DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Wat zijn contracten?

Image Removed

5. The “Duration” step is about the duration of the contract. After entering the necessary details, press “Next step” to continue.

Image Removed

 6. The last step before finalizing the contract is the “Reminder” step. Once these fields are filled in, click “Registration done” to finish the contract.

Image Removed

Expand
title Create a new Een nieuw contract maken
Create a new Een nieuw contract maken 1. To add a contract, open the contract menu and click on the first option: “Contracts.”Om een contract toe te voegen, open je het contractmenu en klik je op de eerste optie: "Contracten". 2. Click on “Create new contract.” 3. You will see a new screen with three steps: Contract Information > Duration > Reminder. This wizard will guide you through the process of creating a new contract. 4. In the “Contract information” step, we need to provide information in the following fields. The fields marked with an * are mandatory. After filling in the necessary information, press “Next step” to go to the next tab. If you hover over the field, a help text will appear.
Field name	Description
Category	Choose the option fitting the contract.
Name	Fill in the name of the other party.
Payment	Define if the contract is: to pay, receive a payment, both ways, or there is no payment involved.
External Reference	A reference of an external party
Description	A description of the contract
Party 1	In most cases, your own company
Party 2	The party which is involved in this contract. Choose one of the already created contacts.
Main document	Upload the contract document here. This can also be uploaded after finishing the wizard.
Field name	Description
Original start date	This is the original start date of the contract before any renewals.
Duration	The duration of the contract
Term of notice	Used to determine when a contract is renewed and for creating a notification.
Renewal after the end of the previous period	These options are supported: None: The period will not be extended Automatic: the contract period will be created extended automatically one day after the term of the notice period. Possible: The period needs to be extended manually. Month to month: will be extended for a month Year to year: will be extended for a year
Field name	Description
Automatic end period reminder	Yes or No, if yes, there will be an automatic reminder sent based on your settings
Send reminder X days before term of notice period	How many days before the notice term do you want a reminder sent? The period can be set in days.
Contract reminder to	Choose to whom the reminder needs to be sent.

How to open an (existing) contract?

To open a contract:

1. Press “Contracts” in the Contracts menu

Image Removed

2. Enter your query in the search bar or leave it empty (for all results), and press “Search.” You will see the results in the include beneath the search bar. You can also use the advanced search

3. Click on the blue hyperlink of the contract reference to open itKlik op "Nieuw contract maken".

3. U ziet een nieuw scherm met drie stappen: Contractinformatie > Looptijd > Herinnering. Deze Wizard leidt u door het proces om een nieuw contract aan te maken.

4. In de "Contractinformatie" stapmoeten we informatie verstrekken in de volgende velden. De velden met een * zijn verplicht. Nadat u de nodige informatie hebt ingevuld, drukt u op "Volgende stap" om naar het volgende tabblad te gaan. Als u met de muis over het veld beweegt, verschijnt er een helptekst.

Image Added

5. De "Duur gaat over de duur van het contract. Nadat u de nodige gegevens hebt ingevoerd, drukt u op "Volgende stap" om verder te gaan.

Image Added

 6. De laatste stap voor het afronden van het contract is de Stap "Herinnering". Zodra deze velden zijn ingevuld, klik je op "Registratie voltooid" om het contract af te ronden.

Image Added

Expand
title Hoe open ik een (bestaand) contract?
Hoe open ik een (bestaand) contract? Een contract openen: Druk op "Contracten" in het menu Contracten. Image Added 2. Voer je zoekopdracht in de zoekbalk in of laat deze leeg (voor alle resultaten) en druk op "Zoeken". Je ziet de resultaten in de lijst onder de zoekbalk. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken 3. Klik op de blauwe hyperlink van de contractreferentie om deze te openen.

Expand
title Contract viewbekijken
Contract viewYou will see a screen with six tabs when a contract is opened bekijken Je ziet een scherm met zes tabbladen wanneer een contract wordt geopend. Tab nameTabbladnaam DescriptionBeschrijving General General info about the Algemeen Algemene informatie over het contract. PartiesPartijen, durationduur, contract descriptioncontractbeschrijving, payment info, documentation, and notification settingsbetalingsinfo, documentatie en notificatie-instellingen. Contract Items Here, you can see the active period, historical, and future contract items. Period Schemes This tab gives insights into the duration(s) of the contract. Invoicing In this tab, you will find the settings regarding invoice runs. Also, the option to create new invoices Notifications You can turn on and off automated notifications in this tab and change notification settings. Documents An overview of the documents linked to the contract and the option to attach new documentsHier kun je de actieve periode, historische en toekomstige contractitems zien. Periode Regelingen Dit tabblad geeft inzicht in de looptijd(en) van het contract. Facturatie Op dit tabblad vind je de instellingen met betrekking tot factuurruns. Ook de optie om nieuwe facturen te maken Meldingen Op dit tabblad kun je automatische meldingen in- en uitschakelen en de instellingen voor meldingen wijzigen. Documenten Een overzicht van de documenten die aan het contract zijn gekoppeld en de optie om nieuwe documenten toe te voegen.

The tab “General”

In the “General tab,” you will find general information about the contract.

Expand
title The tab "General"	Het tabblad "Algemeen
Het tabblad "Algemeen Op het tabblad "Algemeen" vind je algemene informatie over het contract. Op dit scherm kunt u informatie wijzigen/toevoegen/bijwerken. Onderaan de pagina vind je de optie om subcontracten toe te voegen. Door op 'nieuw' te klikken, worden de instellingen van het huidige contract gedupliceerd en wordt het nieuwe contract ingesteld als een kind van het contract waar je in zat.

The tab “Contract items”

In this tab, contract items are added. The sum of the contract items represents the total amount of the contract.

PERIOD

The period start- and end date are set here based on your input when creating the contract using the wizard.

What you should know about contractitems

Pricing and invoice period:

• After you have created the contractitems, the pricing and invoice period settings on the contract items are leading. You can view the setting by opening a contractitems (click on the magnifying glass).

• We don't recommend applying deviating invoice periods on your contract items as this will make managing the contract unnecessarily complex.

Start- and end date

• Contractitems also have a start- and end date, these can deviate from the period setting.

• The contractitem start- and end date must lie within the periode start- and end date.

• By default, the items' start and end dates are empty; in this case, the dates set on the period are applicable.

• The dates on the contract items are leading concerning invoicing and renewal.

Expand
title The tab "Contact items" (adding contract items)
CONTRACT Before adding a contract item, you can change some default settings. The pricing - and invoice period settings you make here will be used as a default for the contract items you will later on create. Pricing period Invoice period	Image Removed
Image Removed

Active, historical, and future contract item

At the bottom of the page is an overview of the active, historical, and future contract items. Below the row of tabs, you can see a list of active contract items and buttons to add different kinds; generic items, assets, areas, and properties.

Add a generic item to the contract

1. Click “Add generic item” in the “Active contract items.” include.

2. An empty contract item is now added to the list.

3. Fill in the details of the generic item directly in the include. You can add a description, the quantity, the price, the period, etc. These values are going to be a part of the total contract. In this example, we added a rental fee for a printer.

4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Image Removed

Image Removed

1. Press “Add asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Select the asset(s) you want to add to the contract.

3. Now click ‘Ok’ to add the selected asset.

4. You can fill in the details of the asset. You can change the description, the price, the period, etc.

5. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add an area to the contract

1. Press “Add area” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Fill in the filter fields and click ‘Search.’

3. Select the area(s) and click ‘Ok’

4. Choose the object use types you want to add for the area(s)

   1. Areas are not added in the same way as assets and properties. Instead, Object use types (services) are added. Examples are rent, cleaning costs, and internet service.

   2. Note: if you now end up in an empty screen, object use types have not yet been created. The info panel below explains more about adding new object use types.

5. Now you can fill in the details of the area. You can add a description, the price, the period, etc.

6. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add a property to the contract

1. Press “Property asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Select the property you want to add to the contract.

3. Now you can fill in the details of the property. You can add a description, the price, the period, etc.

4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Expand
title The tab "Period Schemes"
The tab “Period Schemes” You can create additional period schemes on this tab. The first period scheme is created automatically based on the contract wizard used to generate the contract. Why use multiple period schemes? There is no reason to create more period schemes if a contract is periodically extended by the same period (e.g., 1 or 2 years). Multiple period schemes are used for more complex renewal arrangements. An example is a contract that first runs for five years, and is then renewed every two years. For this, two-period schemes are needed. See the screenshot below. Period 01 is automatically created by the contract wizard. A duration of 5 years was set here. Period 02 is added later by clicking ’New' in the ‘Periode scheme’ include. Since period 02 is the last period scheme, the contract will be renewed according to the settings of this period scheme (so every two years) until the contract is terminated. Image Removed

The tab “Invoicing”

This tab shows invoicing information and settings. Moreover, the include “Invoices“ shows the related invoices for this contract. You can toggle between all and open invoices using the ‘Show open/ Show all’ button in the “Invoices” include.

Image Removed

Please hover over the settings to see what they do. A couple of settings are highlighted:

• Exclude from invoice run: if the contract does not need to be invoices via an invoice run, you can enable this setting.

• Invoicing from: Contract items before this date are ignored when invoicing a contract. When to use this setting? Suppose you started using Workplace on 2023/01/01, and you have added a contract that begins on 2020/01/01. In that case, you don’t want Workplace to invoice the contractitems in the period before 2023/01/01 because these items have most likely already been invoiced via another system. You can set “Invoicing from = 2023/01/01”.

• Start date payment cycle:

  • No date filled in: by default, contract items will be invoices for a whole month, with the start date being the first of the month and the last day of the month as the end date of the invoice item (e.g., 2023/03/01 to 2023/03/31).

  • Date filled in: this date is used as the start date of the contract item. Please take a look at the example screenshots below.

Image Removed

Image Removed

Previewing to be invoiced contract items

After creating a contract, you might want to preview what items are made on the next invoice.

1. Click ‘'Period invoice” on the “Invoice” tab

2. Set an end date

3. Click ‘Ok’ for a preview.

4. Click ‘Back’ > and click ”Back' a second time to navigate back to the Invoicing tab of the contract.

Image Removed

Expand
title The tab "Notifications"
The tab “Notifications On this tab, you can disable/ enable the automatic notifications and: Change the default contact that receives the contract reminders. View the automatically generated notifications. These notifications are generated and updated automatically based on the contract settings. Don’t change these. Add additional recipients for the notifications: 1. Navigate to the “Send additional notification to” include (bottom of the page) 2. Click ‘Add.’ 3. Search and select a contact 4. Click ‘Add.’ 5. The contact who is added to the include will now also receive the notifications Image Removed

Expand
title The tab "Documents"
The tab “Documents” Here you can find all the relevant documents for this contract, and you can add new ones. Image Removed

Summary

Search

Het tabblad "Contactitems" (contractitems toevoegen)

Het tabblad "Contractonderdelen Op dit tabblad worden contractitems toegevoegd. De som van de contractitems vertegenwoordigt de totaalbedrag van het contract. CONTRACT Voordat je een contractitem toevoegt, kun je een aantal standaardinstellingen wijzigen. De prijs- en factuurperiode-instellingen die je hier maakt, worden standaard gebruikt voor de contractitems die je later aanmaakt. Prijsperiode Factuurperiode Image Added PERIODE De begin- en einddatum van de periode worden hier ingesteld op basis van wat je hebt ingevoerd toen je het contract aanmaakte met de Wizard. Image Added Wat je moet weten over contractitems Prijzen en factuurperiode: Nadat je de contractitems hebt gemaakt, worden de prijs- en factuurperiode-instellingen op de contractpunten zijn leidend. Je kunt de instelling bekijken door een contractitem te openen (klik op het vergrootglas). We raden af om afwijkende factuurperioden toe te passen op je contractitems, omdat dit het beheer van het contract onnodig complex maakt. Begin- en einddatum Contractitems hebben ook een begin- en einddatum, deze kunnen afwijken van de periode-instelling. De begin- en einddatum van het contractitem moeten binnen de begin- en einddatum van de periode liggen. Standaard zijn de begin- en einddatum van de items leeg; in dit geval zijn de datums die zijn ingesteld op de periode van toepassing. De data op de contractpunten zijn leidend over facturering en verlenging. Note Als er een einddatum is ingesteld op een contractitem, wordt het item niet verlengd of, afhankelijk van de datum, ook niet geïndexeerd. Actief, historisch en toekomstig contractitem Onderaan de pagina zie je een overzicht van de actieve, historische en toekomstige contractitems. Onder de rij met tabbladen zie je een lijst met actieve contractitems en knoppen om verschillende soorten items toe te voegen: generieke items, assets, gebieden en eigenschappen. Een generiek item toevoegen aan het contract Klik op "Algemeen item toevoegen" in de lijst "Actieve contractitems. Een leeg contractitem is nu toegevoegd aan de lijst. Vul de details van het generieke item direct in de include in. Je kunt een beschrijving, de hoeveelheid, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Deze waarden gaan deel uitmaken van het totale contract. In dit voorbeeld hebben we een huurprijs voor een printer toegevoegd. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items. Image AddedImage Added Een actief aan het contract toevoegen Druk op "Activa toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen". Selecteer het bedrijfsmiddel dat je wilt toevoegen aan het contract. Klik nu op 'Ok' om het geselecteerde onderdeel toe te voegen. Je kunt de details van het activum invullen. Je kunt de beschrijving, de prijs, de periode, enz. wijzigen. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items. Een gebied aan het contract toevoegen Druk op "Gebied toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen". Vul de filtervelden in en klik op 'Zoeken'. Selecteer het (de) gebied(en) en klik op 'Ok'. Kies de typen objectgebruik die je wilt toevoegen voor het gebied/de gebieden Gebieden worden niet op dezelfde manier toegevoegd als bedrijfsmiddelen en eigenschappen. In plaats daarvan worden Objectgebruiktypes (diensten) toegevoegd. Voorbeelden zijn huur, schoonmaakkosten en internetservice. Opmerking: als je nu in een leeg scherm terechtkomt, soorten objectgebruik nog niet zijn aangemaakt. Het infopaneel hieronder legt meer uit over het toevoegen van nieuwe objectgebruikstypen. Nu kun je de details van het gebied invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items. Info Nieuwe 'Objectgebruikstypen' toevoegen Objectgebruikstypen kunnen alleen worden gemaakt en beheerd door een beheerder. De objectgebruikstypen zijn te vinden via de startBoard-knop 'Module-instellingen' > tabblad "Masterdata" > klik nu op de functie "Gebruikstypen". In een objectgebruikstype kun je definiëren: de standaardprijs, btw-percentage, eenheid, prijsperiode, enz. Voor elk gebied dat wordt toegevoegd aan een contract (via de periode als contractitem), worden alle objectgebruikstypen weergegeven en kunnen ze worden geselecteerd om toe te voegen als contractitem. Een eigenschap aan het contract toevoegen Druk op "Vastgoed" in de lijst onder "Actieve contractitems". Selecteer de woning die je wilt toevoegen aan het contract. Nu kun je de details van de woning invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Expand
title Het tabblad "Tijdschema's
Het tabblad "Tijdschema's Op dit tabblad kun je extra periodeschema's aanmaken. Het eerste periodeschema wordt automatisch aangemaakt op basis van de contract Wizard die gebruikt is om het contract te genereren. Waarom meerdere periodeschema's gebruiken? Er is geen reden om meer perioderegelingen te maken als een contract periodiek met dezelfde periode wordt verlengd (bijv. 1 of 2 jaar). Regelingen met meerdere periodes worden gebruikt voor complexere verlengingsregelingen. Een voorbeeld is een contract dat eerst vijf jaar loopt en daarna elke twee jaar wordt verlengd. Hiervoor zijn schema's met twee perioden nodig. Zie de schermafbeelding hieronder. Periode 01 wordt automatisch aangemaakt door de wizard Contracten. Hier is een looptijd van 5 jaar ingesteld. Periode 02 wordt later toegevoegd door op 'Nieuw' te klikken in het onderdeel 'Periodeschema'. Aangezien periode 02 is het laatste periode schema, het contract zal worden verlengd volgens de instellingen van dit periode schema (dus elke twee jaar) totdat het contract wordt beëindigd. Image Added

Expand
title Het tabblad "Facturering
Het tabblad "Facturering Dit tabblad toont factureringsinformatie en -instellingen. Bovendien toont de bijlage "Facturen" de gerelateerde facturen voor dit contract. Je kunt schakelen tussen alle en openstaande facturen met de knop 'Toon open/ Toon alle' in de bijlage "Facturen". Image Added Beweeg de muis over de instellingen om te zien wat ze doen. Een paar instellingen zijn gemarkeerd: Uitsluiten van factuurrunAls het contract niet hoeft te worden gefactureerd via een factuurrun, kun je deze instelling inschakelen. Facturatie van: Contractitems vóór deze datum worden genegeerd bij het factureren van een contract. Wanneer gebruik je deze instelling? Stel dat je Workplace bent gaan gebruiken op 2023/01/01 en je hebt een contract toegevoegd dat begint op 2020/01/01. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert, omdat deze items hoogstwaarschijnlijk al via een ander systeem zijn gefactureerd. Je kunt "Facturatie vanaf = 2023/01/01" instellen. Begindatum betalingscyclus: Geen datum ingevuld: standaard zijn contractitems facturen voor een hele maand, waarbij de begindatum de eerste van de maand is en de laatste dag van de maand de einddatum van het factuuritem (bijv. 2023/03/01 tot 2023/03/31). Datum ingevuld: deze datum wordt gebruikt als begindatum van het contractitem. Bekijk de onderstaande voorbeeldschermen. Image Added Image Added Een voorbeeld van te factureren contractitems Nadat je een contract hebt gemaakt, wil je misschien bekijken welke items op de volgende factuur worden gemaakt. Klik op ''Periode factuur" op het tabblad "Factuur Stel een einddatum in Klik op 'Ok' voor een voorbeeld. Klik op 'Terug' > en klik een tweede keer op 'Terug' om terug te navigeren naar het tabblad Facturering van het contract. Image Added

Expand
title Het tabblad "Meldingen
Het tabblad "Meldingen Op dit tabblad kun je de automatische meldingen in- en uitschakelen: De standaardcontactpersoon wijzigen die de contractherinneringen ontvangt. Bekijk de automatisch gegenereerde meldingen. Deze meldingen worden automatisch gegenereerd en bijgewerkt op basis van de contractinstellingen. Wijzig deze niet. Voeg extra ontvangers toe voor de meldingen: 1. Navigeer naar de optie "Extra notificatie verzenden naar" (onderaan de pagina) 2. Klik op 'Toevoegen'. 3. Een contact zoeken en selecteren 4. Klik op 'Toevoegen'. 5. De contactpersoon die is toegevoegd aan de lijst ontvangt nu ook de meldingen Image Added

Expand
title Het tabblad "Documenten
Het tabblad "Documenten Hier vind je alle relevante documenten voor dit contract en kun je nieuwe toevoegen. Image Added

Samenvatting

Zoek op