Legislations

Wat What is wetgevinglegislation? Wetgeving is een wet of verzameling regels met betrekking tot een bepaalde activiteit.

Om naar de nalevingstaak te gaan, navigeer je via de menuoptie "Naleving" naar "Wetgeving".

Image Removed

Eerst kun je een zoekopdracht instellen met de volgende filteropties.
Je kunt bijvoorbeeld filteren op een naam of een object waaraan het gerelateerd is. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht te maken zonder filters.

Image Removed

Je krijgt een overzicht van de verschillende wetgevingen. Wetgeving met een "+" ervoor maakt deel uit van een hiërarchie. Door op de + te klikken worden de subitems van die specifieke wetgeving zichtbaar.

De weergave is verdeeld in 7 kolommen:

• Naam: de naam van de wetgeving

• In verband met: is de wetgeving van toepassing op/gerelateerd aan een eigendom, een actief of beide?

• Land: het land waar deze wetgeving van toepassing is

• Code: de code van de wetgeving

• Klantspecifieke wetgeving: Ja of nee. Is het een klantspecifieke regeling (wetgeving)?

• Laatste update: de datum van de vorige update

• Voorblad: een voorbeeld van de omslagweergave.

Om een wetgeving te openen, klik je op de naam. Om een nieuwe wetgeving (of klantspecifieke regelgeving) toe te voegen, druk je op de knop "Wetgeving toevoegen"Legislation is a law or set of rules relating to a particular activity.

To navigate to the compliance task, navigate via the menu option “Compliance” to “Legislation.”

Image Added

First, you can set a search query with the following filter options.
For example, you can filter on a name or an object it is related to. You can also leave it empty to create an overview without any filters applied.

Image Added

You will get an overview of the different legislations. Legislations with a “+“ in front of them are part of a hierarchy. By clicking on the + the subitems of that particular legislation become visible

The view is divided into 7 columns:

• Name: the name of the legislation

• Related to: is the legislation applicable for/related to a property, an asset or bothi

• Country: the country where this legislation applies

• Code: the code of the legislation

• Client-specific legislation: Yes or no. Is it a cliënt specific regulation (legislation)?

• Last update: the date of the previous update

• Cover page: a preview of the cover view.

To open a legislation, click on the name. To add a new legislation (or cliënt specific regulation), press the “Add legislation” button.

Overzicht naleving

Om naar het complianceoverzicht te navigeren, klik je op de tegel "Complianceoverzicht" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Complianceoverzicht".
Hier zie je verschillende overzichten van nalevingsdocumenten.

Image Removed

Eerst kun je een zoekopdracht instellen voor je overzicht met de volgende filteropties.
Je kunt bijvoorbeeld filteren op een specifieke eigenschap of wetgeving. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht te maken zonder filters toe te passen.

Image Removed

De nalevingsitems zijn onderverdeeld in verschillende categorieën; hier volgen enkele voorbeelden:

• Vervallen documenten (voldoen niet meer aan de voorschriften)

• Documenten met een herinnering aan de vervaldatum

• Ontbrekende documenten (gebaseerd op gekoppelde wetgeving)

Met de knop(pen) "Exporteren naar Excel" in elk van de overzichten kun je een lijst exporteren van de nalevingsitems per categorie. Als je het volledige overzicht wilt exporteren, gebruik dan de knop "Exporteren naar Excel" in de rechterbovenhoek. De items zijn allemaal kleurgecodeerd: de betekenis van de kleuren is zoals hieronder vermeld:

• Rood
  Niet in overeenstemming

• Blauw
  Document niet van toepassing

• Groen
  Conform

Compliance overview

To navigate to the compliance overview, click on the “Compliance overview” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance overview.”
Here, you will see different overviews regarding compliance documents.

Image Added

First, you can set a search query for your overview with the following filter options.
For example, you can filter on a specific property or legislation. You can also leave it empty to create an overview without any filters applied.

Image Added

The compliance items are presented into different categories; here are a few examples:

• Expired documents (no longer compliant)

• Documents with a reminder of the expiration date

• Missing documents (based on linked legislation)

By using the “Export the Excel” button(s) in each of the overviews, you can export a list of the compliance items per category. If you want to export the complete overview, use the “Export to Excel” button on the top right corner. The items are all color-coded: the meaning of the colors are as noted next:

• Red
  Not compliant

• Blue
  Document not applicable

• Green
  Compliant

So now you can see on which items an action is needed. You can click on the reference or asset/property to see the item’s details.

Grafieken voor naleving

Om naar de compliancegrafieken te navigeren, klik je op de tegel "Compliancegrafieken" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliancegrafieken".

Image Removed

• Compliance score activa per wetgeving

• Documenten voor nalevingsscores

Compliance graphs

To navigate to the compliance graphs, click on the “Compliance graphs” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance graphs.”

Image Added

First, you can set a search query for your graphics. For example, you can filter on a specific property or legislation. You can also leave it empty to create an overview without any filters. Works the same as the Compliance overviews.

Here, you will see different graphics regarding compliance documents. A few examples of graphics that are shown are:

• Compliance score assets per legislation

• Compliance score documents

To export the graphics to Excel, use the “Export to Excel” button on the top right corner. All the graphs will be exported into one Excel file; different charts will be put in separate tabs.

Taken voor naleving

Om naar de compliance taken te navigeren, klik je op de tegel "Compliance taak" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliance taken". Op het Compliance dashboard is er ook een overzicht dat meteen je eigen taken toont.

Image Removed

Je kunt filteren op de persoon aan wie de taken zijn toegewezen.

Image Removed

Je ziet een lijst met de taken voor die specifieke persoon, die je in het filter hebt geselecteerd. De taak heeft ook een kleurcode, zodat je kunt zien welke taak prioriteit heeft.

Image Removed

Hoe een compliance-taak afhandelen

Laten we eens kijken hoe je verschillende taken aanpakt.
Klik op de "Documentreferentie" om een taak te openen.

Registreer de oorspronkelijke referentiedatum.
Voer de initiële referentiedatum in (meestal is dit de ingebruikname datum van het object). Op basis van deze datum wordt de initiële vervaldatum van dit document bepaald. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om deze taak te voltooien.

Image Removed

Een nieuw document uploaden/indienen
Gebruik de knop 'Nieuw document uploaden' om een nieuw document te uploaden. Zorg ervoor dat de 'Laatste uitvoeringsdatum' up-to-date is en geef aan of er blokkerende restpunten van toepassing zijn. Klik vervolgens op 'Nieuw document indienen' om de taak af te ronden.

Image Removed

Compliance tasks

To navigate to the compliance tasks, click on the “Compliance task” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance tasks.” On the Compliance dashboard there is also an overview which shows your own tasks immediately.

Image Added

You can filter on the person to whom the tasks are assigned to.

Image Added

You will see a list with the task for that specific person, which you selected in the filter. The task also has a color code, so you can see which task has priority.

Image Added

How to handle a compliance task

Let`s take a look at how to handle different tasks.
Click on the “Document Reference” to open a task.

• Register initial reference date.
  Enter the initial reference date (usually, this is the commissioning date of the object). Based on this date, the initial expiration date of this document is determined. Press the “Save and return” button to finish this task.

  Image Added

• Upload/submit a new document
  Use the 'Upload new document' button to upload a new document. Make sure the 'Last execution date' is up-to-date and indicate whether any blocking remaining points apply. Then click on 'Submit new document' to finish the task.

  Image Added

• Remaining points handled
  As the remaining points have been handled, add a description, the handle date must be entered, and the delivery document regarding the remaining points can be uploaded via the paperclip next to the 'Delivery document remaining points' field. Press the “Remaining points handled” button to finish the task.

  

Naleving Activa

Om naar Compliance-activa te navigeren, ga je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliance-activa".

Image Removed

Hier kun je een filter instellen voor een zoekopdracht naar "Compliance Assets".

Image Removed

Na een zoekopdracht verschijnt er een lijst met bedrijfsmiddelen waarop naleving van toepassing is: Het is mogelijk dat er nog geen wetgeving is gekoppeld en dat er nog geen regels van toepassing zijn.

Image Removed

Klik op de referentie om een onderdeel te openen en de details te bekijken.

Image Removed

Hoe "Compliance" toevoegen aan een bedrijfsmiddel

Image Removed

• Gekoppelde wetgeving
  Op dit tabblad kun je een of meer wetgevingen toevoegen die van toepassing zijn op dit bedrijfsmiddel door de knop "Wetgeving toewijzen" te gebruiken en te zoeken naar de gewenste wetgeving(en), er een of meer te selecteren en op de knop "Geselecteerde wetgevingen toewijzen" onderaan te drukken om ze toe te voegen.

• Wetgevingsdocumenten
  Hier vind je een lijst met wetgevingsdocumenten die nodig zijn voor deze activa, gebaseerd op de gekoppelde wetgeving

• Gebruikers geautoriseerd in deze context (Naleving)
  Een overzicht van gebruikers die geautoriseerd zijn om de compliance-items voor dit specifieke bedrijfsmiddel te bekijken
  Je kunt (nieuwe) gebruikers autoriseren met betrekking tot de compliance van deze asset door de knop "Toevoegen" op dit tabblad te gebruiken.
  

  Image Removed

Compliance Assets

To navigate to Compliance assets, navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance Assets.”

Image Added

Here, you can set a filter for a search query for “Compliance Assets.”

Image Added

After a search, a list of assets with compliance applicable will show up: It is possible that no legislation is linked yet and no rules apply yet.

Image Added

Click on the reference to open an asset to view the details.

Image Added

How to add “Compliance” to an asset

To use “Compliance” with an asset, the field “Compliance applicable” must be set to “Yes,” and the tab “Compliance” will be available.

Here, you can add a “Code” to an asset. The code is one of the available Compliance codes in the system. Later in this article, we will explain how to add codes.

Image Added

You have three different tabs in the include on the “Compliance” tab.

• Linked legislations
  On this tab, you can add one or more legislations that applies to this asset by using the “Assign legislation” button and search for the desired legislation(s), select one or more, and press the “Assign selected legislations” on the bottom to add them.

• Legislations documents
  Here, you can find a list of legislations documents necessary for this asset, based on the linked legislation

• Users authorized in this context (Compliance)
  An overview of users authorized to see the compliance items for this specific asset
  You can authorize (new) users regarding this asset's compliance by using the “Add” button in this tab.
  

  Image Added

You can give different rights to users:

• approve compliance items for this asset (if approval is applicable),

• view compliance items for this asset

• upload documents for the compliance items for this asset,

• overall manage compliance items for this asset.
  
  Select the relevant rights and after that, select the users you want to give these rights to in the context of this asset.
  

  

Suggesties voor wetgeving

Wetgevingssuggesties worden alleen gegenereerd voor bedrijfsmiddelen waar nog geen wetgeving aan gekoppeld is en waar een code aan het bedrijfsmiddel gekoppeld is.

Legislation suggestions

To navigate to “Legislations suggestions”, navigate via the menu option “Compliance” to “Legislation suggestions”. The suggestions are based on assets with assigned codes without a legislation linked to them.

Search for any already suggested legislations. If there are no suggestions available or you want to generate new suggestions, press the “Generate legislation suggestions”.

Based on the code linked to the asset and the code specified in the legislation, a legislation is suggested per asset. If there is only one legislation found, the legislation is directly suggested. If more legislations might apply, the user need to specify one of the suggested legisaltions that might apply themselves.

Legislation suggestions are only generated for assets where no legislation is linked yet and where a code is linked to the asset.

If the user agrees with the suggestions, the user can select the relevant suggestions and press “Assign suggested legislations to selected assets“.

Nalevingsdocumenten

Om een lijst of overzicht van alle nalevingsdocumenten te zien, navigeer je via de menuoptie "Naleving" naar "Nalevingsdocumenten".

Zoek naar nalevingsdocumenten door de velden voor de zoekopdracht in te vullen en op de knop "Zoeken" te drukken.
Klik op de referentielink om een document te openen.

Image Removed

Compliance documents

To see a list or overview of all compliance documents navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance documents.”

Search for compliance documents by filling in the search query fields and pressing the “Search” button.
To open a document, click on the reference link.

Image Added

Here, you can see the general details of the document. For example, if approval is needed and the frequency. You can upload new documents by using the corresponding button. If the document is no longer complaint, you will also see a warning in red letters in the top right corner.

Nalevingscodes

Nalevingscodes kunnen worden opgezocht en beheerd via de menuoptie "Naleving" naar "Nalevingscodes".

Zoek naar nalevingscodes door de velden voor de zoekopdracht in te vullen en op de knop "Zoeken" te drukken.
Klik op de referentielink om een nalevingscode te openen.

Je kunt codes toevoegen met de twee knoppen "Codes genereren uit standaardlijst" en "Nieuwe code toevoegen".
Met de optie "Genereer codes uit standaardlijst" genereert u (alle) codes uit een vooraf gedefinieerde standaardlijst.

Image Removed

Nadat je een "Compliance code" hebt geopend, kun je deze bewerken. Je wijzigt bijvoorbeeld de naam, referentiecode, beschrijving en waar de code bij hoort. Je kunt zien welke bedrijfsmiddelen aan deze code zijn gekoppeld in de include.

Image Removed

Genereer codes uit een standaardlijst.

Je kunt codes genereren uit de standaardlijst, selecteer de lijst en druk op de knop "Genereer codes uit geselecteerde lijst", waarna alle codes in die lijst worden gegenereerd.

Image Removed

Nieuwe code toevoegen

Je kunt ook handmatig een code toevoegen. Klik op de knop "Nieuwe code toevoegen" en vul alle gegevens in, zoals in het onderstaande voorbeeld. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om de code af te ronden.

Image Removed

Compliance codes

Compliance codes can be searched and managed via the menu option “Compliance” to “Compliance codes.”

Search for compliance codes by filling in the search query fields and pressing the “Search” button.
To open a compliance code, click on the reference link.

You can add codes using the two buttons “Generate codes from standard list” and “Add new code.”
With the “Generate codes from standard list” option, you will generate (all) the codes from a pre-defined standard list.

Image Added

After opening a “Compliance code,” you can edit it. For example, you change the name, reference code, description, and where the code belongs to. You can see which assets are linked to this code in the include.

Image Added

Generate codes from a standard list.

You can generate codes from the standard list, select the list, and press the “Generate codes from selected list” button, and all the codes in that list will be generated.

Image Added

Add new code

You can also manually add a code. Click the “Add new code” button and fill in all the details, as shown in the example below. To finalize the code, press the “Save and return” button.

Image Added

• Je kunt You can efficiently track and handle compliance-gerelateerde taken, documenten en wetgeving efficiënt bijhouden en afhandelen, terwijl je ook gebruikersautorisaties voor compliance-activa kunt toewijzen en beheren.

• Je kunt wetsvoorstellen genereren op basis van toegewezen codes.

• related tasks, documents, and legislations while also assigning and managing user authorizations for compliance assets.

• You can generate legislation suggestions based on assigned codes.