Versions Compared

Version Old Version 3 New Version 4
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create a building

  • Create an area

Building and areas

A building can be built up from multiple floors and different areas. In this article, we will describe some of the fields and functionalities. However, most functionalities are self-explanatory and will not be discussed. Hover over a field for a couple of seconds to view the help text (available for most fields).

Properties are usually easily recognized by their PRP-reference: e.g.

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Een gebouw maken

  • Creëer een ruimte

Gebouw en Ruimtes

Een gebouw kan worden opgebouwd uit meerdere verdiepingen en verschillende Ruimtes. In dit artikel beschrijven we enkele velden en functionaliteiten. De meeste functionaliteiten spreken echter voor zich en worden niet besproken. Beweeg een paar seconden over een veld om de helptekst te bekijken (beschikbaar voor de meeste velden).

Eigenschappen zijn meestal gemakkelijk te herkennen aan hun PRP-referentie: bijvoorbeeld PRP-000001, PRP-000002 , or of PRP-000003.

Building module explained

To open the building module, click on Properties in the menu
Expand
titleBuilding module explained
Module bouwen uitgelegd

Module bouwen uitgelegd

Klik op Eigenschappen in het menu om de bouwmodule te openen:

 

In the building module, you can search for a building (building) and create a new buildingde gebouwenmodule kun je een gebouw zoeken (building) en een nieuw gebouw maken.

Using the building module

De bouwmodule gebruiken (use cases)

View/ edit building setting

  • Open a building > Setting tab > Setup tab

  • Here you edit building settings

Meters

  • Open building > meters

  • Here you will find the meters belonging to this building

Using the De (advancedgeavanceerde) search functionality

  • Type in “Spacewell” in the search bar and press Search. We then get all the locations with “Spacewell” in the name. If you leave the search bar empty and press search, you will see all the properties available in the system.

Info

Click on the drop-down button next to the “Search” button to gain access to “Advanced search”. By using this option you can also search on: Address, City, etc.

Image Removed

Look up building information

  • Type in Arnhem > Search > open “Spacewell Arnhem” by clicking on the Reference number. After opening the building, you can see information regarding the building, location details, and building details. It`s also possible to add a picture of the object.

Image Removed

View areas

  • In the building card, you see a tab called  “Areas.” In this tab, you can see which areas are part of a building.

Image Removed
Image Removed

Building Valuations

With the right credentials and the setting turned on, you can see the “Building Valuations” tab.
Valuations can be added for example, market value, tax value etczoekfunctie gebruiken

  • Typ "Spacewell" in de zoekbalk en druk op Zoeken. We krijgen dan alle locaties met "Spacewell" in de naam. Als je de zoekbalk leeg laat en op zoeken drukt, krijg je alle locaties te zien die beschikbaar zijn in het systeem.

Info

Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om toegang te krijgen tot "Geavanceerd zoeken". Met deze optie kun je ook zoeken op: Adres, Stad, enz.

Image Added

Gebouwinformatie opzoeken

  • Typ Arnhem > Zoeken > open "Spacewell Arnhem" door op het referentienummer te klikken. Na het openen van het gebouw zie je informatie over het gebouw, locatiedetails en details van het gebouw. Het is ook mogelijk om een foto van het object toe te voegen.

Image Added

Ruimtes bekijken

  • In de gebouwenkaart zie je een tabblad "Ruimtes". In dit tabblad kun je zien welke Ruimtes deel uitmaken van een gebouw.

Image Added

Gebouwinstelling bekijken/bewerken

  • Open een gebouw > tabblad Instellingen > tabblad Instellingen

  • Hier kunt u de gebouwinstellingen bewerken

Meters

  • Open gebouw > meter

  • Hier vind je de meters die bij dit gebouw horen

Image Added

Taxaties van gebouwen

Met de juiste referenties en de instelling ingeschakeld, zie je het tabblad "Bouwtaxaties".
Taxaties kunnen worden toegevoegd, bijvoorbeeld marktwaarde, fiscale waarde enz.

“Related objects”

In this tab you can ee which objects are related to this area. For example you can see which checklists, reservations, work orders, and contracts are related to this area

Je krijgt een scherm te zien waarin je de Ruimtes kunt filteren. Er zijn verschillende opties om een gebied te vinden. Als je alles leeg laat, worden alle beschikbare ruimten weergegeven. Als je bijvoorbeeld filtert op "Gebouw", vind je alleen Ruimtes die bij dat gebouw horen.

  • De knop "Tellen" geeft een indicatie van het totale aantal objecten dat voldoet aan je zoekfilters Opmerking: bij deze zoekopdracht wordt geen rekening gehouden met toegangsrechten, dus als je op 'Zoeken' klikt, vind je mogelijk minder objecten.

  • De knop "Zoeken" toont de resultaten van de zoekopdracht.

Image Added

Om meer details van een gebied te zien, klik je op het gebiedsnummer. Je ziet verschillende tabbladen en opties die je kunt invullen met betrekking tot het gebied. Je kunt bijvoorbeeld een gebied beschikbaar maken voor reservering.

De module Ruimte gebruiken (use cases)

Expand
titleArea Ruimte module explaineduitgelegd
Area

Ruimte module

explainedTo search for an area, click “Areas” under the Properties header in your

uitgelegd

Om een gebied te zoeken, klik je op "Ruimtes" onder de kop Eigenschappen in je menu.

You will see a screen in which you can filter the areas. There are different options for finding an area. If you leave everything empty, it will show all the areas available. For example, if you filter on “Building,” you will only find areas that belong to that building.

  • The “Count” button will show an indication of the total number of objects that fits your search filters Note: access right are not taken into account with this search, so when click ‘Search’ you might find less properties.

  • The “Search” button will reveal the results of the search job.

Image Removed

To see more details of an area, click on the area number. You will see different tabs and options you can fill in regarding the area.  For example, you can make an area available for reservation.

Using the area module (use cases)

View area information

  • The general tab contains the name, description and other general setting for an area. You also upload a photo of the areas here.

Add Services

  • Within this tab you can add services for this area. For example ‘Rent’ or ‘Cleaning services'

“Reservation settings”tab

  • When ‘Reservable = yes’ on the general tab, this tab is shown. Consult the help text of the field by hovering over the field. Some options are: Change availability or block dates, Add seating arrangements (and set a default), Change capacity, and (dis)allow catering

Image Removed

Bekijk gebiedsinformatie

  • Het tabblad Algemeen bevat de naam, beschrijving en andere algemene instellingen voor een gebied. Je kunt hier ook een foto van de Ruimtes uploaden.

Diensten toevoegen

  • Op dit tabblad kun je diensten toevoegen voor deze ruimte. Bijvoorbeeld 'Verhuur' of 'Schoonmaakdiensten'.

"Reserveringsinstellingen".tab

  • Als 'Reserveerbaar = ja' op het tabblad Algemeen staat, wordt dit tabblad weergegeven. Raadpleeg de helptekst van het veld door er met de muis overheen te gaan. Enkele opties zijn: Beschikbaarheid wijzigen of datums blokkeren, Zitplaatsen toevoegen (en een standaard instellen), Capaciteit wijzigen en Catering (niet) toestaan.

Image Added

"Verwante objecten".

  • In dit tabblad kun je zien welke objecten gerelateerd zijn aan dit gebied. U kunt bijvoorbeeld zien welke controlelijsten, reserveringen, werkorders en contracten aan dit gebied zijn gerelateerd.

Create a new building

In the building module, you can create a new building.

  1. Click on ‘Properties’ in the building module;

  2. Click on the “Create new building” button;

  3. Select the category in which the building should be created.

    Image Removed

  4. Click ‘OK’;

  5. A new screen will open where you can create a new building and enter the details.

  6. It is also possible to add a sub-building to an (existing) building by using the “Create new building” button at the bottom page. You can find this function in the “Subproperties” include. See screenshot.

Note:

  • The building category you choose determines the fields, tabs, and functions that are available.

  • A typical hierarchy would be to have a site with multiple properties as child building.

    • The category Geographical area can, for example, be used as a parent for properties/ sites within the same city or country
    Expand
    titleCreate a new property
    Een nieuwe eigenschap maken

    Een nieuw gebouw maken

    In de gebouwenmodule kun je een nieuw gebouw maken.

    1. Klik op 'Eigenschappen' in de bouwmodule;

    2. Klik op de knop "Nieuw gebouw maken";

    3. Selecteer de categorie waarin het gebouw moet worden aangemaakt.

      Image Added

    4. Klik op 'OK';

    5. Er wordt een nieuw scherm geopend waarin je een nieuw gebouw kunt aanmaken en de gegevens kunt invoeren.

    6. Het is ook mogelijk om een subgebouw toe te voegen aan een (bestaand) gebouw met behulp van de knop "Nieuw gebouw maken" op de onderste pagina. Je kunt deze functie vinden in het onderdeel "Sub-eigenschappen". Zie screenshot.

    Opmerking:

    • De bouwcategorie die je kiest, bepaalt welke velden, tabbladen en functies beschikbaar zijn.

    • Een typische hiërarchie zou zijn om een site te hebben met meerdere eigenschappen als kindgebouw.

    • De categorie Geografisch gebied kan bijvoorbeeld worden gebruikt als bovenliggende waarde voor eigendommen/locaties binnen dezelfde stad of hetzelfde land.

    Search

    Create a new area

    Within a building, you can create (additional) areas that belong to the building you have open. To do that:

    1. Open a building

    2. Select the tab “Areas.”

    3. You will find the option “Create new area” above the list of areas. 

    Expand
    titleCreate a new area
    Info

    At the same moment you create a building, a main area (for example: the PRP-00001 in the screenshot) is created. Every other area of this building will be a “child”of this main area. Do not change this main area, as it might corrupt your area date!

    Image Removed

    4. After clicking ““Create new area”“ you need to select the area category and press “Create”

    Image Removed

    5. You can enter the details of the area, the size, a description if it`s reservable, and a photo.
    6. Fill in all the info, and to save the new area, press the button “Save and return.”

    field name

    Description

    Parent

    Select the parent area for your new area

    Area nr

    By using the drop-down in this field you can select indicate what kind of area it is. For example is it a workplace or a room.

    Reservable

    Yes/No. Can you make a reservation for this area?

    Image Removed

    Good to know

    • Change parent areas. After creating an area, it is still possible to change the parent of an area. Open your area card and select a different option in the “Parent” field.

      1. Press “>” at the end of the “Parent” field.

      2. Press the … (three dots)

      3. Search for your area and select it.

    • Hierarchy. You can create different types of areas on a building to build your hierarchy. All area categories (see screenshot). A logical hierarchy would be: Building → Floor → Area → Workplace or Meeting room

    • Active ‘no’. If an area has the status “Yes” the column “Active”, that means you can find them by using the default search functionality. If the status is “No”, you only can find them by using “Advanced search”, as advanced search also queries closed objects.

    Summary

    Rw ui textbox macro

    • A Building can be built up from multiple floors and different areas

    • New areas can be created and added to properties.

    Een nieuwe ruimte maken

    Een nieuwe ruimte maken

    Binnen een gebouw kun je (extra) Ruimtes maken die horen bij het gebouw dat je open hebt staan. Om dat te doen:

    1. Een gebouw openen

    2. Selecteer het tabblad "Ruimtes".

    3. Je vindt de optie "Maak nieuwe ruimte" boven de lijst met Ruimtes. 

    Info

    Op hetzelfde moment dat je een gebouw maakt, wordt er een hoofdgebied gemaakt (bijvoorbeeld: PRP-00001 in de schermafbeelding). Elk ander gebied van dit gebouw zal een "kind" zijn van dit hoofdgebied. Verander dit hoofdgebied niet, omdat dit de datum van je gebied kan beschadigen!

    Image Added

    4. Nadat je op ""Nieuw gebied maken"" hebt geklikt, moet je de categorie van het gebied selecteren en op "Maken" drukken.

    Image Added

    5. Je kunt de details van de ruimte invoeren, de grootte, een beschrijving als het te reserveren is en een foto.
    6. Vul alle gegevens in en druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om de nieuwe Ruimte op te slaan.

    veldnaam

    Beschrijving

    Ouder

    Selecteer het bovenliggende gebied voor je nieuwe gebied

    Ruimte nr.

    Met behulp van de drop-down in dit veld kun je aangeven om wat voor soort ruimte het gaat. Is het bijvoorbeeld een werkplek of een kamer?

    Reserveerbaar

    Ja/Nee. Kun je een reservering maken voor deze Ruimte?

    Image Added

    Goed om te weten

    • Wijziging ouderlijke ruimtes. Nadat u een gebied hebt gemaakt, is het nog steeds mogelijk om de ouder van een gebied te wijzigen. Open de gebiedskaart en selecteer een andere optie in het veld "Ouder".

      1. Druk op ">" aan het einde van het veld "Parent".

      2. Druk op de ... (drie puntjes)

      3. Zoek je ruimte en selecteer deze.

    • Hiërarchie. Je kunt verschillende soorten ruimten op een gebouw maken om je hiërarchie op te bouwen. Alle gebiedscategorieën (zie schermafbeelding). Een logische hiërarchie zou zijn: Gebouw → Verdieping → Ruimte → Workplace of vergaderruimte

    • Actief 'nee'. Als een gebied de status "Ja" de kolom "Actief", betekent dit dat je ze kunt vinden door de standaard zoekfunctionaliteit te gebruiken. Als de status "Nee" is, kun je ze alleen vinden met "Geavanceerd zoeken", omdat geavanceerd zoeken ook vraagt naar gesloten objecten.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • Een gebouw kan worden opgebouwd uit meerdere verdiepingen en verschillende Ruimtes

    • Nieuwe Ruimtes kunnen worden gecreëerd en toegevoegd aan eigendommen.

    Zoek op

    Live Search