Difficulty: novice
Content
| Table of Contents | ||||
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Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Search the bin/archive
Restore objects
Permanently delete objects
| Info |
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For the basics on the bin and archive check out Deleting and archiving |
Search the bin/archive
The easiest way to navigate to objects that where recently deleted/ archived by you, is by clicking your user profile at the top right corner and look for your objects under history or the bin.
...
If the object you are looking for is not in there (too old or not deleted by you), objects can be found in the archive or bin.
Navigate to Admin via the navigation menu.
Click on bin or archive.
When we know the object we are looking for, we can fill in the type of object in the Type field.
When looking for archived users we fill in: SystemUser.
When we also know the time span in which we know these objects have been archived/deleted we can also add dates in the date filter.
Click search or press <enter>.
On the results page we can see the archived/ binned objects including information on: archive/ deletion date and by whom the object was deleted/ binned.
| Tip |
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Tip: The bin and archive folders contain a large amount of objects. It is important to limit your search as much as possible by adding in object types and date filtering. |
Restore objects from the bin/archive
When we restore objects from the results page we can restore them in bulk. To do this:
Select the objects you want to restore.
Click Selection.
Click Restore.
To restore a single objects you can also:
Open the object you want to restore by clicking the hyperlink .
Press the restore icon.
Permanently delete items from the bin
Workplace also allows for manual and automatic permanent removal of binned items. To be able to do this we need to enable the relevant client settings:
Press Client setting on your startBoard;
Interface tab;
The relevant settings are;
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Name
...
Description
...
Days in bin
...
Days that an object is allowed to be in bin before being eligible for automatic removal. A minimum number of 7 days must be configured. When no number is set here, but allow remove is set to yes, it is allowed to permanently delete items right after moving them to the bin.
...
Allow remove
...
If set to yes, users are allowed to remove binned objects.
Automated deletion of binned items
These client settings apply for the complete environment. Note: the actual days after which an object is automatically permanently deleted is set on object level.
Navigate to an object via the ‘objects’ tile on your startBoard.
Search for an Object.
Click on the hyperlink of the object to open it.
Here we should fill in the setting ‘days in bin’.
...
Name
...
Description
...
Days in bin
...
Number of days maximum that an object can remain in the bin. When this number of days has passed, the object will automatically be removed from the bin. If the number of days is set to 0, no objects of this type will be automatically removed.
Manual deletion of binned items
When the client setting “Allow remove = yes”, the setting for permanent removal is available. When navigating to an object in the bin this icon will be available.
After clicking this and permanently removing the item, Workplace will provide a list with possible related objects that will also be removed. After permanently removing an item it will no longer be visible in the bin/archive or in the user profile bin/history list.
| Note |
|---|
Keep in mind: not all objects, like users, can be deleted and therefor permanent deletion is also not possible. For items in the archive, before being able to permanently delete these, they have to be restored → deleted → permanently deleted. |
Summary
| Rw ui textbox macro |
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Search
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Allgemein
Die meisten vom Benutzer im Workplace Management erstellten Objekte können gelöscht oder archiviert werden. Das Löschen eines Objekts führt dazu, dass das Objekt in den Papierkorb (digitaler Mülleimer) verschoben wird. Gelöschte Objekte können nicht mehr über die regulären Suchseiten gefunden werden. Gelöschte Objekte können auch nicht mehr mit anderen Objekten verknüpft werden. Zum Beispiel kann ein gelöschtes Gebäude nicht mehr mit einer Anfrage verknüpft werden.
Administratoren können die gesamte Ablage durchsuchen und bei Bedarf Objekte aus der Ablage wiederherstellen. Objekte im Papierkorb können vom Administrator manuell dauerhaft aus der Anwendung entfernt werden. Der Papierkorb kann auch automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen geleert werden, die über "Client-Einstellungen" → "Schnittstelle" → "Tage im Papierkorb" festgelegt wird.
Neben dem Löschen von Objekten ist es auch möglich, Objekte zu archivieren. Bei der Archivierung eines Objekts wird das Objekt ebenfalls in ein Archiv verschoben (ähnlich dem Mülleimer) und das Objekt kann auch nicht mehr über die regulären Suchoptionen durchsucht werden. Der Unterschied zwischen der Mülltonne und dem Archiv besteht darin, dass archivierte Objekte so lange wie gewünscht im Archiv verbleiben.
Einige Objekte dürfen nicht gelöscht werden. Diese Objekte können nur archiviert werden. Beispielsweise können Systembenutzer nicht gelöscht werden, da viele Objekte mit dem Systembenutzer verbunden sind bzw. von ihm erstellt wurden und nicht vom Systembenutzer getrennt werden können.
| Info |
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*Objekte, die nicht von einem normalen Benutzer gelöscht werden können, können nur von einem Administrator über den "Korrekt-Modus" gelöscht werden. |
Das Löschen und Archivieren eines Objekts im Workplace Management kann über die entsprechenden Schaltflächen am Objekt erfolgen:
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Das Löschen und Archivieren von Objekten kann auch in großen Mengen über eine Ergebnisseite (Liste) erfolgen:
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Auf einigen Listenseiten können Benutzer auch einzelne Objekte direkt von der Listenseite aus löschen:
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Das Löschen eines Objekts wird normalerweise durchgeführt, wenn:
Das Objekt wird zufällig erstellt
Das Objekt wird erstellt, um einen Prozess oder ein Modul zu testen
Es spielt keine Rolle, ob das Objekt automatisch oder manuell von einem Administrator dauerhaft aus der Anwendung entfernt wird
Die Archivierung eines Objekts wird in der Regel durchgeführt, wenn:
Es ist nicht erlaubt, das Objekt zu löschen
Das Objekt ist nicht mehr anwendbar, aber immer noch mit anderen Objekten verknüpft, damit die Benutzer es sehen können.
Wenn ein Objekt gelöscht wird und mit einem Antrag verknüpft war, sieht ein (Nicht-Administrator-)Benutzer das verknüpfte (gelöschte) Objekt nicht mehr.
Wenn ein Objekt archiviert und mit einem Antrag verknüpft wurde, kann ein (Nicht-Administrator-)Benutzer das mit dem Antrag verknüpfte archivierte Objekt weiterhin sehen.
Objekte im Mülleimer und im Archiv suchen
Alle Nutzer können ihre gelöschten und archivierten Objekte über das Menü "Papierkorb" in ihrem Profil finden:
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Administratoren können den Papierkorb und das Archiv über das Navigationsmenü 'Admin' → 'Papierkorb' und 'Archiv' ansteuern:
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Die Navigationsoptionen für Mülleimer und Archiv sind einander sehr ähnlich. Es wird eine Suchseite angezeigt, auf der die gelöschten oder archivierten Objekte durchsucht werden können. Geben Sie einen Objekttyp (den technischen Objektnamen, z. B. WorkOrder) und/oder einen Zeitraum an, in dem das Objekt gelöscht oder archiviert wurde. Klicken Sie auf "Zählen", um zunächst die Anzahl der gefundenen Objekte zu prüfen, und klicken Sie auf "Suchen", um die Suche in der Ablage oder im Archiv mit den angegebenen Filtern durchzuführen.
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Wenn die Mülltonne nicht automatisch geleert wird oder der Kunde die Mülltonne und das Archiv häufig benutzt, kann die Suche in der Mülltonne oder im Archiv zu einer großen Anzahl von Ergebnissen führen. Bei der Suche in der Mülltonne oder im Archiv empfiehlt es sich, die Filteroptionen zu verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Objekte aus dem Papierkorb und dem Archiv wiederherstellen
Wenn Objekte versehentlich gelöscht oder archiviert wurden, können sie aus dem Papierkorb oder dem Archiv wiederhergestellt werden. Das Wiederherstellen von Objekten kann in großen Mengen (mehrere Objekte auf einmal) oder einzeln erfolgen.
Die Massenwiederherstellung kann auf der Ergebnisseite nach einer Suche durchgeführt werden. Wählen Sie alle zutreffenden Objekte aus und klicken Sie auf "Wiederherstellen":
Die Wiederherstellung eines einzelnen Objekts erfolgt durch Öffnen des Objekts und Klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen:
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Die Wiederherstellung von Objekten kann nur von einem Administrator durchgeführt werden.
Gelöschte Objekte werden mit einem roten Banner gekennzeichnet:
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Archivierte Objekte zeigen ein gelbes Banner:
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Dauerhaftes Entfernen von Objekten aus dem Mülleimer
Objekte in der Mülltonne können manuell oder automatisch endgültig gelöscht werden. Der Administrator kann das in der Ablage befindliche Objekt öffnen und auf "Löschen" (Kreis mit x) klicken, um das Objekt endgültig zu löschen:
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Das endgültige Löschen von Objekten in großen Mengen ist auch über die Ergebnisseite der Lagerplätze möglich. Wählen Sie die Objekte aus, die dauerhaft gelöscht werden sollen, und klicken Sie auf "Entfernen":
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Wenn die Einstellung 'Client-Einstellungen' → 'Schnittstelle' → 'Tage im Papierkorb' gesetzt ist, werden die Objekte im Papierkorb nach der angegebenen Anzahl von Tagen endgültig gelöscht.
Objekte im Archiv können nicht dauerhaft aus dem Archiv gelöscht werden.