| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
1. Waar gaat deze module over
Via de navigatiemenukop 'Contacten' zijn de volgende masterdatamodules standaard beschikbaar:
Organisaties
Personen
Adressen
In tegenstelling tot de meeste modules die geactiveerd moeten worden, zijn deze Master data modules altijd beschikbaar. Elke klant heeft altijd minstens één persoon, omdat gebruikers worden aangemaakt op basis van personen of organisaties (beide worden beschouwd als 'Contactpersonen' (zie Gebruikers aanmaken voor meer informatie)). Het is niet verplicht om deze persoon te koppelen aan een organisatie en adres, maar standaard is dit wel beschikbaar.
1.1 Organisaties
Organisaties omvatten alle entiteiten binnen of verbonden met uw organisatie, zowel interne afdelingen als externe leveranciers. Elke entiteit die het waard is om bijgehouden te worden voor organisatorische doeleinden, zoals het beheren van samenwerkingsverbanden, kan worden toegevoegd aan de module Organisaties.
De module Organisaties dient als centraal punt voor het organiseren en beheren van deze entiteiten en biedt verschillende praktische voordelen:
Integratie met andere modules: Het koppelen van organisaties aan andere modules vergemakkelijkt een naadloze integratie tussen de verschillende modules. Bijvoorbeeld:
Servicedesk: Door verzoeken te koppelen aan specifieke organisaties (bijv. een leverancier) is uitgebreidere gegevenstoegang mogelijk, waardoor problemen beter kunnen worden opgelost en resources beter kunnen worden beheerd.
Contracten: Door organisaties te koppelen aan contracten kunnen kosten en verantwoordelijkheden per entiteit worden bijgehouden, waardoor strategische besluitvorming en leveranciersbeheer worden verbeterd.
Naast integratie met andere modules biedt de Organizations module waardevolle inzichten in de structuur en relaties van uw organisatie. Krijg inzicht in de structuur, locatie, eigendom en relaties van verschillende entiteiten binnen uw organisatie. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van resources, kostenoptimalisatie en strategische planning.
De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (contactredacteuren). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die hier kan worden gevonden: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerders:
1.1.1 categorieën
Elke organisatie die wordt aangemaakt, wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën
...
| Info |
|---|
This article is about the use of this module as an application manager, for more information on how to use the concepts in this module as a user (for instance, details on how to create an object), see the related module in the Users part of this knowledge base: Users |
1. What is this module about
Via the navigation menu header 'Contacts' the following master data modules are available by default:
Organizations
Persons
Addresses
Unlike most modules that require activation, these master data modules are always available. Each customer always has at least one person, as users are created based on persons or organizations (both are considered 'Contacts' (see Creating users for more information). It is not mandatory to link this person to an organization and address, but by default, this is available.
1.1 Organizations
Organizations encompass all the entities within or affiliated with your organization, whether internal departments or external suppliers. Any entity worth tracking for organizational purposes, such as managing collaborations, can be added to the Organizations module.
The Organizations module serves as a central hub for organizing and managing these entities, offering several practical benefits:
Integration with Other Modules: Linking organizations to other modules facilitates seamless integration across the different modules. For example:
Service Desk: Connecting requests to specific organizations (e.g., a supplier) allows for more comprehensive data access, aiding issue resolution and resource management.
Contracts: Linking organizations to contracts enables tracking of costs and responsibilities per entity, enhancing strategic decision-making and supplier management.
Beyond integration with other modules, the Organizations module provides valuable insights into your organization's structure and relationships. Gain visibility into the structure, location, ownership, and relationships of different entities within your organization. This overview aids in resource allocation, cost optimization, and strategic planning.
Most of the core concepts of this module can be managed by key users (Contact editors). Therefore, most concepts are described in the user manual, which can be found here: User manual: Organizations, persons, and addresses
The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module that are mostly relevant for administrators:
1.1.1 categories
Each organization that is created is created in a category. For more general information about categories, see: Categories
The following default categories are available for this module:
1.2
...
Persons
Personen Persons in de software zijn alle contactpersonen die werkelijke personen vertegenwoordigen. Dit omvat alle personen binnen of verbonden met je organisatie, zowel interne werknemers als externe leveranciers. Elke persoon die het waard is om gevolgd te worden voor organisatorische doeleinden, zoals het beheren van samenwerkingsverbanden of het verlenen van toegang tot het systeem als gebruiker, kan als persoon worden toegevoegd in deze module.
Net als organisaties worden personen ook gebruikt als integratie met andere modules:
Bijvoorbeeld:
Servicedesk: Door verzoeken toe te wijzen aan specifieke personen (bijvoorbeeld een servicedeskmedewerker) kunnen duidelijke taken worden toegewezen aan specifieke personen en kunnen persoonlijke prestaties worden bijgehouden.
Contract: Het koppelen van de personen die herinneringen voor een contract moeten ontvangen, helpt om verantwoordelijkheden bij te houden en de juiste personen op de hoogte te houden, wat de strategische besluitvorming en het contractbeheer verbetert.
De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (contactredacteuren). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die hier kan worden gevonden: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerdersthe software are all the contacts that represent actual persons. This encompasses all the persons within or affiliated with your organization, whether internal employees or external suppliers. Any person worth tracking for organizational purposes, such as managing collaborations or providing access to the system as a user, can be added as a person in this module.
Similar to the organizations, persons are also used as an integration with other modules:
For example:
Service Desk: Assigning requests to specific persons (e.g., a service desk employee) allows for clear tasks assigned to specific persons and the ability to track personal performance.
Contract: Linking the persons who should receive contract reminders for a contract will help to track responsibilities and keep the correct persons informed, enhancing strategic decision-making and contract management.
Most of the core concepts of this module can be managed by key users (Contact editors). Therefore, most concepts are described in the user manual, which can be found here: User manual: Organizations, persons, and addresses
The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module that are mostly relevant for administrators:
1.2.1
...
Elke persoon die aangemaakt wordt, wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën
...
Categories
Each person that is created is created in a category. For more general information about categories, see: Categories
The following default categories are available for this module:
| Info |
|---|
Categorie verborgen contacten kan gebruikt worden voor elke persoon die technisch gezien nodig is (bijvoorbeeld voor een gebruikersaccount), maar mag niet getoond worden aan andere gebruikers. Een goed voorbeeld hiervan is een systeembeheerder. Omdat beheerders ook werknemers kunnen zijn (applicatiebeheerders), wordt vaak geadviseerd om een apart account te gebruiken voor de gebruikersactiviteiten (bijvoorbeeld reserveringen maken) versus het account om het applicatiebeheer te doen (omdat het mengen van deze taken in één account kan leiden tot fouten, omdat beheerders vaak meer kunnen zien en doen in een proces dan relevant is voor gebruikers). Door het persoonsobject met betrekking tot de beheerdergebruiker in de categorie verborgen contacten te plaatsen, kunnen andere gebruikers dit contact niet per ongeluk selecteren in een proces (bijvoorbeeld bij het toewijzen van een Hidden contacts category can be used for any person that is technically needed (for instance for a user account), but should not be shown to other users. A good example of this, is a system administrator. Since administrators can also be employees (application managers), it is often advised to use a separate account for the user activities (e.g., creating reservations) versus the account to do the application management (as mixing these tasks in one account can lead to mistakes, since administrators can often see and do more in a process than is relevant for users). By placing the person object related to the administrator user in the hidden contacts category, other users cannot select this contact by mistake in a process (e.g., when assigning a ticket). |
1.3
...
Adressen worden meestal niet afzonderlijk beheerd, maar in relatie tot organisaties en gebouwen. Om de adressen van organisaties en gebouwen te registreren, is deze module ook altijd standaard beschikbaar.
Key users kunnen alle kernconcepten van deze module beheren (Contact editors). Daarom worden deze concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die u hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
Standaard worden alle adressen aangemaakt in dezelfde (standaard) categorie
2. Aanvullende informatie over deze module
...
Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
...
Addresses
Addresses are mostly not managed separately but in relation to organizations and buildings. To register the addresses of organizations and buildings, this module is also always available by default.
Key users can manage all of this module's core concepts (Contact editors). Therefore, these concepts are described in the user manual, which can be found here: User manual: Organizations, persons, and addresses
By default, all addresses are created in the same (default) category
2. Additional information on this module
More information on the Contact module can be found via the following related articles:
For an (end) user manual, see: User manual: Organizations, persons, and addresses
For more detailed implementation information (including which system groups are involved, data imports, and more information on the startboard and navigation menu options), see: Initialize the environment