Hoe maak ik een reservering?

Een reservering maken

Je kunt een reservering maken door op de knop 'Reserveren+' op je startbord te klikken.

1. Vul de velden in om een reservering te maken. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht.
   - Verzoeker: Voor wie is de reservering? Hier wordt je eigen naam ingevuld. Sleutelgebruikers Key users kunnen ook een reservering maken namens iemand anders. Vul hier de naam van die persoon in.
   - Type: het type bepaalt welke opties beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij sommige types is het bijvoorbeeld niet mogelijk om catering aan de reservering toe te voegen, terwijl andere types alleen gebruikt kunnen worden om een bedrijfsauto te reserveren. De details van de types worden bepaald door de systeembeheerder
   - Onderwerponderwerp van de vergadering
   - EigendomIn welk pand vindt de reservering plaats. Deze instelling werkt als een filter voor de items (ruimtes, apparatuur, enz.) die aan de reservering kunnen worden toegevoegd.
   - Van/totBegin- en eindtijd van de reservering
   - PersonenHoeveel mensen zullen de vergadering bijwonen?
   - Opstelling: kies een zitplaatsindeling. Dit veld fungeert als filter voor de ruimtes die aan de reservering kunnen worden toegevoegd. U kunt dit veld leeg laten als de stoelindeling er niet toe doet of als u gewoon alle beschikbare ruimtes wilt zien.
   

2. Druk nu op de knop "Beschikbaarheid weergeven".

3. Afhankelijk van de invoer tot nu toe (type, eigenschap, enz.) wordt de lijst met items die kunnen worden toegevoegd aan de reservering getoond/bijgewerkt

   

4. In de tabbladen onder aan de pagina selecteert u de items (bijvoorbeeld ruimtes, catering en bezoekers) die u aan de reservering wilt toevoegen door op het selectievakje te klikken. Het toevoegen van items aan een reservering wordt in detail uitgelegd in het volgende gedeelte van dit artikel.

5. Klik op de knop "Volgende stap"

6. Op dit scherm kun je controleren of alles correct is. Er zijn verschillende sneltoegangsopties beschikbaar om de reservering te wijzigen, bijv:

   1. Opmerkingen toevoegen

   2. Gebieden verwijderen

   3. Cateringitems dupliceren (bijvoorbeeld om 'koffie' een tweede keer toe te voegen)

   4. Bezoeker toevoegen/verwijderen

7. Klik op 'Vorige stapals u de reservering wilt wijzigen, of druk op de knop "Bevestig reservering" knop om de reservering af te ronden.

Items toevoegen aan een reservering

Wanneer je een nieuwe reservering maakt, heb je verschillende tabbladen om items aan je reservering toe te voegen.

Beschikbare gebieden

Op dit tabblad kun je de gewenste ruimte voor je vergadering selecteren. Je krijgt een lijst met ruimtes te zien, afhankelijk van je vergaderinstellingen (eigenschap, personen en stoelopstelling) en de beschikbaarheid van de ruimte op het gewenste tijdstip.

Beschikbare apparatuur

In dit gedeelte kun je apparatuur toevoegen aan je vergadering. Bijvoorbeeld een beamer.

Catering

Indien nodig kun je catering toevoegen aan de vergadering. Je kunt bijvoorbeeld koffie, lunch en bitterballen toevoegen aan de reservering.

Bezoekers

Hieronder een voorbeeld van het tabblad "bezoeker".

Als er (externe) bezoekers zijn, kun je die via dit tabblad toevoegen aan de vergadering. Je kunt een bezoeker uit de lijst selecteren of een nieuwe bezoeker aanmaken. Als je een nieuwe bezoeker aanmaakt, moet je de gegevens van de bezoeker invullen.

Overzicht reserveringen

Je kunt een overzicht van je aanvraag bekijken via de knop "Mijn reserveringen" op je startboard.

In het volgende scherm kun je kiezen voor welke periode je je reserveringen wilt zien door de "Begintijd sinds" en "Begintijd tot" aan te passen en vervolgens op de knop "Zoeken" te drukken. Laat alle velden leeg om AL je reserveringen weer te geven.

De reserveringen worden weergegeven zoals hieronder.

Hoe kan ik een reservering annuleren/wijzigen?

1. Klik op een reservering in uw reserveringsoverzicht om deze te openen

2. Klik op "Wijzigen".

3. Pas de wijzigingen toe die je wilt maken (bijvoorbeeld de tijd/datum wijzigen of items toevoegen of verwijderen).

4. Klik op 'Verzenden' als je klaar bent.

5. Druk op de knop "Annuleren" om een vergadering te annuleren.

Een terugkerende reservering maken

Als u de optie hebt om terugkerende reserveringen te maken, krijgt u de extra knop "Reserveringsschema maken". Deze knop is beschikbaar:

• Op het scherm waar u een nieuw gemaakte reservering bevestigt

• Wanneer u een reservering opent met de status 'Bevestigd'.

Laten we een nieuwe reservering maken:

1. Druk op de knop "Reservering +" op uw startbord

2. Vul de gevraagde velden in, druk op de knop "Beschikbaarheid weergeven" en voeg de benodigde items toe

3. Druk op "Volgende stap". In dit scherm kunt u deze enkele reservering bevestigen, maar ziet u ook de knop "Reserveringsschema maken".

4. Klik op "Reserveringsschema maken" om een terugkerende reservering te maken.

5. Er verschijnt een pop-upwaarschuwing dat de huidige reservering wordt geconverteerd naar een periodieke reservering. Druk op 'Ok' om door te gaan.

6. Nadat u op OK hebt gedrukt, wordt de terugkerende reservering gemaakt. Nu kunt u de details van de terugkerende reserveringen toevoegen:

• De tijd van de reservering

• De herhaling dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks.

• De startdatum van de serie

• Een einddatum of het totale aantal voorvallen

Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor een reservering elke maand op de tweede woensdag van 10-12 uur voor de komende 10 weken	Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerende planning voor reservering elke week op woensdag van 10-12 zonder einddatum.

7. Als u tevreden bent met de instellingen, drukt u op "Reserveringen maken/indienen/bijwerken" om de terugkerende reservering te bevestigen en de reserveringen voor deze planning te maken.
Opmerking: Afhankelijk van de instellingen kan het aanmaken van de reserveringen even duren, omdat autorisaties en beschikbaarheid voor elke reservering moeten worden gecontroleerd.

Een terugkerende reservering wijzigen

Als eindgebruiker heb je geen overzicht van je terugkerende reserveringen. Je hebt alleen een overzicht van al je reserveringen. Elke terugkerende reservering wordt weergegeven als een aparte reservering.

1. Open een reservering die deel uitmaakt van serie

2. Nu kun je op de terugkerende reservering klikken, zie de rood gemarkeerde schermafbeelding.

Voorbereidingen

3. Klik op 'Wijzigen' en 'Ok' wanneer je het pop-upvenster ziet

4. Nu kunt u de details van de planning wijzigen

5. Je kunt ook de 'Reserveringssjabloon' openen door op de hyperlink te klikken. Op het reserveringssjabloon kun je items toevoegen/verwijderen, etc. Nadat u de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op 'Opslaan en terug' om terug te gaan naar het reserveringsschema.

De reserveringen wijzigen

6. Selecteer in de lijst 'Gegenereerde reserveringen openen' de reserveringen die u wilt bijwerken.

7. Klik op 'Wijzig geselecteerde reserveringen' > in de lijst zie je nu dat de status van deze reserveringen verandert in 'Wijzig'. Alleen reserveringen met de status 'Wijzigen' kunnen in de volgende stap worden gewijzigd.

8. Klik op 'Maken / verzenden / bijwerken

• Om een reservering te maken gebruik je de reserveringsknop op je startbord

• Het is mogelijk om items aan je reservering toe te voegen

• Als u een terugkerende reservering wilt maken, gebruikt u de optie "Reserveringsschema maken" tijdens het maken van een reservering

• (Terugkerende) reserveringen kunnen worden geannuleerd.