1.

...

Waar gaat deze module over

Assets is one of the master een van de Master data modules of van Workplace Management. Just like the buildings and areas can be registered via the Buildings and areas module, assets within (or even separate from) these buildings and areas can be registered.
Assets are all the physical objects within or outside of a building. This can be anything from the coffee machines, fire extinguishers, chairs, desks, laptops, elevators, but also cars, bikes, or even art hanging on the walls. Any asset that is worth tracking (for instance, how many corrective work orders have been created for it, to plan (long-term) maintenance on it, be able to reserve it, or to track the location of the asset (by linking it to the building and area module)) can be added in the assets module.

The Asset module allows you to use asset information in other modules. This offers practical benefits in other modules. Some examples:

• Requests: Connecting requests to specific assets (e.g., a broken laptop or a malfunctioning coffee machine) can help the Service Desk to find more related data on the assets (e.g., uploaded manuals or supplier contact details), helping to quickly identify and resolve issues. Additionally, tracking open or total requests per asset assists in resource and maintenance management.

• Reservation Management: Reserving equipment (e.g., a beamer) becomes easier, ensuring efficient use of equipment and better asset availability.

• Contracts: Linking assets to contracts makes sure the cost and responsibilities can be tracked per asset. Leading to better and more data-driven strategic decision-making and supplier management.

Apart from the use in other modules, the Asset module can aid in managing your assets, as it helps to get insights into the organization's assets, including details like location, ownership, occupancy status, and maintenance history. This overview helps in resource allocation, cost-saving, and strategic decision-making.

...

The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module that are mostly relevant for administrators:

1.1 Categories

...

The following default categories are available for this module:

...

2. Additional information on this module

...

For an (end) user manual, see: User manual: Assets

...

Net zoals de gebouwen en gebieden kunnen worden geregistreerd via de Module Gebouwen en gebiedenOok activa binnen (of zelfs los van) deze gebouwen en gebieden kunnen worden geregistreerd.

Activa zijn alle fysieke objecten binnen of buiten een gebouw. Dit kan van alles zijn, van koffiemachines, brandblussers, stoelen, bureaus, laptops, liften, maar ook auto's, fietsen of zelfs kunst die aan de muur hangt. Elk object dat het waard is om bijgehouden te worden (bijvoorbeeld hoeveel correctieve werkorders er voor zijn aangemaakt, om er (langetermijn)onderhoud aan te plannen, om het te kunnen reserveren, of om de locatie van het object bij te houden (door het te koppelen aan de gebouw- en gebiedsmodule)) kan worden toegevoegd aan de activamodule.

Met de module Activa kunt u informatie over activa in andere modules gebruiken. Dit biedt praktische voordelen in andere modules. Enkele voorbeelden:

• Verzoeken: Door verzoeken te koppelen aan specifieke bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld een kapotte laptop of een defect koffiezetapparaat) kan de servicedesk meer gerelateerde gegevens over de bedrijfsmiddelen vinden (bijvoorbeeld geüploade handleidingen of contactgegevens van leveranciers), waardoor problemen snel kunnen worden geïdentificeerd en opgelost. Bovendien helpt het bijhouden van open of totale verzoeken per bedrijfsmiddel bij het beheer van middelen en onderhoud.

• Reserveringsbeheer: Het reserveren van apparatuur (bijv. een beamer) wordt eenvoudiger, zodat apparatuur efficiënt wordt gebruikt en beter beschikbaar is.

• Contracten: Het koppelen van bedrijfsmiddelen aan contracten zorgt ervoor dat de kosten en verantwoordelijkheden per bedrijfsmiddel kunnen worden bijgehouden. Dit leidt tot betere en meer gegevensgestuurde strategische besluitvorming en leveranciersbeheer.

Naast het gebruik in andere modules, kan de Asset module helpen bij het beheren van uw bedrijfsmiddelen, omdat het helpt om inzicht te krijgen in de bedrijfsmiddelen van de organisatie, inclusief details zoals locatie, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudsgeschiedenis. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van middelen, kostenbesparing en strategische besluitvorming.

De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (asset editors). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die je hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: Activa

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerders:

1.1 Categorieën

Elk onderdeel dat wordt aangemaakt, wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën

De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:

...

2. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de Asset module is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Gebruikershandleiding: Activa

• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startpaneel en de opties in het navigatiemenu): Master data: Assets module activation and information