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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Read the Space Monitor Dashboard

Space monitor dashboard provides insight in the historical data that is gathered by motion and headcount (presence detection/occupancy and utilization) devices that send data to Workplace platform. The question it tries to answer is: “Which insight/trend is communicated through the data?”

Additionally, Opportunity simulator aims to simulate potential square meter reductions and savings based on the real usage or need of your organization.

Historical data means that the visualized data in the dashboard was gathered until yesterday.

“Summary” page

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“Overview” page

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Lesen Sie das Space Monitor Dashboard

Das Raumüberwachungs-Dashboard bietet einen Einblick in die historischen Daten, die von Geräten zur Bewegungs- und Kopfzahlerfassung (Anwesenheitserkennung/Belegung und Nutzung) gesammelt werden, die Daten an die Workplace-Plattform senden. Die Frage, die es zu beantworten versucht, lautet: "Welche Erkenntnisse/Trends werden durch die Daten vermittelt?"

Darüber hinaus zielt der Opportunity-Simulator darauf ab, potenzielle Quadratmeterreduzierungen und Einsparungen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung oder des Bedarfs Ihrer Organisation zu simulieren.

Historische Daten bedeutet, dass die im Dashboard visualisierten Daten bis gestern erfasst wurden.

"Seite "Zusammenfassung

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Seite "Übersicht"

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As soon as location filtering is set to floor level, floor plan will show up.

If Workplace is receiving data that is relevant for this dashboard, the location will be colored. Colors will range from red (lower occupancy measured, so getting “a bad grade”) over orange-yellow to green (higher occupancy measured, so getting “a better grade”). In summary: the greener the color, the more this locations is occupied.

  • red: 0-25% occupancy measured over the selected time frame

  • orange: 25-60% occupancy measured over the selected time frame

  • green: 60-100% occupancy measured over the selected time frame

Below example (floorplans) compare occupancy in 2 different months, where the one on the left got an average utilization of 33%, and the one on the right only 26%.

“Analysis – Occupancy” page

Seite "Analyse - Belegung"

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“Analysis – Utilization” page

This sheet is hidden when not applicable/needs to be explicitly enabled

Seite "Analyse - Auslastung"

Dieses Blatt ist ausgeblendet, wenn es nicht anwendbar ist/explizit aktiviert werden muss

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Occupancy vs Utilization chart provides valuable insights into usage per room

Benchmarking

of Utilization spacesThis sheet is hidden when not applicable/needs to be explicitly enabled

der Auslastungsräume

Dieses Blatt ist ausgeblendet, wenn es nicht anwendbar ist/explizit aktiviert werden muss

 spaces with average occupancy but good utilization

B. kann ein Raum 50% des Tages besetzt sein (4 von 8 Stunden), wenn nur 2 von 4 Stühlen benutzt werden,

er wird zu 50 % gegen eine 50 %ige Besetzung genutzt.


-> Die tatsächliche Leistung beträgt dann nur 25 % (ein halber Tag wird für die Hälfte der Kapazität genutzt).

Beispiel 2: Eine 8-stündige Sitzung für 2 Personen in einem Sitzungssaal mit einer Kapazität von 10 Personen

Belegung = 100%

Ausschöpfung = 20%

Beispiel 3: Während 1 Stunde wird ein Raum (Kapazität 4) von 8 Personen genutzt. (Verfolgungsmethode = Pointgrab)

Belegung = 100%

Ausschöpfung = 200%

Weitere Informationen finden Sie unter Utilization and Occupancy Matrix

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titleHow to interpret Occupancy vs UtilizationWie ist die Belegung im Vergleich zur Nutzung zu interpretieren?

Example Beispiel 1: occupancy (eg 50% occupied Belegung (z.B. 50% besetzt in 8h timeZeit) vs utilization . Auslastung (2 out of von 4 chairsStühlen)

‪ez.g. a room can be occupied 50% of a day (4 out of 8h) but when only 2 chairs are used out of 4,

‪ it is utilized 50% against 50% occupation.

‪
-> The real performance is then only 25% (half a day used for half the capacity).

‪Example 2: An 8h meeting for 2 people in a meeting room with capacity = 10

Occupancy = 100%

Utilization = 20%

‪

‪Example 3: during 1 h, a room (capacity 4) is used by 8 people (tracking method = pointgrab)

Occupancy = 100%

Utilization = 200%

For more information, see Utilization & Occupancy Matrix

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titleSelect a space to see its rating and corresponding opportunity

Color

Rating

green

 best practice utilization spaces

red

 under performant utilization spaces

blue

 occasionally used spaces with good utilization

yellow

 frequently used but over dimensioned spaces

grey

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titleWählen Sie einen Raum aus, um seine Bewertung und die entsprechende Chance zu sehen

Farbe

Bewertung

grün

Best-Practice-Nutzungsräume

rot

unter leistungsfähigen Nutzungsräumen

blau

gelegentlich genutzte Räume mit guter Auslastung

gelb

häufig genutzte, aber überdimensionierte Räume

grau

Räume mit durchschnittlicher Belegung, aber guter Auslastung

= opportunity to make these rooms more popular, or to reconsider their usage as collaboration spaces

why are these spaces so unpopular ?

  • overall comfort ?  (temperature, humidity, CO2, noise, light ...)

    • amenities ? (projector, whiteboard
    Expand
    titleExamples per rating and corresponding opportunity

    legend text

    color

    analytics

    example

    rating

    opportunities

    green

    Utilization > 30%
    Occupancy > 60%

    A meeting room that is booked several times a day and that is properly sized to accommodate the number of participants

    best practice utilization spaces

    = good usage of spaces, no major opportunities seen

    red

    Utilization < 30%
    Occupancy < 40%

    Unpopular spaces that are rarely used and never have many participants

    under performant utilization spaces

    Beispiele pro Rating und entsprechende Chance

    Legendentext

    Farbe

    Analytik

    Beispiel

    Bewertung

    Chancen

    grün

    Auslastung > 30%
    Auslastung > 60%

    Ein Tagungsraum, der mehrmals am Tag gebucht wird und der für die Anzahl der Teilnehmer angemessen dimensioniert ist

    Best-Practice-Nutzungsräume

    = gute Nutzung der Räume, keine größeren Möglichkeiten gesehen

    rot

    Inanspruchnahme < 30%
    Auslastung < 40%

    Unpopuläre Räume, die selten genutzt werden und nie viele Teilnehmer haben

    unter leistungsfähigen Nutzungsräumen

    = Möglichkeit, diese Räume populärer zu machen oder ihre Nutzung als Räume für die Zusammenarbeit zu überdenken

    warum sind diese Räume so unbeliebt?

    • Gesamtkomfort ? (Temperatur, Feuchtigkeit, CO2, Lärm, Licht ...)

    • Annehmlichkeiten ? (Projektor, Whiteboard, ...)look

    • Aussehen & feel Gefühl ? (furnishingMöblierung, colorsFarben, odor Geruch ...)

    • location Standort ? (farout corner, decentralized on floor plan weit draußen in der Ecke, dezentral im Grundriss ...)

    • hick-ups (construction works Behinderungen (Bauarbeiten ...)

    blueblau

    Utilization Auslastung > 30%
    Occupancy Auslastung < 30%

    A boardroom that is only used for quarterly events, but that requires the room size to accommodate the participants

    occasionally used spaces with good utilization

    = savings opportunity, considering permanent allocation versus renting of spaces

    do you need to have these spaces permanently allocated in your facility?
    consider renting spaces on an occasional basis

    yellow

    Utilization < 30%
    Occupancy > 40%

    A meeting room that is often or permanently occupied by an individual, using the room as a closed workspace rather than a collaboration space

    frequently used but over dimensioned spaces

    = opportunity to optimize room capacities across your location mix 

    challenge your mix of collaboration spaces and workspaces

    grey

    Utilization > 30%
    30% < Occupancy < 60%

     

    spaces with average occupancy but good utilization

    = savings opportunity to reallocate a number of spaces

    you probably have too many of this type of utilization spaces
    consider reallocation some of these spaces

    “Reservations vs Occupancy” page

    This sheet is hidden when not applicable/needs to be explicitly enabled

    ‪This sheet shows more information on reservations over the last 6 months, and takes into account reservations on Rooms and Workplaces made on all touch points

    Ein Sitzungssaal, der nur für vierteljährliche Veranstaltungen genutzt wird, aber die Größe des Raumes benötigt, um die Teilnehmer unterzubringen

    gelegentlich genutzte Räume mit guter Auslastung

    = Einsparmöglichkeiten, wenn man die dauerhafte Zuweisung gegenüber der Anmietung von Räumen in Betracht zieht

    Müssen Sie diese Flächen in Ihrer Einrichtung dauerhaft zur Verfügung stellen?
    die gelegentliche Anmietung von Räumen in Betracht ziehen

    gelb

    Inanspruchnahme < 30%
    Auslastung > 40%

    Ein Besprechungsraum, der häufig oder ständig von einer Einzelperson genutzt wird, die den Raum als geschlossenen Arbeitsbereich und nicht als Raum für die Zusammenarbeit nutzt

    häufig genutzte, aber überdimensionierte Räume

    = Möglichkeit zur Optimierung der Raumkapazitäten in Ihrem Standortmix

    Ihren Mix aus Kollaborations- und Arbeitsräumen in Frage stellen

    grau

    Auslastung > 30%
    30% < Auslastung < 60%

     

    Räume mit durchschnittlicher Belegung, aber guter Auslastung

    = Einsparungen durch die Umwidmung einer Reihe von Plätzen

    Sie haben wahrscheinlich zu viele dieser Art von Nutzungsräumen
    eine Neuzuweisung einiger dieser Flächen in Betracht ziehen

    "Seite "Reservierungen vs. Belegung

    Dieses Blatt ist ausgeblendet, wenn es nicht anwendbar ist/explizit aktiviert werden muss

    Dieses Blatt enthält weitere Informationen über die Reservierungen der letzten 6 Monate und berücksichtigt die Reservierungen von Zimmern und Workplaces, die an allen Kontaktpunkten vorgenommen wurden.

    Expand

    image-20240315-104801.png

    “Scope & capacities” page

    "Seite "Umfang und Kapazitäten

    Expand
    “Data Comparison” page

    Seite "Datenvergleich"

    Expand

    See how occupancy trends evolve over time per space/ room category  

    Good to know

    Space Monitor dashboard takes into account following data:

    • Business hours only, configured in Studio > Default Regional Settings (allowing for 1h margins both in the mornings and the evenings)

    • Weekends are excluded

    • 12 months of hourly sensor data

    • 6 months of 15 min reservation data

    Move scenario

    I've installed sensors in location X, but we're moving.

    A relocation project can entail several use cases (should the old data still be available in the old location, after the move? Or should the old data move too and be available on the new location?).

    The actual use case must be very clear. The more information is available, the better.

    Possible move scenarios:

    Expand
    titleMoving from one building to another

    We consider this a new project and will setup new dashboards for this project. You will have an "old" dashboard for the pre-move period and a new dashboard post-move.

    Expand
    titleA renovation project inside the building

    A renovation project inside the building probably comes with a new/updated floorplan that must be uploaded in Workplace. The dashboards will show data based on the new floorplan structure. This means there will be a discrepancy between the "old" and the "new" dashboard data, so you cannot compare historical data with new data. We suggest to set up a new project to discuss the changes with the Spacewell Dashboard team.

    Expand
    titleA reorganization of rooms or workplaces (on the same floorplan)

    A reorganization of rooms or workplaces (on the same floorplan), this can be setup at the level of the IWMS and/or Workplace - resp. impacting locations and/or sensor devices. For example, in IWMS you can move a room in the master location data, which will be reflected in Workplace, but the location tree will change in the navigation window of the dashboards.  This introduces a "breakpoint" in the analysis based on historical data. We suggest to set up a new project to discuss the changes with the Spacewell Dashboard team.

    Expand
    titleMoving sensors from one location to another

    If sensors are being moved from one location to another, the Space Monitor dashboard will show no data on the old location, since it no longer has an active sensor associated. We suggest to set up a new project to discuss the changes with the Spacewell Dashboard team.

    Expand
    titleA move of individual workplaces

    A move of individual workplaces (eg in case of employees changing desks) is even more difficult, since our solution is not built to track people. The dashboard visualises data and analytics at the level of locations, there is no PII in our system (although implicitly a workplace may be associated to a certain employee within the company). We suggest to set up a new project to discuss the changes with the Spacewell Dashboard team.

    Expand
    titleMoving any location to another part in the building

    Moving any location to another part in the building (another floor, another zone, …) will introduce a breakpoint in the analysis. It will most probably also include a new/updated floorplan, see above.

    When it comes to timeslot recalculation:

    • We cannot recalculate timeslots for specific locations, only for the whole environment

    • Taking into account the actual and full configuration, including zones ...

    • No dependency on the floorplan

    • Needed in case a sensor migrated in the past from one location to another (say A to B)

    • When recalculating from T0 we loose the data from location A, only taking data from location B

    • Recalculation applies the actual config retroactively until a specified T0 back in time

    • Recalculates all data (timeslots)

    • When following input parameters are available to the Cobundu team, the job takes about 10-15 minutes

    Input needed:

    • TO (start date for recalculation – until present)

    • Sign off that current config is accurate

    Info

    When moving sensor devices, it is important to trigger the sensor after re-installation. If the sensor is not triggered at the new location, no data will show in behalf of that location in the dashboard.

    Conclusion

    • If you are planning a move for a floor where sensors are installed, please reach out to your Spacewell Account Manager.

    • Concerns in terms of floor plan changes, configuration impact, analysis breakpoints and privacy need to be addressed.

    More information

    Frequently Asked Questions on Dashboards

    Check out FAQ on Dashboards

    How to navigate the Dashboards

    See How to use dashboards

    Search

    Gut zu wissen

    Das Dashboard von Space Monitor berücksichtigt die folgenden Daten:

    • Nur während der Geschäftszeiten, konfiguriert in Studio > Standard-Regionaleinstellungen (mit 1 Stunde Spielraum sowohl morgens als auch abends)

    • Wochenenden sind ausgeschlossen

    • 12 Monate stündliche Sensordaten

    • 6 Monate mit 15-minütigen Reservierungsdaten

    Szenario verschieben

    Ich habe Sensoren am Standort X installiert, aber wir ziehen um.

    Ein Umzugsprojekt kann mehrere Anwendungsfälle umfassen (sollen die alten Daten nach dem Umzug noch am alten Standort verfügbar sein? Oder sollen die alten Daten mit umziehen und am neuen Standort verfügbar sein?).

    Der konkrete Anwendungsfall muss sehr klar sein. Je mehr Informationen verfügbar sind, desto besser.

    Mögliche Umzugsszenarien:

    Expand
    titleUmzug von einem Gebäude zum anderen

    Wir betrachten dies als ein neues Projekt und werden neue Dashboards für dieses Projekt einrichten. Sie werden ein "altes" Dashboard für den Zeitraum vor dem Umzug und ein neues Dashboard nach dem Umzug haben.

    Expand
    titleEin Renovierungsprojekt im Inneren des Gebäudes

    Ein Renovierungsprojekt innerhalb des Gebäudes bringt wahrscheinlich einen neuen/aktualisierten Grundriss mit sich, der in Workplace hochgeladen werden muss. Die Dashboards werden Daten auf der Grundlage der neuen Grundrissstruktur anzeigen. Das bedeutet, dass es eine Diskrepanz zwischen den "alten" und den "neuen" Dashboard-Daten geben wird, so dass Sie historische Daten nicht mit neuen Daten vergleichen können. Wir empfehlen Ihnen, ein neues Projekt einzurichten, um die Änderungen mit dem Spacewell Dashboard-Team zu besprechen.

    Expand
    titleUmstrukturierung von Räumen oder Arbeitsplätzen (auf demselben Grundriss)

    Eine Reorganisation von Räumen oder Arbeitsplätzen (auf demselben Grundriss) kann auf der Ebene des IWMS und/oder Workplace eingerichtet werden - bzw. sich auf Standorte und/oder Sensorgeräte auswirken. Im IWMS können Sie z.B. einen Raum in den Master-Standortdaten verschieben, was sich im Workplace widerspiegelt, aber der Standortbaum ändert sich im Navigationsfenster der Dashboards. Dies führt zu einem "Haltepunkt" in der auf historischen Daten basierenden Analyse. Wir schlagen vor, ein neues Projekt einzurichten, um die Änderungen mit dem Spacewell Dashboard-Team zu besprechen.

    Expand
    titleVerschieben von Sensoren von einem Ort zum anderen

    Wenn Sensoren von einem Standort zu einem anderen verlegt werden, zeigt das Space Monitor Dashboard keine Daten für den alten Standort an, da diesem kein aktiver Sensor mehr zugeordnet ist. Wir empfehlen, ein neues Projekt einzurichten, um die Änderungen mit dem Spacewell Dashboard-Team zu besprechen.

    Expand
    titleEin Umzug der einzelnen Workplaces

    Eine Verlagerung einzelner Workplaces (z. B. wenn Mitarbeiter den Schreibtisch wechseln) ist sogar noch schwieriger, da unsere Lösung nicht darauf ausgelegt ist, Personen zu verfolgen. Das Dashboard visualisiert Daten und Analysen auf Standortebene, es gibt keine personenbezogenen Daten in unserem System (obwohl ein Workplace implizit mit einem bestimmten Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens verbunden sein kann). Wir schlagen vor, ein neues Projekt einzurichten, um die Änderungen mit dem Spacewell Dashboard-Team zu besprechen.

    Expand
    titleVerlegung eines Standorts in einen anderen Teil des Gebäudes

    Das Verschieben eines Standortes in einen anderen Teil des Gebäudes (ein anderes Stockwerk, eine andere Zone, ...) führt zu einem Haltepunkt in der Analyse. Dies wird höchstwahrscheinlich auch einen neuen/aktualisierten Grundriss beinhalten, siehe oben.

    Wenn es um die Neuberechnung von Zeitnischen geht:

    • Wir können keine Zeitschlitze für bestimmte Orte neu berechnen, sondern nur für die gesamte Umgebung.

    • Unter Berücksichtigung der aktuellen und vollständigen Konfiguration, einschließlich der Zonen ...

    • Keine Abhängigkeit vom Grundriss

    • Wird benötigt, wenn ein Sensor in der Vergangenheit von einem Ort zu einem anderen gewandert ist (z. B. von A nach B).

    • Bei der Neuberechnung von T0 gehen die Daten von Standort A verloren, und es werden nur die Daten von Standort B verwendet.

    • Die Neuberechnung wendet die aktuelle Konfiguration rückwirkend bis zu einem bestimmten Zeitpunkt T0 in der Vergangenheit an.

    • Berechnet alle Daten (Zeitschlitze) neu

    • Wenn dem Cobundu-Team die folgenden Eingabeparameter zur Verfügung stehen, dauert die Arbeit etwa 10-15 Minuten

    Eingabe erforderlich:

    • TO (Startdatum für die Neuberechnung - bis heute)

    • Abzeichnen, dass die aktuelle Konfiguration korrekt ist

    Info

    Wenn Sie Sensorgeräte verschieben, ist es wichtig, dass Sie den Sensor nach der Neuinstallation auslösen. Wenn der Sensor am neuen Standort nicht ausgelöst wird, werden im Dashboard keine Daten für diesen Standort angezeigt.

    Schlussfolgerung

    • Wenn Sie einen Umzug für eine Etage planen, in der Sensoren installiert sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Spacewell Account Manager.

    • Bedenken in Bezug auf Grundrissänderungen, Auswirkungen auf die Konfiguration, Analysezeitpunkte und Datenschutz müssen berücksichtigt werden.

    Weitere Informationen

    Häufig gestellte Fragen zu Dashboards

    Auschecken FAQ on Dashboards

    Wie man durch die Dashboards navigiert

    Siehe How to use dashboards

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