1. What is this module about

Catalog items are all the objects that can be used in other modules but are often not physically available at the customer’s location or only represent certain consumables in general (e.g. a ‘Coffee’ does not mean a specific cup of coffee already waiting to be reserved, but the general concept of a cup of coffee, which will be created just ahead of time), as opposed to assets, which are all the objects that are physically present. Therefore, as the name suggested, catalog items are part of a catalog of potential objects. These catalog items can be used for multiple purposes:

• Reservable items: Catalog items can be used as ‘Services/Catering’ in reservations. The lunch, coffee, etc, are not already present/created when you select to reserve. You select them from a catalog.

• Work order items: Catalog items can be used as ‘fixed tasks/price’ options in work orders. For instance, create a catalog item named ‘Empty garbage container’ and a fixed price (negotiated with a contractor). This item can be added to work orders instead of adding a free text description and manually adding a price every time, making it easier and less error-prone to specify certain tasks in work orders. The same applies to contracts; therefore, catalog items can also be linked to contract items.

• Orderable items: Catalog items can be used as a list of products that can be purchased at a supplier via a purchase order. Having a fixed list of catalog items with fixed prices makes it less error-prone and makes it clearer to users which products can be purchased and at what prices.

• Meter type: Catalog items can also be used to register different meter types (gas, water, and energy) and link these to the energy meters. For more information, see: Energy meters module.

...

Most of the core concepts of this module can be managed by key users (Catalog item editors). Therefore, most concepts are described in the user manual, which can be found here: User manual: Catalog items

The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module that are mostly relevant for administrators:

1.1.1 Categories

Each catalog item that is created is created in a category. For more general information about categories, see: Categories

The following default categories are available for this module:

...

2. Additional information on this module

...

For an (end) user manual, see: User manual: Catalog items

...

1. Waar gaat deze module over

Catalogusitems zijn alle objecten die kunnen worden gebruikt in andere modules, maar die vaak niet fysiek beschikbaar zijn op de locatie van de klant of alleen bepaalde verbruiksgoederen in het algemeen vertegenwoordigen (bijv. een 'Koffie' betekent niet een specifiek kopje koffie dat al staat te wachten om te worden gereserveerd, maar het algemene concept van een kopje koffie, dat net van tevoren wordt aangemaakt), in tegenstelling tot activa, die alle objecten zijn die fysiek aanwezig zijn. Daarom zijn catalogusitems, zoals de naam al suggereert, onderdeel van een catalogus van potentiële objecten. Deze catalogusitems kunnen voor meerdere doeleinden worden gebruikt:

• Te reserveren items: Catalogusitems kunnen worden gebruikt als 'Services/Catering' in reserveringen. De lunch, koffie, etc. zijn nog niet aanwezig/aangemaakt wanneer je reserveert. Je selecteert ze uit een catalogus.

• Werkorders: Catalogusitems kunnen worden gebruikt als 'vaste taken/prijs' opties in werkorders. Maak bijvoorbeeld een catalogusitem met de naam 'Vuilcontainer legen' en een vaste prijs (onderhandeld met een aannemer). Dit item kan worden toegevoegd aan werkorders in plaats van elke keer een vrije tekstomschrijving en handmatig een prijs toe te voegen, waardoor het eenvoudiger en minder foutgevoelig wordt om bepaalde taken in werkorders te specificeren. Hetzelfde geldt voor contracten; daarom kunnen catalogusitems ook gekoppeld worden aan contractitems.

• Bestelbare items: Catalogusitems kunnen worden gebruikt als een lijst van producten die kunnen worden gekocht bij een leverancier via een inkooporder. Het hebben van een vaste lijst van catalogusitems met vaste prijzen maakt het minder foutgevoelig en maakt het voor gebruikers duidelijker welke producten gekocht kunnen worden en tegen welke prijzen.

• Metertype: Catalogusitems kunnen ook worden gebruikt om verschillende metertypes te registreren (gas, water en energie) en deze te koppelen aan de energiemeters. Zie voor meer informatie: Module energiemeters.

Omdat catalogusitems alleen relevant zijn in relatie tot sommige andere modules, wordt de catalogusmodule automatisch ingeschakeld als een relevante module (Reserveringen, Werkorders, Contracten, Inkooporders, Energiemeters) is ingeschakeld.

De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (Catalog item editors). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die je hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: Catalogusitems

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerders:

1.1.1 Categorieën

Elk catalogusitem dat aangemaakt wordt, wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën

De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:

...

2. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de Catalogusitem-module is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Gebruikershandleiding: Catalogusitems

• Voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu), zie de artikelen over moduleactivering voor enkele van de gerelateerde modules die hierboven zijn genoemd Module-activeringen.