DifficultySchwierigkeitsgrad: expertExperte
Inhalt
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Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Import data using default imports.
Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
Importieren Sie Daten mit Standardimporten.
Haben Sie gelesen: What are imports and exports in Workplace?? The article below repeats some of the information from that article and goes into further depth.
Basics
The import functionality allows for a quick upload of large datasets into Workplace. By using an import connector with import mappings, it is possible to specify in which data table the various data should be stored.
Default imports are available for importing master data when setting up an environment. This allows for filling the environment with for example: contacts, properties, and areas. Files are imported in csv-format.
Where to find imports
The default imports are explained in detail in the articles that describe how to set up a new Workplace environment using the Der folgende Artikel wiederholt einige der Informationen aus diesem Artikel und geht noch weiter in die Tiefe.
Grundlagen
Die Importfunktionalität ermöglicht ein schnelles Hochladen von großen Datenmengen in den Workplace. Durch die Verwendung eines Import-Connectors mit Import-Mappings ist es möglich, festzulegen, in welcher Datentabelle die verschiedenen Daten gespeichert werden sollen.
Für den Import von Master data beim Einrichten einer Umgebung stehen Standardimporte zur Verfügung. Damit kann die Umgebung z.B. mit Kontakten, Eigenschaften und Bereichen gefüllt werden. Die Dateien werden im csv-Format importiert.
Wo man Importe findet
Steps to import data (and debug error messages)
To import data follow these steps:
Generate an import template by clicking “Generate import template”.
A file will become available in the include at the bottom with the name “Template import xxx”.
To download the file click the download icon.
This is the Excel file we send to the client and ask them to fill in.
After receiving the file back from the client, please verify the data:
Compare with the template if the client did not delete/ add columns, or change column headers;
Are all columns filled in;
Check if the data is valid, especially for fields that require making a selection (a number of value) or fixed format (dates). Deviating/ no values will NOT result in an error. The result will simply be that the value will not be imported;. For example:
if a column description asks “It it possible to reserve areas from this property (1 = yes)“ > make sure a '1’ is filled in.
if a column description asks “The construction date of the property (dd-mm-yyyy)” > make sure the date format is correct.
if a columns description asks “The status of the property, choose between: in use, negotiation, renovation, construction, sold“ > make sure the input exactly matches one of these value.
Now data save the file as CSV UTF-8.
Tip for converting your .xlsx to CSV: open in import file in Excel > File > Export > Change file type > select 'CSV '> Save as.
The field delimiter used in the CSV file (a comma or semicolon) should correspond with the field delimiter setting of the user that is importing the file.
To change the field delimiter setting of your user, you can navigate to: your profile (top right of your screen) > Settings > Settings tab > field “Field delimiter“.
Import the file by clicking import file.
Select file by clicking Select files.
Importing the files will continue in the background. When we click: Ok, we return to the import page.
In the right top corner the background task icon will show up, when clicking on it we can see the import status.
Tip: if the background task does not appear refresh the page by clicking the Spacewell logo on the top left of the page (of click F5 to refresh your browser).
When the import finishes, you can find the results by clicking the document icon in the top right corner.
On the document page select Advanced Search.
In the field Dates > “Linked from/until”, fill in today’s date or immediately press 'ok to find all documents belonging to this import.
Depending on the connector setting, you might find the following three document
(csv) file that you uploaded e.g. Files[]-Template import properties. The files are only saved when the import connector setting ‘Save documents = yes’;
Die Standardimporte werden in den Artikeln, die das Einrichten einer neuen Workplace-Umgebung mit dem Solution-Based Rollout (SBR) beschreiben, ausführlich erläutert Step by step implementation guides (SBR). If you want to run an import, other than in the context of an SBR, imports can be accessed by:
Pressing the ‘Default imports’/ ‘Custom Imports’ button on the startBoard.
Open the import connector by clicking on the “reference”. After clicking the reference the general tab of the import will open;
If this import you are looking for is not yet available in the list, click: Generate default imports at the bottom of the import list.
guide. Wenn Sie einen Import nicht im Kontext eines SBR ausführen möchten, können Sie auf die Importe zugreifen, indem Sie:
Drücken Sie die Schaltfläche "Standardimporte"/"Benutzerdefinierte Importe" auf dem StartBoard.
Öffnen Sie den Importanschluss, indem Sie auf die "Referenz" klicken. Nach Anklicken der Referenz öffnet sich die allgemeine Registerkarte des Imports;
Wenn der von Ihnen gesuchte Import noch nicht in der Liste vorhanden ist, klicken Sie auf : Standardimporte generieren am Ende der Importliste.
Schritte zum Importieren von Daten (und Debuggen von Fehlermeldungen)
Gehen Sie wie folgt vor, um Daten zu importieren:
Generieren Sie eine Importvorlage, indem Sie auf "Importvorlage generieren" klicken.
Im Include am unteren Rand wird eine Datei mit dem Namen "Template import xxx" verfügbar.
Um die Datei herunterzuladen, klicken Sie auf das Download-Symbol.
Dies ist die Excel-Datei, die wir an den Kunden senden und ihn bitten, sie auszufüllen.
Nachdem Sie die Datei vom Kunden zurückerhalten haben, sollten Sie die Daten zu überprüfen:
Vergleichen Sie mit der Vorlage, wenn der Kunde keine Spalten gelöscht/hinzugefügt oder Spaltenüberschriften geändert hat;
Sind alle Spalten ausgefüllt;
Prüfen Sie, ob die Daten gültig sind, insbesondere bei Feldern, die eine Auswahl (eine Anzahl von Werten) oder ein festes Format (Daten) erfordern. Abweichende/keine Werte führen NICHT zu einem Fehler. Das Ergebnis wird einfach sein, dass der Wert nicht importiert wird;. Zum Beispiel:
wenn eine Spaltenbeschreibung die Frage "Ist es möglich, von dieser Eigenschaft aus Flächen zu reservieren (1 = ja)" > Vergewissern Sie sich, dass eine "1" eingetragen ist.
wenn eine Spaltenbeschreibung die Frage "Das Errichtungsdatum der Immobilie (tt-mm-jjjj)" > Stellen Sie sicher, dass das Datumsformat korrekt ist.
wenn eine Spaltenbeschreibung die Frage "Der Status der Immobilie, wählen Sie zwischen: in Gebrauch, Verhandlung, Renovierung, Bau, verkauft" > Stellen Sie sicher, dass die Eingabe genau einem dieser Werte entspricht.
Nun speichern Sie die Datei als CSV UTF-8.
Tipp für die Konvertierung Ihrer .xlsx in CSV: Öffnen Sie die Importdatei in Excel > Datei > Exportieren > Dateityp ändern > wählen Sie "CSV" > Speichern unter.
Das in der CSV-Datei verwendete Feldbegrenzungszeichen (ein Komma oder ein Semikolon) sollte mit der Einstellung des Benutzers, der die Datei importiert, übereinstimmen.
Um die Einstellung für das Feldbegrenzungszeichen Ihres Benutzers zu ändern, navigieren Sie zu: Ihr Profil (oben rechts auf Ihrem Bildschirm) > Einstellungen > Registerkarte Einstellungen > Feld "Feldbegrenzungszeichen".
Importieren Sie die Datei, indem Sie auf Datei importieren klicken.
Wählen Sie eine Datei aus, indem Sie auf Dateien auswählen klicken.
Das Importieren der Dateien wird im Hintergrund fortgesetzt. Wenn wir klicken: Ok, kehren wir zur Importseite zurück.
In der rechten oberen Ecke wird das Symbol für die Hintergrundaufgabe angezeigt; wenn Sie darauf klicken, sehen Sie den Importstatus.
Tipp: Wenn die Hintergrundaufgabe nicht erscheint, aktualisieren Sie die Seite, indem Sie auf das Spacewell-Logo oben links auf der Seite klicken (oder klicken Sie F5, um Ihren Browser zu aktualisieren).
Wenn der Import abgeschlossen ist, finden Sie die Ergebnisse, indem Sie auf das Dokumentensymbol in der oberen rechten Ecke klicken.
Wählen Sie auf der Dokumentenseite Erweiterte Suche.
Geben Sie im Feld Datum > "Verknüpft von/bis" das heutige Datum ein oder drücken Sie sofort auf "ok", um alle zu diesem Import gehörenden Dokumente zu finden.
Je nach Einstellung des Anschlusses finden Sie die folgenden drei Dokumente
(csv)-Datei, die Sie hochgeladen haben, z. B. Dateien[]-Vorlagenimport-Eigenschaften. Die Dateien werden nur gespeichert, wenn die Import-Connector-Einstellung "Dokumente speichern = ja";
Verarbeitungsprotokoll - z.B. FMB-F-021-[Manual upload]-import. This shows which new record are created and if existing record have been updated;Processing errors - e.gHier wird angezeigt, welche neuen Datensätze erstellt wurden und ob bestehende Datensätze aktualisiert wurden;
Verarbeitungsfehler - z. B. FMB-F-021-[Manual uploadManueller Upload]-error. A list of the blocking errors that occurred.
If the import file is filled in correctly and uploading in the correct format no errors will occur. When an error does occur it can be quite hard to find out that the exact problem of the import file is, below some tips and pointer are given on possible causesFehler. Eine Liste der aufgetretenen Blockierfehler.
Wenn die Importdatei korrekt ausgefüllt ist und im richtigen Format hochgeladen wird, treten keine Fehler auf. Wenn doch ein Fehler auftritt, kann es ziemlich schwierig sein, das genaue Problem der Importdatei herauszufinden. Im Folgenden werden einige Tipps und Hinweise zu möglichen Ursachen gegeben
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| Info |
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Note: first read the “How is the import file mapped in Workplace?” chapter of this article. |
Common error message overview
Message
Possible cause
Example of error message
Error Field does not exist
File imported in wrong file format, for example .xlsx instead of .csv
This can be recognized also because all column of the import file will generate an error line.
The import file was altered: a column header changed. For example the header ‘Street’ was changed to 'Streetname'.
Only the altered column header will generate an error
A column header was deleted from the import file.
The deleted column header will generate an error| Tipps & Tricks zur Beseitigung von Importfehlern/-warnungen |
Allgemeine Informationen
Die Fehlermeldung enthält immer die Zeile der Importdatei, in der der Fehler aufgetreten ist.
Eine Fehler ist ein blockierendes Problem, das dazu führt, dass ein Datensatz nicht erstellt oder aktualisiert wird. Der gesamte Import kann abgebrochen werden.
Warnungen geben Auskunft über eine Aktion, die nicht abgeschlossen werden konnte. Alle anderen Elemente werden wie üblich importiert.
| Info |
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Hinweis: Lesen Sie zunächst die "Wie wird die Importdatei in Workplace abgebildet?" Kapitel dieses Artikels. |
Übersicht über häufige Fehlermeldungen
Nachricht | Mögliche Ursache | Beispiel einer Fehlermeldung | ||
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Fehler Feld ist nicht vorhanden |
| files[]-Template import properties_test.csv: Error Row Fehler Zeile 1 - Address with Letter : Field does not exist: Street | Warning Cannot find referenced object | When we want to link an object field in an import and Workplace can’t find that object, the object can not be linked. A non-blocking warning is shown. For example: we want to link a contact with externalReference=4343453 in the ownerContactId field of a property. However, no contact with this external reference exists yet. In this case, the The solution would be to create the missing contact or link a contact that does existAdresse mit Buchstabe : Feld ist nicht vorhanden: Straße |
Warnung Das referenzierte Objekt kann nicht gefunden werden |
| files[]-Template import properties_test.csv: Warning Row Warnung Zeile 3 - FMB Property : Warning cannot find referenced object-Eigenschaft : Warnung kann referenziertes Objekt nicht finden: ownerContactId={externalReference=4343453} | ||
Warning Creating or looking up an object for this key combination has failed | Using key values, Workplace determines if an existing object should be updated or that a new object should be created. However, an import mapping can only create a new instance of the object it concerns. The import mapping ’Properties' can for example only create new properties, not addresses or contacts. Import mappings however, can use fields of other objects as key values. But, if an object containing these key values does not exist, the mapping cannot create the object resulting in this error. For example, the address fields: street, nr, and city, are key values in the property mapping. If a certain address does not exist, it cannot be created by the property mapping (this should be done by an address mapping or created manually). In the example error message an address with the key values “streetWarnung Das Erstellen oder Nachschlagen eines Objekts für diese Tastenkombination ist fehlgeschlagen |
| files[]-Template import properties_test.csv: Error Row Fehler Zeile 3 - FMB Property : Creating or looking up an object for this key combination has failed Eigenschaft : Das Erstellen oder Nachschlagen eines Objekts für diese Tastenkombination ist fehlgeschlagen {externalReference={=X100099998}, addressId={street=Retail street, nr=18, postalReference=6666 MR, city=Arnhem} |
Beispiel-Screenshots
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| Warning |
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Warning:
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How is the import file mapped in Workplace?
Opening an import mapping
Press the ‘Default imports’/ ‘Custom Imports’ button on your startBoard;
Warnung:
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Wie wird die Importdatei in Workplace abgebildet?
Öffnen eines Import-Mappings
Drücken Sie die Schaltfläche "Standardimporte"/"Benutzerdefinierte Importe" auf Ihrem StartBoard;
Öffnen Sie einen ftp-Anschluss, z. B. FMB-F-021;
Navigate to the ‘Details’ tab (here you’ll find the general import settings);
Scroll down to the ‘Mapping’ include;
Open the mapping you want to view by pressing the magnifying glass behind the column ‘Mapping’ (not the blue magnifying glass at the beginning of the row!!).
When filling in the import files, there are a few things we need to keep in mind.
Every import file has different fields that have to be filled in. What these fields are depends on the configuration of the mappings that are linked to the import connector.
By opening a mapping we can see what object it concerns (field ‘Objects’) and what fields are involved ('Mapping' include).
Columns in a mapping
See screenshot above.
Order: determines in what order the mapping is handled.
Navigieren Sie zur Registerkarte "Details" (hier finden Sie die allgemeinen Importeinstellungen);
Blättern Sie nach unten zum Eintrag 'Mapping';
Öffnen Sie die gewünschte Kartierung, indem Sie auf die Lupe hinter der Spalte "Kartierung" drücken (nicht auf die blaue Lupe am Anfang der Zeile!!).
Beim Ausfüllen der Importdateien gibt es einige Dinge zu beachten.
Jede Importdatei hat verschiedene Felder, die ausgefüllt werden müssen. Welche Felder das sind, hängt von der Konfiguration der Mappings ab, die mit dem Import-Connector verbunden sind.
Wenn Sie eine Zuordnung öffnen, können Sie sehen, um welches Objekt es sich handelt (Feld "Objekte") und welche Felder betroffen sind (Feld "Zuordnung").
Spalten in einem Mapping
Siehe Bildschirmfoto oben.
Automating an import or export
It is also possible to set up imports to be executed periodically from an FTP server.
Automated export can be set up to export date to: FTP servers and email.
Summary
| Rw ui textbox macro |
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Reihenfolge: Legt fest, in welcher Reihenfolge das Mapping bearbeitet wird.
Name: Der Name hier entspricht einer der Spaltenüberschriften in der Importdatei (xlsx/ csv).
TypeTyp/ FieldFeld/Lookup: these determine in which field in Workplace the imported value should be stored.
Example: look at line 80 of the screenshot above. With these setting, the value in the column ‘City’ of the import file will be stored in the field address.city (the object is Address ) in Workplace.
Key values
The key values of a mapping are found in the column ‘Key’. The value ‘Yes’ means this field is a key value.
Key values are mandatory fields for an import to work. Meaning, the import will not run properly when Key values are missing.
Key values are used to determine if a new object needs to be created OR that an existing object is updated. To determine this, Workplace checks if an objects already exists that contains ALL the key values.
How does this work? In the Address mapping (see screenshot above), the Street, Nr, and PostalCode are the key values. The values in the import file could for example be: Second Street, 55, 1234AB. The mapping will check if an address with these characteristics exist. One of the following actions will take place:
If the the address exists, the non-key values are updated.
If the address does not yet exist, a new address is created where the key and non-key values are stored.
| Info |
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There are a lot of ways to configure mapping. Hover over the setting to see the help text. The case described above assumes that the setting “Create object = yes”; meaning a new object is created when no exact match is found for the key values. |
Import connectors and mappings background information
Almost all imports connectors that are available consist out of multiple import mappings. For every object that we want to import a separate mapping is needed. However, this is not the only reason we use different mappings. We could also use one specific mapping to only set the hierarchy of an object, so for properties this could be the hierarchy within the imported properties.
Running a mapping instead of the import connector
We are able to run mappings separately from their connector:
Open the import connector;
Navigate to the details tab;
Select a mapping by clicking on the magnifying glass next to the mapping name;
Click import;
Select your file.
The import will then run and display the results on the page.
Connector settings
Only partner users can change the settings of the connectors. Please note that if it concerns a default import, also Partner Users do not have access, because the import definition is inherited from the baseline. We will go over some important settings in the table below. Hover over a setting in Workplace to see the help text of other settings.
Setting
Description
Log
When set to ‘yes’, maintains a log of all actions
Save documents
When set to ‘yes’, stores all import/export documents. Document are usually removed after 1 month. This can be changed on the ‘Documents’ tab of the client settings by altering the “Cleanup documents after“ setting.
Save warnings
If set to ‘yes’, stores warnings when there are no errors. When set to ‘no’ the error document containing warnings/errors is only generated when there was at least one error.
Diese bestimmen, in welchem Feld im Workplace der importierte Wert gespeichert werden soll.
Beispiel: Sehen Sie sich Zeile 80 des obigen Screenshots an. Mit diesen Einstellungen wird der Wert in der Spalte 'Stadt' der Importdatei wird im Feld Adresse.Stadt (das Objekt ist Address ) im Workplace.
Wichtige Werte
Die Schlüsselwerte eines Mappings befinden sich in der Spalte "Schlüssel". Der Wert "Ja" bedeutet, dass dieses Feld ein Schlüsselwert ist.
Schlüsselwerte sind Pflichtfelder, damit ein Import funktioniert. Das bedeutet, dass der Import nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden kann, wenn die Schlüsselwerte fehlen.
Die Schlüsselwerte werden verwendet, um festzustellen, ob ein neues Objekt angelegt werden muß ODER ob ein bestehendes Objekt aktualisiert werden muß. Um dies festzustellen, prüft der Workplace, ob bereits ein Objekt existiert, das ALLE Schlüsselwerte enthält.
Wie funktioniert das? In der Adresszuordnung (siehe Screenshot oben) sind Straße, Hausnummer und Postleitzahl die Schlüsselwerte. Die Werte in der Importdatei könnten zum Beispiel lauten: Zweite Straße, 55, 1234AB. Das Mapping prüft, ob eine Adresse mit diesen Merkmalen vorhanden ist. Es findet eine der folgenden Aktionen statt:
Wenn die Adresse existiert, werden die Nicht-Schlüsselwerte aktualisiert.
Wenn die Adresse noch nicht existiert, wird eine neue Adresse angelegt, in der die Schlüssel- und Nichtschlüsselwerte gespeichert werden.
| Info |
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Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Zuordnung zu konfigurieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Einstellung, um den Hilfetext anzuzeigen. Der oben beschriebene Fall geht davon aus, dass die Einstellung "Objekt erstellen = ja", d.h. ein neues Objekt erstellt wird, wenn keine exakte Übereinstimmung für die Schlüsselwerte gefunden wird. |
Hintergrundinformationen zu Importkonnektoren und Mappings
Fast alle verfügbaren Importverbindungen bestehen aus mehreren Importzuordnungen. Für jedes Objekt, das wir importieren wollen, ist eine eigene Zuordnung erforderlich. Dies ist jedoch nicht der einzige Grund, warum wir verschiedene Zuordnungen verwenden. Wir könnten auch eine bestimmte Zuordnung verwenden, um nur die Hierarchie eines Objekts festzulegen, so dass dies bei Eigenschaften die Hierarchie innerhalb der importierten Eigenschaften sein könnte.
Ausführen eines Mappings anstelle des Import-Connectors
Wir sind in der Lage, Mappings getrennt von ihrem Connector zu betreiben:
Öffnen Sie den Import-Connector;
Wechseln Sie zur Registerkarte Details;
Wählen Sie ein Mapping aus, indem Sie auf die Lupe neben dem Mapping-Namen klicken;
Klicken Sie auf Importieren;
Wählen Sie Ihre Datei aus.
Der Import wird dann ausgeführt und die Ergebnisse werden auf der Seite angezeigt.
Einstellungen des Anschlusses
Nur Partnerbenutzer können die Einstellungen der Konnektoren ändern. Bitte beachten Sie, dass, wenn es sich um einen Standardimport handelt, auch Partnerbenutzer keinen Zugriff haben, da die Importdefinition von der Basislinie geerbt wird. In der folgenden Tabelle gehen wir auf einige wichtige Einstellungen ein. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Einstellung im Workplace, um den Hilfetext für andere Einstellungen anzuzeigen.
Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Protokoll | Wenn auf 'ja' gesetzt, wird ein Protokoll aller Aktionen geführt |
Dokumente speichern | Bei der Einstellung "Ja" werden alle Import-/Exportdokumente gespeichert. Die Dokumente werden normalerweise nach 1 Monat gelöscht. Dies kann auf der Registerkarte "Dokumente" in den Client-Einstellungen durch Ändern der Einstellung "Dokumente bereinigen nach" geändert werden. |
Warnungen speichern | Bei der Einstellung 'yes' werden Warnungen gespeichert, wenn keine Fehler vorhanden sind. Bei 'no' wird das Fehlerdokument mit Warnungen/Fehlern nur erstellt, wenn mindestens ein Fehler aufgetreten ist. |
Automatisieren eines Imports oder Exports
Es ist auch möglich, Importe so einzurichten, dass sie periodisch von einem FTP-Server ausgeführt werden.
Der automatische Export kann so eingestellt werden, dass die Daten auf: FTP-Server und E-Mail.
Zusammenfassung
| Rw ui textbox macro |
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