Wetgeving

Wat is wetgeving? Wetgeving is een wet of verzameling regels met betrekking tot een bepaalde activiteit.

Om naar de nalevingstaak te gaan, navigeer je via de menuoptie "Naleving" naar "Wetgeving".

Eerst kun je een zoekopdracht instellen met de volgende filteropties.
Je kunt bijvoorbeeld filteren op een naam of een object waaraan het gerelateerd is. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht te maken zonder filters.

Je krijgt een overzicht van de verschillende wetgevingen. Wetgeving met een "+" ervoor maakt deel uit van een hiërarchie. Door op de + te klikken worden de subitems van die specifieke wetgeving zichtbaar.

De weergave is verdeeld in 7 kolommen:

• Naam: de naam van de wetgeving

• In verband met: is de wetgeving van toepassing op/gerelateerd aan een eigendom, een actief of beide?

• Land: het land waar deze wetgeving van toepassing is

• Code: de code van de wetgeving

• Klantspecifieke wetgeving: Ja of nee. Is het een klantspecifieke regeling (wetgeving)?

• Laatste update: de datum van de vorige update

• Voorblad: een voorbeeld van de omslagweergave.

Om een wetgeving te openen, klik je op de naam. Om een nieuwe wetgeving (of klantspecifieke regelgeving) toe te voegen, druk je op de knop "Wetgeving toevoegen".

Overzicht naleving

Om naar het complianceoverzicht te navigeren, klik je op de tegel "Complianceoverzicht" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Complianceoverzicht".
Hier zie je verschillende overzichten van nalevingsdocumenten.

Eerst kun je een zoekopdracht instellen voor je overzicht met de volgende filteropties.
Je kunt bijvoorbeeld filteren op een specifieke eigenschap of wetgeving. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht te maken zonder filters toe te passen.

De nalevingsitems zijn onderverdeeld in verschillende categorieën; hier volgen enkele voorbeelden:

• Vervallen documenten (voldoen niet meer aan de voorschriften)

• Documenten met een herinnering aan de vervaldatum

• Ontbrekende documenten (gebaseerd op gekoppelde wetgeving)

Met de knop(pen) "Exporteren naar Excel" in elk van de overzichten kun je een lijst exporteren van de nalevingsitems per categorie. Als je het volledige overzicht wilt exporteren, gebruik dan de knop "Exporteren naar Excel" in de rechterbovenhoek. De items zijn allemaal kleurgecodeerd: de betekenis van de kleuren is zoals hieronder vermeld:

• Rood
  Niet in overeenstemming

• Blauw
  Document niet van toepassing

• Groen
  Conform

Nu kun je dus zien voor welke items een actie nodig is. Je kunt op de referentie of het item klikken om de details te zien.

Grafieken voor naleving

Om naar de compliancegrafieken te navigeren, klik je op de tegel "Compliancegrafieken" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliancegrafieken".

Eerst kun je een zoekopdracht instellen voor je afbeeldingen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een specifieke eigenschap of wetgeving. Je kunt het ook leeg laten om een overzicht zonder filters te maken. Dit werkt hetzelfde als de Compliance-overzichten.

Hier zie je verschillende afbeeldingen met betrekking tot nalevingsdocumenten. Enkele voorbeelden van afbeeldingen die worden getoond zijn:

• Compliance score activa per wetgeving

• Documenten voor nalevingsscores

Gebruik de knop "Exporteren naar Excel" in de rechterbovenhoek om de grafieken te exporteren naar Excel. Alle grafieken worden geëxporteerd naar één Excel-bestand; verschillende grafieken worden in aparte tabbladen geplaatst.

Taken voor naleving

Om naar de compliance taken te navigeren, klik je op de tegel "Compliance taak" op je Compliance dashboard of navigeer je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliance taken". Op het Compliance dashboard is er ook een overzicht dat meteen je eigen taken toont.

Je kunt filteren op de persoon aan wie de taken zijn toegewezen.

Je ziet een lijst met de taken voor die specifieke persoon, die je in het filter hebt geselecteerd. De taak heeft ook een kleurcode, zodat je kunt zien welke taak prioriteit heeft.

Hoe een compliance-taak afhandelen

Laten we eens kijken hoe je verschillende taken aanpakt.
Klik op de "Documentreferentie" om een taak te openen.

• Registreer de oorspronkelijke referentiedatum.
  Voer de initiële referentiedatum in (meestal is dit de ingebruikname datum van het object). Op basis van deze datum wordt de initiële vervaldatum van dit document bepaald. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om deze taak te voltooien.

  

• Een nieuw document uploaden/indienen
  Gebruik de knop 'Nieuw document uploaden' om een nieuw document te uploaden. Zorg ervoor dat de 'Laatste uitvoeringsdatum' up-to-date is en geef aan of er blokkerende restpunten van toepassing zijn. Klik vervolgens op 'Nieuw document indienen' om de taak af te ronden.

  

• Overige afgehandelde punten
  Als de resterende punten afgehandeld zijn, voeg dan een omschrijving toe, voer de afhandelingsdatum in en upload het leveringsdocument met betrekking tot de resterende punten via de paperclip naast het veld 'Leveringsdocument resterende punten'. Druk op de knop "Resterende afgehandelde punten" om de taak te voltooien.

  

Naleving Activa

Om naar Compliance-activa te navigeren, ga je via de menuoptie "Compliance" naar "Compliance-activa".

Hier kun je een filter instellen voor een zoekopdracht naar "Compliance Assets".

Na een zoekopdracht verschijnt er een lijst met bedrijfsmiddelen waarop naleving van toepassing is: Het is mogelijk dat er nog geen wetgeving is gekoppeld en dat er nog geen regels van toepassing zijn.

Klik op de referentie om een onderdeel te openen en de details te bekijken.

Hoe "Compliance" toevoegen aan een bedrijfsmiddel

Om "Naleving" te gebruiken bij een bedrijfsmiddel, moet het veld "Naleving van toepassing" worden ingesteld op "Ja" en is het tabblad "Naleving" beschikbaar.

Hier kun je een "Code" toevoegen aan een bedrijfsmiddel. De code is een van de beschikbare Compliance codes in het systeem. Verderop in dit artikel leggen we uit hoe je codes toevoegt.

Je hebt drie verschillende tabbladen op het tabblad "Naleving".

• Gekoppelde wetgeving
  Op dit tabblad kun je een of meer wetgevingen toevoegen die van toepassing zijn op dit bedrijfsmiddel door de knop "Wetgeving toewijzen" te gebruiken en te zoeken naar de gewenste wetgeving(en), er een of meer te selecteren en op de knop "Geselecteerde wetgevingen toewijzen" onderaan te drukken om ze toe te voegen.

• Wetgevingsdocumenten
  Hier vind je een lijst met wetgevingsdocumenten die nodig zijn voor deze activa, gebaseerd op de gekoppelde wetgeving

• Gebruikers geautoriseerd in deze context (Naleving)
  Een overzicht van gebruikers die geautoriseerd zijn om de compliance-items voor dit specifieke bedrijfsmiddel te bekijken
  Je kunt (nieuwe) gebruikers autoriseren met betrekking tot de compliance van deze asset door de knop "Toevoegen" op dit tabblad te gebruiken.
  

  

Je kunt verschillende rechten geven aan gebruikers:

• nalevingsitems voor dit bedrijfsmiddel goedkeuren (indien goedkeuring van toepassing is),

• compliance-items voor deze asset bekijken

• documenten uploaden voor de nalevingsitems voor dit bedrijfsmiddel,

• algeheel beheer van nalevingsitems voor dit bedrijfsmiddel.
  
  Selecteer de relevante rechten en selecteer daarna de gebruikers aan wie je deze rechten wilt geven in de context van dit onderdeel.
  

  

Suggesties voor wetgeving

Om naar "Wetgevingssuggesties" te gaan, navigeert u via de menuoptie "Naleving" naar "Wetgevingssuggesties". De suggesties zijn gebaseerd op activa met toegewezen codes waaraan geen wetgeving is gekoppeld.

Zoek naar reeds voorgestelde wetgeving. Als er geen suggesties beschikbaar zijn of als je wilt nieuwe suggesties wilt genereren, druk dan op de knop "Wetgevingssuggesties genereren".

Op basis van de code die is gekoppeld aan het bedrijfsmiddel en de code die is opgegeven in de wetgeving, wordt per bedrijfsmiddel een wetgeving voorgesteld. Als er slechts één wetgeving is gevonden, wordt deze direct voorgesteld. Als er meer wetgevingen van toepassing zijn, moet de gebruiker een van de voorgestelde wetgevingen opgeven die zelf van toepassing kunnen zijn.

Wetgevingssuggesties worden alleen gegenereerd voor bedrijfsmiddelen waar nog geen wetgeving aan gekoppeld is en waar een code aan het bedrijfsmiddel gekoppeld is.

Als de gebruiker het eens is met de suggesties, kan de gebruiker de relevante suggesties selecteren en op "Voorgestelde wetgeving toewijzen aan geselecteerde bedrijfsmiddelen" drukken.

Nalevingsdocumenten

Om een lijst of overzicht van alle nalevingsdocumenten te zien, navigeer je via de menuoptie "Naleving" naar "Nalevingsdocumenten".

Zoek naar nalevingsdocumenten door de velden voor de zoekopdracht in te vullen en op de knop "Zoeken" te drukken.
Klik op de referentielink om een document te openen.

Hier zie je de algemene details van het document. Bijvoorbeeld of er goedkeuring nodig is en hoe vaak. Je kunt nieuwe documenten uploaden met de bijbehorende knop. Als het document geen klacht meer is, zie je ook een waarschuwing in rode letters in de rechterbovenhoek.

Nalevingscodes

Nalevingscodes kunnen worden opgezocht en beheerd via de menuoptie "Naleving" naar "Nalevingscodes".

Zoek naar nalevingscodes door de velden voor de zoekopdracht in te vullen en op de knop "Zoeken" te drukken.
Klik op de referentielink om een nalevingscode te openen.

Je kunt codes toevoegen met de twee knoppen "Codes genereren uit standaardlijst" en "Nieuwe code toevoegen".
Met de optie "Genereer codes uit standaardlijst" genereert u (alle) codes uit een vooraf gedefinieerde standaardlijst.

Nadat je een "Compliance code" hebt geopend, kun je deze bewerken. Je wijzigt bijvoorbeeld de naam, referentiecode, beschrijving en waar de code bij hoort. Je kunt zien welke bedrijfsmiddelen aan deze code zijn gekoppeld in de include.

Genereer codes uit een standaardlijst.

Je kunt codes genereren uit de standaardlijst, selecteer de lijst en druk op de knop "Genereer codes uit geselecteerde lijst", waarna alle codes in die lijst worden gegenereerd.

Nieuwe code toevoegen

Je kunt ook handmatig een code toevoegen. Klik op de knop "Nieuwe code toevoegen" en vul alle gegevens in, zoals in het onderstaande voorbeeld. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om de code af te ronden.

• Je kunt compliance-gerelateerde taken, documenten en wetgeving efficiënt bijhouden en afhandelen, terwijl je ook gebruikersautorisaties voor compliance-activa kunt toewijzen en beheren.

• Je kunt wetsvoorstellen genereren op basis van toegewezen codes.