Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

Difficulty: novice

Content

Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • generate compliance codes from a standard list

  • see in overview if documents still compliant

  • handle compliance tasks

Compliance

Image RemovedCompliance means adhering to a set of rules, such as a policy, standard, specification, or law. In some cases, compliance is voluntary. In other cases, compliance is mandatory. Businesses must obey certain regulatory compliance obligations, such as minimum wage laws or environmental, health, and safety regulations

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • nalevingscodes genereren uit een standaardlijst

  • in overzicht zien of documenten nog voldoen

  • compliance-taken afhandelen

Naleving

Image Added

Compliance betekent het naleven van een reeks regels, zoals een beleid, standaard, specificatie of wet. In sommige gevallen is compliance vrijwillig. In andere gevallen is compliance verplicht. Bedrijven moeten zich houden aan bepaalde wettelijke complianceverplichtingen, zoals minimumloonwetten of milieu-, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.

Expand
titleLegislationsWetgeving
Legislations

Wetgeving

What Wat is legislationwetgeving? Legislation is a law or set of rules relating to a particular activity.

To navigate to the compliance task, navigate via the menu option “Compliance” to “Legislation.”

Image Removed

First, you can set a search query with the following filter options.
For example, you can filter on a name or an object it is related to. You can also leave it empty to create an overview without any filters applied.

Image Removed

You will get an overview of the different legislations. Legislations with a “+“ in front of them are part of a hierarchy. By clicking on the + the subitems of that particular legislation become visible

The view is divided into 7 columns:

  • Name: the name of the legislation

  • Related to: is the legislation applicable for/related to a property, an asset or bothi

  • Country: the country where this legislation applies

  • Code: the code of the legislation

  • Client-specific legislation: Yes or no. Is it a cliënt specific regulation (legislation)?

  • Last update: the date of the previous update

  • Cover page: a preview of the cover view.

To open a legislation, click on the name. To add a new legislation (or cliënt specific regulation), press the “Add legislation” buttonWetgeving is een wet of verzameling regels met betrekking tot een bepaalde activiteit.

Om naar de nalevingstaak te gaan, navigeer je via de menuoptie "Naleving" naar "Wetgeving".

Image Added

Eerst kun je een zoekopdracht instellen met de volgende filteropties.
Je kunt bijvoorbeeld filteren op een naam of een object waaraan het gerelateerd is. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht te maken zonder filters.

Image Added

Je krijgt een overzicht van de verschillende wetgevingen. Wetgeving met een "+" ervoor maakt deel uit van een hiërarchie. Door op de + te klikken worden de subitems van die specifieke wetgeving zichtbaar.

De weergave is verdeeld in 7 kolommen:

  • Naam: de naam van de wetgeving

  • In verband met: is de wetgeving van toepassing op/gerelateerd aan een eigendom, een actief of beide?

  • Land: het land waar deze wetgeving van toepassing is

  • Code: de code van de wetgeving

  • Klantspecifieke wetgeving: Ja of nee. Is het een klantspecifieke regeling (wetgeving)?

  • Laatste update: de datum van de vorige update

  • Voorblad: een voorbeeld van de omslagweergave.

Om een wetgeving te openen, klik je op de naam. Om een nieuwe wetgeving (of klantspecifieke regelgeving) toe te voegen, druk je op de knop "Wetgeving toevoegen".

Compliance overview

To navigate to the compliance overview, click on the “Compliance overview” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance overview.”
Here, you will see different overviews regarding compliance documents.

Image Removed

First, you can set a search query for your overview with the following filter options.
For example, you can filter on a specific property or legislation. You can also leave it empty to create an overview without any filters applied.

Image Removed

The compliance items are presented into different categories; here are a few examples:

  • Expired documents (no longer compliant)

  • Documents with a reminder of the expiration date

  • Missing documents (based on linked legislation)

By using the “Export the Excel” button(s) in each of the overviews, you can export a list of the compliance items per category. If you want to export the complete overview, use the “Export to Excel” button on the top right corner. The items are all color-coded: the meaning of the colors are as noted next:

Red
Not compliant

  • Blue
    Document not applicable

  • Green
    Compliant

    • So now you can see on which items an action is needed. You can click on the reference or asset/property to see the item’s details
    Expand
    titleCompliance overview
    Overzicht naleving

    Overzicht naleving

    Om naar het complianceoverzicht te navigeren, klik je op de tegel "Complianceoverzicht" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Complianceoverzicht".
    Hier zie je verschillende overzichten van nalevingsdocumenten.

    Image Added

    Eerst kun je een zoekopdracht instellen voor je overzicht met de volgende filteropties.
    Je kunt bijvoorbeeld filteren op een specifieke eigenschap of wetgeving. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht te maken zonder filters toe te passen.

    Image Added

    De nalevingsitems zijn onderverdeeld in verschillende categorieën; hier volgen enkele voorbeelden:

    • Vervallen documenten (voldoen niet meer aan de voorschriften)

    • Documenten met een herinnering aan de vervaldatum

    • Ontbrekende documenten (gebaseerd op gekoppelde wetgeving)

    Met de knop(pen) "Exporteren naar Excel" in elk van de overzichten kun je een lijst exporteren van de nalevingsitems per categorie. Als je het volledige overzicht wilt exporteren, gebruik dan de knop "Exporteren naar Excel" in de rechterbovenhoek. De items zijn allemaal kleurgecodeerd: de betekenis van de kleuren is zoals hieronder vermeld:

    • Rood
      Niet in overeenstemming

    • Blauw
      Document niet van toepassing

    • Groen
      Conform

    Nu kun je dus zien voor welke items een actie nodig is. Je kunt op de referentie of het item klikken om de details te zien.

    Compliance graphs

    To navigate to the compliance graphs, click on the “Compliance graphs” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance graphs.”

    Image RemovedFirst, you can set a search query for your graphics. For example, you can filter on a specific property or legislation. You can also leave it empty to create an overview without any filters. Works the same as the Compliance overviews.
    Here, you will see different graphics regarding compliance documents. A few examples of graphics that are shown are:

    • Compliance score assets per legislation

    • Compliance score documents

    To export the graphics to Excel, use the “Export to Excel” button on the top right corner. All the graphs will be exported into one Excel file; different charts will be put in separate tabs
    Expand
    titleCompliance graphs
    Grafieken voor naleving

    Grafieken voor naleving

    Om naar de compliancegrafieken te navigeren, klik je op de tegel "Compliancegrafieken" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliancegrafieken".

    Image Added

    Eerst kun je een zoekopdracht instellen voor je afbeeldingen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een specifieke eigenschap of wetgeving. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht zonder filters te maken. Dit werkt hetzelfde als de Compliance-overzichten.

    Hier zie je verschillende afbeeldingen met betrekking tot nalevingsdocumenten. Enkele voorbeelden van afbeeldingen die worden getoond zijn:

    • Compliance score activa per wetgeving

    • Documenten voor nalevingsscores

    Gebruik de knop "Exporteren naar Excel" in de rechterbovenhoek om de grafieken te exporteren naar Excel. Alle grafieken worden geëxporteerd naar één Excel-bestand; verschillende grafieken worden in aparte tabbladen geplaatst.

    Compliance tasks

    To navigate to the compliance tasks, click on the “Compliance task” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance tasks.” On the Compliance dashboard there is also an overview which shows your own tasks immediately.

    Image Removed

    You can filter on the person to whom the tasks are assigned to.

    Image Removed

    You will see a list with the task for that specific person, which you selected in the filter. The task also has a color code, so you can see which task has priority.

    Image Removed

    How to handle a compliance task

    Let`s take a look at how to handle different tasks.
    Click on the “Document Reference” to open a task.

  • Register initial reference date.
    Enter the initial reference date (usually, this is the commissioning date of the object). Based on this date, the initial expiration date of this document is determined. Press the “Save and return” button to finish this task.

    Image Removed

  • Upload/submit a new document
    Use the 'Upload new document' button to upload a new document. Make sure the 'Last execution date' is up-to-date and indicate whether any blocking remaining points apply. Then click on 'Submit new document' to finish the task.

    Image Removed
    • Remaining points handled
    As the remaining points have been handled, add a description, the handle date must be entered, and the delivery document regarding the remaining points can be uploaded via the paperclip next to the 'Delivery document remaining points' field. Press the “Remaining points handled” button to finish the task
    Expand
    titleCompliance tasks
    Taken voor naleving

    Taken voor naleving

    Om naar de compliance taken te navigeren, klik je op de tegel "Compliance taak" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliance taken". Op het Compliance dashboard is er ook een overzicht dat meteen je eigen taken toont.

    Image Added

    Je kunt filteren op de persoon aan wie de taken zijn toegewezen.

    Image Added

    Je ziet een lijst met de taken voor die specifieke persoon, die je in het filter hebt geselecteerd. De taak heeft ook een kleurcode, zodat je kunt zien welke taak prioriteit heeft.

    Image Added

    Hoe een compliance-taak afhandelen

    Laten we eens kijken hoe je verschillende taken aanpakt.
    Klik op de "Documentreferentie" om een taak te openen.

    • Registreer de oorspronkelijke referentiedatum.
      Voer de initiële referentiedatum in (meestal is dit de ingebruikname datum van het object). Op basis van deze datum wordt de initiële vervaldatum van dit document bepaald. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om deze taak te voltooien.

      Image Added

    • Een nieuw document uploaden/indienen
      Gebruik de knop 'Nieuw document uploaden' om een nieuw document te uploaden. Zorg ervoor dat de 'Laatste uitvoeringsdatum' up-to-date is en geef aan of er blokkerende restpunten van toepassing zijn. Klik vervolgens op 'Nieuw document indienen' om de taak af te ronden.

      Image Added

    • Overige afgehandelde punten
      Als de resterende punten afgehandeld zijn, voeg dan een omschrijving toe, voer de afhandelingsdatum in en upload het leveringsdocument met betrekking tot de resterende punten via de paperclip naast het veld 'Leveringsdocument resterende punten'. Druk op de knop "Resterende afgehandelde punten" om de taak te voltooien.

    Compliance Assets

    To navigate to Compliance assets, navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance Assets.”

    Image Removed

    Here, you can set a filter for a search query for “Compliance Assets.”

    Image Removed

    After a search, a list of assets with compliance applicable will show up: It is possible that no legislation is linked yet and no rules apply yet.

    Image Removed

    Click on the reference to open an asset to view the details.

    Image Removed

    How to add “Compliance” to an asset

    To use “Compliance” with an asset, the field “Compliance applicable” must be set to “Yes,” and the tab “Compliance” will be available.
    Here, you can add a “Code” to an asset. The code is one of the available Compliance codes in the system. Later in this article, we will explain how to add codes.
    Image RemovedYou have three different tabs in the include on the “Compliance” tab.

    • Linked legislations
      On this tab, you can add one or more legislations that applies to this asset by using the “Assign legislation” button and search for the desired legislation(s), select one or more, and press the “Assign selected legislations” on the bottom to add them.

    • Legislations documents
      Here, you can find a list of legislations documents necessary for this asset, based on the linked legislation

    • Users authorized in this context (Compliance)
      An overview of users authorized to see the compliance items for this specific asset
      You can authorize (new) users regarding this asset's compliance by using the “Add” button in this tab.

      Image Removed
    You can give different rights to users:

  • approve compliance items for this asset (if approval is applicable),

  • view compliance items for this asset

  • upload documents for the compliance items for this asset,

    • overall manage compliance items for this asset.
    Select the relevant rights and after that, select the users you want to give these rights to in the context of this asset
    Expand
    titleCompliance Assets
    Naleving Activa

    Naleving Activa

    Om naar Compliance-activa te navigeren, ga je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliance-activa".

    Image Added

    Hier kun je een filter instellen voor een zoekopdracht naar "Compliance Assets".

    Image Added

    Na een zoekopdracht verschijnt er een lijst met bedrijfsmiddelen waarop naleving van toepassing is: Het is mogelijk dat er nog geen wetgeving is gekoppeld en dat er nog geen regels van toepassing zijn.

    Image Added

    Klik op de referentie om een onderdeel te openen en de details te bekijken.

    Image Added

    Hoe "Compliance" toevoegen aan een bedrijfsmiddel

    Om "Naleving" te gebruiken bij een bedrijfsmiddel, moet het veld "Naleving van toepassing" worden ingesteld op "Ja" en is het tabblad "Naleving" beschikbaar.

    Hier kun je een "Code" toevoegen aan een bedrijfsmiddel. De code is een van de beschikbare Compliance codes in het systeem. Verderop in dit artikel leggen we uit hoe je codes toevoegt.

    Image Added


    Je hebt drie verschillende tabbladen op het tabblad "Naleving".

    • Gekoppelde wetgeving
      Op dit tabblad kun je een of meer wetgevingen toevoegen die van toepassing zijn op dit bedrijfsmiddel door de knop "Wetgeving toewijzen" te gebruiken en te zoeken naar de gewenste wetgeving(en), er een of meer te selecteren en op de knop "Geselecteerde wetgevingen toewijzen" onderaan te drukken om ze toe te voegen.

    • Wetgevingsdocumenten
      Hier vind je een lijst met wetgevingsdocumenten die nodig zijn voor deze activa, gebaseerd op de gekoppelde wetgeving

    • Gebruikers geautoriseerd in deze context (Naleving)
      Een overzicht van gebruikers die geautoriseerd zijn om de compliance-items voor dit specifieke bedrijfsmiddel te bekijken
      Je kunt (nieuwe) gebruikers autoriseren met betrekking tot de compliance van deze asset door de knop "Toevoegen" op dit tabblad te gebruiken.

      Image Added


    Je kunt verschillende rechten geven aan gebruikers:

    • nalevingsitems voor dit bedrijfsmiddel goedkeuren (indien goedkeuring van toepassing is),

    • compliance-items voor deze asset bekijken

    • documenten uploaden voor de nalevingsitems voor dit bedrijfsmiddel,

    • algeheel beheer van nalevingsitems voor dit bedrijfsmiddel.

      Selecteer de relevante rechten en selecteer daarna de gebruikers aan wie je deze rechten wilt geven in de context van dit onderdeel.

    Legislation suggestions

    To navigate to “Legislations suggestions”, navigate via the menu option “Compliance” to “Legislation suggestions”. The suggestions are based on assets with assigned codes without a legislation linked to them.
    Search for any already suggested legislations. If there are no suggestions available or you want to generate new suggestions, press the “Generate legislation suggestions”.
    Based on the code linked to the asset and the code specified in the legislation, a legislation is suggested per asset. If there is only one legislation found, the legislation is directly suggested. If more legislations might apply, the user need to specify one of the suggested legisaltions that might apply themselves.

    Legislation suggestions are only generated for assets where no legislation is linked yet and where a code is linked to the asset.

    If the user agrees with the suggestions, the user can select the relevant suggestions and press “Assign suggested legislations to selected assets“
    Expand
    titleLegislation suggestions
    Suggesties voor wetgeving

    Suggesties voor wetgeving

    Om naar "Wetgevingssuggesties" te gaan, navigeert u via de menuoptie "Naleving" naar "Wetgevingssuggesties". De suggesties zijn gebaseerd op activa met toegewezen codes waaraan geen wetgeving is gekoppeld.

    Zoek naar reeds voorgestelde wetgeving. Als er geen suggesties beschikbaar zijn of je wilt nieuwe suggesties genereren, druk dan op de knop "Wetgevingssuggesties genereren".

    Op basis van de code die is gekoppeld aan het bedrijfsmiddel en de code die is opgegeven in de wetgeving, wordt per bedrijfsmiddel een wetgeving voorgesteld. Als er slechts één wetgeving is gevonden, wordt deze direct voorgesteld. Als er meer wetgevingen van toepassing zijn, moet de gebruiker een van de voorgestelde wetgevingen opgeven die zelf van toepassing kunnen zijn.

    Wetgevingssuggesties worden alleen gegenereerd voor bedrijfsmiddelen waar nog geen wetgeving aan gekoppeld is en waar een code aan het bedrijfsmiddel gekoppeld is.

    Als de gebruiker het eens is met de suggesties, kan de gebruiker de relevante suggesties selecteren en op "Voorgestelde wetgeving toewijzen aan geselecteerde bedrijfsmiddelen" drukken.

    Expand
    titleCompliance documentsNalevingsdocumenten

    Compliance documents

    To see a list or overview of all compliance documents navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance documents.”

    Search for compliance documents by filling in the search query fields and pressing the “Search” button.
    To open a document, click on the reference link.

    Image RemovedHere, you can see the general details of the document. For example, if approval is needed and the frequency. You can upload new documents by using the corresponding button. If the document is no longer complaint, you will also see a warning in red letters in the top right corner

    Nalevingsdocumenten

    Om een lijst of overzicht van alle nalevingsdocumenten te zien, navigeer je via de menuoptie "Naleving" naar "Nalevingsdocumenten".

    Zoek naar nalevingsdocumenten door de velden voor de zoekopdracht in te vullen en op de knop "Zoeken" te drukken.
    Klik op de referentielink om een document te openen.

    Image Added

    Hier zie je de algemene details van het document. Bijvoorbeeld of er goedkeuring nodig is en hoe vaak. Je kunt nieuwe documenten uploaden met de bijbehorende knop. Als het document geen klacht meer is, zie je ook een waarschuwing in rode letters in de rechterbovenhoek.

    Expand
    titleCompliance codesNalevingscodes

    Compliance codes

    Compliance codes can be searched and managed via the menu option “Compliance” to “Compliance codes.”

    Search for compliance codes by filling in the search query fields and pressing the “Search” button.
    To open a compliance code, click on the reference link.

    You can add codes using the two buttons “Generate codes from standard list” and “Add new code.”
    With the “Generate codes from standard list” option, you will generate (all) the codes from a pre-defined standard list.

    Image Removed

    After opening a “Compliance code,” you can edit it. For example, you change the name, reference code, description, and where the code belongs to. You can see which assets are linked to this code in the include.

    Image Removed

    Generate codes from a standard list.

    You can generate codes from the standard list, select the list, and press the “Generate codes from selected list” button, and all the codes in that list will be generated.

    Image Removed

    Add new code

    You can also manually add a code. Click the “Add new code” button and fill in all the details, as shown in the example below. To finalize the code, press the “Save and return” button.

    Image Removed

    Summary

    Nalevingscodes

    Nalevingscodes kunnen worden opgezocht en beheerd via de menuoptie "Naleving" naar "Nalevingscodes".

    Zoek naar nalevingscodes door de velden voor de zoekopdracht in te vullen en op de knop "Zoeken" te drukken.
    Klik op de referentielink om een nalevingscode te openen.

    Je kunt codes toevoegen met de twee knoppen "Codes genereren uit standaardlijst" en "Nieuwe code toevoegen".
    Met de optie "Genereer codes uit standaardlijst" genereert u (alle) codes uit een vooraf gedefinieerde standaardlijst.

    Image Added

    Nadat je een "Compliance code" hebt geopend, kun je deze bewerken. Je wijzigt bijvoorbeeld de naam, referentiecode, beschrijving en waar de code bij hoort. Je kunt zien welke bedrijfsmiddelen aan deze code zijn gekoppeld in de include.

    Image Added

    Genereer codes uit een standaardlijst.

    Je kunt codes genereren uit de standaardlijst, selecteer de lijst en druk op de knop "Genereer codes uit geselecteerde lijst", waarna alle codes in die lijst worden gegenereerd.

    Image Added

    Nieuwe code toevoegen

    Je kunt ook handmatig een code toevoegen. Klik op de knop "Nieuwe code toevoegen" en vul alle gegevens in, zoals in het onderstaande voorbeeld. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om de code af te ronden.

    Image Added

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • You can efficiently track and handle Je kunt compliance-related tasks, documents, and legislations while also assigning and managing user authorizations for compliance assets.

    • You can generate legislation suggestions based on assigned codes.

    Search

    • gerelateerde taken, documenten en wetgeving efficiënt bijhouden en afhandelen, terwijl je ook gebruikersautorisaties voor compliance-activa kunt toewijzen en beheren.

    • Je kunt wetsvoorstellen genereren op basis van toegewezen codes.

    Zoek op

    Live Search