General
Most objects created by the user in Workplace Management can be deleted or archived. Deleting an object will result in the object being moved to the bin (digital trashcan). Deleted objects can no longer be found via the regular search pages. Deleted objects can also no longer be linked to other objects. For example, a deleted building can no longer be linked to a request.
Administrators can search through the whole bin and can restore objects from the bin, if necessary. Objects in the bin can be permanently removed from the application manually by the administrator. The bin can also be emptied automatically after a specified number of days determined via ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’
Next to deleting objects, it is also possible to archive objects. Archiving an object also moves the object to an archive (similar to the bin) and the object also can not be searched via the regular search options anymore. The difference between the bin and the archive is that archived objects stay in the archive as long as desired.
Some objects are not allowed to be deleted. These objects can only be archived. For example, system users can not be deleted, because a lot of objects are related to/created by the system user and cannot be unlinked from the system user.
| Info |
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*Objects which cannot be deleted by a regular user, can only be deleted by an administrator via the 'Correct mode'. |
Deleting and archiving an object in Workplace Management can be done via the corresponding buttons on the object:
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Deleting and archiving objects can also be done in bulk via a result (list) page:
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Some list pages also allow users to delete objects individually directly from the list page:
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Deleting an object is usually done if:
The object is created by accident
The object is created to test a process or module
It does not matter if the object will be permanently removed from the application automatically or manually by an administrator
Archiving an object is usually done if:
It is not allowed to delete the object
The object is not applicable anymore, but is still linked to other objects for users to see
If an object is deleted and was linked to a request, a (non-administrator) user will not see the linked (deleted) object anymore.
If an object is archived and was linked to a request, a (non-administrator) user is still able to see the archived object linked to the request.
Search objects in the Bin and Archive
All users can find their deleted and archived objects via the ‘Bin’ menu on their profile:
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Administrators can navigate to the bin and archive via the navigation menu ‘Admin' → ‘Bin’ and 'Archive’:
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The bin and archive navigation menu options are very similar to each other. A search page is shown where the deleted or archived objects can be searched. Specify a type of object (the technical object name, e.g. WorkOrder) and/or a period when the object was deleted or archived. Click on ‘Count' to first check the number of objects found and click ‘Search’ to perform the search in the bin or archive with the specified filters.
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If the the bin is not automatically emptied or the client uses the bin and archive a lot, then searching the bin or archive can result in a lot of results. When searching the bin or archive it is adviced to use the filter options to narrow down the results.
Restore objects from the Bin and Archive
If objects are deleted or archived by accident, the objects can be restored from the bin or archive. Restoring objects can be done in bulk (multiple objects at once) or individually.
Restoring in bulk can be done in the results page after a search. Select all applicable objects and click on ‘Restore’:
Restoring an individual object can be done by opening the object and clicking on the restore button:
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Restoring objects can only be done by an administrator.
Deleted objects show a red banner:
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Archived objects show a yellow banner:
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Permanently remove objects from the Bin
Objects in the bin can be permanently deleted manually or automatically. The administrator can open the binned object and click on ‘Delete’ (circle with x) to permanently delete the object:
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Permanently deleting objects in bulk is also possible via the bins result page. Select the objects that need to be deleted permanently and click on 'Remove':
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If the setting ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’ is set, the objects in the bin will be permanently deleted after the specified number of days.
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Allgemein
Die meisten vom Benutzer im Workplace Management erstellten Objekte können gelöscht oder archiviert werden. Das Löschen eines Objekts führt dazu, dass das Objekt in den Papierkorb (digitaler Mülleimer) verschoben wird. Gelöschte Objekte können nicht mehr über die regulären Suchseiten gefunden werden. Gelöschte Objekte können auch nicht mehr mit anderen Objekten verknüpft werden. Zum Beispiel kann ein gelöschtes Gebäude nicht mehr mit einer Anfrage verknüpft werden.
Administratoren können die gesamte Ablage durchsuchen und bei Bedarf Objekte aus der Ablage wiederherstellen. Objekte im Papierkorb können vom Administrator manuell dauerhaft aus der Anwendung entfernt werden. Der Papierkorb kann auch automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen geleert werden, die über "Client-Einstellungen" → "Schnittstelle" → "Tage im Papierkorb" festgelegt wird.
Neben dem Löschen von Objekten ist es auch möglich, Objekte zu archivieren. Bei der Archivierung eines Objekts wird das Objekt ebenfalls in ein Archiv verschoben (ähnlich dem Mülleimer) und das Objekt kann auch nicht mehr über die regulären Suchoptionen durchsucht werden. Der Unterschied zwischen der Mülltonne und dem Archiv besteht darin, dass archivierte Objekte so lange wie gewünscht im Archiv verbleiben.
Einige Objekte dürfen nicht gelöscht werden. Diese Objekte können nur archiviert werden. Beispielsweise können Systembenutzer nicht gelöscht werden, da viele Objekte mit dem Systembenutzer verbunden sind bzw. von ihm erstellt wurden und nicht vom Systembenutzer getrennt werden können.
| Info |
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*Objekte, die nicht von einem normalen Benutzer gelöscht werden können, können nur von einem Administrator über den "Korrekt-Modus" gelöscht werden. |
Das Löschen und Archivieren eines Objekts im Workplace Management kann über die entsprechenden Schaltflächen am Objekt erfolgen:
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Das Löschen und Archivieren von Objekten kann auch in großen Mengen über eine Ergebnisseite (Liste) erfolgen:
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Auf einigen Listenseiten können Benutzer auch einzelne Objekte direkt von der Listenseite aus löschen:
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Das Löschen eines Objekts wird normalerweise durchgeführt, wenn:
Das Objekt wird zufällig erstellt
Das Objekt wird erstellt, um einen Prozess oder ein Modul zu testen
Es spielt keine Rolle, ob das Objekt automatisch oder manuell von einem Administrator dauerhaft aus der Anwendung entfernt wird
Die Archivierung eines Objekts wird in der Regel durchgeführt, wenn:
Es ist nicht erlaubt, das Objekt zu löschen
Das Objekt ist nicht mehr anwendbar, aber immer noch mit anderen Objekten verknüpft, damit die Benutzer es sehen können.
Wenn ein Objekt gelöscht wird und mit einem Antrag verknüpft war, sieht ein (Nicht-Administrator-)Benutzer das verknüpfte (gelöschte) Objekt nicht mehr.
Wenn ein Objekt archiviert und mit einem Antrag verknüpft wurde, kann ein (Nicht-Administrator-)Benutzer das mit dem Antrag verknüpfte archivierte Objekt weiterhin sehen.
Objekte im Mülleimer und im Archiv suchen
Alle Nutzer können ihre gelöschten und archivierten Objekte über das Menü "Papierkorb" in ihrem Profil finden:
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Administratoren können den Papierkorb und das Archiv über das Navigationsmenü 'Admin' → 'Papierkorb' und 'Archiv' ansteuern:
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Die Navigationsoptionen für Mülleimer und Archiv sind einander sehr ähnlich. Es wird eine Suchseite angezeigt, auf der die gelöschten oder archivierten Objekte durchsucht werden können. Geben Sie einen Objekttyp (den technischen Objektnamen, z. B. WorkOrder) und/oder einen Zeitraum an, in dem das Objekt gelöscht oder archiviert wurde. Klicken Sie auf "Zählen", um zunächst die Anzahl der gefundenen Objekte zu prüfen, und klicken Sie auf "Suchen", um die Suche in der Ablage oder im Archiv mit den angegebenen Filtern durchzuführen.
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Wenn die Mülltonne nicht automatisch geleert wird oder der Kunde die Mülltonne und das Archiv häufig benutzt, kann die Suche in der Mülltonne oder im Archiv zu einer großen Anzahl von Ergebnissen führen. Bei der Suche in der Mülltonne oder im Archiv empfiehlt es sich, die Filteroptionen zu verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Objekte aus dem Papierkorb und dem Archiv wiederherstellen
Wenn Objekte versehentlich gelöscht oder archiviert wurden, können sie aus dem Papierkorb oder dem Archiv wiederhergestellt werden. Das Wiederherstellen von Objekten kann in großen Mengen (mehrere Objekte auf einmal) oder einzeln erfolgen.
Die Massenwiederherstellung kann auf der Ergebnisseite nach einer Suche durchgeführt werden. Wählen Sie alle zutreffenden Objekte aus und klicken Sie auf "Wiederherstellen":
Die Wiederherstellung eines einzelnen Objekts erfolgt durch Öffnen des Objekts und Klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen:
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Die Wiederherstellung von Objekten kann nur von einem Administrator durchgeführt werden.
Gelöschte Objekte werden mit einem roten Banner gekennzeichnet:
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Archivierte Objekte zeigen ein gelbes Banner:
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Dauerhaftes Entfernen von Objekten aus dem Mülleimer
Objekte in der Mülltonne können manuell oder automatisch endgültig gelöscht werden. Der Administrator kann das in der Ablage befindliche Objekt öffnen und auf "Löschen" (Kreis mit x) klicken, um das Objekt endgültig zu löschen:
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Das endgültige Löschen von Objekten in großen Mengen ist auch über die Ergebnisseite der Lagerplätze möglich. Wählen Sie die Objekte aus, die dauerhaft gelöscht werden sollen, und klicken Sie auf "Entfernen":
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Wenn die Einstellung 'Client-Einstellungen' → 'Schnittstelle' → 'Tage im Papierkorb' gesetzt ist, werden die Objekte im Papierkorb nach der angegebenen Anzahl von Tagen endgültig gelöscht.
Objekte im Archiv können nicht dauerhaft aus dem Archiv gelöscht werden.