order type (if applicable). The purchase order type selected will determine the fields, functions, and parts of the process that will be activated. Fill in the mandatory fields that present themselves after selecting the purchase order type. In our example, the building is a required field; Add catalog items; This can be done by using the button or (if decided by the purchase order type) via an include on the bottom of the page. Image Added Use the search filter or click ‘Search’ to show all available items. Select the items that you want to order and click on “Add selected items”; Image Added You can now adjust the quantity per item; Image Added Click on submit; In our example, the setting “Approval by manager depending on personal mandate amount” is set on the purchase order type “Cleaning supplies”. Our orderer does not have the mandate to approve such an expensive order, hence the manager of the orderer must approve this order before it can be sent to the supplier. A task will be generated for the manager to approve the order. Note: This is still in the POI process, and no individual POOs have been created yet. Mandate approval of the POI The manager can approve or reject the order. After approval, the items are ordered. When rejected, a task is generated for the requestor. This person can change the order and submit it again, or cancel the order. Image Added What happens after approval of the POI? What happens now mainly depends on the settings of the purchase order type. In our example, the additional approval step has not been activated, so the individual POOs are now created. For every unique supplier from the order list, a POO is generated. Also, since our purchase order type does not require manual processing, the order per POO is automatically sent by email to each individual supplier. Details on your POI The linked POOs can be viewed by opening the POI you created. Open your POI (for example via the “My internal purchase orders“ button on your startBoard) Open the include ‘Linked outgoing purchase order’ include, see screenshot below. Image Added Registering the delivery In our example the option of deliveries has been activated on the purchase order type “Cleaning Supplies” for the orderer (= the person who ordered the POI). This person now gets a task to register the delivered goods. A task per POO will be available in the task list of this user. Image Added The orderer has the option between “Order completely delivered” or “Close order (delivered incomplete)”. Both options will close the purchase order. Image Added Info The settings of the purchase order types you choose, determines how the proces goes and what field and buttons are available. For example: an POO purchase order type will not be shown within a POI.

Expand
title What is a Purchase Order Outgoing (POO)?
What is a Purchase Order Outgoing (POO)? A POO stands for "Purchase Order Outgoing" and refers to orders that are sent to an external supplier. There are two ways to use a POO. 1. Order inventory items from supplier to restock inventory When inventory items aren't in stock anymore, or they are below the minimum stock, the inventory items need to be ordered from the supplier in order to refill the stock. The purchasing/inventory department checks if inventory items need to be restocked. An automatic order advice (POO) can be generated for all inventory items where the stock is below minimum (more information about this via Inventory Management) Image Added 2. Order catalog items from a supplier This form of purchasing is done by first selecting the specific supplier, thereby a list of order-able items from the specific supplier is available for purchasing. The POO can be created manually as a regular purchase order, automatically from a POI, or manually as a collective order, where POI items to be ordered can be added manually. The ordered items will not be kept in inventory. Image Added

Expand
title Process: POO (Order catalog items directly from a supplier)
Process of POO Image Added Creating a POO After creating a new purchase order the subject and description can be entered. Also, the purchase order type must be selected. If the client only uses one purchase order type, the purchase order type will automatically be selected and will not be visible to the end user. After selecting the purchase order type, all the settings from the purchase order type will be activated within the process. Fields and functions on the page become visible depending on the purchase order type settings (supplier information, delivery information, financial information). Also depending on the purchase order type, the user can add catalog- and/or generic items to the purchase order. This can be done in the include at the bottom of the screen. There are also certain parts of the process that can be activated depending on the purchase order type settings. If these parts of the process have not been activated, these steps will be skipped in the process. Mandate approval and the additional approval step In case a mandate approval has been activated for the purchase order type, a task for the mandate approver will be generated (See the chapter about “purchase order types” for more information). If an additional approval step is also needed after the mandated approval, the relevant user receives the task for the additional approval. If the purchase order is rejected (via mandate approval or additional approval), the purchase order will go back to the requestor. If no approval is necessary, the tasks will be skipped. Suppliers and deliveries After the purchase order is approved, the purchase order needs to be split per supplier. On the purchase order type the setting 'Processing internal purchase order' determines if the POOs are generated automatically after approving the POI or if POI items need to be manually assigned to POO(s). When the items need to be assigned manually, you can create a new POO for a specific supplier and mark it as a collective order. A collective order is useful when shipping costs apply. Within this collective order, the not yet assigned POI items from the same supplier can be added. The items within the POI will be linked to the items in the corresponding POO. After the POO(s) are/is sent to the supplier, the corresponding POI will go to the status 'Awaiting counter purchase order'. The delivery can be registered in both POO and/or POI. This is also depending on the settings within the purchase order type. Deliveries possible: No goods recieval: The purchase order will be closed automatically. Order completely delivered: With one click, the complete order is delivered and closed. Partial delivery: On the Deliveries tab, the delivered quantities can be registered for each ordered item. After all items are delivered correctly, the purchase order status will be updated automatically. Close order (no more deliveries): The purchase order can also be closed manually without receiving any more items. In this case, the ordered quantities do not match the delivered quantities. If the deliveries are registered in the POI, the counter's purchase orders (POO(s)) will also be delivered automatically. If the deliveries are registered in the POO(s), it is optional to also register the deliveries in the POI or not.

Expand
title How to create a POO?
How to create a POO? To create an “Outgoing purchase order” click on the tile “Outgoing purchase orders +” on your startBoard or navigate in the menu to “Purchasing” choose the option “Outgoing purchase orders”, and click the button “Create outgoing purchase orders.” Image Added This purchase order is the order which is sent to the supplier. The POO can be created: Manually as a regular purchase order to the supplier If the purchase order is created manually, a similar process to the POI is used: Create - Add items - Submit - Mandate and/or additional approval -> Send order -> Delivery. Instead of searching within all possible items to order independently from the supplier, in the POO, the supplier must be set first. After that, the items from that supplier can be added. When selecting this option, the orderer has to first select the specific supplier before selecting from the item list from that specific supplier. Automatic from a POI (see this process on “How to create a POI”) If the POO is automatically created from a POI or used as a collective order (and thus, all items come from POIs), several steps will be skipped. For example the mandate and/or additional approval which are already executed in the POI(s). Manually as a collective purchase order, where the items to order can be added manually based on items in POIs Within the POO the same delivery options are available as mentioned above. A difference with the POI process is that the purchase order can be corrected after closing by the group which also registers the deliveries. Info When the client doesn't use inventory management, but wants to register the receival of the goods (delivery), a dummy storage location needs to be added.

Expand
title Purchase order types
Purchase order types Purchase order types are used to configure the purchase order process(es) the client wants to use. By default, one purchase order type “Catalog item order from supplier” is generated when the module is activated. A set of pre-defined settings is generated for this purchase order type. The settings determine what kind of fields are available to view/edit when a new purchase order is created. Moreover, the settings also determine if certain steps of the purchase order process are activated or if they will be skipped. The client can create as many purchase order types as desired. The desired purchase order type needs to be set in each new purchase order by the user creating the purchase order. If only one type is applicable, this type will be automatically set and will not be shown to the user. Create a Purchase order type Navigate in the menu to “Purchasing” and choose the option “Purchase order types” Image Added Use the button “Create purchase order type” to create a new purchase order type. Fill in the required fields and press the “Save and return” button. Settings on a Purchase order type Field name Description Inventory purchase order Yes/No, to be able to order from an internal stock (Note: The inventory management module is required for this option) Use in internal purchase order Yes/No, to be able to used in an internal purchase order. Use costcenter in purchase order Yes/No, to use cost centers in purchase orders Use catalogitems Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order Use generic items Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order Mandate approval Yes/No, the setting for mandate approval Additional approval Yes/No, the setting for additional approval Send order form Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order Pick up order (POO) Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order Delivery address in POO Register goods receival Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order Image Added Based on the settings chosen per purchase order type (See chapter about Purchase Order types), there are several steps in the Purchase order process that can be activated or deactivated. Mandate approval Two types of approval steps can be used in a purchase order. Both types can be used together or separately. The mandate approval step generates a task to approve or reject the purchase order. There are three options to determine who gets the task: 1. Always approve by the manager of the orderer: The manager registered with the orderer gets the task to approve or reject the purchase order. 2. Approval by manager depending on personal mandate amount: The personal mandate of the orderer is evaluated, and if the personal mandate is lower than the purchase order amount, the personal mandate amount of the manager is evaluated. The mandate approval continues to check each manager until the personal mandate amount is enough. The mandate budget for purchase orders can be set for a user on the contact person page. Image Added 3. Cost center approval: On the cost center level, the mandated approval can be registered. Each contact has a threshold amount up to how much they need to approve the purchase order. Additional approval An (additional) approval can also be executed. A predefined group determines the users who will get the task to approve. The (additional) approval can also be set to take place only if the order amount is greater than a pre-defined amount. This makes it, for instance, possible to have every purchase order above 10.000 euros be approved by the purchase department (next to any mandate approval before that step). Delivery In some cases, it is possible to pick up orders (instead of having them delivered) at the location of the supplier. This can be indicated (for a POO). If this is allowed, it is possible to choose a sub-organization/department of the selected supplier to indicate that the items will be picked up there (this will also be shown on the PDF order form) For both POO and POI, it is possible to determine if the delivery address is editable or not. It is also possible to indicate that the delivery address should be set based on a property. in that case, a property field becomes visible in the purchase order. Per default, the delivery address is set based on the organization of the creator of the purchaser order. In a POI the delivery address can be hidden. Goods receival It is possible to register the receival of the items. If not, the process will end after the order is sent to the supplier. In an inventory item purchase order, the register of the goods receival is mandatory since that is needed to keep the stock up to date. For catalog and/or generic items, the option to register goods receival is optional. If this is set to yes, make sure to have at least one storage (warehouse), as this requires a storage (a dummy storage without any extra settings is enough) The option to register the goods receival can also be specified per supplier. When ordering via a POI, the initial registration of the goods receival can be executed in the POI or POO. When registering the receival of goods via the POO, you can determine if the goods receival in the POI is executed manually or automatically. If done manually, the POI will go to the status "Counter order delivered" and the POI can then also be delivered. This can be used if the goods are delivered (via a collective POO) to a central point first and can be picked up later on by the creators of the initial POIs The receival of goods can be registered by the creator of the purchase order or a pre-defined group (for instance a front desk group or the inventory manager group). Supplier-dependent settings on the Purchase order type Some of the settings on the Purchase order type can be specified on a supplier-dependent level. There is a set of matching settings on the contact page of the supplier that corresponds to the settings that are applicable. Suppose a setting on the purchase order type is set to “Supplier dependent”. In that case, the settings on the contact page of the supplier will determine whether or not a field or function is available or executed. To access the supplier-dependent settings; Navigate to Contacts > Organizations > Select a supplier > Click on the “Related objects” tab > Purchase orders. Image Added

Summary

Search