MoeilijkheidsgraadDifficulty: starter

Building and areas

Module bouwen uitgelegd

Expand
title Module bouwen uitgelegd	Building module explained
Building module explained To open the building module, click on Properties in the menu:   In de gebouwenmodule kun je een gebouw zoeken (building) en een nieuw gebouw makenthe building module, you can search for a building (building) and create a new building. De bouwmodule gebruiken Using the building module (use cases) Gebouwinstelling bekijken/bewerken Open een gebouw > tabblad Instellingen > tabblad Instellingen Hier kunt u de gebouwinstellingen bewerken Meters Open gebouw > meter Hier vind je de meters die bij dit gebouw horen De Using the (geavanceerdeadvanced) zoekfunctie gebruiken Typ "Spacewell" in de zoekbalk en druk op Zoeken. We krijgen dan alle locaties met "Spacewell" in de naam. Als je de zoekbalk leeg laat en op zoeken drukt, krijg je alle locaties te zien die beschikbaar zijn in het systeem. Info Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om toegang te krijgen tot "Geavanceerd zoeken". Met deze optie kun je ook zoeken op: Adres, Stad, enz. Image Removed Gebouwinformatie opzoeken Typ Arnhem > Zoeken > open "Spacewell Arnhem" door op het referentienummer te klikken. Na het openen van het gebouw zie je informatie over het gebouw, locatiedetails en details van het gebouw. Het is ook mogelijk om een foto van het object toe te voegen. Image Removed Gebieden bekijken In de gebouwkaart zie je een tabblad "Gebieden". Op dit tabblad kun je zien welke gebieden deel uitmaken van een gebouw. Image Removed Image Removed Taxaties van gebouwen Met de juiste referenties en de instelling ingeschakeld, zie je het tabblad "Bouwtaxaties". Taxaties kunnen worden toegevoegd, bijvoorbeeld marktwaarde, fiscale waarde enzsearch functionality Type in “Spacewell” in the search bar and press Search. We then get all the locations with “Spacewell” in the name. If you leave the search bar empty and press search, you will see all the properties available in the system. Info Click on the drop-down button next to the “Search” button to gain access to “Advanced search”. By using this option you can also search on: Address, City, etc. Image Added Look up building information Type in Arnhem > Search > open “Spacewell Arnhem” by clicking on the Reference number. After opening the building, you can see information regarding the building, location details, and building details. It`s also possible to add a picture of the object. Image Added View areas In the building card, you see a tab called  “Areas.” In this tab, you can see which areas are part of a building. Image Added View/ edit building setting Open a building > Setting tab > Setup tab Here you edit building settings Meters Open building > meters Here you will find the meters belonging to this building Image Added Building Valuations With the right credentials and the setting turned on, you can see the “Building Valuations” tab. Valuations can be added for example, market value, tax value etc.

Uitleg gebiedsmodule

Om een gebied te zoeken, klik je op "Gebieden" onder de kop Eigenschappen in je menu.

Image Removed

Je krijgt een scherm te zien waarin je de gebieden kunt filteren. Er zijn verschillende opties om een gebied te vinden. Als je alles leeg laat, worden alle beschikbare gebieden getoond. Als je bijvoorbeeld filtert op "Gebouw", vind je alleen gebieden die bij dat gebouw horen.

• De knop "Tellen" geeft een indicatie van het totale aantal objecten dat voldoet aan je zoekfilters Opmerking: bij deze zoekopdracht wordt geen rekening gehouden met toegangsrechten, dus als je op 'Zoeken' klikt, vind je mogelijk minder objecten.

• De knop "Zoeken" toont de resultaten van de zoekopdracht.

Image Removed

Om meer details van een gebied te zien, klik je op het gebiedsnummer. Je ziet verschillende tabbladen en opties die je kunt invullen met betrekking tot het gebied. Je kunt bijvoorbeeld een gebied beschikbaar maken voor reservering.

De oppervlaktemodule gebruiken (use cases)

Bekijk gebiedsinformatie

• Het tabblad Algemeen bevat de naam, beschrijving en andere algemene instellingen voor een gebied. Je kunt hier ook een foto van de gebieden uploaden.

Diensten toevoegen

• Op dit tabblad kun je diensten toevoegen voor dit gebied. Bijvoorbeeld 'Verhuur' of 'Schoonmaakdiensten'.

"Reserveringsinstellingen".tab

• Als 'Reserveerbaar = ja' op het tabblad Algemeen staat, wordt dit tabblad weergegeven. Raadpleeg de helptekst van het veld door er met de muis overheen te gaan. Enkele opties zijn: Beschikbaarheid wijzigen of datums blokkeren, Zitplaatsen toevoegen (en een standaard instellen), Capaciteit wijzigen en Catering (niet) toestaan.

Een nieuw gebouw maken

In de gebouwenmodule kun je een nieuw gebouw maken.

1. Klik op 'Eigenschappen' in de bouwmodule;

2. Klik op de knop "Nieuw gebouw maken";

3. Selecteer de categorie waarin het gebouw moet worden aangemaakt.
   

   Image Removed

4. Klik op 'OK';

5. Er wordt een nieuw scherm geopend waarin je een nieuw gebouw kunt aanmaken en de gegevens kunt invoeren.

6. Het is ook mogelijk om een subgebouw toe te voegen aan een (bestaand) gebouw met behulp van de knop "Nieuw gebouw maken" op de onderste pagina. Je vindt deze functie onder "Sub-eigenschappen". Zie screenshot.

Opmerking:

• De bouwcategorie die je kiest, bepaalt welke velden, tabbladen en functies beschikbaar zijn.

• Een typische hiërarchie zou zijn om een site te hebben met meerdere eigenschappen als kindgebouw.

• De categorie Geografisch gebied kan bijvoorbeeld worden gebruikt als bovenliggende waarde voor eigendommen/locaties binnen dezelfde stad of hetzelfde land.

Image Removed

Een nieuw gebied maken

Binnen een gebouw kun je (extra) gebieden maken die horen bij het gebouw dat je open hebt staan. Om dat te doen:

1. Een gebouw openen

2. Selecteer het tabblad "Gebieden".

3. Je vindt de optie "Nieuw gebied maken" boven de lijst met gebieden. 

Expand
title Uitleg gebiedsmodule	Image Removed
"Verwante objecten". Op dit tabblad kun je zien welke objecten gerelateerd zijn aan dit gebied. Je kunt bijvoorbeeld zien welke controlelijsten, reserveringen, werkorders en contracten gerelateerd zijn aan dit gebied.	Image Removed
Expand
title Een nieuwe eigenschap maken
Expand
title Een nieuw gebied maken

Image Removed

4. Nadat je op ""Nieuw gebied maken"" hebt geklikt, moet je de gebiedscategorie selecteren en op "Maken" drukken.

Image Removed

5. Je kunt de details van het gebied invoeren, de grootte, een beschrijving als het te reserveren is en een foto.
6. Vul alle gegevens in en druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om het nieuwe gebied op te slaan.

veldnaam

Beschrijving

Ouder

Selecteer het bovenliggende gebied voor je nieuwe gebied

Gebied nr

Door gebruik te maken van de drop-down in dit veld kun je aangeven wat voor soort ruimte het is. Is het bijvoorbeeld een werkplek of een kamer?

Reserveerbaar

Ja/Nee. Kun je een reservering maken voor dit gebied?

Image Removed

Goed om te weten

• Wijzig oudergebieden. Nadat u een gebied hebt gemaakt, is het nog steeds mogelijk om de ouder van een gebied te wijzigen. Open de gebiedskaart en selecteer een andere optie in het veld "Ouder".

  1. Druk op ">" aan het einde van het veld "Parent".

  2. Druk op de ... (drie puntjes)

  3. Zoek je gebied en selecteer het.

• Hiërarchie. Je kunt verschillende soorten gebieden op een gebouw maken om je hiërarchie op te bouwen. Alle gebiedscategorieën (zie screenshot). Een logische hiërarchie zou zijn: Gebouw → Verdieping → Gebied → Workplace of vergaderruimte

• Actief 'nee'. Als een gebied de status "Ja" de kolom "Actief", betekent dit dat je ze kunt vinden door de standaard zoekfunctionaliteit te gebruiken. Als de status "Nee" is, kun je ze alleen vinden met "Geavanceerd zoeken", omdat geavanceerd zoeken ook vraagt naar gesloten objecten.

Samenvatting

Area module explained

Area module explained To search for an area, click “Areas” under the Properties header in your menu. Image Added You will see a screen in which you can filter the areas. There are different options for finding an area. If you leave everything empty, it will show all the areas available. For example, if you filter on “Building,” you will only find areas that belong to that building. The “Count” button will show an indication of the total number of objects that fits your search filters Note: access right are not taken into account with this search, so when click ‘Search’ you might find less properties. The “Search” button will reveal the results of the search job. Image Added To see more details of an area, click on the area number. You will see different tabs and options you can fill in regarding the area.  For example, you can make an area available for reservation. Using the area module (use cases) View area information The general tab contains the name, description and other general setting for an area. You also upload a photo of the areas here. Add Services Within this tab you can add services for this area. For example ‘Rent’ or ‘Cleaning services' “Reservation settings”tab When ‘Reservable = yes’ on the general tab, this tab is shown. Consult the help text of the field by hovering over the field. Some options are: Change availability or block dates, Add seating arrangements (and set a default), Change capacity, and (dis)allow catering Image Added “Related objects” In this tab you can ee which objects are related to this area. For example you can see which checklists, reservations, work orders, and contracts are related to this area. Image Added

Expand
title Create a new area
Create a new area Within a building, you can create (additional) areas that belong to the building you have open. To do that: Open a building Select the tab “Areas.” You will find the option “Create new area” above the list of areas.  Info At the same moment you create a building, a main area (for example: the PRP-00001 in the screenshot) is created. Every other area of this building will be a “child”of this main area. Do not change this main area, as it might corrupt your area date! Image Added 4. After clicking ““Create new area”“ you need to select the area category and press “Create” Image Added 5. You can enter the details of the area, the size, a description if it`s reservable, and a photo. 6. Fill in all the info, and to save the new area, press the button “Save and return.” field name Description Parent Select the parent area for your new area Area nr By using the drop-down in this field you can select indicate what kind of area it is. For example is it a workplace or a room. Reservable Yes/No. Can you make a reservation for this area? Image Added Good to know Change parent areas. After creating an area, it is still possible to change the parent of an area. Open your area card and select a different option in the “Parent” field. Press “>” at the end of the “Parent” field. Press the … (three dots) Search for your area and select it. Hierarchy. You can create different types of areas on a building to build your hierarchy. All area categories (see screenshot). A logical hierarchy would be: Building → Floor → Area → Workplace or Meeting room Active ‘no’. If an area has the status “Yes” the column “Active”, that means you can find them by using the default search functionality. If the status is “No”, you only can find them by using “Advanced search”, as advanced search also queries closed objects.

Summary

Search