Moeilijkheidsgraad: Starter
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Weet wat een workflow is.
Weet waarom we workflows gebruiken.
Identificeer een workflow.
Wat is een workflow? Waarom en wanneer gebruiken we het?
Een workflow is een hulpmiddel voor gegevensverwerking dat wordt gebruikt om gegevens van de ene staat naar de andere te transformeren. Wanneer een complex en terugkerend proces van toepassing is, kan een workflowtool helpen om de efficiëntie van het gegevenstransformatieproces te stroomlijnen.
Enkele belangrijke workflowkenmerken in Workplace:
Een workflow wordt van links naar rechts gelezen.
Pijlen tussen taken en statussen geven de richting van het workflowpad aan.
Het uitvoeren van een taak brengt de workflow naar de volgende status.
Taken kunnen handmatig of volledig automatisch worden uitgevoerd.
Handmatige taken worden weergegeven door groene functieknoppen die door de gebruiker moeten worden ingedrukt. Voorbeelden van veelvoorkomende taken zijn: "Submit", "Create", "Cancel" en "Handle".
Een workflowstap kan een gebruikersgroep toegangsrechten geven om taken uit te voeren en velden te bewerken. Als een gebruiker geen taak heeft voor de huidige status, worden meestal weergaverrechten toegekend.
...
| title | Example scenario. |
|---|
...
Bijvoorbeeld: Gebruikersgroep A is alleen toegestaan maken een reservering, gebruikersgroep B is alleen toegestaan goedkeuren een reservering, gebruikersgroep C is alleen toegestaan sluiten een reservering, gebruikersgroep D is toegestaan te doen alle van de bovenstaande taken en gebruikersgroep E is niet toegestaan uitvoeren elke van deze taken.
...
Terwijl de workflow van creëren naar sluiten gaat
...
Het is mogelijk om een SLA-tijd (Service Level Agreement) toe te wijzen aan elke taak. Er wordt onderscheid gemaakt tussen responstijd en uitvoertijd.
E-mails kunnen naar gebruikers worden gestuurd door een taak uit te voeren of zelfs vanuit een trigger op een status. Stuur bijvoorbeeld een e-mail als de workflow al 1 dag in die status staat.
Het is mogelijk om meerdere paden aan te maken. A eenvoudig workflow (meestal gebruikt in Workplace) kan maar één pad tegelijk gebruiken. De paden sluiten elkaar dus uit!
A eenvoudig workflow kan alleen een status op een bepaald moment.
Een geavanceerd De workflow kan zich in meerdere statussen bevinden en kan tegelijkertijd door meerdere connectors lopen.
Welke objecten gebruiken workflows?
Op de werkplek is het alleen Het is mogelijk om een workflow te gebruiken voor een object dat een of meer categorieën. De reden hiervoor is dat de categorie wordt gebruikt om in te stellen welke workflow(versie) van toepassing is. Voor bijna alle objecten die categorieën toestaan, is een standaard workflow beschikbaar. Deze wordt geërfd van een basislijn. Voorbeelden van objecten met een workflow zijn:
Reserveringen
Verzoeken
Werkorders
Inkomende/uitgaande facturen
Bezoekers
Als een standaardworkflow niet voldoet aan de behoeften van een klant, is het mogelijk om een aangepaste workflow te maken.
Een workflowproces identificeren
Er zijn twee eenvoudige manieren om te zien of een object een workflow gebruikt.
Er is een tabblad workflow bovenaan de pagina.
Als een workflow actief is, hebben een of meer gebruikers groene functieknoppen. Deze groene knoppen worden gebruikt om het workflowproces vooruit te helpen.
| Note |
|---|
Het tabblad workflow en de workflowknoppen zijn mogelijk niet zichtbaar voor alle gebruikers vanwege toegangsrechten. |
Workflow basiscomponenten
Een workflow wordt gemaakt met behulp van drie basiscomponenten:
taken
statussen
aansluitingen
...
Workflowcomponenten
...
Uitleg
...
Een taak wordt voorgesteld door een vierkant vakje.
Een taak wijst een activiteit toe aan een gebruiker.
Een taak kan doorlooptijden bepalen.
Een taak geeft toegangsrechten op zichtbare en bewerkbare velden.
...
...
Een status wordt voorgesteld door een cirkel.
Het geeft de status van de workflow aan.
Kan veldtoegang geven aan specifieke gebruikers.
...
De connector koppelt statussen en taken aan elkaar.
De richting van de pijl geeft het mogelijke workflowpad aan.
Een workflow kan niet in de tegenovergestelde richting van de connector bewegen.
Wordt gebruikt om workflowfuncties te koppelen (groene knoppen op een pagina).
Wordt gebruikt om voorwaarden te definiëren (verplichte velden, inhoudsveld controleren).
Gebruikt om velden automatisch in te vullen (goedkeuringsdatum, goedkeurder).
Gebruikt om script te koppelen.
Wordt gebruikt om e-mails te verzenden.
| Note |
|---|
Alleen een gebruiker met een actieve taak kan velden bewerken en de opgegeven taak of functie uitvoeren. Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd een taak krijgen van een workflow. Gebruikers die geen taak hebben kunnen soms nog wel de pagina zien waar de workflow actief is, maar kunnen geen acties uitvoeren. |
Andere workflowcomponenten
Enkele andere belangrijke workflowcomponenten staan in de onderstaande tabel.
...
Workflowcomponenten
...
Uitleg
...
A handmatige taak wordt weergegeven door een persoonssymbool boven de taak. Een handmatige taak verleent toegangsrechten tot workflowknoppen aan specifieke gebruikersgroepen.
...
Een automatische taak wordt weergegeven door een bliksemsymbool boven de taak. Een automatische taak wordt automatisch uitgevoerd door het systeem.
...
...
Een automatische taak met een trekker. Een trigger wordt weergegeven door het belsymbool boven een taak of status. Het workflowproces gaat alleen verder als aan de voorwaarden is voldaan om de trigger te activeren.
...
...
Een werkstroom e-mail. Er wordt automatisch een e-mail verzonden wanneer een workflow door een connector gaat waaraan een e-mail is gekoppeld.
...
...
A groep annuleren. Een annuleringsgroep is een taak die de workflow kan annuleren als deze zich binnen de grenzen van de annuleringsgroep bevindt. De grens wordt weergegeven door een stippellijn.
Wat is een workflowcase?
Voor elke instantie die wordt aangemaakt, wordt tegelijkertijd een zogenaamde workflow case aangemaakt. Om de workflow-case te vinden, navigeer je naar de tabblad workflow op een instantiepagina (bijvoorbeeld: open een verzoek > druk op het tabblad 'Workflow'). Als je de workflow case opent, kun je grafisch het pad bekijken dat de workflow tot nu toe heeft afgelegd.
Een workflow-case is voornamelijk een visuele weergave van het workflow-proces voor een unieke instantie. Via de workflow case is het mogelijk om de voortgang van de instantie door de workflow heen bij te houden. Als de instantie zich voortbeweegt door de workflow, geven de workflowafbeeldingen een visuele weergave van zijn pad. Tegelijkertijd wordt er een taakgeschiedenis gemaakt in lijn met de voortgang van de workflowafbeeldingen.
De blauw markering geeft het pad aan dat de workflow al heeft doorlopen.
De grijs markering geeft een mogelijk toekomstig pad voor de workflow aan.
Afhankelijk van de volgende stap wordt het grijze pad geactiveerd.
Let ook op het bijschrift bij de schermafbeeldingen.
...
| title | Details on workflow cases |
|---|
De voortgang van de instantie door de workflow wordt met kleuren gecoördineerd voor een gemakkelijk af te lezen overzicht.
De blauw Componenten (status, taak en connector) vertegenwoordigen het pad dat de instantie tot nu toe heeft gevolgd.
De zwart component op dit moment actief zijn. De gebruiker(s) die een actieve taak hebben voor dit verzoek kunnen nu velden bewerken en de workflow vooruitbrengen via de groene workflowknoppen.
De zwarte status is de huidige status.
De zwarte taken zijn de taken die momenteel actief zijn.
De grijs componenten zijn momenteel inactief.
A vak met stippellijn geeft een annuleringsgroep aan. Als een status of taak in dit vakje valt, hebben de gebruikers in de annuleringsgroep een taak waarmee ze de workflow kunnen annuleren.
...
| Info |
|---|
|
De taakgeschiedenis lezen
De taakgeschiedenis wordt in realtime aangemaakt. De taakgeschiedenis geeft een chronologisch overzicht van zowel de uitgevoerde als de openstaande taken. Je kunt zien welke taak momenteel openstaat en wie deze taak moet uitvoeren.
...
Hoe krijg ik toegang tot de workflowdefinitie?
Naast workflow case gebruiken we ook de term "workflow definitie". In de workflow definitie wordt de configuratie van de workflow gedaan. De workflow case waar we het eerder over hadden is slechts een (grafische) weergave van de status van het object dat gekoppeld is aan de workflow case.
Het is mogelijk om toegang te krijgen tot elke workflow door te navigeren naar de workflow knop op het startbord.
Het is ook toegankelijk via de menuoptie: Configuraties > Werkstromen.
Het is ook mogelijk om toegang te krijgen tot een specifiek workflow via de instantiepagina. Navigeer naar de Tabblad Werkstroom > Workflow-knop*
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
*De workflowknop wordt voorgesteld door drie in elkaar grijpende tandwielen. |
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Zoek op
| Live Search |
|---|
General
Workflow is a technical term for process. A workflow is a series of tasks, which need to be executed in order to eventually complete the process. The tasks in a workflow either need to be manually executed by a user or are automatically executed as soon as a condition is met. As soon as a workflow task is executed, the workflow automatically continues to the next workflow task, until the end of the workflow is reached.
Beneath an example of a simple workflow:
...
This example process starts in the status ‘Draft’ and as soon as the workflow task ‘Submit' is executed by a user, the process continues to the status ‘Submitted’ and the next workflow task 'Handle’ becomes active. In both the draft and submitted status, the cancel task is also available.
Identify an object using a workflow
Objects using a workflow can mainly be identified by the ‘Workflow’ tab. Objects without a workflow tab do not have a workflow. For example, a building is an object without a workflow and a reservation is an object with a workflow.
...
| Info |
|---|
End users do not have the authorization to see the workflow tab. Only key users and administrators can see and navigate to the workflow tab. |
If a user has active tasks in the workflow, the tasks corresponding (green) function buttons are also shown and this is also an indicator that there is a workflow involved.
...
Workflow components
A workflow consists of several components. The most important components are:
Status
Task
Connector
Cancel group
Component | Type | Description |
|---|---|---|
 | Status |
|
 | Status |
|
  | Task |
|
 | Connector |
|
 | Cancel group |
|
How to read an objects workflow
Via the ‘Workflow’ tab overview 'Task history', the key users and administrators can see the workflow tasks already executed and workflow tasks generated to be executed. This overview can be used to see who executed a specific workflow task or who needs to execute the current active workflow task.
An objects categiory determines if a workflow is used. If an object is ceated in a category which uses a workflow, a workflow case is created for that particular object. The workflow case for that object keeps track in which status the object is currently in, which tasks are currently active and which tasks are already executed. The workflow case gives a visual presentation of the tasks already executed and tasks still to be executed.
The include 'View workflow graphics <object instance>' shows the current workflow case of the object. In the workflow case there are several colors used:
Light grey: All statusses, tasks, connectors and cancel groups currently not active for the current status
Black/dark grey: The current (active) status and all tasks, connectors and cancel groups currently active
Blue: The blue statusses, tasks and connectors show the route the object has already been through (progress)
...