Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create a (recurring) visitor

  • Edit existing visitors

Visitors

All visitors can be registered and viewed in the visitor module.

  • You can create a Visitor using the “Visitor +' button on your startBoard.

    • Via the ‘My visitor' button you can view all your visitors. This overview shows all the people that are registered to visit you, so NOT all the visitors that are created by you (NB: if you register a visitor on behalf of your colleague, it will not appear in your 'My visitor' overview

    Leerdoelen

    Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

    • Een (terugkerende) bezoeker aanmaken

    • Bestaande bezoekers bewerken

    Bezoekers

    Alle bezoekers kunnen worden geregistreerd en bekeken in de bezoekersmodule.

    • Je kunt een bezoeker aanmaken met de knop "Bezoeker +" op je startbord.

    • Via de knop 'Mijn bezoeker' kun je al je bezoekers bekijken. Dit overzicht toont alle mensen die geregistreerd zijn om je te bezoeken, dus NIET alle bezoekers die je zelf aanmaakt (NB: als je een bezoeker namens je collega registreert, verschijnt deze niet in je 'Mijn bezoeker' overzicht).

    Creating a Visitor in Workplace

    Create a visitor

    1. You can create a new visitor in the visitor by clicking the “Visitor +' button on your startBoard. You will be presented with the following screen:

    Image Removed

    2. On this page you can fill out the different details regarding the visitor. The fields marked with an * are mandatory. The other ones are optional.

    Field details regarding the visitor

    3. After filling in the fields, you have three options:

    • Submit the visitor: If you forget to submit the visitor it will not show up in your “My Visitors” overview and the visitor will be automatically deleted within 24 hours.

    • Delete the visitor.

    • Cancel the creation of the visitor.

    Expand
    titleCreating a Visitor in Workplace

    Name

    Here you fill in the visitor`s name.

    Organization

    The name of the visitor`s organization.

    Visits

    Who is going to visit / who is going to receive the visitor? The visitor will only show up in “My visitors” overview of this person

    Description

    Enter here a short description of the visit.

    Property

    Which property/building will be visited?

    Expected Arrival Time

    Fill in the expected arrival time of the visitor.

    Expected end time

    Fill in the predicted end time of the visit.

    Car

    Note here if the visitor is visiting with or without a car.

    License plate

    Enter the car license number here.

    Info

    Did you know?

    • When creating a visitor only the expected times can be set. Only key users (e.g. reception) can set the actual arrival and departure time.

    • The status of a visitor is set automatically, bases on the times and dates of the visitor. E.g. when the arrival time is set, the status changes to ‘Arrived’.

    Add a co-visitor

    If the visitor is bringing company, you can add these extra visitors using the “Add co-visitor” button at the bottom of your screen.

    Image Removed

    Edit/Cancel a visitor

    1. You can view registered visitors on your startBoard via the include “My Expected Visitors”. Alternatively use the “My visitors” button.

    Image Removed2. Open the visitor you want to edit by clicking the reference.
    3. Make changes, than click on “Save and return”. Note: not all fields can be changed once the visitor is submitted. If you want to change a non-editable field you can ask a key-user, or simply cancel this visitor and create a new one.
    4. To cancel the visit press the “Cancel visitor” button
    Een bezoeker op de Workplace creëren

    Een bezoeker op de Workplace creëren

    Maak een bezoeker

    1. U kunt een nieuwe bezoeker aanmaken door op de knop "Bezoeker +" te klikken op uw startbord. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

    Image Added

    2. Op deze pagina kunt u de verschillende gegevens van de bezoeker invullen. De velden met een * zijn verplicht. De andere zijn optioneel.

    Veldgegevens over de bezoeker

    Naam

    Hier vul je de naam van de bezoeker in.

    Organisatie

    De naam van de organisatie van de bezoeker.

    Bezoek

    Wie gaat de bezoeker bezoeken / wie gaat de bezoeker ontvangen? De bezoeker zal alleen verschijnen in "Mijn bezoekers" overzicht van deze persoon

    Beschrijving

    Geef hier een korte beschrijving van het bezoek.

    Eigendom

    Welk pand/gebouw wordt bezocht?

    Verwachte aankomsttijd

    Vul de verwachte aankomsttijd van de bezoeker in.

    Verwachte eindtijd

    Vul de verwachte eindtijd van het bezoek in.

    Auto

    Noteer hier of de bezoeker met of zonder auto op bezoek komt.

    Nummerplaat

    Voer hier het kenteken van de auto in.

    3. Nadat je de velden hebt ingevuld, heb je drie opties:

    • Dien de bezoeker in: Als je vergeet om de bezoeker in te dienen, zal deze niet verschijnen in je "Mijn Bezoekers" overzicht en zal de bezoeker automatisch verwijderd worden binnen 24 uur.

    • Verwijder de bezoeker.

    • Annuleer het aanmaken van de bezoeker.

    Info

    Wist je dat?

    • Bij het aanmaken van een bezoeker wordt alleen de verwacht tijden kunnen worden ingesteld. Alleen hoofdgebruikers (bijv. receptie) kunnen de werkelijk aankomst- en vertrektijd.

    • De status van een bezoeker wordt automatisch ingesteld op basis van de tijden en data van de bezoeker. Wanneer bijvoorbeeld de aankomsttijd is ingesteld, verandert de status in 'Aangekomen'.

    Een medebezoeker toevoegen

    Als de bezoeker gezelschap meebrengt, kun je deze extra bezoekers toevoegen met de knop "Bezoeker toevoegen" onderaan je scherm.

    Image Added

    Een bezoeker bewerken/annuleren

    1. Je kunt geregistreerde bezoekers op je startbord bekijken via "Mijn verwachte bezoekers". Je kunt ook de knop "Mijn bezoekers" gebruiken.

    Image Added

    2. Open de bezoeker die je wilt bewerken door op de referentie te klikken.
    3. Breng wijzigingen aan en klik vervolgens op "Opslaan en terugkeren". Opmerking: niet alle velden kunnen worden gewijzigd zodra de bezoeker is ingediend. Als je een niet-wijzigbaar veld wilt wijzigen, kun je een key-user vragen of deze bezoeker annuleren en een nieuwe aanmaken.
    4. Druk op de knop "Bezoeker annuleren" om het bezoek te annuleren.

    Print badge

    The print visitor badges functionality is only available for key users. Usually the reception/ front-desk employee are chosen as key users for the Visitor module
    Expand
    titlePrint badge
    Badge afdrukken

    Badge afdrukken

    De functionaliteit Bezoekersbadges afdrukken is alleen beschikbaar voor key users. Meestal worden de receptie-/ frontdeskmedewerkers gekozen als key users voor de bezoekersmodule.

    Recurring Visitor

    Create recurring visitor

    If there is someone who frequently visits the company/ office. You can create a recurring visitor. If you don`t see this option, ask your Workplace application manager to add it to your user account.

    1. Fill in the details as with a normal visitor.

    2. However, instead of slicking “Submit, click the “Create recurring visitor” button.

    Image Removed

    3. A popup window now appears that you are going to create recurring visitor.

    4. Press “Ok” to proceed.

    Image Removed

    5. Enter the schedule details of the recurring visitor.

    SCHEDULE

    • Expected arrival time: start date and time of first occurrence

    • Expected end time: end date and time of first occurrence

    • Cycle/ Day/ Day in moth: the combination of these settings determine when the occurrences are scheduled

    GENERATE UNTIL

    • End date: when is the last date for which a visitor should be created

    • Maximum number: how many visitors need to be created

    Note: when ‘End date’ and 'Maximum number' are both left empty, only one visitor is created. When both settings are filled in, whatever comes first determined the number of visitors that will be generated.

    Image Removed

    6. Click on ‘Create visitors’ to generate the visitors based on the schedule settings

    Cancel/edit a recurring visitor

    You can`t edit a recurring visitor or delete them in batch. Once the visitors are created, you can edit every visitor, the same as you would a regular visitor.

    Expand
    titleRecurring Visitor

    A example of settings of a recurring schedule for someone who visits every month on the second Wednesday for the next 6 months

    A example of settings of a recurring schedule for someone who visits every week on the Wednesday for the next 6 months

    Image Removed

    		Image Removed

    Summary
    Terugkerende bezoeker

    Terugkerende bezoeker

    Terugkerende bezoeker aanmaken

    Als er iemand is die het bedrijf/kantoor vaak bezoekt. U kunt een terugkerende bezoeker aanmaken. Als u deze optie niet ziet, vraag dan uw Workplace applicatiebeheerder om deze toe te voegen aan uw gebruikersaccount.

    1. Vul de gegevens in zoals bij een normale bezoeker.

    2. Maar in plaats van op "Verzenden" te klikken, klik je op de knop "Terugkerende bezoeker maken".

    Image Added

    3. Er verschijnt nu een pop-upvenster dat je een terugkerende bezoeker gaat maken.

    4. Druk op "OK" om verder te gaan.

    Image Added

    5. Voer de planningsgegevens van de terugkerende bezoeker in.

    SCHEMA

    • Verwachte aankomsttijd: begindatum en tijd van eerste optreden

    • Verwachte eindtijd: einddatum en -tijd van eerste optreden

    • Cyclus/ Dag/ Dag in maand: de combinatie van deze instellingen bepaalt wanneer de voorvallen worden gepland

    GENEREREN TOT

    • Einddatum: wanneer is de laatste datum waarvoor een bezoeker moet worden aangemaakt

    • Maximumaantal: hoeveel bezoekers moeten worden aangemaakt

    Let op: wanneer 'Einddatum' en 'Maximum aantal' beide leeg gelaten worden, wordt er maar één bezoeker aangemaakt. Als beide instellingen zijn ingevuld, bepaalt de eerste instelling het aantal bezoekers dat wordt aangemaakt.

    Image Added

    6. Klik op "Bezoekers aanmaken" om de bezoekers te genereren op basis van de agenda-instellingen

    Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke maand op de tweede woensdag langskomt

    Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke week op woensdag langskomt

    Image Added

    		Image Added

    Een terugkerende bezoeker annuleren/bewerken

    U kunt een terugkerende bezoeker niet bewerken of verwijderen in een batch. Zodra de bezoekers zijn aangemaakt, kunt u elke bezoeker op dezelfde manier bewerken als bij een gewone bezoeker.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • You can create a new visitor, add co-visitors, and create a recurring visitor.

    • Once the visitors are created using the recurring visitor functionality, every visitor is added the same as you would a regular visitor (you cannot change/ delete them in batch).

    Search

    • U kunt een nieuwe bezoeker aanmaken, medebezoekers toevoegen en een terugkerende bezoeker aanmaken.

    • Zodra de bezoekers zijn aangemaakt met de terugkerende bezoekersfunctionaliteit, wordt elke bezoeker op dezelfde manier toegevoegd als een gewone bezoeker (je kunt ze niet per batch wijzigen/verwijderen).

    Zoek op

    Live Search