Versions Compared

Version Old Version 3 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll:

  • Be able to create catalog items and learn what they are used for.

  • Distinguish between the different catalog item categories.

Catalog items

Catalog items are used in various processes in Workplace. The most common use of catalog items is reservable/ catering items (Reservation module) and orderable items (Purchase orders).

Since catalog items are used for multiple processes, a category must be selected when creating a new catalog item. This category can also be used when you only want to search for all energy meters.

  • Reservable items

  • Orderable items

  • Workorder items

  • Energy (add meter types)

  • Rent component (used for rental contracts)

Info

Depending on the category you choose, other fields and tabs will be available on the catalog item.

Image Removed

When you navigate to ASSETS > Catalog, you can search for all catalog items of all the above categories.

  • When you use the standard keyword search and click ‘search, a list of catalog items is returned. The column 'Category’ helps you quickly see what type of items it is.

    • When using the advanced search, you can specify a category on the top right of the page

    Leerdoelen

    Na het lezen van dit artikel zul je:

    • Catalogusitems kunnen maken en leren waarvoor ze worden gebruikt.

    • Maak onderscheid tussen de verschillende catalogusitems.

    Catalogus items

    Catalogusitems worden gebruikt in verschillende processen in Workplace. Het meest gebruikte gebruik van catalogusitems zijn reserveerbare/cateringitems (Reserveringsmodule) en bestelbare items (inkooporders).

    Omdat catalogusitems voor meerdere processen worden gebruikt, moet er een categorie worden geselecteerd wanneer je een nieuw catalogusitem aanmaakt. Deze categorie kan ook worden gebruikt als je alleen wilt zoeken naar alle energiemeters.

    • Te reserveren items

    • Bestelbare items

    • Werkorderitems

    • Energie (metertypes toevoegen)

    • Huurcomponent (gebruikt voor huurcontracten)

    Info

    Afhankelijk van de categorie die je kiest, zijn er andere velden en tabbladen beschikbaar op het catalogusitem.

    Image Added

    Als je navigeert naar ASSETS > Catalogus, kun je zoeken naar alle catalogusitems van alle bovenstaande categorieën.

    • Als je het standaard zoekwoord gebruikt en op 'zoeken' klikt, krijg je een lijst met catalogusitems. Aan de hand van de kolom 'Categorie' kun je snel zien om wat voor soort items het gaat.

    • Als je geavanceerd zoeken gebruikt, kun je rechtsboven op de pagina een categorie opgeven.

    Expand
    titleReservable Te reserveren items
    Reservable

    Te reserveren items

    Used for

    Gebruikt voor

    Reservable Reserveerbare items are used in the Reservation module. After creating the item, don’t forget to change the setting to ‘Reservable = yes.' Reservable items made reservable can be found in the menu option RESERVATIONS > Reservable objects.

    Create a new Reservable item.

    1. In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog;

    2. Press “Create new catalogitem”;

    3. Select the option “Reservable items”;

    4. Fill in the fields. The name and type (“Consumable” in the example below) are mandatory;

    5. Set “Reservable = yes.” The tab ‘Reservation settings’ now becomes visible at the top of the page, indicating that the items are now reservable. By default, the items are now reservable for everyone, in all locations, at all times;

    6. Navigate to the ‘Reservation settings’ to view/ change the reservation settings. Hover over the fields to view the help text;

    7. Press “Save and return” to finalize the catalog item;

    8. You can also find the reservable items via RESERVATIONS > Reservable objects.

    More details on reservable items are found in the key-user article on Reservationworden gebruikt in de reserveringsmodule. Vergeet niet om na het aanmaken van het item de instelling 'Reserveerbaar = ja' te wijzigen. Items die reserveerbaar zijn gemaakt, zijn te vinden in de menuoptie RESERVATIES > Reserveerbare objecten.

    Maak een nieuw reserveerbaar item.

    1. Navigeer in het navigatiemenu naar ASSETS > Catalogus;

    2. Druk op "Nieuw catalogusitem maken";

    3. Selecteer de optie "Te reserveren items";

    4. Vul de velden in. De naam en het type ("Verbruiksartikel" in het onderstaande voorbeeld) zijn verplicht;

    5. Stel "Reserveerbaar = ja." in. Het tabblad 'Reserveringsinstellingen' wordt nu zichtbaar bovenaan de pagina, wat aangeeft dat de items nu reserveerbaar zijn. Standaard zijn de items nu reserveerbaar voor iedereen, op alle locaties, op elk moment;

    6. Navigeer naar de 'Reserveringsinstellingen' om de reserveringsinstellingen te bekijken/wijzigen. Beweeg met de muis over de velden om de helptekst te bekijken;

    7. Druk op "Opslaan en terug" om het catalogusitem af te ronden;

    8. Je kunt de reserveerbare items ook vinden via RESERVATIONS > Reserveerbare objecten.

    Meer details over items die gereserveerd kunnen worden, vind je in het artikel over reserveringen voor key users: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/191266862/Reservations+incl.+recurring+for+Key-user#Reservable-objects

    Prices tab

    You can fill in the item’s price details on the prices tab. The page is divided into a PURCHASING and SALES section.

    Image Removed

    Alternative tab

    On the alternative tab, you can add alternative catalog items. Users can consult this tab, but there is no functionality behind this

    Een nieuw bestelbaar item maken

    1. Navigeer in het navigatiemenu naar ASSETS > Catalogusitems;

    2. Druk op "Nieuw catalogusitem maken";

    3. Selecteer de optie "Bestelbare items";

    4. Vul de velden in. De velden met een sterretje zijn verplicht;

    5. Druk op "Opslaan en terug" om het catalogusitem af te ronden.

    Expand
    titleOrderable Bestelbare items
    Orderable

    Bestelbare items

    Used for

    Gebruikt voor

    Orderable Bestelbare items are used in the Purchasing and Inventory worden gebruikt in de Inkoop- en Inventaris modules.

    Create a new orderable item

    1. In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog items;

    2. Press “Create new catalogitem”;

    3. Select the option “Orderable items”;

    4. Fill in the fields. The fields marked with an asterisk are mandatory;

    5. Press “Save and return” to finalize the catalog item.

    Field name

    Description

    Name

    The name of your catalog item

    Model

    The model/type of your item

    Description

    Here you can enter a short description of the catalog item

    Manufacturer

    The name of the manufacturer

    Supplier

    The name of the supplier

    Purchase price

    The purchase price of the catalog item

    Sell price

    The sell price of the catalog item

    VAT

    Yes/No if VAT is applied in the settings

    Naam veld

    Beschrijving

    Naam

    De naam van je catalogusitem

    Model

    Het model/type van je artikel

    Beschrijving

    Hier kun je een korte beschrijving van het catalogusitem invoeren

    Fabrikant

    De naam van de fabrikant

    Leverancier

    De naam van de leverancier

    Aankoopprijs

    De aankoopprijs van het catalogusitem

    Verkoopprijs

    De verkoopprijs van het catalogusitem

    BTW

    Ja/Nee als BTW wordt toegepast in de instellingen

    Tabblad Prijzen

    Je kunt de prijsgegevens van het item invullen op het tabblad Prijzen. De pagina is verdeeld in een gedeelte INKOOPEN en VERKOOPEN.

    Image Added

    Alternatief tabblad

    Op het tabblad Alternatief kun je alternatieve catalogusitems toevoegen. Gebruikers kunnen dit tabblad raadplegen, maar er zit geen functionaliteit achter.

    Linking an orderable item to an asset

    An orderable catalog item can be linked to an asset. There are two approaches to this.

    Create a new asset from a catalog item

    After creating your orderable catalog item:

    1. Open the Catalog item;

    2. Navigate to the ‘Asset’ tab;

    3. Click ‘New’;

    4. Select the category in which you want to create the Asset;

    5. Click ‘Create’;

    6. A couple of fields, such as ‘Name’ and 'Original value' are copied from the catalog item to the asset;

    7. Fill in the field on the asset (see instructions in the previous chapter of this article);

    8. Click ‘Save & return“ to return the ‘Asset’ tab on the catalog item. As you can see, the newly created asset is automatically linked.

    Image Removed

    Link an existing catalog item to an asset.

    1. Open an Asset (menu option ASSETS > Assets);

    2. In the field ‘Catalog,’ start typing to find the catalog item you want to link or use the search functionality by clicking the '….'

    3. Note: no fields are copied from the catalog item to the asset in this case.

    Image Removed

    Unlink assets from the catalog item

    To unlink the asset from the catalog item, open the asset and click the ‘x' behind the 'Catalog’ field
    Expand
    titleLink an orderable item to an asset
    Een bestelbaar item aan een bedrijfsmiddel koppelen

    Een bestelbaar item koppelen aan een bedrijfsmiddel

    Een bestelbaar catalogusitem kan worden gekoppeld aan een bedrijfsmiddel. Dit kan op twee manieren.

    Een nieuw onderdeel maken van een catalogusitem

    Nadat je een bestelbaar catalogusitem hebt gemaakt:

    1. Open het catalogusitem;

    2. Navigeer naar het tabblad 'Activa';

    3. Klik op 'Nieuw';

    4. Selecteer de categorie waarin je de asset wilt maken;

    5. Klik op 'Maken';

    6. Een aantal velden, zoals 'Naam' en 'Originele waarde' worden gekopieerd van het catalogusitem naar het object;

    7. Vul het veld op het activum in (zie de instructies in het vorige hoofdstuk van dit artikel);

    8. Klik op 'Opslaan & terug' om terug te keren naar het tabblad 'Activa' van het catalogusitem. Zoals je kunt zien wordt het nieuw aangemaakte item automatisch gekoppeld.

    Image Added

    Koppel een bestaand catalogusitem aan een bedrijfsmiddel.

    1. Open een Activa (menuoptie ASSETS > Activa);

    2. Begin in het veld 'Catalogus' te typen om het catalogusitem te vinden dat je wilt koppelen of gebruik de zoekfunctie door op '....' te klikken.

    3. Opmerking: er worden in dit geval geen velden gekopieerd van het catalogusitem naar het onderdeel.

    Image Added

    Activa loskoppelen van het catalogusitem

    Om het onderdeel te ontkoppelen van het catalogusitem, open je het onderdeel en klik je op de 'x' achter het veld 'Catalogus'.

    Expand
    titleWorkorder itemsWerkorderitems

    Workorder items

    Used for

    Workorder items add cost to a work order via the ‘cost’ tab (see screenshot below). Catalog items are typically created for a standard fee, often occurring on a workorder.

    Image Removed

    Creating a workorder item

    Before adding a catalog item to a work order, the item must be created in the Catalog module.

    1. In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog items;

    2. Press “Create new catalogitem”;

    3. Select the option “Workorder items”;

    4. Fill in the fields. The fields marked with an asterisk are mandatory;

    5. Press “Save and return” to finalize the catalog item.

    More information on workorder is in these articles:

  • Corrective work orders

    • Preventive work orders (maintenance

    Werkorderitems

    Gebruikt voor

    Werkorders voegen kosten toe aan een werkorder via het tabblad 'kosten' (zie onderstaande schermafbeelding). Catalogusitems worden meestal aangemaakt voor een standaardbedrag en komen vaak voor op een werkorder.

    Image Added

    Een werkorderitem maken

    Voordat een catalogusitem aan een werkorder kan worden toegevoegd, moet het item worden aangemaakt in de module Catalogus.

    1. Navigeer in het navigatiemenu naar ASSETS > Catalogusitems;

    2. Druk op "Nieuw catalogusitem maken";

    3. Selecteer de optie "Werkorderitems";

    4. Vul de velden in. De velden met een sterretje zijn verplicht;

    5. Druk op "Opslaan en terug" om het catalogusitem af te ronden.


    Meer informatie over werkopdrachten vindt u in deze artikelen:

    Expand
    titleEnergy (add energy metersEnergie (energiemeters toevoegen)
    Energy (add meter type

    Energie (metertype toevoegen)

    Used for

    A meter type must be selected when creating a utility meter

    Gebruikt voor

    Er moet een metertype worden geselecteerd wanneer een meter voor nutsvoorzieningen (GJ, kWh, m3) on a property. Examples of meter types are water, electricity, and CO2 meters.

    Creating a meter type

  • In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog items;

  • Press “Create new catalogitem”;

  • Select the option “Energy”;

  • Fill in the fields. The fields marked with an asterisk are mandatory;

  • Press “Save and return” to finalize meter type;

  • The meter type can now be selected when configuring a new or existing meter;

    • In the ‘Meters’ tab, you can see what meters are linked to this meter type

    wordt aangemaakt op een eigendom. Voorbeelden van metertypes zijn water-, elektriciteits- en CO2-meters.

    Een metertype maken

    1. Navigeer in het navigatiemenu naar ASSETS > Catalogusitems;

    2. Druk op "Nieuw catalogusitem maken";

    3. Selecteer de optie "Energie";

    4. Vul de velden in. De velden met een sterretje zijn verplicht;

    5. Druk op "Opslaan en terugkeren" om het metertype te voltooien;

    6. Het metertype kan nu worden geselecteerd bij het configureren van een nieuwe of bestaande meter;

    7. Op het tabblad 'Meters' kun je zien welke meters gekoppeld zijn aan dit metertype.

    Rent component (used for rental contracts)

    Creating and managing catalog items of the “Rent component” category is yet to be described.

    Expand
    titleRent component (used for rental contractsHuurcomponent (gebruikt voor huurcontracten)
    Summary

    Huurcomponent (gebruikt voor huurcontracten)

    Het maken en beheren van catalogusitems van de categorie "Verhuur component" moet nog worden beschreven.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • The category of the catalog item determines how the page looks and for what process/ module the catalog item is used.

    • Catalog items can be linked to assets.

    Exercise

    •  Create a catalog item for the categories you have access to.
    •  Link one of the catalog items you created to an asset.

    Search

    • De categorie van het catalogusitem bepaalt hoe de pagina eruit ziet en voor welk proces/module het catalogusitem gebruikt wordt.

    • Catalogusitems kunnen worden gekoppeld aan bedrijfsmiddelen.

    Oefening

    •  Maak een catalogusitem voor de categorieën waartoe je toegang hebt.
    •  Koppel een van de catalogusitems die je hebt gemaakt aan een bedrijfsmiddel.

    Zoek op

    Live Search