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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Change fields of an object in bulk using “Default report.”

  • Change fields of an object in bulk using “List page.”

  • Change fields of an object in bulk using “Custom report.”

  • Change fields of an object in bulk using “Custom report for objects with workflow. ”

Introduction

Changing fields in bulk is an efficient way to adjust a large number of data entries. There are multiple reasons why one would want to make changes in bulk. One such reason could be to assign a new profile to users. This could be done manually, one by one. However, it can be a tedious process, having to update every user manually. It is more efficient to let Workplace do the same process in bulk to save ourselves from doing a lot of manually intensive and time-consuming work.

Changing data in bulk is a default feature in Workplace that can be initiated via a list page or a standard report. See chapters 2 and 3 of this article. If a standard report for the object does not exist in the environment, we must build a custom report before changing the data in bulk. An example is presented in chapter 4 of this article. In case you need to refresh your memory on how to create simple reports, please refer to the

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Ändern Sie die Felder eines Objekts in großen Mengen mit dem "Standardbericht".

  • Ändern Sie Felder eines Objekts in der Masse mit "Listenseite".

  • Ändern Sie die Felder eines Objekts in der Masse mit "Benutzerdefinierter Bericht".

  • Ändern Sie die Felder eines Objekts in großen Mengen mit "Benutzerdefinierter Bericht für Objekte mit Workflow. "

Einführung

Die Massenänderung von Feldern ist eine effiziente Methode zur Anpassung einer großen Anzahl von Dateneinträgen. Es gibt mehrere Gründe, warum man Änderungen in großen Mengen vornehmen möchte. Einer dieser Gründe könnte sein, den Benutzern ein neues Profil zuzuweisen. Dies könnte manuell, einer nach dem anderen, geschehen. Es kann jedoch ein langwieriger Prozess sein, jeden Benutzer manuell zu aktualisieren. Es ist effizienter, Workplace den gleichen Prozess in großen Mengen durchführen zu lassen, um uns eine Menge manueller und zeitaufwändiger Arbeit zu ersparen.

Die Massenänderung von Daten ist eine Standardfunktion im Workplace, die über eine Listenseite oder einen Standardbericht eingeleitet werden kann. Siehe Kapitel 2 und 3 in diesem Artikel. Wenn ein Standardbericht für das Objekt in der Umgebung nicht vorhanden ist, müssen wir einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, bevor wir die Daten im Bulk ändern. Ein Beispiel dafür finden Sie in Kapitel 4 dieses Artikels. Falls Sie Ihr Gedächtnis auffrischen müssen, wie man einfache Berichte erstellt, lesen Sie bitte den Artikel /wiki/spaces/KB/pages/149979235 article. Moreover, for objects that use a workflow process, a few additional steps must be undertaken before we can use this feature. Chapter 5 of this article presents a step-by-step procedure for building a report to change the data entries in bulk for objects that use workflows Artikel. Darüber hinaus müssen für Objekte, die einen Workflow-Prozess verwenden, einige zusätzliche Schritte unternommen werden, bevor wir diese Funktion nutzen können. In Kapitel 5 dieses Artikels wird Schritt für Schritt beschrieben, wie man einen Bericht erstellt, um die Dateneinträge für Objekte, die Workflows verwenden, in großen Mengen zu ändern.

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Update fields in bulk using the available menu options (Objects without a workflow).

Within the workplace environment, there are several pages allowing the user to update fields in bulk.

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titleUpdate fields in bulk via menu options
Tip

In case there is no list page available for the object workplace offers a number of default reports that allow for bulk updates. If no report is available, a custom report must be built (see next chapter).

To identify which pages allow for changes in bulk:

  1. It is only possible to make bulk changes from a list/hierarchy page (etc.).

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  2. A selection box must be present in front of each instance.

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  3. The “Update fields” button must be available for the user to carry out the update.

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Note

It is important to note that not all users have the necessary access rights to perform these actions.

Step-by-step on how to perform changes in bulk:

  1. Select the instances that have to be updated by clicking on the “Selection box”;

  2. Click on the “Update fields” Button;

    1. If more functions are available, this button will be available using the “Selection” drop-down menu.

  3. Select the field that should be updated;

  4. Select the value the field should be updated to;

  5. Click OK to update.

In the example below, we will update the field “User type” with the help of the “Update fields” functionality.

  1. Initially, the user type for testusr1 and testusr2 is “Requestor.

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  1. We start by selecting the two users by clicking on the selection boxes in front of each instance.

    1. When an instance has been selected, its row turns green.

  2. When we select the instances that should be updated, we click the “Update fields” button.

    1. If more functions are available, this button will be available using the “Selection” drop-down menu.

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  3. We select the field that we want to update as well as the new value of this field.

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  1. When clicking OK, the value of the “User type” field will be updated for these instances.

Note

a. Note: It is not possible to undo this action. Hence, use this functionality with care.

  1. The user type has been updated from “Requestor” to “Full user.”

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titleUpdate fields in bulk using a custom report

Update fields in bulk using a custom report (Objects without a workflow)

In the example below, we want to change the user profile for multiple users in the environment. No default report or list page view gives us an overview of all users and their respective user profiles. Thus, to be able to select and change this data in bulk, we must first build a custom report that can give us this overview. Subsequently, we can change the user profiles in bulk.

  1. Navigate to reports via the navigation menu;

  2. Click on New report;

  3. Make sure that the report is based on the correct object. In our example, we need a report that originates from the “contact” object to be able to adjust the user profile field in bulk. This is because the “Default user profile” field is “Contact.UserProfileId”

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  4. Our report (filter fields and page fields) can be seen below:

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  5. A report must be able to multi-select the data entries. Multi-select must be turned on by the report’s list page.

    1. Open up the list page settings.

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    2. Select “Multi” by the selection field.

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  6. After the report has been built, click on view to get an overview of the results.

  7. On the result page, Select the instances that should be updated;

  8. Click on“Selection”;

  9. Click on “Update fields”;

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  10. Select the field and value, and click OK.

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Note

  • In some cases, a field is non-editable. These fields are grayed out on the instance page and can only be edited after entering “correct mode.”

  • It is possible to enter and exit the correct mode in bulk. See

Enter and exit the correct mode in bulk

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  • To enter the correct mode in bulk:

  1. Click on the gear symbol;

  2. Click correct.

    1. The fields that are normally not editable can now be editable for all instances.

  • To change a field in bulk:

  1. Select the items;

  2. Click on Update fields;

  3. Select the field and value, and click Ok

  • To exit the correct mode in bulk:

  1. Click on the gear symbol;

  2. Click correct.

    1. The fields that are usually not editable cannot be changed anymore.

Expand
titleUpdate the workflow status in bulk (incl. stop/ start workflow instructions) (Step 1 out of 3)

Update the workflow status in bulk (including stop/ start workflow instructions).

The article Start/stopping workflow (and change status) goes over the core principles of how to stop a workflow process, change the status of the instance, and how to restart the workflow process. This method allows the admin to quickly make necessary changes to an existing instance without discarding the old one and generating an entirely new instance.

Step 1: Create a report from the object Workflowcase.

In this example, we show how to change the status of multiple requests from submitted to handled.

First and foremost, we have to create a report from the object Workflowcase. This will ensure that we can start and stop the workflow of the instances in question. The report must be able to filter objectNameId, which in this case will be set equal to “Request.”

Tip

A report based on the Workflowcase object is used to start and stop the workflow.

To build a report from the WorkflowCase object:

  1. Navigate to reports via the navigation menu;

  2. Click on New report;

  3. Click on Add filter;

  4. Search for “Workflowcase”;

  5. Select “ObjectNameId”;

  6. Click on the magnifying glass icon for Workflowcase.objectNameId;

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  7. Click on Set default;

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  8. Select “Request” from the drop-down menu by the “Value” setting;

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  9. Click on Save and return.

We now add a few more page and filter fields to the report to create a list of the requests that we would like to change. Open the expands below to get an insight into how our simple report is built up.

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  1. Ensure the “Multi” selection has been turned on for the report on the list page.

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titleUpdate the workflow status in bulk (incl. stop/ start workflow instructions) (Step 2 out of 3)

Step 2: Select, correct, and stop the workflow

To stop the workflow of all the instances (or a selection of instances) from the report:

  1. Select the number of instances that you would like to stop the workflow for;

  2. Click on correct (behind the gear symbol);

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  3. The items will automatically be deselected.

  4. Select the items again;

  5. Click on the Execute function (Behind the selection drop-down-menu);

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  6. Select Stop to stop the workflow and click OK.

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titleUpdate the workflow status in bulk (incl. stop/ start workflow instructions) (Step 3 out of 3)

Step 3: Build a second report based on the Request object.

To be able to update the status of the requests (requestStatusCode), we would have to either use an existing report or create a new report that is based on the request object.

Tip

A report based on the Request object allows you to change the fields of the instance.

  1. Create or use an existing report based on the Request object;

  2. Select the data and make sure the data is in the correct mode (behind the gear symbol);

  3. Select the data and click on the Update fields behind the selection drop-down menu;

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  4. Select the field and choose the new value;

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Step 3: Restart the workflow.

  1. Go back to the report used to stop the workflow;

    1. Note: We now have to filter on the status “Handle.”

    2. Make sure to be in the correct mode.

    3. Select the Execute function.

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  2. Start the workflow;

  3. Exit correct mode.

Summary

Rw ui textbox macro

  • Two reports are needed to change instance fields in bulk, like the status field, for instances with an active workflow case.

    • The 1st report must be based on the WorkflowCase object.

    • The 2nd report must be based on the object itself.

    • Correct mode must be switched on.

Exercise

  •  #1
  •  #2

Massenaktualisierung von Feldern über Menüoptionen

Aktualisieren Sie Felder in großen Mengen über die verfügbaren Menüoptionen (Objekte ohne Workflow).

In der Workplace-Umgebung gibt es mehrere Seiten, auf denen der Benutzer Felder in großen Mengen aktualisieren kann.

Tip

Für den Fall, dass keine Listenseite für das Objekt verfügbar ist, bietet Workplace eine Reihe von Standardberichten, die Massenaktualisierungen ermöglichen. Wenn kein Bericht verfügbar ist, muss ein benutzerdefinierter Bericht erstellt werden (siehe nächstes Kapitel).

Um festzustellen, auf welchen Seiten Änderungen in großen Mengen möglich sind:

  1. Es ist nur möglich, Massenänderungen von einer Liste/Hierarchieseite (usw.) aus vorzunehmen.

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  2. Vor jeder Instanz muss ein Auswahlfeld vorhanden sein.

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  3. Die Schaltfläche "Felder aktualisieren" muss verfügbar sein, damit der Benutzer die Aktualisierung vornehmen kann.

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Note

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Benutzer die notwendigen Zugriffsrechte haben, um diese Aktionen durchzuführen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung von Massenänderungen:

  1. Wählen Sie die zu aktualisierenden Instanzen aus, indem Sie auf das "Auswahlfeld" klicken;

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Felder aktualisieren";

    1. Wenn mehr Funktionen verfügbar sind, wird diese Schaltfläche über das Dropdown-Menü "Auswahl" verfügbar sein.

  3. Wählen Sie das Feld aus, das aktualisiert werden soll;

  4. Wählen Sie den Wert, auf den das Feld aktualisiert werden soll;

  5. Klicken Sie auf OK zu aktualisieren.

Im folgenden Beispiel wird das Feld "Benutzertyp" mit Hilfe der Funktion "Felder aktualisieren" aktualisiert.

  1. Zu Beginn wird der Benutzertyp für testusr1 und testusr2 ist "Antragsteller.

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  1. Wir beginnen mit der Auswahl der beiden Benutzer, indem wir auf die Auswahlfelder vor jeder Instanz klicken.

    1. Wenn eine Instanz ausgewählt wurde, wird ihre Zeile grün.

  2. Wenn wir die Instanzen ausgewählt haben, die aktualisiert werden sollen, klicken wir auf die Schaltfläche "Felder aktualisieren".

    1. Wenn mehr Funktionen verfügbar sind, wird diese Schaltfläche über das Dropdown-Menü "Auswahl" verfügbar sein.

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  3. Wir wählen das Feld aus, das wir aktualisieren wollen, sowie den neuen Wert dieses Feldes.

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  1. Wenn Sie auf GUT, wird der Wert des Feldes "Benutzertyp" für diese Instanzen aktualisiert.

Note

a. Hinweis: Es ist nicht möglich, diese Aktion rückgängig zu machen. Verwenden Sie diese Funktion daher mit Vorsicht.

  1. Der Benutzertyp wurde von "Antragsteller" auf "Vollbenutzer" aktualisiert.

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titleFelder mit einem benutzerdefinierten Bericht in großen Mengen aktualisieren

Massenaktualisierung von Feldern mithilfe eines benutzerdefinierten Berichts (Objekte ohne Workflow)

Im folgenden Beispiel wollen wir das Benutzerprofil für mehrere Benutzer in der Umgebung ändern. Kein Standardbericht und keine Listenseitenansicht gibt uns einen Überblick über alle Benutzer und ihre jeweiligen Benutzerprofile. Um diese Daten in großen Mengen auswählen und ändern zu können, müssen wir also zunächst einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, der uns diesen Überblick verschaffen kann. Anschließend können wir die Benutzerprofile in großen Mengen ändern.

  1. Navigieren Sie zu Berichte über das Navigationsmenü;

  2. Klicken Sie auf Neuer Bericht;

  3. Stellen Sie sicher, dass der Bericht auf dem richtigen Objekt basiert. In unserem Beispiel benötigen wir einen Bericht, der vom Objekt "Kontakt" ausgeht, um das Feld "Benutzerprofil" in großem Umfang anpassen zu können. Der Grund dafür ist, dass das Feld "Standard-Benutzerprofil" "Contact.UserProfileId" ist.

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  4. Unser Bericht (Filterfelder und Seitenfelder) ist unten zu sehen:

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  5. Ein Bericht muss eine Mehrfachauswahl der Dateneinträge ermöglichen. Die Mehrfachselektion muss auf der Listenseite des Berichts aktiviert werden.

    1. Öffnen Sie die Einstellungen der Listenseite.

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    2. Wählen Sie im Auswahlfeld "Multi".

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  6. Nachdem der Bericht erstellt wurde, klicken Sie auf Ansicht, um einen Überblick über die Ergebnisse zu erhalten.

  7. Wählen Sie auf der Ergebnisseite die Instanzen aus, die aktualisiert werden sollen;

  8. Klicken Sie auf"Auswahl";

  9. Klicken Sie auf "Felder aktualisieren";

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  10. Wählen Sie das Feld und den Wert, und klicken Sie auf GUT.

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Note

  • In manchen Fällen ist ein Feld nicht editierbar. Diese Felder sind auf der Instanzseite ausgegraut und können nur bearbeitet werden, wenn Sie in den "Korrekturmodus" wechseln.

  • Es ist möglich, den korrekten Modus massenweise zu aktivieren und zu deaktivieren. Siehe

Eingabe und Beendigung des korrekten Modus in großen Mengen

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  • So geben Sie den richtigen Modus für die Massenverarbeitung ein:

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol;

  2. Richtig klicken.

    1. Die Felder, die normalerweise nicht bearbeitbar sind, können nun für alle Instanzen bearbeitet werden.

  • So ändern Sie ein Feld im Ganzen:

  1. Wählen Sie die Artikel aus;

  2. Klicken Sie auf Felder aktualisieren;

  3. Wählen Sie das Feld und den Wert, und klicken Sie auf Ok

  • So beenden Sie den korrekten Modus in der Masse:

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol;

  2. Richtig klicken.

    1. Die Felder, die normalerweise nicht bearbeitbar sind, können nicht mehr geändert werden.

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titleAktualisieren Sie den Workflow-Status in großen Mengen (einschließlich Anweisungen zum Stoppen/Starten des Workflows) (Schritt 1 von 3)

Aktualisieren Sie den Workflow-Status in großen Mengen (einschließlich Anweisungen zum Stoppen/Starten des Workflows).

Der Artikel Starting and stopping workflow (and changing status) werden die Grundprinzipien des Anhaltens eines Workflow-Prozesses, der Änderung des Status der Instanz und des Neustarts des Workflow-Prozesses erläutert. Mit dieser Methode kann der Administrator schnell die notwendigen Änderungen an einer bestehenden Instanz vornehmen, ohne die alte Instanz zu verwerfen und eine völlig neue Instanz zu erzeugen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Bericht aus dem Objekt Workflowcase.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie man den Status mehrerer Anfragen von "eingereicht" auf "bearbeitet" ändert.

Zuallererst müssen wir einen Bericht aus dem Objekt Workflowcase erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass wir den Workflow der fraglichen Instanzen starten und stoppen können. Der Bericht muss in der Lage sein, objectNameId zu filtern, was in diesem Fall auf "Anfrage" gesetzt wird.

Tip

Ein auf dem Workflowcase-Objekt basierender Report wird zum Starten und Stoppen des Workflows verwendet.

So erstellen Sie einen Bericht aus dem WorkflowCase-Objekt:

  1. Navigieren Sie zu Berichte über das Navigationsmenü;

  2. Klicken Sie auf Neuer Bericht;

  3. Klicken Sie auf Filter hinzufügen;

  4. Suchen Sie nach "Workflowcase";

  5. Wählen Sie "ObjectNameId";

  6. Klicken Sie auf das Leselupe Symbol für Workflowcase.objectNameId;

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  7. Klicken Sie auf Standard einstellen;

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  8. Wählen Sie "Anfrage" aus dem Dropdown-Menü bei der Einstellung "Wert";

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  9. Klicken Sie auf Speichern und zurückkehren.

Wir fügen nun einige weitere Seiten- und Filterfelder zum Bericht hinzu, um eine Liste der Anfragen zu erstellen, die wir ändern möchten. Öffnen Sie die nachstehenden Erweiterungen, um einen Einblick in den Aufbau unseres einfachen Berichts zu erhalten.

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  1. Vergewissern Sie sich, dass die Auswahl "Multi" für den Bericht auf der Listenseite aktiviert ist.

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titleAktualisieren Sie den Workflow-Status in großen Mengen (einschließlich Anweisungen zum Stoppen/Starten des Workflows) (Schritt 2 von 3)

Schritt 2: Auswählen, Korrigieren und Anhalten des Workflows

So stoppen Sie den Workflow aller Instanzen (oder einer Auswahl von Instanzen) aus dem Bericht:

  1. Wählen Sie die Anzahl der Instanzen, für die Sie den Workflow anhalten möchten;

  2. Klicken Sie auf richtig (hinter dem Zahnradsymbol);

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  3. Die Einträge werden automatisch abgewählt.

  4. Wählen Sie die Elemente erneut aus;

  5. Klicken Sie auf das Ausführen der Funktion (Hinter dem Dropdown-Menü für die Auswahl);

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  6. Wählen Sie Stopp um den Arbeitsablauf zu stoppen und klicken Sie auf OK.

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titleAktualisieren Sie den Workflow-Status in großen Mengen (einschließlich Anweisungen zum Stoppen/Starten des Workflows) (Schritt 3 von 3)

Schritt 3: Erstellen Sie einen zweiten Bericht auf der Grundlage des Objekts Anfrage.

Um den Status der Anfragen (requestStatusCode) zu aktualisieren, müssen wir entweder einen bestehenden Bericht verwenden oder einen neuen Bericht erstellen, der auf dem Anfrageobjekt basiert.

Tip

Ein Bericht, der auf dem Objekt Anfrage basiert, ermöglicht es Ihnen, die Felder der Instanz zu ändern.

  1. Erstellen oder verwenden Sie einen vorhandenen Bericht auf der Grundlage des Objekts Anfrage;

  2. Wählen Sie die Daten aus und vergewissern Sie sich, dass sich die Daten im richtigen Modus befinden (hinter dem Zahnradsymbol);

  3. Wählen Sie die Daten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Felder aktualisieren hinter dem Dropdown-Menü zur Auswahl;

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  4. Markieren Sie das Feld und wählen Sie den neuen Wert;

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Schritt 3: Starten Sie den Workflow neu.

  1. Gehen Sie zurück zu dem Bericht, mit dem Sie den Workflow gestoppt haben;

    1. Hinweis: Wir müssen jetzt nach dem Status "Handle" filtern.

    2. Achten Sie darauf, dass Sie sich im richtigen Modus befinden.

    3. Wählen Sie die Funktion ausführen.

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  2. Starten Sie den Workflow;

  3. Beenden Sie den korrekten Modus.

Zusammenfassung

Rw ui textbox macro

  • Zwei Reports werden benötigt, um Instanzfelder in großen Mengen zu ändern, wie z.B. das Statusfeld, für Instanzen mit einem aktiven Workflow-Fall.

    • Der 1. Bericht muss sich auf die WorkflowCase-Objekt.

    • Der 2. Bericht muss sich auf das Objekt selbst beziehen.

    • Der korrekte Modus muss eingeschaltet sein.

Übung

  •  #1
  •  #2

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