DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Reserveringen

Add items to a reservation

When you create a new reservation, you have different tabs for adding items to your reservation.

Available areas

On this tab you can select the desired room for your meeting. You will see a list of areas depending on your meeting settings (property, persons, and seating arrangement) and the room availability on the required time.

Expand
title How to make a reservation?
How to make a reservation? Create a reservation You can make a reservation by clicking on the ‘Reservation+’ button on your startBoard. Image Removed To create a reservation fill in the fields. The fields with an asterisk (*) are mandatory. - Requestor: For whom is the reservation? Your own name is filled in here. Key users can also create reservation on behalf of some one else. Fill in the name of that person here. - Type: the type determined the options available when making a reservation. For example, some types might not allow catering to be added to the reservation, where other types can only be used to reserve a company car. The details of the types are determined by the system administrator - Subject: subject of the meeting - Property: in what property does the reservation take place. This setting acts as a filter for the items (areas, equipment, etc.) that can be added to the reservation - From/ Until: start - and end time of the reservation - Persons: how many people will attent the meeting - Arrangement: choose a seating arrangement. This field acts as a filter for the areas that can be added to the reservation. You can leave this field empty if the seating arrangement does not matter or if you simply want to see all available areas Now press the button “Show availability” Depending on the input so far (type, property, etc.), the list of items that can be added to the reservation is shown/ updated Image Removed In the tabs on the bottom of the page, select the items (e.g. areas, catering, and visitors) you want to add to the reservation by clicking on the checkbox. Adding items to an reservation is explained in detail in the next section of this article. Click on the button “Next step” On this screen you can check if everything is correct. Several quick access options are available to change the reservation, e.g.: Add remarks Delete areas Duplicate catering items (for example to add ‘coffee’ a second time) Add/ delete visitor Click on ‘Previous step’ if you want to change the reservation, or press the “Confirm reservation” button to finalize the reservation. Image Removed
Expand
title Add items to a reservation

Image Removed

Available equipment

In this section you can add equipment to your meeting. For example a beamer.

Image Removed

Catering

If needed you can add catering items to the meeting. For example you can add coffee, lunch and bitterballen to the reservation.

Image Removed

Visitors

Below an example of the “visitor” tab.

Image Removed

If there (external) visitors, you can add them to the meeting by using this tab. You can select a visitor from the list or create a new visitor. When creating a new visitor, you need to fill in the details regarding the visitor.

Field name

Description

Name

The name of the visitor

Organization

The organization name of the visitor

Expected arrival time

The expected arrival time of the visitor

Expected end time

The expected end time of the visitor

Visits

The person whom the visitor is visiting

Description

Description of the visit, for example : training

Car

Yes or No

License plate

If Yes on the option car, you will be able to enter the license plate number of the car

Expand
title Reservation overview
Reservation overview You can see an overview of your request by using the “My reservations' button on your startboard. Image Removed In the next screen, you can choose for which period you want to see your reservations by adjusting the “Start time since” and “Start time until” and then press the “Search” button. Leave all fields empty to display ALL your reservations. Image Removed The reservations will be listed as shown below. Image Removed

How to cancel/change a reservation?

1. Click on a reservation in your reservation overview to open it

2. Click “Change”.

3. Apply the changes you want to make (e.g. change time/date or add or remove items).

4. When you are done, click ‘Submit’.

5. To cancel a meeting press the button “Cancel”.

Making a recurring reservation

If you have the option to create recurring reservations, you will have the additional button “Create reservation schedule“. This button is available:

• On the screen where you confirm a newly created reservation

• When you open a reservation in the status ‘Confirmed’.

Let`s create a new reservation:

1. Press the “Reservation +” button on your startBoard

Image Removed

2. Fill in the requested fields, Press the button “Show availability,” and add the items needed

3. Press “Next step.” In this screen you can confirm this single reservation, but also see the “Create reservation schedule” button.

4. Click on “Create reservation schedule” to create a recurring reservation.

Image Removed

5. You will see a pop-up warning that the current reservation will be converted to a periodic reservation. Press ‘Ok’ to continue.

Image Removed

6. After pressing OK, the recurring reservation is created. Now you can add the details of the recurring reservations:

• The time of the reservation

• The recurrence daily, weekly, monthly, and yearly.

• The start date of the series

• An end date or the total number of occurrences

A example of settings of a recurring schedule for a reservation every month on the second Wednesday from 10-12 am for the next 10 weeks

A example of settings of a recurring schedule for reservation every week on the Wednesday from 10-12 without an end date.

Image Removed

Image Removed

7. If you are satisfied with the settings, press “Create/submit/update Reservations” to confirm the recurring reservation and create the reservations for this schedule.
Note: Depending on the settings, creating the reservations can take a while as authorizations and availablibiliy need to be checked for every reservation.

Image Removed

Expand

Changing a recurring reservation

As an end user you don`t have an overview of your recurring reservations. You only have a overview of all your reservations. Every occurrence of your recurring reservations is shown as a separate reservation.

1. Open a reservation that is a part of series

2. Now you can click on the recurring reservation, see screenshot marked in red.

Image Removed

Preparations

3. Click ‘Change’ and ‘Ok’ when you see the popup

4. Now you can change the details of the schedule

5. You can also open the 'Reservation template' by clicking on the hyperlink. On the reservation template you can add/ delete item, etc. After making the desired changed, click ‘Save and return’ to navigate back to the reservation schedule

Changing the reservations

6. In the include ‘Open generated reservations’ select the reservations you want to update

7. Click on ‘Change selected reservations’ > in the list you now see that the status of these reservations changes to “Change”. Only reservations with the status 'Change' can be changed in the next step.

Image Removed

8. Click on 'Create / submit / update

Button

Description

Create / submit / update Reservations

If you changed the details of the recurring reservation, for example the end date or number of occurrences changed. Use this button to created/ submit the changes and generate the new reservations.

Change selected reservations

Select the reservations you want to change en click this button to change the status of the selected reservation to ‘Change’. Only reseravations with the status ; Changes are update/ changed.

Cancel selected reservations

Cancel the selected reservation.

Back

Go back to the previous screen without saving,

Save and return

Save your changes and go back to the previous screen.

Image Removed

Summary

Search

Hoe maak ik een reservering?

Hoe maak ik een reservering? Een reservering maken Je kunt een reservering maken door op de knop 'Reserveren+' op je startbord te klikken. Image Added Vul de velden in om een reservering te maken. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht. - Verzoeker: Voor wie is de reservering? Hier wordt je eigen naam ingevuld. Key users kunnen ook een reservering maken namens iemand anders. Vul hier de naam van die persoon in. - Type: het type bepaalt welke opties beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij sommige types is het bijvoorbeeld niet mogelijk om catering aan de reservering toe te voegen, terwijl andere types alleen gebruikt kunnen worden om een bedrijfsauto te reserveren. De details van de types worden bepaald door de systeembeheerder - Onderwerponderwerp van de vergadering - EigendomIn welk pand vindt de reservering plaats. Deze instelling werkt als een filter voor de items (ruimtes, apparatuur, enz.) die aan de reservering kunnen worden toegevoegd. - Van/totBegin- en eindtijd van de reservering - PersonenHoeveel mensen zullen de vergadering bijwonen? - Opstelling: kies een zitplaatsindeling. Dit veld fungeert als filter voor de ruimtes die aan de reservering kunnen worden toegevoegd. U kunt dit veld leeg laten als de stoelindeling er niet toe doet of als u gewoon alle beschikbare ruimtes wilt zien. Druk nu op de knop "Beschikbaarheid weergeven". Afhankelijk van de invoer tot nu toe (type, eigenschap, enz.) wordt de lijst met items die kunnen worden toegevoegd aan de reservering getoond/bijgewerkt Image Added In de tabbladen onder aan de pagina selecteert u de items (bijvoorbeeld ruimtes, catering en bezoekers) die u aan de reservering wilt toevoegen door op het selectievakje te klikken. Het toevoegen van items aan een reservering wordt in detail uitgelegd in het volgende gedeelte van dit artikel. Klik op de knop "Volgende stap" Op dit scherm kun je controleren of alles correct is. Er zijn verschillende sneltoegangsopties beschikbaar om de reservering te wijzigen, bijv: Opmerkingen toevoegen Gebieden verwijderen Cateringitems dupliceren (bijvoorbeeld om 'koffie' een tweede keer toe te voegen) Bezoeker toevoegen/verwijderen Klik op 'Vorige stapals u de reservering wilt wijzigen, of druk op de knop "Bevestig reservering" knop om de reservering af te ronden. Image Added

Expand
title Items toevoegen aan een reservering
Items toevoegen aan een reservering Wanneer je een nieuwe reservering maakt, heb je verschillende tabbladen om items aan je reservering toe te voegen. Beschikbare gebieden Op dit tabblad kun je de gewenste ruimte voor je vergadering selecteren. Je krijgt een lijst met ruimtes te zien, afhankelijk van je vergaderinstellingen (eigenschap, personen en stoelopstelling) en de beschikbaarheid van de ruimte op het gewenste tijdstip. Info Tip: je kunt de instellingen van de reservering wijzigen (bijvoorbeeld het aantal personen) en opnieuw op 'Beschikbaarheid weergeven' klikken om de beschikbare items bij te werken. Image Added Beschikbare apparatuur In dit gedeelte kun je apparatuur toevoegen aan je vergadering. Bijvoorbeeld een beamer. Image Added Catering Indien nodig kun je catering toevoegen aan de vergadering. Je kunt bijvoorbeeld koffie, lunch en bitterballen toevoegen aan de reservering. Image Added Bezoekers Hieronder een voorbeeld van het tabblad "bezoeker". Image Added Als er (externe) bezoekers zijn, kun je die via dit tabblad toevoegen aan de vergadering. Je kunt een bezoeker uit de lijst selecteren of een nieuwe bezoeker aanmaken. Als je een nieuwe bezoeker aanmaakt, moet je de gegevens van de bezoeker invullen. Naam veld Beschrijving Naam De naam van de bezoeker Organisatie De organisatienaam van de bezoeker Verwachte aankomsttijd De verwachte aankomsttijd van de bezoeker Verwachte eindtijd De verwachte eindtijd van de bezoeker Bezoek De persoon die de bezoeker bezoekt Beschrijving Beschrijving van het bezoek, bijvoorbeeld: training Auto Ja of Nee Nummerplaat Bij Ja op de optie auto kun je het kenteken van de auto invoeren.

Expand
title Overzicht reserveringen
Overzicht reserveringen Je kunt een overzicht van je aanvraag bekijken via de knop "Mijn reserveringen" op je startboard. Image Added In het volgende scherm kun je kiezen voor welke periode je je reserveringen wilt zien door de "Begintijd sinds" en "Begintijd tot" aan te passen en vervolgens op de knop "Zoeken" te drukken. Laat alle velden leeg om AL je reserveringen weer te geven. Image Added De reserveringen worden weergegeven zoals hieronder. Image Added

Expand
title Een terugkerende reservering maken
Een terugkerende reservering maken Als u de optie hebt om terugkerende reserveringen te maken, krijgt u de extra knop "Reserveringsschema maken". Deze knop is beschikbaar: Op het scherm waar u een nieuw gemaakte reservering bevestigt Wanneer u een reservering opent met de status 'Bevestigd'. Laten we een nieuwe reservering maken: 1. Druk op de knop "Reservering +" op uw startbord Image Added 2. Vul de gevraagde velden in, druk op de knop "Beschikbaarheid weergeven" en voeg de benodigde items toe 3. Druk op "Volgende stap". In dit scherm kunt u deze enkele reservering bevestigen, maar ziet u ook de knop "Reserveringsschema maken". 4. Klik op "Reserveringsschema maken" om een terugkerende reservering te maken. Image Added 5. Er verschijnt een pop-upwaarschuwing dat de huidige reservering wordt geconverteerd naar een periodieke reservering. Druk op 'Ok' om door te gaan. Image Added Note De initiële reservering wordt gebruikt als sjabloon voor de reservering. De status van de initiële reservering wordt daarom nu teruggezet naar 'Concept'. 6. Nadat u op OK hebt gedrukt, wordt de terugkerende reservering gemaakt. Nu kunt u de details van de terugkerende reserveringen toevoegen: De tijd van de reservering De herhaling dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks. De startdatum van de serie Een einddatum of het totale aantal voorvallen Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor een reservering elke maand op de tweede woensdag van 10-12 uur voor de komende 10 weken Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerende planning voor reservering elke week op woensdag van 10-12 zonder einddatum. Image Added Image Added 7. Als u tevreden bent met de instellingen, drukt u op "Reserveringen maken/indienen/bijwerken" om de terugkerende reservering te bevestigen en de reserveringen voor deze planning te maken. Opmerking: Afhankelijk van de instellingen kan het aanmaken van de reserveringen even duren, omdat autorisaties en beschikbaarheid voor elke reservering moeten worden gecontroleerd. Image Added

Expand
title Een terugkerende reservering wijzigen
Een terugkerende reservering wijzigen Als eindgebruiker heb je geen overzicht van je terugkerende reserveringen. Je hebt alleen een overzicht van al je reserveringen. Elke terugkerende reservering wordt weergegeven als een aparte reservering. 1. Open een reservering die deel uitmaakt van serie 2. Nu kun je op de terugkerende reservering klikken, zie de rood gemarkeerde schermafbeelding. Image Added Voorbereidingen 3. Klik op 'Wijzigen' en 'Ok' wanneer je het pop-upvenster ziet 4. Nu kunt u de details van de planning wijzigen 5. Je kunt ook de 'Reserveringssjabloon' openen door op de hyperlink te klikken. Op het reserveringssjabloon kun je items toevoegen/verwijderen, etc. Nadat u de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op 'Opslaan en terug' om terug te gaan naar het reserveringsschema. De reserveringen wijzigen 6. Selecteer in de lijst 'Gegenereerde reserveringen openen' de reserveringen die u wilt bijwerken. 7. Klik op 'Wijzig geselecteerde reserveringen' > in de lijst zie je nu dat de status van deze reserveringen verandert in 'Wijzig'. Alleen reserveringen met de status 'Wijzigen' kunnen in de volgende stap worden gewijzigd. Image Added 8. Klik op 'Maken / verzenden / bijwerken Knop Beschrijving Reserveringen maken/indienen/bijwerken Als u de details van de terugkerende reservering hebt gewijzigd, bijvoorbeeld de einddatum of het aantal keren dat de reservering voorkomt. Gebruik deze knop om de wijzigingen aan te maken/te verzenden en de nieuwe reserveringen te genereren. Geselecteerde reserveringen wijzigen Selecteer de reserveringen die je wilt wijzigen en klik op deze knop om de status van de geselecteerde reservering te wijzigen in 'Wijzigen'. Alleen reserveringen met de status ; Wijzigen worden bijgewerkt/gewijzigd. Geselecteerde reserveringen annuleren De geselecteerde reservering annuleren. Terug Ga terug naar het vorige scherm zonder op te slaan, Opslaan en terugkeren Sla je wijzigingen op en ga terug naar het vorige scherm. Image Added Info Als je de naam van de reservering wilt wijzigen, moet je de naam van de reserveringssjabloon wijzigen! Niet de naam van de terugkerende reservering.

Samenvatting

Zoek op