De module voor documentbeheer

Voor elk document kunnen nieuwe versies worden geüpload, oude versies worden gecontroleerd en er is een log beschikbaar om te zien welke gebruikers het document hebben gedownload of geüpload. Om de module te gebruiken, navigeer je naar "Documenten" in het navigatiemenu aan de linkerkant van het scherm.

Na het openen van de module ziet u het volgende scherm, waar u documenten kunt zoeken en uploaden. Let op: als je hier een document naartoe sleept, wordt het NIET in een map geplaatst.

Als je op de knop 'Mappen' klikt, wordt de mappenstructuur geopend

Je ziet het onderstaande scherm met aan de linkerkant je mappenstructuur en aan de rechterkant de documenten in de geselecteerde map. De documenten kunnen op zes verschillende manieren gesorteerd worden. Klik op een van deze koppen om de documentenlijst te ordenen.

Een nieuwe map maken

Volg de volgende stappen om een nieuwe map aan te maken.

1	Klik op de knop "Mappen" in de module "Documentbeheer".
2	Optioneel: selecteer de map waarvan de nieuwe map een kind moet zijn. In de schermafbeelding hiernaast zou de nieuw aangemaakte map deel uitmaken van 'testmap 1'. Als er geen specifieke map is geselecteerd, wordt de nieuwe map aangemaakt op het hoogst mogelijke hiërarchische niveau.
3	Druk op de knop "+" in de rechterbovenhoek en selecteer "Nieuw".
4	Geef de map een naam. Zorg ervoor dat het pictogram "tekstwolk" grijs is door erop te klikken. Anders kun je niet in dit veld typen. Als je ook toegangsrechten hebt om vertaalstrings te maken, kun je dat hier doen.
5	Om de map op te slaan, druk je op het pictogram "Disk" in de rechterbovenhoek en vervolgens op de knop "Back".
6	Nu zul je zien dat je een nieuwe map hebt gemaakt in je mappenstructuur.

Een nieuwe submap maken

Volg dezelfde stappen voor het maken van een nieuwe map, maar zorg ervoor dat je de map hebt geselecteerd waarin je de submap wilt maken. In de onderstaande schermafbeelding is "Testmap 3" geselecteerd. In de mappenstructuur is "Testmap 3" grijs gemarkeerd en aan de rechterkant staat in de kop "Testmap 3". Als je de stappen volgt, worden de submappen aangemaakt in de map "Testmap 3".

Een label toevoegen aan een (sub)map

Een label is een unieke code die verwijst naar deze map voor gebruik buiten het systeem. Met behulp van dit label kunnen documenten worden geüpload in de corresponderende map door een e-mail te sturen. Deze e-mail moet worden gestuurd naar inboxXX@axxerion.com (vervang de XX door het servercluster waarop de client zich bevindt, bijv. inbox08), moet het onderwerp van de e-mail beginnen met de Tag.

Een label toevoegen aan een (sub)map:

1. Selecteer de map in de mappenstructuur.

2. Druk op de knop "+" en kies de optie "Bewerken".

3. Druk op het labelpictogram in de rechterbovenhoek.

4. Als je wilt dat het label geldig is tot een bepaalde datum, vul dan het veld "Geldig tot" in.

5. Je kunt een categorie toevoegen.

6. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" als alles is ingevuld.

Een map verwijderen

Volg de volgende stappen om een map te verwijderen.

1	Selecteer de map die je wilt verwijderen
2	Druk op de knop "+" in de rechterbovenhoek en selecteer "Bewerken".
3	Druk op de knop "Delete" om de map te verwijderen.

Een submap verwijderen

Om te verwijderen, volg je dezelfde stappen voor het verwijderen van een map, selecteer je de submap in plaats van de "gewone" map en ga je verder met de stappen.

Documenten toevoegen

Er zijn drie manieren om een document aan een map toe te voegen:

1. Gebruik de knop '+' (nieuw);

2. Slepen en neerzetten;

3. Klik op 'Bestanden selecteren' in het veld voor slepen en neerzetten.

Alle documenten hebben een unieke referentie (D-xxxxxxxx). De eerste twee cijfers geven het jaar aan waarin het artikel is gemaakt.

Gebruik de knop "Nieuw

1. Selecteer de map waarin je het document wilt uploaden;

2. Klik op de knop '+' (nieuw) om een document te maken.

3. Vul de titel in (verplicht). Upload het bestand met de knop "Uploaden".

Slepen en neerzetten of 'bestanden selecteren

Sleep het bestand of de bestanden naar het grijze veld of selecteer ze met de knop "Bestanden selecteren". Hierdoor worden de bestanden toegevoegd aan de map.

Een bestaand document koppelen aan een bestaande map

1. Met de knop "Document aan map toewijzen" kun je bestanden die al in workplace Workplace bestaan aan deze map toevoegen;

2. Nadat je op de knop "Document aan map toewijzen" hebt gedrukt, krijg je een zoekpagina te zien;

3. Je kunt een trefwoord invoeren (als je dit leeg laat, worden alle documenten getoond);

4. druk op de knop "Zoeken";

5. Selecteer de documenten die je wilt toevoegen aan de map;

6. druk op "Ok".

Een nieuwe documentversie uploaden

Volg deze stappen om een nieuwe documentversie te uploaden:

1. Open het document door op de referentielink te klikken;

2. Druk op de knop "Uploaden" > Selecteer het nieuwe document.

   1. Je kunt ook naar het tabblad 'Versies' gaan en de nieuwe versie van het document daar naartoe slepen.

Goed om te weten:

• Na elke nieuwe upload veranderen het veld "Gewijzigd op" en "Documentversie".

• Je kunt een andere versie activeren door het veld "Documentversie" te wijzigen in een ander versienummer.

• Door op de knop "Downloaden" te drukken, download je de actieve versie van het document.

De tabbladen op een document

Wanneer je een document opent, kun je kiezen uit vijf verschillende tabbladen:

• Algemeen

• Versies

• Log

• Verwante objecten

• Opmerkingen

Algemeen

Op dit tabblad kun je de algemene details van een document bekijken en bewerken. Zoals de titel, beschrijving en categorie. Op dit tabblad kun je ook een nieuwe versie van het document uploaden.

Versies

Op het tabblad versies vind je de verschillende versies van het document. Door op het versienummer te klikken, kun je de details bekijken en die versie van het document downloaden.

Log

In het tabblad logboek vind je een overzicht van de wijzigingen die in het document zijn aangebracht. Door op de datum te klikken kun je de details bekijken.

Verwante objecten

Een overzicht van de objecten die dit document gebruiken

Opmerkingen

Hier kun je notities toevoegen door op "Nieuw" te drukken en eerder gemaakte notities over het document bekijken.

• Documenten kunnen worden gesorteerd in mappen en je houdt documentversies bij

• Er zijn drie manieren om nieuwe documenten toe te voegen: Met de knop nieuw, sleep een bestand naar de map of wijs een bestaand bestand toe aan een map.