DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger
Inhalt
| Table of Contents | ||||
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Learning Objectives
After reading this article, you will be able to:
Create and delete fields.
Change access rights on fields.
Adjust all settings on fields.
Link information between two objects using fields.
What are fields in Workplace
Fields on a page are database information displaying channels. Adding or deleting a field merely adds or removes the opportunity to view the data stored in these data tables. This is contrary to altering the information within a field, which will change the data stored in Workplace’s data tables in real time.
In Workplace we know object fields and page fields.
In addition, a field can be either a baseline field or a client-specific field.
Object fields
Object fields are fields on an object level, are pre-configured in the baseline and are non-editable (with the exception of client-specific object fields). These fields determine what type of data is possible to display for each and every object.
Some of the fields, like reference and create time are available all objects.
Most fields however, are specifically designed to display data for one a specific object, e.g. number of persons for a reservation.
Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie dazu in der Lage sein:
Felder erstellen und löschen.
Ändern Sie die Zugriffsrechte auf Felder.
Passen Sie alle Einstellungen der Felder an.
Verknüpfung von Informationen zwischen zwei Objekten mit Hilfe von Feldern.
Was sind Felder im Workplace
Felder auf einer Seite sind Kanäle zur Anzeige von Datenbankinformationen. Durch Hinzufügen oder Löschen eines Feldes wird lediglich die Möglichkeit hinzugefügt oder entfernt, die in diesen Datentabellen gespeicherten Daten anzuzeigen. Dies steht im Gegensatz zum Ändern der Informationen innerhalb ein Feld, das die in den Datentabellen von Workplace gespeicherten Daten in Echtzeit ändert.
Im Workplace kennen wir Objektfelder und Seitenfelder.
Darüber hinaus kann ein Feld entweder ein Basisfeld oder ein kundenspezifisches Feld sein.
Objekt-Felder
Objektfelder sind Felder auf Objektebene, die in der Baseline vorkonfiguriert und nicht editierbar sind (mit Ausnahme der kundenspezifischen Objektfelder). Diese Felder bestimmen, welche Art von Daten für jedes einzelne Objekt angezeigt werden kann.
Einige der Felder, wie Referenz und Erstellungszeitpunkt, sind für alle Objekte verfügbar.
Die meisten Felder sind jedoch speziell dafür ausgelegt, Daten für ein bestimmtes Objekt anzuzeigen, z. B. die Anzahl der Personen für eine Reservierung.
Wenn ein Feld für ein Objekt nicht als Basisobjektfeld verfügbar ist, kann es erforderlich sein, ein mandantenspezifisches Feld zu erstellen. Diese Felder werden auf Objektebene erstellt. Sie können dann zu einer bestimmten Seite hinzugefügt werden (und werden so zu Seitenfeldern). Weitere Informationen über die Erstellung eines kundenspezifischen Feldes finden Sie in dem Artikel über /wiki/spaces/KB/pages/93913144.
Page fields
Page fields are object fields that are assigned to and displayed on a specific page.
| Info |
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A lot of the settings available on objectField level are also available on pageField level.
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Create and manage page fields
| Note |
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Reminder: baseline pageFields and objectFields cannot be edited. |
Open pageField settings
After a field has been created and added to the page, it is still possible to fully customize all settings on a field. To access the settings of a pageField:
Navigate to the page-definition
Fields tab
Click the Magnifying glass of the specific field.
Add a new page fieldIn order to add a new field to an instance page:
Make sure you are on the instance page you want to edit.
Navigate to the page definition.
Select the Fields tab .
Press Add field.
On the new page that opens, set the object of which you want to add a field.
Set the field. Choose a field by either searching in the search box, or access all available fields using the three dots. Here you will find all the fields that are available for the object.
Optionally you can set a ‘Display type’.
Usually you can leave this setting empty, in which case the default display type of the objectField is used. You can view this default by pressing the magnifying glass behind ‘Field’.
| Info |
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It is possible to add fields to a baseline page. The options you have for configuring the page layout are however very limited as all baseline fields cannot be configured (for example to change to order). |
Delete field from page
To remove a field from a page
Navigate to back-end of the page
Fields tab
Select the field via the checkbox in front of the row
Selection
Delete selected objects
Alternatively you can open the pagefield using the magnifying glass and press the delete button ('x' ) on the top right of the page.
| Tip |
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Tip: If you think the page might be used again in the future it advised to just hide the pageField instead of deleting it. |
Settings for page fields
| title | The pageField settings are explained in the tables below. |
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General
Explanation
Use case
Page
When adding a field to a page, there is an automatically linked between the page and the field. By changing this page, the field will no longer be available on this page.
Mandatory
Object
When adding a field to a page, the object will automatically be filled in. It is possible to change the object to link filels accross objects. (See below).
Mandatory
Field
When an object is linked, it is possible to select which specific field to display. By accessing the three dots on the side, the user gets access to all available fields for the selected object.
Mandatory
Display type
This setting alters the display view of the field. If not otherwise specified, the defualt display type for the field is used automatically. It is possible to override the default setting by choosing a display type from the drop-down menu.
Seldom
Caption
The caption setting is used when creating headers on a page. A header is an overarching label for the following fields or content on the page. The field itself becomes non-functional bold text that can be displayed on the page. It is possible to use translation strings for headers.
Frequent
Text
The text setting is used when creating text on a page. The field itself becomes non-functional normal text that can be displayed on the page. It is possible to use translation strings for text.
Frequent
Tooltip
The tooltip is shown when the user hovers over the hyperlink. The tooltip can include an expression with field such as “{$name} - { $description}.
Instance display
If the field is linked to another object. The pattern defines the view of the related object.
Page field type
The type of page field is automatically determined based on the name of the page. It is possible to override the default by specifying the display type from the drop-down menu.
Barcode scannable
Adds a scanning icon behind an ID field (only!) making it possible to link objects using the QR-code functionality.
Works in conjunction with the QR-code field.
Seldom
Label
Explanation
Use case
Show label
The label is shown by default. It is possible to hide the lable and only display the data entry.
Frequent
Field label
Shows the default label of a field. To change the label, an override has to be configured in the “Override label” setting.
Frequent
Override label
To change the default label of a field, the override label setting is used. It is possible to use a translation string for the override.
Frequent
Display
Explanation
Use case
Width
This setting changes the with of the specific field on this specific page.
Frequent
Height
This setting changes the height of the specific field on this specific page.
Frequent
PDF width
If lists in PDF format should fit on a page, it is possible to specify a maximum width. The text is wrapped in case it does not fit the maximum width. Note: this functionality only applies for list pages.
Status field
If a field is marked as “status field”, the field defined as the “status field” in the workflow will be visible. The different fields are displayed in a single column.
Show id value
For integration purposes: show the exact database id instead of the name for a related object. Note: only applies for web services.
Pattern
It is possible to format the field display. This setting works in conjunction with the display type setting under general.
For a date type field the Java SimpleDateFormat (yyyy=year, MMM=month, w=week, H=hour, m=minute) can be used.
For a number type field the Java DecimalFormat (#.## displays two decimals) (% multiplies by 100 and display percentages) can be used.
A special pattern ““ will format and return an empty string.
Frequent
Help
Some fields come with a pre-defined help text that becomes visible when hovering over them. This setting allows for an override of this help text.
Frequent
CSS
A separate style sheet can be specified for this page.
Linking
Explanation
Use case
Linked to
Use this setting to directly link the current object’s data table to to another object’s data table.
On a filter page, a linked id field will be matched with the id of the current field.
On a list or instance page, the linked page field gets the ID fields of the linked object.
Seldom
Linked to field
This setting is used in conjunction with the “Linked to” setting. Select the ID field of the linked object from this drop down menu.
Seldom
Back to main object
Link from the main object, instead of trying to resolve external links from the last accessed object.
Seldom
Auto link
Automatically links objects, instead of resolving objects from the last accessed object. NB! Use with caution.
Seldom
Positioning
Explanation
Use case
Row
The row numbering decides the field location on the page. The fields are sorted in an ascending manner. The common practice is to add fields with a row interval of 10. This ensures that it is enough room to add future fields.
Frequent
Column
The column decides the field location of the label. The data entry field will be visible in the following column.
Frequent
Colspan
The colspan decides the with of the field. A field can span 2 or more columns.
Frequent
Order
Multiple fields can be placed in one cell. The field with the lowest number will be shown first.
Frequent
Same cell
By default the label and the data entry field is shown in two separate columns. It is possible to override this and place them in the same cell. Note: These settings require some trial and error.
Frequent
Same table
If a field is placed in a new column, it is added to the top of the page. By turning the setting to “yes” this is avoided and the field is shown in the same table. You can use this setting to show a field next to another field on a page. Note: These settings require some trial and error.
Frequent
Access
Explanation
Use case
Access
It is possible to set the access rights on the field to Full (editable), view and none. When setting the access right to none, the field will no longer be visible on the page. However, it is still possible to use the hidden field to link with other fields.
Frequent
Required
When a field is set to “required”, the user must fill in this specific field in order for any further process on the specific page to be allowed to continue. A required field is represented the asterisk, *, symbol.
Frequent
Visible
It is possible to hide a field on the page, while still being able to use the data entries in formulas. NB! The access should not be set to “none” if it is desired to use this setting.
Frequent
Export
The export setting determines if a field is exportable when generating a PDF, Excel, or CSV file. The export setting is independent from the visible setting. Hidden fields will be visible on a PDF file in case the export is set “yes”.
Frequent
Mobile
It is possible to specify whether or not a field should be visible when using the mobile application of Workplace. It is set to “yes” by default.
Seldom
Viewing
Explanation
Use case
Hierarchy level
This setting only applies to objects that have a hierarchy structure (For instance problem types). The view of the field is sorted in an ascending manner. Hence, the field with the lower number, will be shown before the field with a higher number.
Seldom
Advanced
Show or hide fields on first load. This setting help to reduce clutter on the screen by only showing certain fields when the user wants to see them.
Seldom
Hyperlink
If hyperlink is set to yes, it will be possible to access the object in the list page.
Frequent
Related object view
Determines the visibility of the magnifying glass allowing the user access related objects.
-If set to Never: No users (except the system admin) can see the magnifying glass.
-If set to Always: All users can see the magnifying glass.
Select page
For a screen select you can define a page or a filter that should be invoked to select items.
For example. When selecting a contact in a supplier field, the filter can be configured to only show contacts in the category of suppliers. NB! Do not forget to configure autocomplete if used on fields with the display type “object selection screen”.
Reporting
Explanation
Use case
Parameter
It is possible to create a new parameter that can be used for reports and email messages. This is a free text field. When defining the parameter as “abc”, it can be referred to as {abc} in a report or a template.
Frequent
Formula
Formulas are dynamically evaluated expressions. To see which formulas that are supported, see Home > Help > Admin > Formulas.
Frequent
Settings for object fields
Objectfields also have settings. As the settings of fields are determined on our baselines, they will not be explained in detail. If you’re interested in the setting, you can navigate to the objectField as follows and hover over the setting to view the help text. To view the settings on an objectField:
on your startBoard press the ‘objects’ button
Search for an object
In the result list press the magnifying glass for quick access to the objectFields
Alternatively open the object by pressing the reference and navigate to the Fields tab
Set access to page fields for all users (on a client specific page i.o.w. with an override)
There is a relative simple way to change the access and hide field for all users.
Navigate to back-end of the page
Fields tab
In the column ‘Access' you can change the field access to ;'View’, ‘Full’, or 'None’.
In the column ‘Visible' you can hide the field when visible is set to ‘No’.
Note: the settings ‘access = none’ and ‘Visible =no’ have the same effect.
Set access rights to page fields per user group (on a baseline page)
Access rights in Workplace can be set on the page field level for specific user groups. This allows Workplace to display the same page, with different content, to different users. To set access rights on a field:
Navigate to the page-definition
Fields tab
press the ‘Field access’ of a pageField at the beginning of the row.
To select which access a user group should have to a field, select one of the options from the drop down menu next to the specific user group.
“None” means that the field will not be visible to users with the specific user group.
“View” means that the field is view-only to users with the specific user group.
“Full” means that the field is editable to users with the specific user group
| Info |
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Remember: a user only needs one user group that has access to a field. So if you want to use this way to hide a fields for user (or make it read-only), you need to make sure that this specific access is applied to all user groups that the user has. We recommend very limited use of authorizing fields using this method. |
Set access rights to object fields per user group (same for baseline and non-baseline pages)
The access on object field can be set in the same way as for page fields.
Navigate to the page-definition
Fields tab
press the magnifying glass in the row ‘field’to open the object field setting
To select which access a user group should have to a field, select one of the options from the drop down menu next to the specific user group.
“None” means that the field will not be visible to users with the specific user group.
“View” means that the field is view-only to users with the specific user group.
“Full” means that the field is editable to users with the specific user group
| Note |
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Be careful setting access on this level. When changing access on this authorization level, you change the access on all pages that use this field. If you for example set the access to ‘None’ for the field request.reference is will be hidden on all pages that this field is used on. |
Show information from other objects on your page
It is possible to link two objects via the {object}Id field with the goal of displaying information from a different object. Workplace always looks up when determining what information should displayed. This is easiest explained using an example.
In this example the phone number and email address from the requestor, should be displayed on the Request page . To achieve this:
Add the request.requestorContactId to the page. Note: that the field name ends with contactId (meaning a contact is set in this field);
Directly below this field, add the ‘contact.phone’ field from the Contact object;
Below that the email is added;
Workplace now automatically makes the link between the two field we added of the Contact object and the contactId field that is displayed above these two fields.
By using the fromContactId field, directly followed by the two Contact fields, Workplace knows to show the phone number and email address belonging to the requestor.
Explicitly link fields
As explained above, Workplace looks up to determine what information to show of other objects. However, sometimes you might want to display information from a field.
If your fields look as they do in the screenshot below, the phone number of the Property Manager (property.managerContactId) wil be shown on the page.
If you want to display the phone number of the Owner instead there are two option:
You could switch the order of the Owner and property manager fields;
If you do not want to switch the order of the fields, follow the steps describe in steps below.
Steps to explicitly link fields:
Open the settings of the property.phone field by pressing magnifying glass at the beginning of the row in the list with page fields;
Set the ownerContactId in the ‘Linked to’ field
Now select ‘id’ in the ‘Linked to field’.
Summary
Fields are information displaying channels that allow users to easily retrieve and edit the databases in Workplace.
Access rights to view and edit the fields can be set on each individual field for all user groups as well as per user group.
Felder der Seite
Seitenfelder sind Objektfelder, die einer bestimmten Seite zugeordnet sind und dort angezeigt werden.
| Info |
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Viele der auf objectField-Ebene verfügbaren Einstellungen sind auch auf pageField-Ebene verfügbar.
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Seitenfelder erstellen und verwalten
| Note |
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Zur Erinnerung: Basislinien pageFields und objectFields können nicht bearbeitet werden. |
pageField-Einstellungen öffnen
Nachdem ein Feld erstellt und der Seite hinzugefügt wurde, ist es immer noch möglich, alle Einstellungen für ein Feld vollständig anzupassen. Um auf die Einstellungen eines pageField:
Navigieren Sie zu der Seitendefinition
Registerkarte Felder
Klicken Sie auf die Lupe des jeweiligen Feldes.
Ein neues Seitenfeld hinzufügen
Um ein neues Feld zu einer Instanzseite hinzuzufügen:
Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf der Instanzseite befinden, die Sie bearbeiten möchten.
Navigieren Sie zu der Seitendefinition.
Wählen Sie die Registerkarte Felder .
Drücken Sie Feld hinzufügen.
Auf der neuen Seite, die sich öffnet, setzen Sie die Objekt zu dem Sie ein Feld hinzufügen möchten.
Legen Sie das Feld fest. Wählen Sie eine Feld indem Sie entweder im Suchfeld suchen oder über die drei Punkte auf alle verfügbaren Felder zugreifen. Hier finden Sie alle Felder, die für das Objekt verfügbar sind.
Optional können Sie einen 'Anzeigetyp' einstellen.
Normalerweise können Sie diese Einstellung leer lassen. In diesem Fall wird die Standardanzeigeart des objectFields verwendet. Sie können diesen Standardwert anzeigen, indem Sie auf die Lupe hinter "Feld" drücken.
| Info |
|---|
Es ist möglich, Felder zu einer Basislinienseite hinzuzufügen. Die Möglichkeiten, das Seitenlayout zu konfigurieren, sind jedoch sehr begrenzt, da nicht alle Baseline-Felder konfiguriert werden können (z. B. um die Reihenfolge zu ändern). |
Feld von der Seite löschen
So entfernen Sie ein Feld von einer Seite
Navigieren Sie zum Backend der Seite
Registerkarte Felder
Wählen Sie das Feld über das Kontrollkästchen vor der Zeile aus
Auswahl
Ausgewählte Objekte löschen
Alternativ können Sie das Seitenfeld auch mit der Lupe öffnen und auf die Schaltfläche "Löschen" ("x") oben rechts auf der Seite drücken.
| Tip |
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Tipp: Wenn Sie glauben, dass die Seite in Zukunft wieder verwendet werden könnte, ist es ratsam, einfach ausblenden das pageField, anstatt es zu löschen. |
Einstellungen für Seitenfelder
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Einstellungen für Objektfelder
Auch Objektfelder haben Einstellungen. Da die Einstellungen von Feldern auf unseren Baselines festgelegt sind, werden sie nicht im Detail erklärt. Wenn Sie sich für die Einstellung interessieren, können Sie wie folgt zum objectField navigieren und den Mauszeiger über die Einstellung bewegen, um den Hilfetext anzuzeigen. So zeigen Sie die Einstellungen für ein objectField an:
Drücken Sie auf Ihrem StartBoard die Schaltfläche 'Objekte'.
Suche nach einem Objekt
Drücken Sie in der Ergebnisliste auf die Lupe, um einen schnellen Zugriff auf die objectFields zu erhalten
Alternativ können Sie das Objekt auch öffnen, indem Sie auf den Verweis drücken und zur Registerkarte Felder navigieren
Zugriff auf Seitenfelder für alle Benutzer festlegen (auf einer mandantenspezifischen Seite i.o.w. mit einem Override)
Es gibt eine relativ einfache Möglichkeit, den Zugang zu ändern und das Feld für alle Benutzer auszublenden.
Navigieren Sie zum Backend der Seite
Registerkarte Felder
In der Spalte "Zugriff" können Sie den Feldzugriff auf "Ansicht", "Vollständig" oder "Keine" ändern.
In der Spalte "Sichtbar" können Sie das Feld ausblenden, wenn sichtbar auf "Nein" eingestellt ist.
Hinweis: Die Einstellungen "access = none" und "Visible =no" haben die gleiche Wirkung.
Zugriffsrechte auf Seitenfelder pro Benutzergruppe festlegen (auf einer Basisseite)
Die Zugriffsrechte in Workplace können auf der Ebene der Seitenfelder für bestimmte Benutzergruppen festgelegt werden. Dies ermöglicht es Workplace, dieselbe Seite mit unterschiedlichen Inhalten für verschiedene Benutzer anzuzeigen. Um Zugriffsrechte für ein Feld festzulegen:
Navigieren Sie zu der Seitendefinition
Registerkarte Felder
drücken Sie den 'Feldzugriff' eines pageFields am Anfang der Zeile.
Um festzulegen, welchen Zugriff eine Benutzergruppe auf ein Feld haben soll, wählen Sie eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü neben der jeweiligen Benutzergruppe.
"Keine" bedeutet, dass das Feld für Benutzer mit der entsprechenden Benutzergruppe nicht sichtbar ist.
"Ansicht" bedeutet, dass das Feld nur für Benutzer mit der entsprechenden Benutzergruppe sichtbar ist.
"Vollständig" bedeutet, dass das Feld für Benutzer mit der entsprechenden Benutzergruppe bearbeitbar ist.
| Info |
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Denken Sie daran: Ein Benutzer braucht nur eine Benutzergruppe, die Zugriff auf ein Feld hat. Wenn Sie also auf diese Weise ein Feld für einen Benutzer ausblenden (oder schreibgeschützt machen) wollen, müssen Sie sicherstellen, dass dieser spezielle Zugriff für alle Benutzergruppen gilt, die der Benutzer hat. Wir empfehlen, die Verwendung von Berechtigungsfeldern mit dieser Methode sehr einzuschränken. |
Zugriffsrechte festlegen auf Objekt Felder pro Benutzergruppe (gleich für Baseline- und Nicht-Baseline-Seiten)
Der Zugriff auf das Objektfeld kann auf die gleiche Weise wie bei den Seitenfeldern eingestellt werden.
Navigieren Sie zu der Seitendefinition
Registerkarte Felder
Drücken Sie die Lupe in der Zeile "Feld", um die Objektfeldeinstellungen zu öffnen.
Um festzulegen, welchen Zugriff eine Benutzergruppe auf ein Feld haben soll, wählen Sie eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü neben der jeweiligen Benutzergruppe.
"Keine" bedeutet, dass das Feld für Benutzer mit der entsprechenden Benutzergruppe nicht sichtbar ist.
"Ansicht" bedeutet, dass das Feld nur für Benutzer mit der entsprechenden Benutzergruppe sichtbar ist.
"Vollständig" bedeutet, dass das Feld von Benutzern mit der entsprechenden Benutzergruppe bearbeitet werden kann.
| Note |
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Seien Sie vorsichtig bei der Einstellung des Zugriffs auf diese Ebene. Wenn Sie den Zugriff auf dieser Berechtigungsebene ändern, ändern Sie den Zugriff auf allen Seiten, die dieses Feld verwenden. Wenn Sie z. B. für das Feld request.reference den Zugriff auf "None" setzen, wird es auf allen Seiten, auf denen dieses Feld verwendet wird, ausgeblendet. |
Informationen von anderen Objekten auf Ihrer Seite anzeigen
Es ist möglich, zwei Objekte über die {Objekt}Id-Feld mit dem Ziel, Informationen von einem anderen Objekt anzuzeigen. Workplace schaut immer nach oben, wenn es darum geht, welche Informationen angezeigt werden sollen. Dies läßt sich am einfachsten anhand eines Beispiels erklären.
In diesem Beispiel sollen die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Anfragenden auf der Seite "Anfrage" angezeigt werden. Um dies zu erreichen:
Fügen Sie der Seite die request.requestorContactId hinzu. Beachten Sie, dass der Feldname auf contactId endet (d. h., dass in diesem Feld ein Kontakt eingetragen ist);
Direkt unter diesem Feld fügen Sie das Feld "contact.phone" aus dem Objekt "Contact" hinzu;
Darunter wird die E-Mail hinzugefügt;
Workplace stellt nun automatisch die Verbindung zwischen den beiden Feldern her, die wir dem Kontaktobjekt und dem contactId das über diesen beiden Feldern angezeigt wird.
Durch die Verwendung des fromContactId Feld, direkt gefolgt von den beiden Kontaktfeldern, weiß Workplace, dass die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Antragstellers angezeigt werden müssen.
Felder explizit verknüpfen
Wie oben erläutert, ermittelt Workplace, welche Informationen von anderen Objekten angezeigt werden sollen. Manchmal möchten Sie jedoch Informationen aus einem Feld anzeigen.
Wenn Ihre Felder so aussehen wie auf dem Screenshot unten, wird die Telefonnummer des Hausverwalters (property.managerContactId) auf der Seite angezeigt.
Wenn Sie stattdessen die Telefonnummer des Eigentümers anzeigen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:
Sie können die Reihenfolge der Felder "Eigentümer" und "Hausverwaltung" ändern;
Wenn Sie die Reihenfolge der Felder nicht ändern möchten, folgen Sie den unten beschriebenen Schritten.
Schritte zur expliziten Verknüpfung von Feldern:
Öffnen Sie die Einstellungen des Feldes property.phone durch Drücken der Lupe am Anfang der Zeile in der Liste mit den Seitenfeldern;
Setzen Sie die ownerContactId in das Feld "Verknüpft mit".
Wählen Sie nun "id" im Feld "Verknüpft mit".
Zusammenfassung
| Rw ui textbox macro |
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