Een bezoeker op de

Workplace creëren

Maak een bezoeker

1. U kunt een nieuwe bezoeker aanmaken door op de knop "Bezoeker +" te klikken op uw startbord. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

2. Op deze pagina kunt u de verschillende gegevens van de bezoeker invullen. De velden met een * zijn verplicht. De andere zijn optioneel.

Veldgegevens over de bezoeker

3. Na het invullen van Nadat je de velden hebt ingevuld, heb je drie opties:

• Dien de bezoeker in: Als je vergeet om de bezoeker in te dienen, zal deze niet verschijnen in je "Mijn Bezoekers" overzicht en wordt zal de bezoeker automatisch verwijderd worden binnen 24 uur.

• Verwijder de bezoeker.

• Annuleer het aanmaken van de bezoeker.
  

Een medebezoeker toevoegen

Als de bezoeker gezelschap meebrengt, kun je deze extra bezoekers toevoegen met de knop "Bezoeker toevoegen" onderaan je scherm.

Een bezoeker bewerken/annuleren

1. Je kunt geregistreerde bezoekers op je startbord bekijken via "Mijn verwachte bezoekers". Je kunt ook de knop "Mijn bezoekers" gebruiken.

2. Open de bezoeker die je wilt bewerken door op de referentie te klikken.
3. Breng wijzigingen aan en klik vervolgens op "Opslaan en terugkeren". Opmerking: niet alle velden kunnen worden gewijzigd zodra de bezoeker is ingediend. Als je een niet-wijzigbaar veld wilt wijzigen, kun je een key-user vragen of deze bezoeker annuleren en een nieuwe aanmaken.
4. Druk op de knop "Bezoeker annuleren" om het bezoek te annuleren.

Badge afdrukken

De functionaliteit Bezoekersbadges afdrukken is alleen beschikbaar voor key users. Meestal worden de receptie-/ frontdeskmedewerkers gekozen als key users voor de bezoekersmodule.

Terugkerende bezoeker

Terugkerende bezoeker aanmaken

Als er iemand is die het bedrijf/kantoor vaak bezoekt. U kunt een terugkerende bezoeker aanmaken. Als je u deze optie niet ziet, vraag dan aan de applicatiebeheerder van je Workplace uw Workplace applicatiebeheerder om deze toe te voegen aan je uw gebruikersaccount.

1. Vul de gegevens in zoals bij een normale bezoeker.

2. Maar in plaats van te klikken op "Verzenden" te klikken, klik je op de knop "Terugkerende bezoeker maken".

3. Er verschijnt nu een pop-upvenster dat je een terugkerende bezoeker gaat maken.

4. Druk op "OkOK" om verder te gaan.

5. Voer de planningsgegevens van de terugkerende bezoeker in.

SCHEMA

• Verwachte aankomsttijd: begindatum en tijd van eerste optreden

• Verwachte eindtijd: einddatum en -tijd van eerste optreden

• Cyclus/ Dag/ Dag in motmaand: de combinatie van deze instellingen bepaalt wanneer de voorvallen worden gepland

GENEREREN TOT

• Einddatum: wanneer is de laatste datum waarvoor een bezoeker moet worden aangemaakt

• Maximumaantal: hoeveel bezoekers moeten worden aangemaakt

OpmerkingLet op: wanneer 'Einddatum' en 'Maximum aantal' beide leeg gelaten worden, wordt er slechts maar één bezoeker aangemaakt. Als beide instellingen zijn ingevuld, bepaalt wat het eerst komt het de eerste instelling het aantal bezoekers dat wordt gegenereerdaangemaakt.

6. Klik op '"Bezoekers aanmaken' " om de bezoekers te genereren op basis van de agenda-instellingen

Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke maand op de tweede woensdag langskomt	Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke week op woensdag langskomt

Een terugkerende bezoeker annuleren/bewerken

U kunt een terugkerende bezoeker niet bewerken of verwijderen in een batch. Zodra de bezoekers zijn aangemaakt, kunt u elke bezoeker bewerken, op dezelfde manier bewerken als bij een gewone bezoeker.

• U kunt een nieuwe bezoeker aanmaken, medebezoekers toevoegen en een terugkerende bezoeker aanmaken.

• Zodra de bezoekers zijn aangemaakt met de terugkerende bezoekersfunctionaliteit, wordt elke bezoeker op dezelfde manier toegevoegd als een gewone bezoeker (je kunt ze niet per batch wijzigen/verwijderen).