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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Manually create Workplace users

  • Enable Workplace users

  • Batch modify Workplace users

A Workplace user is needed to access any Workplace touch point. Based on the assigned Workplace role(s), features are made available to the user (for example you need Admin role to access data export functionality in GO or to have access to the Workplace back-end Studio).

A Workplace user in itself can check live floorplans and dashboards, and/or manage users and devices. Yet when it comes to any functionality that leans on the underlying IWMS (for example making a reservation), also an IWMS user is needed.

Tip

It’s mandatory to link a Workplace user to an IWMS user. Make sure the users exist in IWMS first, this way you can link them during the creation.

Users can log in to Workplace touch points (Go, applications, Studio) using

  • UID (Unique ID within Workplace)

  • e-mail address

How to access Workplace User management:

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Manuelles Anlegen von Workplace-Benutzern

  • Workplace-Benutzer freischalten

  • Workplace-Benutzer stapelweise ändern

Ein Workplace-Benutzer ist erforderlich, um auf jeden Workplace-Touchpoint zuzugreifen. Basierend auf der/den zugewiesenen Workplace-Rolle(n) werden dem Benutzer Funktionen zur Verfügung gestellt (z. B. benötigen Sie die Admin-Rolle, um auf die Datenexportfunktionen in GO zuzugreifen oder um Zugriff auf das Workplace-Backend-Studio zu erhalten).

Ein Workplace-Benutzer kann selbst Live-Grundrisse und Dashboards prüfen und/oder Benutzer und Geräte verwalten. Wenn es jedoch um Funktionen geht, die sich auf das zugrunde liegende IWMS stützen (z. B. eine Reservierung vornehmen), wird auch ein IWMS-Benutzer benötigt.

Tip

Es ist obligatorisch, einen Workplace-Benutzer mit einem IWMS-Benutzer zu verknüpfen. Vergewissern Sie sich zunächst, dass die Benutzer in IWMS vorhanden sind, damit Sie sie während der Erstellung verknüpfen können.

Benutzer können sich an den Workplace-Touchpoints (Go, Anwendungen, Studio) anmelden, indem sie

  • UID (Eindeutige ID im Workplace)

  • E-Mail Adresse

Zugang zur Workplace-Benutzerverwaltung:

Easily track user activity and engagement, and identify inactive users by looking at the Last Login column in the User Overview

For all Workplace Experience touch points: GO, Studio and mobile apps Info

  • Anmeldung mit Ihren Anmeldedaten

  • Wählen Sie Benutzer & Rollen > Benutzer

Info

Verfolgen Sie auf einfache Weise die Aktivität und das Engagement von Benutzern und identifizieren Sie inaktive Benutzer anhand der Spalte "Letzte Anmeldung" in der Benutzerübersicht.

  • Für alle Workplace Experience Touchpoints: GO, Studio und mobile Apps (Workplace App & Kiosk App)

  • Timestamp is created upon user login and not based on actual activity once logged in

  • Remember me sessions, where you are automatically logged in without entering your authentication details again, are also considered to be an actual login

Spacewell started keeping track of Last Login dates from 19/03/2024.

Manually create Workplace users

Add new users in Workplace back-end Studio by using the button "Add new"

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Mandatory fields

UID (Unique ID within Workplace) always starts with (short) tenant name (so the Workplace tool knows which environment to connect to upon log-in)

allowed characters:

letters (small caps and large caps

  • Der Zeitstempel wird bei der Benutzeranmeldung erstellt und basiert nicht auf der tatsächlichen Aktivität nach der Anmeldung

  • Remember me"-Sitzungen, bei denen Sie automatisch angemeldet werden, ohne Ihre Authentifizierungsdaten erneut eingeben zu müssen, werden ebenfalls als tatsächliche Anmeldung betrachtet.

Spacewell führt seit dem 19.03.2024 ein Verzeichnis der letzten Login-Daten.

Manuelles Anlegen von Workplace-Benutzern

Fügen Sie neue Benutzer im Workplace back-end Studio hinzu, indem Sie die Schaltfläche "Add new" verwenden.

image-20240314-170218.pngImage Added

image-20240116-173552.pngImage Added

Obligatorische Felder

  • UID (Unique ID innerhalb von Workplace) beginnt immer mit dem (kurzen) Mandantennamen (damit das Workplace-Tool weiß, mit welcher Umgebung es sich beim Einloggen verbinden muss)

    • erlaubte Zeichen:

      • Buchstaben (Kapitälchen und Großbuchstaben): a-z, A-Z

      • numbersZahlen: 0-9

      • special charactersSonderzeichen: . _ -

  • First NameVorname

  • Last Name

Optional fields

  • Nachname

Optionale Felder

  • E-mail

  • can be used as login ID

    • can be used to send messages to the user (for example automatic mails based on

    Mail

    • kann als Anmelde-ID verwendet werden

    • kann verwendet werden, um Nachrichten an den Benutzer zu senden (z. B. automatische Mails aufgrund von Brain rules repository)

  • all fields are mandatory (including the default password to start with)

  • IWMS-ID: Workplace user needs to be linked to an IWMS user in order to have certain rights (for example to make a reservation). So make sure the users exist in IWMS first, this way you can link them during the creation.

    • to link from Workplace Management, refer to the “username” mentioned for the User object

  • Password: set a standard/default password

  • Active enable/disable toggle: upon user creation, it makes sene to keep this enabled.

  • Must change password toggle: upon user creation, it makes sense to keep this enabled.

  • Roles, see Roles & Profiles

Batch import/modify Workplace users

Info

Best practice is to take an export of the users in your environment and use that as the import file.

Upload or modification of multiple users at once (batch upload) is possible using the import-functionality:

  • document may not contain hyperlinks (so better to set e-mail address as textDer Workplace-Benutzer muss mit einem IWMS-Benutzer verknüpft werden, um bestimmte Rechte zu erhalten (z. B. um eine Reservierung vorzunehmen). Vergewissern Sie sich also zunächst, dass die Benutzer im IWMS vorhanden sind, damit Sie sie während der Erstellung verknüpfen können.

    • für die Verknüpfung vom Workplace Management aus, beziehen Sie sich auf den "Benutzernamen", der für das Objekt "Benutzer" angegeben ist

  • Passwort: ein Standard-Passwort festlegen

  • Aktiver Aktivierungs-/Deaktivierungsschalter: Bei der Erstellung eines Benutzers ist es sinnvoll, diesen Schalter aktiviert zu lassen.

  • Muss Passwort ändern: Bei der Erstellung eines Benutzers ist es sinnvoll, diese Option zu aktivieren.

  • Rollen, siehe Roles & Profiles

Batch-Import/Änderung von Workplace-Benutzern

Info

Es empfiehlt sich, einen Export der Benutzer in Ihrer Umgebung zu erstellen und diesen als Importdatei zu verwenden.

Das Hochladen oder Ändern von mehreren Benutzern auf einmal (Batch-Upload) ist über die Import-Funktionalität möglich:

  • alle Felder sind obligatorisch (einschließlich des Standardkennworts für den Anfang)

  • das Dokument darf keine Hyperlinks enthalten (daher ist es besser, die E-Mail-Adresse als Text anzugeben)

View file
nameimport_workplace_users.xls

For more information on Automatic creation of Workplace users, see
Info

It’s possible to assign multiple roles to a user through excel import, which makes it easier and more efficient for admins to manage user configurations.

Automatic creation of Workplace users

After configuration of Workplace SSO: for every (new) Workplace user signing in, upon first login, Workplace creates an account on-the-fly and the user can start using Workplace.

Es ist möglich, einem Benutzer über den Excel-Import mehrere Rollen zuzuweisen, was die Verwaltung von Benutzerkonfigurationen für Administratoren einfacher und effizienter macht.

Automatische Erstellung von Workplace-Benutzern

Nach der Konfiguration von Workplace SSO: Für jeden (neuen) Workplace-Benutzer, der sich anmeldet, erstellt Workplace bei der ersten Anmeldung ein Konto, und der Benutzer kann mit der Nutzung von Workplace beginnen.

Weitere Informationen zur automatischen Erstellung von Workplace-Benutzern finden Sie unter How to set up Workplace SSO.

Good to know

In the Workplace platform, users are automatically disabled after 3 wrong login attempts.
For more details on possible password security settings, see

Gut zu wissen

  1. Auf der Workplace-Plattform werden Benutzer nach 3 falschen Anmeldeversuchen automatisch deaktiviert.
    Weitere Einzelheiten zu den möglichen Kennwortsicherheitseinstellungen finden Sie unter Security settings.

  2. In Workplace Analytics & Experience , users can log on to multiple touch points at the same time. For example a user can be logged in to GO webportal and into the Workplace app. Being logged in to GO even makes it easier to log in to the Workplace app, see können sich Benutzer an mehreren Touchpoints gleichzeitig anmelden. Zum Beispiel kann ein Benutzer beim GO Webportal und bei der Workplace App angemeldet sein. Die Anmeldung bei GO erleichtert sogar die Anmeldung bei der Workplace App, siehe https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/160104537/GO+-+Profile+Settings#Connected-Devices.

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