User licenses

Every user must have a user license to access the system, and a customer is billed per user license. Costs vary depending on the type of license. For pricing information, please contact your account manager or the sales department.

Each Workplace Management tenant is initially allocated a fixed number of user licenses per type based on the contract. Additional user licenses can be acquired through the sales department or your account manager.

To view the available user licenses, an overview is accessible on the bottom of the administrator startboard:

...

Different license types

...

All user license types can be categorized into the following three:

1. Requestor: Users with this license type can create and edit their own reservations, requests, visitors, and purchase orders (If they are also authorized to do so per module). But cannot edit any other objects.

2. Limited User: Users with this license type can edit reservations, requests, visitors, and purchase orders created by other users. For example, service desk employees who handle requests or receptionists who manage visitor arrivals. But cannot edit any other objects.

3. Full User: This license type grants users unrestricted rights to create and modify all objects within the system. It is necessary for editing all other objects, such as Master Data.

In addition to the basic license types mentioned above, there are other types available. These licenses carry no restrictions similar to the full-user license type. They are primarily designed for managing specific users separately from others. For example:

• Administrator: This license type is typically used for automated users, such as web service users, and sometimes for administrative users. It helps distinguish these users from normal users but does not grant administrator rights by itself.

• Special User: This license type is reserved for specific cases, often related to customer-specific requirements. This is often a commercial choice if, for instance, the customer requires some full user licenses for a limited scope (e.g. only to edit one field on a work order). In that case, as a commercial gesture, a different fee can be agreed upon for these users and to track which users have this 'special' user, this license type is used.

• System Administrator: Users with this license type cannot log in. They are solely designated for the user set in the "client.adminSystemUserId" field, which is automatically configured when the implementation consultant logs in to set up the tenant for the first time.

Assigning a user license to a user

Assigning a user license is straightforward. Simply select the desired "User License" from the dropdown menu on the 'user license' field on the user page. However, a user can only be assigned a user license if it is still available; otherwise, an error will occur.

If a particular type of user license becomes unavailable, there are two options to make it available again:

1. Self-Management: Change the user licenses of other users to a different (available) type, freeing up the desired license type.

2. Archiving Users: Archive users who possess the unavailable license type. Archived users do not count towards the used user licenses, making the license available for reassignment.

...

Gebruikerslicenties

Elke gebruiker moet een gebruikerslicentie hebben om toegang te krijgen tot het systeem, en een klant wordt gefactureerd per gebruikerslicentie. De kosten variëren afhankelijk van het type licentie. Neem voor prijsinformatie contact op met je accountmanager of de verkoopafdeling.

Elke huurder van Workplace Management krijgt in eerste instantie een vast aantal gebruikerslicenties per type toegewezen op basis van het contract. Extra gebruikerslicenties kunnen worden aangeschaft via de verkoopafdeling of uw accountmanager.

Om de beschikbare gebruikerslicenties te bekijken, is er een overzicht beschikbaar onderaan het startpaneel van de beheerder:

...

Verschillende licentietypen

Er zijn verschillende soorten gebruikerslicenties. Een gebruikerslicentie bepaalt de maximale opties die een gebruiker heeft in het systeem. De daadwerkelijke opties (bijv. modules, opties om te maken of te bekijken) worden altijd bepaald op basis van de specifieke autorisatie (Via systeemgroepen of gebruikersprofielen. Zie: Authorizing users) die een gebruiker krijgt.

Een gebruiker kan bijvoorbeeld de gebruikersgroep 'Beheerder' krijgen, maar zonder een volledige gebruikerslicentie kan hij alleen alle objecten bekijken, niet maken of bewerken.

Alle typen gebruikerslicenties kunnen in de volgende drie categorieën worden onderverdeeld:

1. Verzoeker: Gebruikers met dit licentietype kunnen hun eigen reserveringen, aanvragen, bezoekers en inkooporders maken en bewerken (als ze daar per module ook voor geautoriseerd zijn). Maar kunnen geen andere objecten bewerken.

2. Beperkte gebruiker: Gebruikers met dit licentietype kunnen reserveringen, aanvragen, bezoekers en inkooporders bewerken die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld servicedeskmedewerkers die aanvragen behandelen of receptionisten die binnenkomende bezoekers beheren. Maar kunnen geen andere objecten bewerken.

3. Volledige gebruiker: Dit licentietype geeft gebruikers onbeperkte rechten om alle objecten in het systeem te maken en te wijzigen. Het is noodzakelijk voor het bewerken van alle andere objecten, zoals stamgegevens.

Naast de hierboven vermelde basislicentietypes zijn er nog andere types beschikbaar. Deze licenties hebben geen beperkingen die vergelijkbaar zijn met het full-user licentietype. Ze zijn in de eerste plaats ontworpen om specifieke gebruikers afzonderlijk van andere gebruikers te beheren. Bijvoorbeeld:

• Beheerder: Dit licentietype wordt meestal gebruikt voor geautomatiseerde gebruikers, zoals webservicegebruikers, en soms voor administratieve gebruikers. Het helpt deze gebruikers te onderscheiden van normale gebruikers, maar geeft op zichzelf geen beheerdersrechten.

• Speciale gebruiker: Dit licentietype is gereserveerd voor specifieke gevallen, vaak gerelateerd aan klantspecifieke vereisten. Dit is vaak een commerciële keuze als de klant bijvoorbeeld een aantal volledige gebruikerslicenties nodig heeft voor een beperkte scope (bijvoorbeeld alleen voor het bewerken van één veld op een werkorder). In dat geval kan, bij wijze van commercieel gebaar, voor deze gebruikers een andere vergoeding worden afgesproken en om bij te houden welke gebruikers deze 'speciale' gebruiker hebben, wordt dit licentietype gebruikt.

• Systeembeheerder: Gebruikers met dit licentietype kunnen niet inloggen. Ze zijn alleen aangewezen voor de gebruiker die is ingesteld in het veld "client.adminSystemUserId", dat automatisch wordt geconfigureerd wanneer de implementatieconsultant voor de eerste keer inlogt om de tenant in te stellen.

Een gebruikerslicentie toewijzen aan een gebruiker

Het toewijzen van een gebruikerslicentie is eenvoudig. Selecteer gewoon de gewenste "gebruikerslicentie" uit het dropdownmenu in het veld "gebruikerslicentie" op de gebruikerspagina. Een gebruiker kan echter alleen een gebruikerslicentie toegewezen krijgen als deze nog beschikbaar is, anders treedt er een fout op.

Als een bepaald type gebruikerslicentie niet meer beschikbaar is, zijn er twee opties om deze weer beschikbaar te maken:

1. Zelfmanagement: Wijzig de gebruikerslicenties van andere gebruikers naar een ander (beschikbaar) type, waardoor het gewenste licentietype vrijkomt.

2. Gebruikers archiveren: Archiveer gebruikers die het niet-beschikbare licentietype bezitten. Gearchiveerde gebruikers tellen niet mee voor de gebruikte gebruikerslicenties, waardoor de licentie beschikbaar is om opnieuw toe te wijzen.

Als geen van deze opties haalbaar is, neem dan contact op met je accountmanager of de verkoopafdeling om extra gebruikerslicenties toe te voegen.