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1.
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Buildings and areas are one of the master data modules of Workplace Management.
The Buildings and Areas module allows you to manage location information and use this information in other modules. This offers practical benefits in other modules. Some examples:
Requests: Connecting requests to specific buildings or areas helps the Service desk quickly locate and resolve issues.
Reservations: Reserving areas within buildings, ensuring efficient use of space and better room availability.
Contracts: Linking buildings or areas to contracts ensures the cost can be tracked per building or area. Leading to better and more data-driven strategic decision-making.
Apart from the use in other modules, the Buildings and Areas module can aid in managing your real estate, as it helps to get insights into the organization's buildings, including details like addresses, ownership, occupancy status, and maintenance history.
Most of the core concepts of this module can be managed by key users (building and area editors). Therefore, most concepts are described in the user manual that can be found here: User manual: Buildings and Areas
The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module that are mostly relevant for administrators:
1.1 Categories
Every building and area is created in a category. For more general information about categories, see: Categories
The following default categories are available for this module:
Buildings
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| Note |
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The logical hierarchy based on the building categories is Geographical area -> Site(s) -> Building(s). Buildings with the same category can also have a hierarchy. For example Building -> Sub building(s). The categories do not impact the use of parent/sub buildings. Technically it is possible to have a deviating hierarchy like Building -> Geographical area(s), but this is not advised because this can lead to issues when using Workplace Experience. |
Areas
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| Note |
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A logical hierarchy based on the area categories is Main area -> Floor(s) -> Meeting room(s) / Workplace(s) / Parking places. It is possible to add another level in the hierarchy between the Floor and the Meeting room / Workplace(s) / Parking places to combine several areas or if it is a specific room with multiple workplaces for example. This extra level can be added with the 'Area (general)' category. |
2. Additional information on this module
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For an (end) user manual, see: User manual: Buildings and Areas
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Worum geht es in diesem Modul?
Gebäude und Bereiche sind einer der Master data-Bausteine des Workplace Managements.
Das Modul Gebäude und Flächen ermöglicht es Ihnen, Standortinformationen zu verwalten und diese Informationen in anderen Modulen zu verwenden. Dies bietet praktische Vorteile in anderen Modulen. Einige Beispiele:
Anfragen: Die Verknüpfung von Anfragen mit bestimmten Gebäuden oder Bereichen hilft dem Service Desk, Probleme schnell zu finden und zu lösen.
Reservierungen: Reservierung von Bereichen innerhalb von Gebäuden, um eine effiziente Raumnutzung und eine bessere Zimmerverfügbarkeit zu gewährleisten.
Verträge: Die Verknüpfung von Gebäuden oder Bereichen mit Verträgen gewährleistet, dass die Kosten pro Gebäude oder Bereich verfolgt werden können. Dies führt zu einer besseren und datengesteuerten strategischen Entscheidungsfindung.
Abgesehen von der Verwendung in anderen Modulen kann das Modul Gebäude und Flächen bei der Verwaltung Ihrer Immobilien helfen, da es Einblicke in die Gebäude des Unternehmens gibt, einschließlich Details wie Adressen, Eigentumsverhältnisse, Belegungsstatus und Wartungshistorie.
Die meisten der Kernkonzepte dieses Moduls können von Key-Usern (Gebäude- und Bereichseditoren) verwaltet werden. Daher werden die meisten Konzepte im Benutzerhandbuch beschrieben, das hier zu finden ist: Benutzerhandbuch: Gebäude und Flächen
In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls, die vor allem für Administratoren relevant sind, näher erläutert:
1.1 Kategorien
Jedes Gebäude und jeder Bereich wird in einer Kategorie angelegt. Für weitere allgemeine Informationen über Kategorien siehe: Kategorien
Die folgenden Standardkategorien sind für dieses Modul verfügbar:
Gebäude
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| Note |
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Die logische Hierarchie auf der Grundlage der Gebäudekategorien lautet: Geografisches Gebiet -> Standort(e) -> Gebäude(s). Gebäude mit derselben Kategorie können ebenfalls eine Hierarchie haben. Zum Beispiel Gebäude -> Untergebäude(n). Die Kategorien haben keinen Einfluss auf die Verwendung von Haupt- und Nebengebäuden. Technisch gesehen ist eine abweichende Hierarchie wie Gebäude -> Geografisches Gebiet(e) möglich, doch wird davon abgeraten, da dies zu Problemen bei der Verwendung von Workplace Experience führen kann. |
Bereiche
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| Note |
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Eine logische Hierarchie basierend auf den Bereichskategorien ist Hauptbereich -> Etage(n) -> Besprechungsraum(e) / Workplace(s) / Parkplätze. Es ist möglich, eine weitere Ebene in der Hierarchie zwischen der Etage und dem/den Besprechungsraum/-räumen / Workplace(s) / Parkplätzen hinzuzufügen, um mehrere Bereiche zu kombinieren oder wenn es sich beispielsweise um einen bestimmten Raum mit mehreren Arbeitsplätzen handelt. Diese zusätzliche Ebene kann mit der Kategorie "Bereich (allgemein)" hinzugefügt werden. |
2. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul
Weitere Informationen über das Modul Gebäude und Flächen finden Sie in den folgenden Artikeln:
Für ein (End-)Benutzerhandbuch siehe: Benutzerhandbuch: Gebäude und Flächen
Ausführlichere Informationen zur Implementierung (einschließlich der Aktivierung des Moduls, der beteiligten Systemgruppen, der Datenimporte und weiterer Informationen über das Startboard und die Navigationsmenüoptionen) finden Sie unter: Masterdata: Gebäude und Flächen Modul Aktivierung und Information