De geavanceerde zoekfunctie gebruiken

• Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om naar "Geavanceerd zoeken" te gaan. Met deze optie kun je zoeken op categorie, gekoppelde eigenschap of fabrikant.

Hiërarchie

• Een hiërarchie kan worden toegepast op Activa. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

Module-instellingen voor activa

Using the search functionality

• Type in “beamer” in the search bar and press Search. The query will return assets that have to do with “beamer.” A lot (but not all!) of fields that you see when opening an asset are searched. Examples of fields that are searched are name, external reference, serial number, trade name, and description.

• Note: the search functionality does not query the ‘Category field.’ So if you want to, for example, find all laptops, you should use the advanced search to search for assets with that category

• If you leave the search bar empty and press search, you will see all the assets available in the system.

Image Added

Using the advanced search functionality

• Click the drop-down button next to the “Search” button to access “Advanced search.” You can search for category, linked property, or manufacturer using this option.

Look up asset information

• Enter a keyword and click Search.

• Open “an asset by clicking on the Reference number. After opening the asset, you can see information regarding the asset. Given the proper access rights, you can directly edit the fields. Greyed-out fields are non-editable (due to access restrictions or because they are derived fields). It`s also possible to add a picture of the object.

Use a QR code scan to lookup information

• If a QR code is present on an asset, you can use the scan functionality instead of a keyword to find your asset.

• When the asset is opened, you can directly book a ticket using the ‘Create request’ button.

Hierarchy

• A hierarchy can be applied to Assets. For example, to make clear what SIM card belongs to which phone. To set this up, the 'Part of' field is used.

Module settings for assets

• There are very few module settings.

• The module setting ‘Automatically generate QR-code’ determines if a QR code is generated for a new asset.

• An asset can be assigned to a contact. A so-called ‘object use’ (USE-xxx) wordt aangemaakt bij het koppelen van een bedrijfsmiddel. De startdatum is verplichtis created when linking an asset. The start date is mandatory.

• In de the HRM -instroom-/uitstroommodule worden objectgebruiken ook gebruikt om activa aan gebruikers te koppelen. Activa kunnen ook handmatig aan gebruikers worden gekoppeld. Dit wordt verderop in dit hoofdstuk beschreven.

• Het veld Aantal kan aangeven hoeveel er van dat goed beschikbaar zijn.

  • Opmerking: het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Gebruiken" heeft dezelfde waarde als het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Algemeen".

• De instelling 'Overmatig gebruik' bepaalt het gedrag bij het toewijzen van de asset aan gebruikers. Als deze instelling leeg blijft, wordt de instelling 'Niet toegestaan' gebruiktinflow/ outflow module, object uses are also used to link assets to users. Assets can also be linked to users manually. This is described later on in this section.

• The quantity field can indicate how many of that asset are available.

  • Note: the ‘Quantity’ field on the ‘Use’ tab holds the same value as the ‘Quantity' field on the 'General’ tab.

• The ‘Overuse’ setting determines the behavior when assigning the asset to users. When left empty, the setting ’Not allowed' is used.

Nadat je een object hebt geopend, kun je op het tabblad 'Verwante objecten' klikken. Gekoppelde objecten worden getoond afhankelijk van welke modules actief zijn en je toegangsrechten.

Goed om te weten:

• Een contract wordt gekoppeld wanneer het actief als contractpost aan het contract wordt toegevoegd.

• Een verzoek is gekoppeld wanneer het bedrijfsmiddel is ingesteld in het veld 'bedrijfsmiddel' op het verzoek.

• Een reservering wordt gekoppeld wanneer het bedrijfsmiddel als reserveerbaar object wordt toegevoegd aan de reservering.

In de schermafbeelding:

• De modules Aanvraag, Contract en Reservering zijn actief;

• De module Controlelijsten is niet actief;

• De gebruiker heeft geen toegang tot de module Werkopdrachten.

Je kunt de gekoppelde instanties per gekoppeld object openen door op de hyperlink te klikkenAfter opening an asset, you can click the 'Related objects tab. Link objects are shown depending on which modules are active and your access rights.

Good to know:

• A contract is linked when the asset is added as a contract item to the contract.

• A request is linked when the asset is set in the ‘asset’ field on the request.

• A reservation is linked when the asset is added as a reservable object to the reservation.

In the screenshot:

• The request, contract, and reservation modules are active;

• The checklists module is not active;

• The user does not have access to the Work order module.

You can open the linked instances by linked object by clicking on the hyperlink.