Difficulty: novice
Content
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Search the bin/archive
Restore objects
Permanently delete objects
| Info |
|---|
For the basics on the bin and archive check out Deleting and archiving |
Search the bin/archive
The easiest way to navigate to objects that where recently deleted/ archived by you, is by clicking your user profile at the top right corner and look for your objects under history or the bin.
...
If the object you are looking for is not in there (too old or not deleted by you), objects can be found in the archive or bin.
Navigate to Admin via the navigation menu.
Click on bin or archive.
When we know the object we are looking for, we can fill in the type of object in the Type field.
When looking for archived users we fill in: SystemUser.
When we also know the time span in which we know these objects have been archived/deleted we can also add dates in the date filter.
Click search or press <enter>.
On the results page we can see the archived/ binned objects including information on: archive/ deletion date and by whom the object was deleted/ binned.
| Tip |
|---|
Tip: The bin and archive folders contain a large amount of objects. It is important to limit your search as much as possible by adding in object types and date filtering. |
Restore objects from the bin/archive
When we restore objects from the results page we can restore them in bulk. To do this:
Select the objects you want to restore.
Click Selection.
Click Restore.
To restore a single objects you can also:
Open the object you want to restore by clicking the hyperlink .
Press the restore icon.
Permanently delete items from the bin
Workplace also allows for manual and automatic permanent removal of binned items. To be able to do this we need to enable the relevant client settings:
Press Client setting on your startBoard;
Interface tab;
The relevant settings are;
...
Name
...
Description
...
Days in bin
...
Days that an object is allowed to be in bin before being eligible for automatic removal. A minimum number of 7 days must be configured. When no number is set here, but allow remove is set to yes, it is allowed to permanently delete items right after moving them to the bin.
...
Allow remove
...
If set to yes, users are allowed to remove binned objects.
Automated deletion of binned items
These client settings apply for the complete environment. Note: the actual days after which an object is automatically permanently deleted is set on object level.
Navigate to an object via the ‘objects’ tile on your startBoard.
Search for an Object.
Click on the hyperlink of the object to open it.
Here we should fill in the setting ‘days in bin’.
...
Name
...
Description
...
Days in bin
...
Number of days maximum that an object can remain in the bin. When this number of days has passed, the object will automatically be removed from the bin. If the number of days is set to 0, no objects of this type will be automatically removed.
Manual deletion of binned items
When the client setting “Allow remove = yes”, the setting for permanent removal is available. When navigating to an object in the bin this icon will be available.
After clicking this and permanently removing the item, Workplace will provide a list with possible related objects that will also be removed. After permanently removing an item it will no longer be visible in the bin/archive or in the user profile bin/history list.
| Note |
|---|
Keep in mind: not all objects, like users, can be deleted and therefor permanent deletion is also not possible. For items in the archive, before being able to permanently delete these, they have to be restored → deleted → permanently deleted. |
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Search
...
Algemeen
De meeste objecten die door de gebruiker in Workplace Management zijn gemaakt, kunnen worden verwijderd of gearchiveerd. Het verwijderen van een object resulteert in het verplaatsen van het object naar de prullenbak (digitale prullenbak). Verwijderde objecten kunnen niet meer gevonden worden via de reguliere zoekpagina's. Verwijderde objecten kunnen ook niet meer gekoppeld worden aan andere objecten. Een verwijderd gebouw kan bijvoorbeeld niet meer gekoppeld worden aan een aanvraag.
Beheerders kunnen de hele prullenbak doorzoeken en indien nodig objecten uit de prullenbak herstellen. Objecten in de prullenbak kunnen door de beheerder handmatig permanent uit de toepassing worden verwijderd. De prullenbak kan ook automatisch worden geleegd na een opgegeven aantal dagen, bepaald via 'Clientinstellingen' → 'Interface' → 'Dagen in prullenbak'.
Naast het verwijderen van objecten is het ook mogelijk om objecten te archiveren. Het archiveren van een object verplaatst het object ook naar een archief (vergelijkbaar met de prullenbak) en het object kan ook niet meer worden doorzocht via de reguliere zoekopties. Het verschil tussen de prullenbak en het archief is dat gearchiveerde objecten in het archief blijven zolang als gewenst.
Sommige objecten mogen niet verwijderd worden. Deze objecten kunnen alleen worden gearchiveerd. Systeemgebruikers kunnen bijvoorbeeld niet verwijderd worden, omdat veel objecten gerelateerd zijn aan/gemaakt zijn door de systeemgebruiker en niet losgekoppeld kunnen worden van de systeemgebruiker.
| Info |
|---|
*Objecten die niet door een gewone gebruiker kunnen worden verwijderd, kunnen alleen door een beheerder worden verwijderd via de 'Correctiemodus'. |
Het verwijderen en archiveren van een object in Workplace Management kan worden gedaan via de bijbehorende knoppen op het object:
...
Objecten verwijderen en archiveren kan ook in bulk via een resultatenpagina (lijst):
...
Sommige lijstpagina's laten gebruikers ook toe om objecten individueel te verwijderen, rechtstreeks van de lijstpagina:
...
Het verwijderen van een object wordt meestal gedaan als:
Het object is per ongeluk gemaakt
Het object wordt gemaakt om een proces of module te testen
Het maakt niet uit of het object permanent automatisch of handmatig door een beheerder uit de applicatie wordt verwijderd.
Het archiveren van een object wordt meestal gedaan als:
Het is niet toegestaan om het object te verwijderen
Het object is niet meer van toepassing, maar is nog wel gekoppeld aan andere objecten zodat gebruikers het kunnen zien
Als een object wordt verwijderd en was gekoppeld aan een verzoek, zal een (niet-beheerder) gebruiker het gekoppelde (verwijderde) object niet meer zien.
Als een object gearchiveerd is en gekoppeld was aan een verzoek, kan een (niet-administrator) gebruiker nog steeds het gearchiveerde object gekoppeld aan het verzoek zien.
Objecten zoeken in de Bin en Archive
Alle gebruikers kunnen hun verwijderde en gearchiveerde objecten terugvinden via het menu 'Prullenbak' op hun profiel:
...
Beheerders kunnen naar de prullenbak en het archief navigeren via het navigatiemenu 'Beheer' → 'Prullenbak' en 'Archief':
...
De opties van het bin- en archiefnavigatiemenu lijken erg op elkaar. Er wordt een zoekpagina getoond waar de verwijderde of gearchiveerde objecten kunnen worden doorzocht. Geef een type object op (de technische objectnaam, bijv. WerkOrder) en/of een periode wanneer het object is verwijderd of gearchiveerd. Klik op 'Tellen' om eerst het aantal gevonden objecten te controleren en klik op 'Zoeken' om het zoeken uit te voeren in de prullenbak of het archief met de opgegeven filters.
...
Als de prullenbak niet automatisch wordt geleegd of als de klant de prullenbak en het archief veel gebruikt, dan kan het zoeken in de prullenbak of het archief veel resultaten opleveren. Bij het zoeken in de prullenbak of het archief is het aan te raden de filteropties te gebruiken om de resultaten te beperken.
Objecten herstellen vanuit de prullenbak en het archief
Als objecten per ongeluk worden verwijderd of gearchiveerd, kunnen de objecten worden hersteld vanuit de prullenbak of het archief. Objecten kunnen in bulk (meerdere objecten tegelijk) of individueel worden hersteld.
In bulk terugzetten kan op de resultatenpagina na een zoekopdracht. Selecteer alle objecten die van toepassing zijn en klik op 'Herstellen':
Je kunt een individueel object herstellen door het object te openen en op de herstelknop te klikken:
...
Objecten herstellen kan alleen gedaan worden door een beheerder.
Verwijderde objecten tonen een rode banner:
...
Gearchiveerde objecten tonen een gele banner:
...
Objecten permanent verwijderen uit de prullenbak
Objecten in de prullenbak kunnen handmatig of automatisch permanent worden verwijderd. De beheerder kan het object in de prullenbak openen en op 'Verwijderen' (cirkel met x) klikken om het object definitief te verwijderen:
...
Objecten in bulk permanent verwijderen is ook mogelijk via de resultatenpagina van de bakken. Selecteer de objecten die permanent moeten worden verwijderd en klik op 'Verwijderen':
...
Als de instelling 'Clientinstellingen' → 'Interface' → 'Dagen in prullenbak' is ingesteld, worden de objecten in de prullenbak permanent verwijderd na het opgegeven aantal dagen.
Objecten in het archief kunnen niet permanent uit het archief worden verwijderd.