Versions Compared

Version Old Version 5 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Add assurance documents

  • Update and keep an overview of assurance documents

Assurance documents (simple)

Assurance documents are used to register documents with an expiration date/next revision date. Documents with validity by law, certificates with an expiration date, and inspection reports must be revised every X period. Via dashboards, all assurance documents can be managed and revised to make sure document do not expire.

Image Removed

Expand
titleAdd assurance documents

Add assurance documents

1. Click the “Assurance document +” icon on your startBoard to add a new assurance document

Image Removed2. The following fields should be filled in:

  • Title (mandatory field)

  • Description

  • Next revision date (date on which the document expires and must therefore be revised)

3. Via the ‘Upload’ button, a document can be uploaded

4. Comments can be added to the ‘Notes’ include at the bottom of the page

Image Removed Expand
titleOverview of the assurance documents

Overview of the assurance documents

Click the “Assurance documents” button on your startBoard for an overview.

  • The document overview is sorted by date, with the documents that have expired or are about to expire at the top.

  • This document contains ALL assurance document, so document created by your colleagues can be viewed and changed by you as well.

Image Removed

Traffic lights indicate the need to revise the document:

  • Red: The next revision date has expired.

  • Orange: The next revision date of the document is within the next 30 days.

    • Green: The document has no revision date, or the revision date is further into the future than 30 days from today

    Leerdoelen

    Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

    • Borgingsdocumenten toevoegen

    • Bijwerken en overzicht houden van Borgingsdocumenten

    Borgingsdocumenten (eenvoudig)

    Borgingsdocumenten worden gebruikt om documenten met een vervaldatum/volgende herzieningsdatum te registreren. Wettelijk geldige documenten, certificaten met een vervaldatum en inspectierapporten moeten elke X-periode worden herzien. Via dashboards kunnen alle Borgingsdocumenten worden beheerd en herzien om ervoor te zorgen dat documenten niet verlopen.

    Image Added

    Expand
    titleBorgingsdocumenten toevoegen

    Borgingsdocumenten toevoegen

    1. Klik op het pictogram "Borgingsdocument +" op uw startpaneel om een nieuw borgingsdocument toe te voegen.

    Image Added


    2. De volgende velden moeten worden ingevuld:

    • Titel (verplicht veld)

    • Beschrijving

    • Volgende revisiedatum (datum waarop het document vervalt en dus moet worden herzien)

    3. Via de knop 'Uploaden' kan een document worden geüpload

    4. Opmerkingen kunnen worden toegevoegd aan de 'Opmerkingen' onderaan de pagina.

    Image Added
    Expand
    titleOverzicht van de Borgingsdocumenten

    Overzicht van de Borgingsdocumenten

    Klik op de knop "Borgingsdocumenten" op je startbord voor een overzicht.

    • Het documentenoverzicht is gesorteerd op datum, met de documenten die verlopen zijn of bijna verlopen zijn bovenaan.

    • Dit document bevat ALLE borgingsdocumenten, zodat documenten die door uw collega's zijn gemaakt ook door u kunnen worden bekeken en gewijzigd.

    Image Added

    Verkeerslichten geven aan dat het document moet worden herzien:

    • Rood: De volgende revisiedatum is verstreken.

    • Oranje: De volgende revisiedatum van het document is binnen de komende 30 dagen.

    • Groen: Het document heeft geen revisiedatum of de revisiedatum ligt verder in de toekomst dan 30 dagen vanaf vandaag.

    Expand
    titleEdit Bewerk assurance-document
    Edit

    Bewerk assurance-document

    Step

    Stap 1: open

    the

    het document (

    that is about to expire)

    1. Click on the ‘Assurance documents’ overview button on your startboard

    2. Open an assurance document by clicking on a reference link. The same page you see while creating an assurance document is now opened.

    Step 2: Download the assurance document

    Use the download button on the “General” tab to download the document’s active(latest) version. If you want to download a different version. Navigate to the “Versions “ tab, click on the desired version, and press the “Download” button.

    Image Removed

    Step 3: Upload a new version and set ‘Next revision date’

    1. A new document version can be added using the Upload function on the existing assurance document on the “General” tab.

    2. After uploading a new document, change the next revision date.

    3. The document will no longer be on top of the report waiting to be revised. A

    4. Add notes and update the description when necessary.

    Delete

    To delete a document, click the “X” button on the “General tab.” You can find that bottom on the top right corner of your screen.

    Image Removed

    Summary

    dat gaat verlopen)

    1. Klik op de overzichtsknop 'Borgingsdocumenten' op je startpaneel

    2. Open een assurance-document door op een referentielink te klikken. Dezelfde pagina die u ziet tijdens het maken van een assurance-document wordt nu geopend.

    Stap 2: Download het borgingsdocument

    Gebruik de downloadknop op het tabblad "Algemeen" om de actieve (laatste) versie van het document te downloaden. Als je een andere versie wilt downloaden. Navigeer naar het tabblad "Versies", klik op de gewenste versie en druk op de knop "Downloaden".

    Image Added

    Stap 3: Upload een nieuwe versie en stel 'Volgende revisiedatum' in

    1. Een nieuwe documentversie kan worden toegevoegd met de functie Uploaden op het bestaande assurance-document op het tabblad "Algemeen".

    2. Na het uploaden van een nieuw document, de volgende revisiedatum wijzigen.

    3. Het document staat dan niet meer bovenaan het rapport te wachten op herziening. A

    4. Voeg waar nodig notities toe en werk de beschrijving bij.

    Verwijder

    Om een document te verwijderen, klik je op de knop "X" op het tabblad "Algemeen". Je vindt die rechtsboven in je scherm.

    Image Added

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • By using different colors in the overview, you can see when an assurance document is due for a revision/update

    • You can add new documents or edit the existing ones.

    Search

    • Door verschillende kleuren te gebruiken in het overzicht, kunt u zien wanneer een assurance-document toe is aan een revisie/update.

    • Je kunt nieuwe documenten toevoegen of bestaande bewerken.

    Zoek op

    Live Search