| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
1.
...
Waar gaat deze module over
Gebouwen en gebieden zijn een van de masterdatamodules van Workplace Management.
The Buildings and Areas module allows you to manage location information and use this information in other modules. This offers practical benefits in other modules. Some examples:
Requests: Connecting requests to specific buildings or areas helps the Service desk quickly locate and resolve issues.
Reservations: Reserving areas within buildings, ensuring efficient use of space and better room availability.
Contracts: Linking buildings or areas to contracts ensures the cost can be tracked per building or area. Leading to better and more data-driven strategic decision-making.
Apart from the use in other modules, the Buildings and Areas module can aid in managing your real estate, as it helps to get insights into the organization's buildings, including details like addresses, ownership, occupancy status, and maintenance history.
Most of the core concepts of this module can be managed by key users (building and area editors). Therefore, most concepts are described in the user manual that can be found here: User manual: Buildings and Areas
The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module that are mostly relevant for administrators:
1.1 Categories
Every building and area is created in a category. For more general information about categories, see: Categories
The following default categories are available for this module:
Buildings
...
| Note |
|---|
The logical hierarchy based on the building categories is Geographical area -> Site(s) -> Building(s). Buildings with the same category can also have a hierarchy. For example Building -> Sub building(s). The categories do not impact the use of parent/sub buildings. Technically it is possible to have a deviating hierarchy like Building -> Geographical area(s), but this is not advised because this can lead to issues when using Workplace Experience. |
Areas
...
| Note |
|---|
A logical hierarchy based on the area categories is Main area -> Floor(s) -> Meeting room(s) / Workplace(s) / Parking places. It is possible to add another level in the hierarchy between the Floor and the Meeting room / Workplace(s) / Parking places to combine several areas or if it is a specific room with multiple workplaces for example. This extra level can be added with the 'Area (general)' category. |
2. Additional information on this module
...
For an (end) user manual, see: User manual: Buildings and Areas
...
Met de module Gebouwen en gebieden kun je locatie-informatie beheren en deze informatie gebruiken in andere modules. Dit biedt praktische voordelen in andere modules. Enkele voorbeelden:
Verzoeken: Door verzoeken te koppelen aan specifieke gebouwen of gebieden kan de servicedesk problemen snel lokaliseren en oplossen.
Reserveringen: Ruimtes binnen gebouwen reserveren, zodat de ruimte efficiënt wordt gebruikt en er meer kamers beschikbaar zijn.
Contracten: Door gebouwen of gebieden aan contracten te koppelen, kunnen de kosten per gebouw of gebied worden bijgehouden. Dit leidt tot betere en meer gegevensgestuurde strategische besluitvorming.
Naast het gebruik in andere modules, kan de module Gebouwen en gebieden helpen bij het beheren van je vastgoed, omdat het helpt om inzicht te krijgen in de gebouwen van de organisatie, inclusief details zoals adressen, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudsgeschiedenis.
De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (gebouw- en gebiedseditors). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding die hier te vinden is: Gebruikershandleiding: Gebouwen en gebieden
De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerders:
1.1 Categorieën
Elk gebouw en gebied wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën
De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:
Gebouwen
...
| Note |
|---|
De logische hiërarchie op basis van de gebouwencategorieën is Geografisch gebied -> Locatie(s) -> Gebouw(en). Gebouwen met dezelfde categorie kunnen ook een hiërarchie hebben. Bijvoorbeeld Gebouw -> Subgebouw(en). De categorieën hebben geen invloed op het gebruik van bovenliggende/onderliggende gebouwen. Technisch gezien is het mogelijk om een afwijkende hiërarchie te hebben zoals Gebouw -> Geografisch gebied(en), maar dit wordt afgeraden omdat dit tot problemen kan leiden bij het gebruik van Workplace Experience. |
Gebieden
...
| Note |
|---|
Een logische hiërarchie op basis van de gebiedscategorieën is Hoofdgebied -> Verdieping(en) -> Vergaderruimte(n) / Workplace(s) / Parkeerplaatsen. Het is mogelijk om nog een niveau in de hiërarchie toe te voegen tussen de Verdieping en de Vergaderruimte(n) / Workplace(s) / Parkeerplaatsen om meerdere gebieden te combineren of als het bijvoorbeeld gaat om een specifieke ruimte met meerdere werkplekken. Dit extra niveau kan worden toegevoegd met de categorie 'Ruimte (algemeen)'. |
2. Aanvullende informatie over deze module
Meer informatie over de module Gebouwen en gebieden is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:
Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Gebruikershandleiding: Gebouwen en gebieden
Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startpaneel en de opties in het navigatiemenu): Masterdata: Gebouwen en gebieden module activering en informatie