Schwierigkeitsgrad: Anfänger
Inhalt
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Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
Suche im bin/archive
Objekte wiederherstellen
Dauerhaftes Löschen von Objekten
| Info |
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Grundlegende Informationen über die Mülltonne und das Archiv finden Sie unter Deleting and archiving |
Suche im bin/archive
Der einfachste Weg, um zu Objekten zu navigieren, die Sie kürzlich gelöscht/archiviert haben, ist ein Klick auf Ihr Benutzerprofil oben rechts und die Suche nach Ihren Objekten unter "Verlauf" oder "Papierkorb".
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Wenn sich das gesuchte Objekt nicht darin befindet (zu alt oder nicht von Ihnen gelöscht), können Objekte im Archiv oder im Papierkorb gefunden werden.
Navigieren Sie zu Verwaltung über das Navigationsmenü.
Klicken Sie auf bin oder Archiv.
Wenn wir wissen, nach welchem Objekt wir suchen, können wir die Art des Objekts in das Feld Typ eintragen.
Wenn wir nach archivierten Benutzern suchen, geben wir ein: SystemBenutzer.
Wenn wir auch die Zeitspanne kennen, in der diese Objekte archiviert/gelöscht wurden, können wir auch Daten in den Datumsfilter eingeben.
Klicken Sie auf Suche oder drücken Sie <Enter>.
Auf der Ergebnisseite werden die archivierten/eingesperrten Objekte mit folgenden Informationen angezeigt: Archivierungs-/Löschdatum und von wem das Objekt gelöscht/eingesperrt wurde.
| Tip |
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Tipp: Die Mülleimer- und Archivordner enthalten eine große Anzahl von Objekten. Es ist wichtig, Ihre Suche so weit wie möglich einzuschränken, indem Sie Objekttypen und Datumsfilterung hinzufügen. |
Objekte aus dem Bin/Archiv wiederherstellen
Wenn wir Objekte von der Ergebnisseite wiederherstellen, können wir sie in großen Mengen wiederherstellen. Um dies zu tun:
Wählen Sie die Objekte aus, die Sie wiederherstellen möchten.
Klicken Sie auf Auswahl.
Klicken Sie auf Wiederherstellen.
An ein einzelnes Objekt wiederherstellen können Sie auch:
Öffnen Sie das Objekt, das Sie wiederherstellen möchten, indem Sie auf den Hyperlink klicken.
Drücken Sie das Wiederherstellungssymbol.
Dauerhaftes Löschen von Objekten aus dem Papierkorb
Workplace ermöglicht auch das manuelle und automatische Entfernen von abgelegten Artikeln. Um dies zu tun, müssen wir die entsprechenden Client-Einstellungen aktivieren:
Presse Client-Einstellung auf Ihrem StartBoard;
Registerkarte Schnittstelle;
Die relevanten Einstellungen sind;
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Name
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Beschreibung
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Tage in der Tonne
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Tage, die ein Objekt in der Mülltonne sein darf, bevor es für die automatische Entfernung in Frage kommt. Es muss eine Mindestanzahl von 7 Tagen konfiguriert werden. Wenn hier keine Zahl eingestellt ist, aber entfernen lassen auf "Ja" gesetzt ist, können Objekte direkt nach dem Verschieben in den Papierkorb dauerhaft gelöscht werden.
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Entfernen zulassen
...
Wenn diese Option auf "Ja" gesetzt ist, dürfen Benutzer die eingepferchten Objekte entfernen.
Automatisches Löschen von abgehefteten Artikeln
Diese Client-Einstellungen gelten für die gesamte Umgebung. Hinweis: Die tatsächlichen Tage, nach denen ein Objekt automatisch dauerhaft gelöscht wird, werden auf Objektebene festgelegt.
Navigieren Sie zu einem Objekt über die Kachel "Objekte" auf Ihrem StartBoard.
Suche nach einem Objekt.
Klicken Sie auf den Hyperlink des Objekts, um es zu öffnen.
Hier sollten wir die Einstellung "Tage in der Tonne" eingeben.
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Name
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Beschreibung
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Tage in der Tonne
...
Anzahl der Tage, die ein Objekt maximal in der Mülltonne verbleiben kann. Nach Ablauf dieser Anzahl von Tagen wird das Objekt automatisch aus der Mülltonne entfernt. Wenn die Anzahl der Tage auf 0 gesetzt wird, werden keine Objekte dieses Typs automatisch entfernt.
Manuelles Löschen von gepinnten Artikeln
Wenn die Client-Einstellung "Entfernen zulassen = ja" lautet, ist die Einstellung für das permanente Entfernen verfügbar. Wenn Sie zu einem Objekt in der Mülltonne navigieren, wird dieses Symbol verfügbar sein.
Nachdem Sie auf diese Schaltfläche geklickt und das Objekt endgültig entfernt haben, zeigt Workplace eine Liste mit möglichen verwandten Objekten an, die ebenfalls entfernt werden. Nach dem endgültigen Entfernen eines Objekts ist es nicht mehr im Papierkorb/Archiv oder in der Papierkorb-/Historienliste des Benutzerprofils sichtbar.
| Note |
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Denken Sie daran: nicht alle Objekte, wie z. B. Benutzer, können gelöscht werden, und daher ist auch eine dauerhafte Löschung nicht möglich. Bevor Objekte im Archiv dauerhaft gelöscht werden können, müssen sie erst wiederhergestellt → gelöscht → dauerhaft gelöscht werden. |
Zusammenfassung
| Rw ui textbox macro |
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Suche
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General
Most objects created by the user in Workplace Management can be deleted or archived. Deleting an object will result in the object being moved to the bin (digital trashcan). Deleted objects can no longer be found via the regular search pages. Deleted objects can also no longer be linked to other objects. For example, a deleted building can no longer be linked to a request.
Administrators can search through the whole bin and can restore objects from the bin, if necessary. Objects in the bin can be permanently removed from the application manually by the administrator. The bin can also be emptied automatically after a specified number of days determined via ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’
Next to deleting objects, it is also possible to archive objects. Archiving an object also moves the object to an archive (similar to the bin) and the object also can not be searched via the regular search options anymore. The difference between the bin and the archive is that archived objects stay in the archive as long as desired.
Some objects are not allowed to be deleted. These objects can only be archived. For example, system users can not be deleted, because a lot of objects are related to/created by the system user and cannot be unlinked from the system user.
| Info |
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*Objects which cannot be deleted by a regular user, can only be deleted by an administrator via the 'Correct mode'. |
Deleting and archiving an object in Workplace Management can be done via the corresponding buttons on the object:
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Deleting and archiving objects can also be done in bulk via a result (list) page:
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Some list pages also allow users to delete objects individually directly from the list page:
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Deleting an object is usually done if:
The object is created by accident
The object is created to test a process or module
It does not matter if the object will be permanently removed from the application automatically or manually by an administrator
Archiving an object is usually done if:
It is not allowed to delete the object
The object is not applicable anymore, but is still linked to other objects for users to see
If an object is deleted and was linked to a request, a (non-administrator) user will not see the linked (deleted) object anymore.
If an object is archived and was linked to a request, a (non-administrator) user is still able to see the archived object linked to the request.
Search objects in the Bin and Archive
All users can find their deleted and archived objects via the ‘Bin’ menu on their profile:
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Administrators can navigate to the bin and archive via the navigation menu ‘Admin' → ‘Bin’ and 'Archive’:
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The bin and archive navigation menu options are very similar to each other. A search page is shown where the deleted or archived objects can be searched. Specify a type of object (the technical object name, e.g. WorkOrder) and/or a period when the object was deleted or archived. Click on ‘Count' to first check the number of objects found and click ‘Search’ to perform the search in the bin or archive with the specified filters.
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If the the bin is not automatically emptied or the client uses the bin and archive a lot, then searching the bin or archive can result in a lot of results. When searching the bin or archive it is adviced to use the filter options to narrow down the results.
Restore objects from the Bin and Archive
If objects are deleted or archived by accident, the objects can be restored from the bin or archive. Restoring objects can be done in bulk (multiple objects at once) or individually.
Restoring in bulk can be done in the results page after a search. Select all applicable objects and click on ‘Restore’:
Restoring an individual object can be done by opening the object and clicking on the restore button:
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Restoring objects can only be done by an administrator.
Deleted objects show a red banner:
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Archived objects show a yellow banner:
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Permanently remove objects from the Bin
Objects in the bin can be permanently deleted manually or automatically. The administrator can open the binned object and click on ‘Delete’ (circle with x) to permanently delete the object:
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Permanently deleting objects in bulk is also possible via the bins result page. Select the objects that need to be deleted permanently and click on 'Remove':
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If the setting ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’ is set, the objects in the bin will be permanently deleted after the specified number of days.
Objects in the archive cannot be permanently deleted from the archive.