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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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FIND COLLEAGUES

Search for and find your colleagues based on their reservations

SYNC WITH OUTLOOK

Synchronize your bookings with Outlook

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Quick start guide

Download the app onto your phone from any of the official appstores.

Use below QR-codes or search “Spacewell Workplace” on your store
Content

Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Use the Workplace app

BOOKINGS MADE EASY

Find and book rooms and desks through different functionalities that combine reservations and live occupancy data

VIEW DATA IN REAL TIME

The data is mapped intuitively on floor plans to show you immediate results at any moment

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Nutzen Sie die Workplace App

BUCHUNGEN LEICHT GEMACHT

Suche und Buchung von Zimmern und Schreibtischen über verschiedene Funktionen, die Reservierungen und Live-Belegungsdaten kombinieren

DATEN IN ECHTZEIT ANZEIGEN

Die Daten werden intuitiv auf Grundrissen abgebildet, um Ihnen jederzeit unmittelbare Ergebnisse zu zeigen

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KOLLEGEN FINDEN

Suchen und finden Sie Ihre Kollegen anhand ihrer Reservierungen

MIT OUTLOOK SYNCHRONISIEREN

Synchronisieren Sie Ihre Buchungen mit Outlook

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Schnellstart-Anleitung

Laden Sie die App von einem der offiziellen App-Stores auf Ihr Telefon herunter.

Benutzen Sie die untenstehenden QR-Codes oder suchen Sie "Spacewell Workplace" in Ihrem Geschäft.

How to log in

Wie meldet man sich an?

If SSO is set up for your environment

  1. Log in with your SSO user details. The Workplace platform will recognize SSO has been set up and log in automatically.

  2. Select your building and you’re good to go

‪If SSO is not set up for your environment

  1. Log in with the provided log in details.

  2. Select your building and you’re good to go

  • Sessions are stored for a couple of days, so you might not have to log in every time.

  • After logging out, we’ll still remember your user name. You only need to provide your password.

  • In case your forgot your password, Workplace can send you a code to retrieve your login (if e-mail has been configured)

‪

Functionality Overview

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Reservations made easy

  1. Fill in Search Criteria

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  2. Verify the search results. View results in different ways (floorplan, filter, etc.) by using the buttons in the top right corner

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  3. For example, select floor plan view: the search results will be highlighted on the floor plan

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  4. Fill in the details and confirm the reservation

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  5. The app will confirm if the reservation creation was successful

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Floor plan Legend

Occupancy View

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Green indicates that there is no occupancy detected for the location.

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Red indicates the current occupancy status of the room or desk. The icon will gradually fade over time, reflecting the decreasing likelihood of the space still being occupied. Once a sensor is triggered, it takes 15 minutes for the status to turn green, unless another trigger event occurs.

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Grey means that this location should not be used/ occupied (for example a checkered pattern due to COVID-19).

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If a location does not have any color associated, we don’t have occupancy data to show for this location:

  • there is no sensor linked to this location

  • sensor did not connect to Workplace since more than 7 days

Reservation View

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Red means the room is reserved and occupied.

The number indicates for how long the room is reserved in minutes.

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Yellow means the room is reserved but not currently occupied.

The number indicates for how long the room is reserved in minutes.

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Green with an icon means the room is not reserved but occupied.

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Green with a number means the room is reserved in X minutes.

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Red with an icon means that the room is not reservable but currently occupied.

Complete floor plan legend can be found here: View By Space > "Reservations"

This information in a presentation

Use this End User Quick Guide Template to help end users quickly navigate their environment. Don't forget to customize the slides by taking the questions on the first slide into account

Wenn SSO für Ihre Umgebung eingerichtet ist

  1. Melden Sie sich mit Ihren SSO-Benutzerdaten an. Die Workplace-Plattform erkennt, dass SSO eingerichtet wurde und meldet sich automatisch an.

  2. Wählen Sie Ihr Gebäude aus, und schon können Sie loslegen

Wenn SSO für Ihre Umgebung nicht eingerichtet ist

  1. Melden Sie sich mit den angegebenen Anmeldedaten an.

  2. Wählen Sie Ihr Gebäude aus, und schon können Sie loslegen

  • Die Sitzungen werden für einige Tage gespeichert, so dass Sie sich nicht jedes Mal neu anmelden müssen.

  • Nach der Abmeldung merken wir uns Ihren Benutzernamen. Sie müssen nur noch Ihr Passwort eingeben.

  • Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, kann Workplace Ihnen einen Code zusenden, mit dem Sie sich wieder einloggen können (falls eine E-Mail eingerichtet wurde).

Überblick über die Funktionalität

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Reservierungen leicht gemacht

  1. Füllen Sie die Suchkriterien aus

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  2. Überprüfen Sie die Suchergebnisse. Zeigen Sie die Ergebnisse auf verschiedene Arten an (Grundriss, Filter usw.), indem Sie die Schaltflächen in der oberen rechten Ecke verwenden

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  3. Wählen Sie zum Beispiel die Grundrissansicht: Die Suchergebnisse werden auf dem Grundriss hervorgehoben.

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  4. Füllen Sie die Details aus und bestätigen Sie die Reservierung

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  5. Die App wird bestätigen, ob die Reservierung erfolgreich erstellt wurde

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Grundriss Legende

Belegung Ansicht

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Grün zeigt an, dass es eine keine Belegung festgestellt für den Standort.

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Rot zeigt die aktuelle Belegung Status des Zimmers oder des Schreibtischs. Die Das Symbol wird allmählich verblassen im Laufe der Zeit und spiegelt die abnehmende Wahrscheinlichkeit, dass der Raum noch belegt ist. Sobald ein Sensor ausgelöst wird, dauert es 15 Minuten, bis der Status grün wird, sofern kein weiteres Auslöseereignis eintritt.

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Grau bedeutet, dass dieser Ort nicht benutzt/besetzt werden (zum Beispiel ein schachbrettartiges Muster aufgrund von COVID-19).

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Wenn einem Ort keine Farbe zugeordnet ist, können wir für diesen Ort keine Belegungsdaten anzeigen:

  • Es gibt keinen Sensor, der mit dieser Stelle verbunden ist.

  • Sensor hat sich seit mehr als 7 Tagen nicht mehr mit Workplace verbunden

Ansicht der Reservierung

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Rot bedeutet, der Raum ist reserviert und besetzt.

Die Zahl gibt an, für wie lange der Raum in Minuten reserviert ist.

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Gelb bedeutet, der Raum ist reserviert, aber derzeit nicht belegt.

Die Zahl gibt an, für wie lange der Raum in Minuten reserviert ist.

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Grün mit einem Symbol bedeutet, dass der Raum nicht reserviert, sondern besetzt.

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Grün mit einer Nummer bedeutet, dass der Raum reserviert in X Minuten.

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Rot mit einem Symbol bedeutet, dass der Raum nicht reservierbar, aber derzeit besetzt.

Die vollständige Grundrisslegende finden Sie hier: View By Space Reservations

Diese Informationen in einer Präsentation

Verwenden Sie diese Vorlage für eine Kurzanleitung für Endbenutzer, um Endbenutzern zu helfen, sich schnell in ihrer Umgebung zurechtzufinden. Vergessen Sie nicht, die Folien anzupassen, indem Sie die Fragen auf der ersten Folie berücksichtigen.

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nameWorkplace App - end user quick guide TEMPLATE.pptx

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