1. What is this module about

The Project management module enables employees/users to manage all (big or small) projects. Via project templates, various project types can be created with all relevant project phases. New projects can be created from a project template with pre-defined project phases. Request, approve, and allocate your project budget over the various project phases and register actual costs with work orders created from the project phases. Keep track of the project timeline via various reports and a Gantt chart.

The next parts explain some of the core concepts of this module. For a complete overview of using this module see: Project management module for users

1.1 Project and project phase templates

Project templates allow users to quickly create a new project based on a project template with relevant project phases pre defined. For example, if a renovation project always or usually consists of 10 main project phases and each of the main project phases have 4 sub phases, it will be a hassle to create every project’s main and sub phase over and over again for each new project. A project template can be created for this “type“ of project. When a new renovation project needs to be created, a renovation project template (with all project phases pre defined) can be used to create the new project, where all project (sub) phases from the project template are taken over to the new project.

It is also possible to create individual project phase templates. These individual project phase templates can be used to generate project phases in every project.

Important documents (e.g. safety instructions) can be also uploaded and linked to the templates. These documents will also be taken over to the generated project and project phases.

On a project template it is possible to enable or disable project budget approval. Via this way, the project budget approval can deviate from the general client settings for project budget approval.

Users with the system group 'Manage project templates' (FMB-G157) can create and manage project- and project phase templates. Project- and project phase templates can be created from:

• The navigation menu 'Projects'

• The 'Project management dashboard'

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A new project can be created from the ‘Projects' navigation menu and the 'Project management dashboard’. There are two options to create a new project:

• New project (a new empty project needs to be manually entered)

• New project from template (Project details (name, description, etc.), project (sub) phases and documents are automatically taken over from the template)

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1.2 Project participants

Next to the projects main responsible (registered on the ‘General’ tab of the project), additional project participants can be added via the projects 'Team' tab. There are two types of project participants which can be added:

• Project responsibles: Add additional project responsibles who are able to execute project workflow tasks, request project budget, add project participants, manage all project phases etc.

• Project participants: Add project participants who can be linked to project phases making them responsible for those project phases. The project participants can only edit project phases they are responsible for.

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1.3 Project budget

On project level, the project budget can be registered. The project budget is a cost estimation associated with successfully completing the project. It includes all expenses necessary to achieve the project objectives, such as labor, materials, equipment, services, and any other resources.

Enable project budget approval

Project budget approval can be enabled via ‘Module settings' → ‘Projects’. The project budget approval system group can be selected. By default the system group '4. Project budget approver’ is available and can be assigned to the relevant user.

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The project templates automatically take over the general project budget approval settings, but it is possible to deviate from these general settings. For specific project templates, the project budget approval can be disabled or can be done by a different budget approval system group. A level 3 admin can create custom system groups under the system group '4. Project budget approver’, which then can be selected as project budget approval system groups.

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If a new project is created from a project template, the project budget approval settings from the template are taken over to the new project. If a project is created from scratch, the general project budget approval settings are taken over to the new project.

Request and review project budget

Via the projects 'Budget' tab, a project budget can be requested by the projects responsible(s). If project budget approval is enabled, the requested project budget needs to be approved by a user from the pre-defined project budget approval system group after the project is submitted.

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After the project is submitted, the relevant project budget approval system group will get the task to review the project budget and either approve or reject the requested budget.

If a project is in the execution phase, it is possible that the initially requested project budget is insufficient to complete the project. In this case, a project budget adjustment can be requested.

The previous approved project budget stays applicable until the requested project budget adjustment is approved.

1.4 Project phases

A project usually consists of one or more project phases. Each phase has its tasks and goals to complete in order to successfully complete the whole project. Common examples of project phases are initiation, planning, execution, monitoring/controlling and closure.

If a new project is created from a pre-defined template, then the project phases from the template are automatically taken over to the new project. Additional project phase can be added manually or can also be generated from the available project phase templates.

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The approved project budget can be assigned to the various main project phases. The total budget assigned to the main project phases can not exceed the approved project budget. The budget assigned to the main project phases can be assigned to the sub phases. The total budget assigned to the sub project phases can not exceed the main project phases assigned budget.

Members of the project team (project responsible and project participants) can be added as the project phases responsible. The user responsible for the project phase can:

• Enter project phase details like the name, description, start date, end date, etc.

• Assign the budget

• Create sub phases

• Create project work orders

• Add documents and notes

The sub phases created from the main sub phase the user is responsible for, can also be managed by this user.

For example:

• Main project phase → Responsible: User 1

  • Sub phase 1 → Responsible: User 2

  • Sub phase 2 → Responsible: User 3

    • Sub phase 2.1 → Responsible: User 2

  • Sub phase 3 → Responsible: User 3

User 1 can manage the main project phase, sub phase 1, sub phase 2, sub phase 2.1 and sub phase 3.

User 2 can manage sub phase 1 and sub phase 2.1.

User 3 can manage sub phase 2, sub phase 2.1 and sub phase 3.

1.5 Project work orders

The actual execution of the work that needs to be done to complete all project phases and the project as a whole, is done via project work orders. Project work orders can be created from the lowest hierarchical level of the project phases.

When creating a project work order, the cost items can be added, an internal responsible can be assigned and the contractor can be selected.

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The project work orders actual costs are considered the realization of the budget. In the project phase overview of the project it is directly insightful what the assigned budget was, the realization (from the project work orders) and the budget left per project phase.

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All project work orders are also visible on the projects 'Work orders' tab to have a quick view of all work orders involved in the entire project.

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1.6 Workflow processes

1.6.1 Project workflow process

The following part describes the workflow for a project from a high-over point of view. For a detailed description, see the user manual Project management module for users.

Create and submit the project
A user can create a new project from scratch or based on a project template. The user creating the project is automatically set as the main responsible (via the corresponding field on the project). The user can enter the project details (name, description, start date, end date, etc.), request a project budget, add project participants, and create the project phases. Once the project is filled in completely, the project can be submitted.

Project budget review
If the requested project budget is > 0 and budget approval is enabled, the project budget approvers need to review the requested budget. If the budget is 0 or budget approval is disabled, this step in the workflow is skipped.

The budget approvers can either approve or reject the requested budget. In case of a rejection, the budget approver needs to enter a mandatory reason why the requested budget is rejected. If the requested budget is rejected, the project will go back to the project responsible to adjust the requested budget and resubmit the project.

Budget allocation and project phase assigning
Once the project budget has been approved, the project budget can be allocated to all main (or parent) project phases. The budget allocated to all main project phases can not exceed the projects budget. The budget allocated to the main project phases can then be allocated to all sub phases (if applicable). The sub phases budget can never exceed the main project phases budget.

Project partcicipants can be assigned to each of the project phases and become responsible for that project phase. Project phase responsibles can manage the project phases they are responsible for and can create additional sub phases and allocate the budget over these sub phases.

After allocating the project budget and assigning the first or important project phases to the responsible users, the project can be started.

Request budget adjustment
If the project budget is insufficient, a budget adjustment can be requested by the project responsible. The project responsible can see the already approved budget and can enter a new budget and confirm the budget adjustment request. The budget approver needs to review this budget adjustment and can approve or reject the budget adjustment.

Retract
If the project is started by accident or the project needs to be adjusted, the started project can be retracted.

Handle and close the project
The project is in execution. All project participants need to handle the project phases they are responsible for and can create work orders to assign the project phase related work to the relevant users or suppliers.

The project can be closed as soon as the project is finished and all project phases are completed.

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1.6.2 Project phase workflow process

The project phases also have a workflow, but this workflow is only used to distinguish between open vs closed phases. The percentage completed of a project phase can be entered manually. Closing the project phase can be done via a button, which automatically sets the project phase to 100%.

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1.6.3 Project work order workflow process

The following part describes the workflow of a project work order from a high-over point of view. For a detailed description, see the user manual Project management module for (end)users.

Create a project work order
A new project work order can be created from a project phase. The project phases name is automatically taken over to the new project work order. The user can add generic items with planned quantities and prices.

Project work orders can only be created from the lowest level of projet phases.

Submit or directly forward project work order
After the project work order has been completely filled in, the work order can either be submitted or directly forwarded to the contractor.

• If the contractor is not yet determined when creating the work order, the work order can be submitted. The contractor can be linked to the work order manually or via a tendering process during the next step.

• If the desired contractor is already known, the work order can be directly forwarded to the contractor.

Optional: Start tendering process
A tendering process can be started if a contractor needs to be selected from a list of potential contractors. The tendering process can either be a new process in Workplace Management or completely outside of the application. The contractor with the best quotation can be selected and assigned to the work order.

Work order in progress
The project work order is in progress, and the contractor needs to handle the work specified in the work order. If the contractor has a user account, the contractor can directly handle the work order in the application. If the contractor does not have a user account, then the internal responsible need to handle the work order on behalf of the contractor. The actual quantity and prices used during the handling of the project work order can be registered.

Optional: Retract or reschedule

If a project work order is in progress but needs to be rescheduled to another date, the internal responsible can reschedule the work order and forward it to the contractor again. If the project work order needs to be assigned to another internal responsible, the project work order can be retracted and is again assigned to the whole service group, ready to be picked up and assigned to a contractor.

End work and review

After the work order has been handled, the internal responsible can review the work executed. The review can also be done automatically (via a setting). If the internal responsible rejects the work, the work order will return to the contractor with additional information about the rejection. The contractor needs to handle the work in the order again.

Optional: Financial administration
If the executed work is approved, the financial administration surrounding this work order can be executed as a task in the workflow (depending on the general work order settings). The contractor might send an invoice that must be registered and paid.

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1.7 Other relevant options

Gantt chart

Via the projects 'Gantt chart’ tab, the project phases are visible in a calendar view.

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Linking buildings

Buildings related to the project can be linked via the 'Related buildings' tab on the project.

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2. Automatic emails sent in the workflow(s)

Workflows can automatically send emails after a certain task is executed or a workflow has been in a status for a certain amount of time. The default emails need to be activated per workflow. For more information on how to enable the default workflow emails, see Workflow emails.

For the project module, an overview of the default workflow emails can be found in the user manual: Project workflow emails

3. Additional information on this module

More information on the Project management module can be found via the following related articles:

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For an user manual, see: Project management module for users

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1. Worum geht es in diesem Modul?

Mit dem Modul Projektmanagement können Mitarbeiter/Nutzer alle (großen oder kleinen) Projekte verwalten. Über Projektvorlagen können verschiedene Projekttypen mit allen relevanten Projektphasen erstellt werden. Neue Projekte können aus einer Projektvorlage mit vordefinierten Projektphasen erstellt werden. Fragen Sie Ihr Projektbudget an, genehmigen Sie es, verteilen Sie es auf die verschiedenen Projektphasen und erfassen Sie die tatsächlichen Kosten mit Arbeitsaufträgen, die aus den Projektphasen heraus erstellt werden. Behalten Sie den Überblick über den Zeitplan des Projekts mithilfe verschiedener Berichte und eines Gantt-Diagramms.

In den folgenden Abschnitten werden einige der wichtigsten Konzepte dieses Moduls erläutert. Einen vollständigen Überblick über die Verwendung dieses Moduls finden Sie unter: Projektverwaltungsmodul für Benutzer

1.1 Projekt- und Projektphasenvorlagen

Projektvorlagen ermöglichen es den Benutzern, schnell ein neues Projekt auf der Grundlage einer Projektvorlage mit vordefinierten Projektphasen zu erstellen. Wenn zum Beispiel ein Renovierungsprojekt immer oder üblicherweise aus 10 Hauptprojektphasen besteht und jede der Hauptprojektphasen 4 Unterphasen hat, wäre es mühsam, die Haupt- und Unterphasen jedes Projekts für jedes neue Projekt immer wieder neu zu erstellen. Für diesen "Typ" von Projekt kann eine Projektvorlage erstellt werden. Wenn ein neues Renovierungsprojekt erstellt werden muss, kann eine Renovierungsprojektvorlage (mit allen vordefinierten Projektphasen) verwendet werden, um das neue Projekt zu erstellen, wobei alle Projektphasen (Unterphasen) aus der Projektvorlage in das neue Projekt übernommen werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, individuelle Projektphasenvorlagen zu erstellen. Diese individuellen Projektphasenvorlagen können zur Erstellung von Projektphasen in jedem Projekt verwendet werden.

Wichtige Dokumente (z.B. Sicherheitsanweisungen) können ebenfalls hochgeladen und mit den Vorlagen verknüpft werden. Diese Dokumente werden auch in das generierte Projekt und die Projektphasen übernommen.

Auf einer Projektvorlage ist es möglich, die Projektbudgetgenehmigung zu aktivieren oder zu deaktivieren. Auf diese Weise kann die Projektbudgetgenehmigung von den allgemeinen Mandanteneinstellungen für die Projektbudgetgenehmigung abweichen.

Benutzer mit der Systemgruppe 'Projektvorlagen verwalten' (FMB-G157) können Projekt- und Projektphasenvorlagen erstellen und verwalten. Projekt- und Projektphasenvorlagen können aus erstellt werden:

• Das Navigationsmenü 'Projekte'

• Das 'Projektmanagement-Dashboard'

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Ein neues Projekt kann über das Navigationsmenü "Projekte" und das "Projektverwaltungs-Dashboard" erstellt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein neues Projekt zu erstellen:

• Neues Projekt (ein neues leeres Projekt muss manuell eingegeben werden)

• Neues Projekt aus Vorlage (Projektdetails (Name, Beschreibung, etc.), Projekt(teil)phasen und Dokumente werden automatisch aus der Vorlage übernommen)

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1.2 Projektteilnehmer

Neben dem Hauptverantwortlichen des Projekts (der auf der Registerkarte "Allgemein" des Projekts registriert ist) können zusätzliche Projektteilnehmer über die Registerkarte "Team" des Projekts hinzugefügt werden. Es gibt zwei Arten von Projektteilnehmern, die hinzugefügt werden können:

• Projektverantwortliche: Fügen Sie zusätzliche Projektverantwortliche hinzu, die in der Lage sind, Aufgaben im Projekt-Workflow auszuführen, das Projektbudget anzufragen, Projektteilnehmer hinzuzufügen, alle Projektphasen zu verwalten usw.

• Projektteilnehmer: Fügen Sie Projektteilnehmer hinzu, die mit Projektphasen verknüpft werden können und somit für diese Projektphasen verantwortlich sind. Die Projektteilnehmer können nur Projektphasen bearbeiten, für die sie verantwortlich sind.

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1.3 Projektbudget

Auf Projektebene kann das Projektbudget registriert werden. Das Projektbudget ist ein Kostenvoranschlag für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Es umfasst alle Ausgaben, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind, wie Arbeit, Material, Ausrüstung, Dienstleistungen und andere Ressourcen.

Ermöglichung der Genehmigung des Projektbudgets

Die Projektbudgetgenehmigung kann über "Moduleinstellungen" → "Projekte" aktiviert werden. Die Systemgruppe für die Projektbudgetgenehmigung kann ausgewählt werden. Standardmäßig ist die Systemgruppe '4. Projektbudgetbewilliger' verfügbar und kann dem entsprechenden Benutzer zugewiesen werden.

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Die Projektvorlagen übernehmen automatisch die allgemeinen Einstellungen für die Projektbudgetgenehmigung, aber es ist möglich, von diesen allgemeinen Einstellungen abzuweichen. Für bestimmte Projektvorlagen kann die Genehmigung des Projektbudgets deaktiviert werden oder durch eine andere Budgetgenehmigungssystemgruppe erfolgen. Ein Administrator der Ebene 3 kann benutzerdefinierte Systemgruppen unter der Systemgruppe '4. Projektbudgetgenehmiger' benutzerdefinierte Systemgruppen erstellen, die dann als Systemgruppen für die Projektbudgetgenehmigung ausgewählt werden können.

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Wenn ein neues Projekt aus einer Projektvorlage erstellt wird, werden die Einstellungen für die Genehmigung des Projektbudgets aus der Vorlage in das neue Projekt übernommen. Wenn ein Projekt von Grund auf neu erstellt wird, werden die allgemeinen Einstellungen für die Projektbudgetgenehmigung in das neue Projekt übernommen.

Anfrage und Überprüfung des Projektbudgets

Über die Registerkarte "Budget" des Projekts kann ein Projektbudget von dem/den Projektverantwortlichen angefragt werden. Wenn die Projektbudgetgenehmigung aktiviert ist, muss das angefragte Projektbudget von einem Benutzer aus der vordefinierten Projektbudgetgenehmigungssystemgruppe genehmigt werden, nachdem das Projekt eingereicht wurde.

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Nach der Einreichung des Projekts erhält die zuständige Gruppe des Projektbudgetgenehmigungssystems die Aufgabe, das Projektbudget zu prüfen und das angefragte Budget entweder zu genehmigen oder abzulehnen.

Wenn sich ein Projekt in der Ausführungsphase befindet, kann es sein, dass das ursprünglich angefragte Projektbudget nicht ausreicht, um das Projekt abzuschließen. In diesem Fall kann eine Anpassung des Projektbudgets angefragt werden.

Das zuvor genehmigte Projektbudget bleibt so lange gültig, bis die angefragte Anpassung des Projektbudgets genehmigt wird.

1.4 Projektphasen

Ein Projekt besteht in der Regel aus einer oder mehreren Projektphasen. Jede Phase hat ihre Aufgaben und Ziele, die zu erfüllen sind, um das gesamte Projekt erfolgreich abzuschließen. Gängige Beispiele für Projektphasen sind Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung/Steuerung und Abschluss.

Wird ein neues Projekt aus einer vordefinierten Vorlage erstellt, so werden die Projektphasen aus der Vorlage automatisch in das neue Projekt übernommen. Zusätzliche Projektphasen können manuell hinzugefügt oder auch aus den verfügbaren Projektphasenvorlagen generiert werden.

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Das genehmigte Projektbudget kann den verschiedenen Hauptprojektphasen zugewiesen werden. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Gesamtbudget darf das genehmigte Projektbudget nicht überschreiten. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget kann den Unterphasen zugewiesen werden. Das den Unterprojektphasen zugewiesene Gesamtbudget darf das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget nicht überschreiten.

Die Mitglieder des Projektteams (Projektverantwortliche und Projektteilnehmer) können als Projektphasenverantwortliche hinzugefügt werden. Der für die Projektphase verantwortliche Benutzer kann:

• Geben Sie Details zur Projektphase ein, z. B. den Namen, die Beschreibung, das Startdatum, das Enddatum, usw.

• Zuweisung des Budgets

• Unterphasen erstellen

• Projektarbeitsaufträge erstellen

• Dokumente und Notizen hinzufügen

Die Unterphasen, die aus der Hauptunterphase entstehen, für die der Benutzer verantwortlich ist, können ebenfalls von diesem Benutzer verwaltet werden.

Zum Beispiel:

• Hauptprojektphase → Verantwortlich: Benutzer 1

  • Unterphase 1 → Verantwortlich: Benutzer 2

  • Unterphase 2 → Verantwortlich: Benutzer 3

    • Unterphase 2.1 → Verantwortlich: Benutzer 2

  • Unterphase 3 → Verantwortlich: Benutzer 3

Benutzer 1 kann die Hauptprojektphase, Unterphase 1, Unterphase 2, Unterphase 2.1 und Unterphase 3 verwalten.

Benutzer 2 kann Teilphase 1 und Teilphase 2 verwalten.1.

Benutzer 3 kann Teilphase 2, Teilphase 2.1 und Teilphase 3 verwalten.

1.5 Projektarbeitsaufträge

Die eigentliche Ausführung der Arbeiten, die für die Fertigstellung aller Projektphasen und des Projekts als Ganzes erforderlich sind, erfolgt über Projektarbeitsaufträge. Projektarbeitsaufträge können von der untersten hierarchischen Ebene der Projektphasen aus erstellt werden.

Bei der Erstellung eines Projektauftrags können die Kostenpositionen hinzugefügt, ein interner Verantwortlicher zugewiesen und der Auftragnehmer ausgewählt werden.

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Die Ist-Kosten der Projektarbeitsaufträge gelten als Realisierung des Budgets. In der Projektphasenübersicht des Projekts ist direkt ersichtlich, was das zugewiesene Budget war, die Realisierung (aus den Projektarbeitsaufträgen) und das verbleibende Budget pro Projektphase.

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Alle Arbeitsaufträge des Projekts sind auch auf der Registerkarte "Arbeitsaufträge" des Projekts sichtbar, um einen schnellen Überblick über alle Arbeitsaufträge des gesamten Projekts zu erhalten.

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1.6 Arbeitsabläufe

1.6.1 Projekt-Workflow-Prozess

Der folgende Teil beschreibt den Arbeitsablauf für ein Projekt aus einer übergeordneten Sichtweise. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch Projektverwaltungsmodul für Benutzer.

Das Projekt erstellen und einreichen
Ein Benutzer kann ein neues Projekt von Grund auf oder auf der Grundlage einer Projektvorlage erstellen. Der Benutzer, der das Projekt erstellt, wird automatisch als Hauptverantwortlicher festgelegt (über das entsprechende Feld im Projekt). Der Benutzer kann die Projektdetails eingeben (Name, Beschreibung, Startdatum, Enddatum usw.), ein Projektbudget anfragen, Projektteilnehmer hinzufügen und die Projektphasen erstellen. Sobald das Projekt vollständig ausgefüllt ist, kann es eingereicht werden.

Überprüfung des Projektbudgets
Wenn das angefragte Projektbudget > 0 ist und die Budgetgenehmigung aktiviert ist, müssen die Projektbudgetgenehmiger das angefragte Budget überprüfen. Wenn das Budget 0 ist oder die Budgetgenehmigung deaktiviert ist, wird dieser Schritt im Arbeitsablauf übersprungen.

Die Budgetgenehmiger können das angefragte Budget entweder genehmigen oder ablehnen. Im Falle einer Ablehnung muss der Genehmigende einen zwingenden Grund für die Ablehnung des beantragten Budgets angeben. Wird das beantragte Budget abgelehnt, geht das Projekt zurück an den Projektverantwortlichen, um das beantragte Budget anzupassen und das Projekt erneut einzureichen.

Budgetzuweisung und Zuweisung von Projektphasen
Nach der Genehmigung des Projektbudgets kann das Projektbudget allen Haupt- (oder übergeordneten) Projektphasen zugewiesen werden. Das allen Hauptprojektphasen zugewiesene Budget darf das Projektbudget nicht überschreiten. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget kann dann allen Unterphasen zugewiesen werden (falls zutreffend). Das Budget der Unterphasen darf das Budget der Hauptprojektphasen nicht überschreiten.

Projektteilnehmer können jeder der Projektphasen zugewiesen werden und werden für diese Projektphase verantwortlich. Die Projektphasenverantwortlichen können die Projektphasen, für die sie verantwortlich sind, verwalten und zusätzliche Unterphasen erstellen und das Budget auf diese Unterphasen aufteilen.

Nach der Zuteilung des Projektbudgets und der Zuweisung der ersten oder wichtigen Projektphasen an die zuständigen Benutzer kann das Projekt gestartet werden.

Anfrage zur Haushaltsanpassung
Wenn das Projektbudget nicht ausreicht, kann der Projektverantwortliche eine Anfrage zur Budgetanpassung stellen. Der Projektverantwortliche sieht das bereits genehmigte Budget und kann ein neues Budget eingeben und die Anfrage zur Budgetanpassung bestätigen. Der Budgetgenehmiger muss diese Budgetanpassung überprüfen und kann sie genehmigen oder ablehnen.

Zurückziehen
Wenn das Projekt versehentlich gestartet wurde oder das Projekt angepasst werden muss, kann das gestartete Projekt zurückgezogen werden.

Bearbeitung und Abschluss des Projekts
Das Projekt befindet sich in der Ausführung. Alle Projektteilnehmer müssen die Projektphasen bearbeiten, für die sie verantwortlich sind, und können Arbeitsaufträge erstellen, um die mit der Projektphase verbundenen Arbeiten an die entsprechenden Benutzer oder Lieferanten zu vergeben.

Das Projekt kann abgeschlossen werden, sobald das Projekt beendet ist und alle Projektphasen abgeschlossen sind.

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1.6.2 Projektphasen-Workflow-Prozess

Für die Projektphasen gibt es ebenfalls einen Workflow, der jedoch nur zur Unterscheidung zwischen offenen und abgeschlossenen Phasen dient. Der Prozentsatz einer abgeschlossenen Projektphase kann manuell eingegeben werden. Das Schließen der Projektphase kann über eine Schaltfläche erfolgen, die die Projektphase automatisch auf 100 % setzt.

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1.6.3 Arbeitsablauf bei Projektaufträgen

Der folgende Teil beschreibt den Arbeitsablauf eines Projektarbeitsauftrags aus einer übergeordneten Sichtweise. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch Projektmanagement-Modul für (End-)Nutzer.

Einen Projektarbeitsauftrag erstellen
Aus einer Projektphase kann ein neuer Projektarbeitsauftrag erstellt werden. Der Name der Projektphase wird automatisch in den neuen Projektarbeitsauftrag übernommen. Der Benutzer kann allgemeine Positionen mit geplanten Mengen und Preisen hinzufügen.

Projektarbeitsaufträge können nur auf der untersten Ebene der Projektphasen erstellt werden.

Projektarbeitsauftrag einreichen oder direkt weiterleiten
Nachdem der Projektauftrag vollständig ausgefüllt wurde, kann der Arbeitsauftrag entweder eingereicht oder direkt an den Auftragnehmer weitergeleitet werden.

• Wenn der Auftragnehmer bei der Erstellung des Arbeitsauftrags noch nicht feststeht, kann der Arbeitsauftrag eingereicht werden. Der Auftragnehmer kann im nächsten Schritt manuell oder über ein Ausschreibungsverfahren mit dem Arbeitsauftrag verknüpft werden.

• Wenn der gewünschte Auftragnehmer bereits bekannt ist, kann der Arbeitsauftrag direkt an den Auftragnehmer weitergeleitet werden.

Optional: Start des Ausschreibungsverfahrens
Ein Ausschreibungsprozess kann gestartet werden, wenn ein Auftragnehmer aus einer Liste potenzieller Auftragnehmer ausgewählt werden muss. Der Ausschreibungsprozess kann entweder ein neuer Prozess im Workplace Management oder komplett außerhalb der Anwendung sein. Der Auftragnehmer mit dem besten Angebot kann ausgewählt und dem Arbeitsauftrag zugewiesen werden.

Laufender Arbeitsauftrag
Der Arbeitsauftrag für das Projekt ist in Bearbeitung, und der Auftragnehmer muss die im Arbeitsauftrag angegebenen Arbeiten ausführen. Wenn der Auftragnehmer über ein Benutzerkonto verfügt, kann er den Arbeitsauftrag direkt in der Anwendung bearbeiten. Wenn der Auftragnehmer kein Benutzerkonto hat, muss der interne Verantwortliche den Arbeitsauftrag im Namen des Auftragnehmers bearbeiten. Die tatsächlichen Mengen und Preise, die bei der Bearbeitung des Projektauftrags verwendet werden, können registriert werden.

Optional: Zurückziehen oder verschieben

Wenn ein Projektarbeitsauftrag in Arbeit ist, aber auf einen anderen Termin verschoben werden muss, kann der interne Verantwortliche den Arbeitsauftrag neu planen und ihn erneut an den Auftragnehmer weiterleiten. Wenn der Projektarbeitsauftrag einem anderen internen Verantwortlichen zugewiesen werden muss, kann der Projektarbeitsauftrag zurückgezogen werden und wird wieder der gesamten Servicegruppe zugewiesen, damit er abgeholt und einem Auftragnehmer zugewiesen werden kann.

Beendigung der Arbeit und Überprüfung

Nachdem der Arbeitsauftrag bearbeitet wurde, kann der interne Verantwortliche die ausgeführten Arbeiten überprüfen. Die Überprüfung kann auch automatisch erfolgen (über eine Einstellung). Wenn der interne Verantwortliche die Arbeit ablehnt, geht der Arbeitsauftrag mit zusätzlichen Informationen über die Ablehnung an den Auftragnehmer zurück. Der Auftragnehmer muss die Arbeit im Auftrag erneut bearbeiten.

Optional: Finanzverwaltung
Wenn die ausgeführten Arbeiten genehmigt werden, kann die Finanzverwaltung rund um diesen Arbeitsauftrag als Aufgabe im Workflow ausgeführt werden (abhängig von den allgemeinen Arbeitsauftragseinstellungen). Der Auftragnehmer kann eine Rechnung senden, die registriert und bezahlt werden muss.

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1.7 Andere relevante Optionen

Gantt-Diagramm

Auf der Registerkarte "Gantt-Diagramm" des Projekts werden die Projektphasen in einer Kalenderansicht angezeigt.

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Verknüpfung von Gebäuden

Gebäude, die mit dem Projekt in Verbindung stehen, können über die Registerkarte "Verwandte Gebäude" im Projekt verknüpft werden.

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2. Automatisch versendete E-Mails in den Arbeitsabläufen

Workflows können automatisch E-Mails versenden, nachdem eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wurde oder ein Workflow eine bestimmte Zeit lang in einem Status war. Die Standard-E-Mails müssen pro Workflow aktiviert werden. Weitere Informationen zur Aktivierung der Standard-Workflow-E-Mails finden Sie unter Workflow-E-Mails.

Für das Projektmodul finden Sie im Benutzerhandbuch eine Übersicht über die Standard-Workflow-E-Mails: Projekt-Workflow-E-Mails

3. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul

Weitere Informationen über das Modul Projektmanagement finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Ein Benutzerhandbuch finden Sie unter: Projektverwaltungsmodul für Benutzer

• Ausführlichere Informationen zur Implementierung (u. a. zur Aktivierung des Moduls, zu den beteiligten Systemgruppen, zum Datenimport und zu den Optionen des Startboards und des Navigationsmenüs) finden Sie hier: Aktivierung und Information des Moduls Projektmanagement