1. What is this module about

The Compliance module is designed to facilitate the effective management of legislation documentation for buildings and building elements (assets) in order to be compliant. In its core functionality, the module grants access to default legislation(s) (currently, only the Dutch legislation is available, but it is also possible to create your own set of regulations) related to buildings and building elements.

...

1. Waar gaat deze module over

De module Compliance is ontworpen om het effectieve beheer van wetgevingsdocumentatie voor gebouwen en onderdelen van gebouwen (bedrijfsmiddelen) te vergemakkelijken, zodat ze aan de wet- en regelgeving voldoen. In de kernfunctionaliteit biedt de module toegang tot standaardwetgeving (op dit moment is alleen de Nederlandse wetgeving beschikbaar, maar het is ook mogelijk om je eigen set voorschriften te maken) met betrekking tot gebouwen en onderdelen van gebouwen.

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module:

1.1

...

A legislation object mainly consists of a PDF document that contains the details of the legislation and a list of document types needed to comply with this legislation. An example is the ‘Elevator' legislation with 8 document types. Some document-type examples are:

• ‘Inspection report’ which is required every 3 months

• ‘Logbook available’ which is required once

...

Wetgeving

Een wetgevingsobject bestaat voornamelijk uit een PDF-document met de details van de wetgeving en een lijst met documenttypes die nodig zijn om aan deze wetgeving te voldoen. Een voorbeeld is de 'Lift' wetgeving met 8 documenttypes. Enkele voorbeelden van documenttypes zijn:

• Inspectierapport' dat elke 3 maanden nodig is

• Logboek beschikbaar' dat eenmaal nodig is

De wetgeving als geheel of het specifieke documenttype kan gerelateerd zijn aan een gebouw, een goed of beide. Dit bepaalt welke wetgeving kan worden gekoppeld aan welk type object (gebouw, bedrijfsmiddel of beide) en voor welke documenttypen de wetgevingsdocumenten automatisch worden gegenereerd.

...

1.2

...

Gebouwen en activa

De compliance module is gericht op het naleven van regels en voorschriften voor gebouwen en bouwelementen, daarom is het gebruik van de modules 'Gebouwen en gebieden' en 'Activa' altijd nodig in combinatie met de compliance module.

1.3

...

Building and assets both have a ‘Compliance' tab available, which is used to link the relevant legislation object(s) to the specific building or asset. It is possible to have multiple legislations linked to a single buildings or asset.

If a legislation is linked to a building or asset, the relevant document types are automatically generated as legislation documents, related to the building or asset.

Using codes

Linking legislation objects to a building or asset can be done by searching through the whole list of legislations, but in the context of assets, it is also possible to link a code (on the compliance tab). This will be used as a filter when linking legislation objects to the asset (only legislation objects are shown related to the code via the legislation object or the parent legislation object).

Legislation suggestions

If codes are linked to the assets, it is also possible to use the 'Legislation suggestions' functionality. This functionality automatically suggests applicable legislation objects for each of the relevant assets based on the code. Legislation suggestions are only generated if the asset has no linked legislation object yet. If more than one legislation object can be applicable based on the code, the user needs to make a choice.

1.4 Legislation documents

Once a legislation object is linked to an object (building or asset), legislation documents are generated in the context of this object, one for each of the document types related to the legislation object. This legislation document object is the object used to upload the actual document (e.g. an inspection of an elevator) and to keep track of the compliance status for this object and document type.

1.4.1 Legislation documents workflow process

The next steps describe the legislation document process on a high level. See Compliance user manual for a more detailed description.

...

Register initial reference data

For every new legislation document, the initial reference data must be specified in the first step. This date is typically the construction date or the date the object was taken into production. The initial reference date and the document type conditions are then used to calculate the initial expiration date of the legislation document. These conditions determine among other things, if a document is only needed once, when the first document is needed, what the frequency of the document is, etc. If a document is needed immediately and none has been uploaded yet, the expiration date is likely to align with the initial reference date.

Upload document

If the legislation document is expired or is about to expire, a new document needs to be uploaded. This document is usually a new certificate or proof of inspection. The execution date of the inspection needs to be specified and is used to determine the new expiration date of the legislation document. The new expiration date will be generated if there are no remaining points and no approval is necessary. If a legislation document needs to be approved, is by default determined in the document type but can be deviated from the legislation document itself.

Compliant or expired

Based on the expiration date, the legislation document will automatically become compliant or (if the expiration date is in the past) become expired. To avoid legislation documents from expiring, the compliance overviews can be used to monitor all the legislation documents and upload new documents (versions) if needed.

Compliance overviews

There are several overviews and dashboards available to keep track of all relevant compliance subjects. The compliance tasks overview shows the legislation documents, where a task needs to be executed. Either registering the initial reference date, uploading the initial document, uploading a new version to stay compliant, legislation documents to approve, etc.

The compliance overview consists of multiple includes with all the relevant information and can be found via the startboard tab and the navigation menu.

...

1.5 Other relevant options

In order to help users get a grip on the whole list of legislation documents, and be signaled on time for new versions that will be required. There are two settings available on the legislation document level, which are worth mentioning here:

• Reminder expiration date: This will indicate how long before the expiration date, this legislation document will show up in the legislation overviews as a task to upload a new version. By default, this is set to 30 days but can be changed per legislation document.

• Additional reminder date: Per legislation document, an additional reminder date can be set resulting in the legislation document showing up in the compliance overview from this date onward. For example, if a document is only needed once, but it is still advised to upload a new version after x years.

2. Automatic emails send in the workflow(s)

There are no emails sent via the workflow. Only a weekly automatic email with a list of open tasks related to compliance is automatically sent to users with the system group FMB-G149 Compliance tasks.

3. Additional information on this module

More information on the Compliance module can be found via the following related articles:

...

For an (end) user manual, see: Compliance module for (end)users

...

Wetgeving koppelen

Gebouwen en bedrijfsmiddelen hebben beide een tabblad 'Compliance', dat wordt gebruikt om de relevante wetgevingsobjecten te koppelen aan het specifieke gebouw of bedrijfsmiddel. Het is mogelijk om meerdere wetgevingen te koppelen aan één gebouw of bedrijfsmiddel.

Als een wetgeving is gekoppeld aan een gebouw of bedrijfsmiddel, worden de relevante documenttypes automatisch gegenereerd als wetgevingsdocumenten, gerelateerd aan het gebouw of bedrijfsmiddel.

Codes gebruiken

Het koppelen van wetgevingsobjecten aan een gebouw of bedrijfsmiddel kan worden gedaan door de hele lijst met wetgevingen te doorzoeken, maar in de context van bedrijfsmiddelen is het ook mogelijk om een code te koppelen (op het tabblad Compliance). Deze wordt gebruikt als filter bij het koppelen van wetgevingsobjecten aan het object (alleen wetgevingsobjecten die gerelateerd zijn aan de code via het wetgevingsobject of het bovenliggende wetgevingsobject worden getoond).

Suggesties voor wetgeving

Als er codes zijn gekoppeld aan de bedrijfsmiddelen, is het ook mogelijk om de functionaliteit 'Wetgevingssuggesties' te gebruiken. Deze functionaliteit suggereert automatisch toepasselijke wetgevingsobjecten voor elk van de relevante bedrijfsmiddelen op basis van de code. Wetgevingssuggesties worden alleen gegenereerd als het object nog geen gekoppeld wetgevingsobject heeft. Als er meer dan één wetgevingsobject van toepassing kan zijn op basis van de code, moet de gebruiker een keuze maken.

1.4 Wetgevingsdocumenten

Zodra een wetgevingsobject is gekoppeld aan een object (gebouw of bedrijfsmiddel), worden wetgevingsdocumenten gegenereerd in de context van dit object, één voor elk van de documenttypes die zijn gerelateerd aan het wetgevingsobject. Dit wetgevingsdocumentobject is het object dat wordt gebruikt om het eigenlijke document te uploaden (bijv. een inspectie van een lift) en om de nalevingsstatus voor dit object en documenttype bij te houden.

1.4.1 Wetgeving documenteert workflowproces

De volgende stappen beschrijven het proces van het wetgevingsdocument op een hoog niveau. Zie Compliance gebruikershandleiding voor een meer gedetailleerde beschrijving.

...

Oorspronkelijke referentiegegevens registreren

Voor elk nieuw wetgevingsdocument moeten in de eerste stap de eerste referentiegegevens worden gespecificeerd. Deze datum is meestal de bouwdatum of de datum waarop het object in productie is genomen. De initiële referentiedatum en de voorwaarden voor het documenttype worden vervolgens gebruikt om de initiële vervaldatum van het wetgevingsdocument te berekenen. Deze voorwaarden bepalen onder andere of een document maar één keer nodig is, wanneer het eerste document nodig is, wat de frequentie van het document is, enz. Als een document onmiddellijk nodig is en er nog geen document is geüpload, zal de vervaldatum waarschijnlijk overeenkomen met de oorspronkelijke referentiedatum.

Document uploaden

Als het wetgevingsdocument is verlopen of bijna is verlopen, moet er een nieuw document worden geüpload. Dit document is meestal een nieuw certificaat of bewijs van inspectie. De uitvoeringsdatum van de inspectie moet worden opgegeven en wordt gebruikt om de nieuwe vervaldatum van het wetgevingsdocument te bepalen. De nieuwe vervaldatum wordt gegenereerd als er geen resterende punten zijn en er geen goedkeuring nodig is. Als een wetgevingsdocument moet worden goedgekeurd, wordt dit standaard bepaald in het documenttype, maar kan worden afgeweken van het wetgevingsdocument zelf.

Conform of verlopen

Op basis van de vervaldatum zal het wetgevingsdocument automatisch compliant worden of (als de vervaldatum in het verleden ligt) vervallen. Om te voorkomen dat wetgevingsdocumenten vervallen, kunnen de nalevingsoverzichten worden gebruikt om alle wetgevingsdocumenten te controleren en indien nodig nieuwe documenten (versies) te uploaden.

Overzichten Compliance

Er zijn verschillende overzichten en dashboards beschikbaar om alle relevante compliance-onderwerpen bij te houden. Het overzicht met compliancetaken toont de wetgevingsdocumenten waarvoor een taak moet worden uitgevoerd. Ofwel het registreren van de initiële referentiedatum, het uploaden van het initiële document, het uploaden van een nieuwe versie om compliant te blijven, wetgevingsdocumenten die goedgekeurd moeten worden, enz.

Het compliance-overzicht bestaat uit meerdere onderdelen met alle relevante informatie en is te vinden via het tabblad Startboard en het navigatiemenu.

...

1.5 Andere relevante opties

Om gebruikers te helpen grip te krijgen op de hele lijst van wetgevingsdocumenten en op tijd gewaarschuwd te worden voor nieuwe versies die nodig zijn. Er zijn twee instellingen beschikbaar op het niveau van wetgevingsdocumenten, die het vermelden waard zijn:

• Vervaldatum herinnering: Dit geeft aan hoe lang voor de vervaldatum dit wetgevingsdocument wordt weergegeven in de wetgevingsoverzichten als een taak om een nieuwe versie te uploaden. Standaard staat dit op 30 dagen, maar dit kan per wetgevingsdocument worden aangepast.

• Extra herinneringsdatum: Per wetgevingsdocument kan een extra herinneringsdatum worden ingesteld, waardoor het wetgevingsdocument vanaf deze datum in het nalevingsoverzicht wordt weergegeven. Bijvoorbeeld als een document maar één keer nodig is, maar er toch geadviseerd wordt om na x jaar een nieuwe versie te uploaden.

2. Automatisch e-mails verzenden in de workflow(s)

Er worden geen e-mails verzonden via de workflow. Alleen een wekelijkse automatische e-mail met een lijst van openstaande Compliance-taken wordt automatisch verzonden naar gebruikers met de systeemgroep FMB-G149 Compliance-taken.

3. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Compliance is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Compliance module voor (eind)gebruikers

• Voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe je de module inschakelt, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu) zie: Compliance: Module information and activation