DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article, you’ll be able to:
Use the information on the Confirm Reservation screen to confirm this is the ideal location for you
Confirm your reservation
There are different ways to land on the Confirm Reservation Screen (which is nested below the Create Reservation functionality in the Workplace web portal GO):
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Gebruik de informatie op het scherm Reservering bevestigen om te bevestigen dat dit de ideale locatie voor jou is
Bevestig uw reservering
Date automatically shows Today, but it's possible to select a date through the calendar button
Er zijn verschillende manieren om op het scherm Reservering bevestigen terecht te komen (dat zich onder de functionaliteit Reservering maken in het Workplace webportaal GO bevindt):
via GO live floorplan - location selection, where you’ve selected a room/workplace on the floor plan
through GO - Create Reservation, where you’ve immediately selected a Favorite location, or used the powerful search function to select the ideal location for your needs
through waar je een kamer/werkplek op de plattegrond hebt geselecteerd
via GO - Create Reservationwaar je meteen een Favoriete locatie hebt geselecteerd of de krachtige zoekfunctie hebt gebruikt om de ideale locatie voor jouw behoeften te selecteren
via https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=734068737&draftShareId=a31495b8-4777-412d-89ce-0dd6ef457983, where you’ve selected a Room or Workplaceby selecting a Favorite location waar u een kamer of Workplace hebt geselecteerd
door een Favoriete locatie te selecteren in GO - Favorites
…...
Location Information
location picture (can be enlarged to full screen)
Locatie-informatie
locatiefoto (kan worden vergroot tot volledig scherm)
locatie favoriete marker (selectie voegt deze locatie toe aan GO - Favorites)
location name
location floor + buildinglocatienaam
locatie verdieping + gebouw
Space Ruimte Details
Latest sensor values, depending on the data captured in that location
Occupancy indicating:
“Not Occupied”
“Occupied“ + info bubble “Occupancy detected X minutes ago”
Capacity (for rooms only; capacity for Laatste sensorwaarden, afhankelijk van de gegevens die op die locatie zijn vastgelegd
Bezetting aangeeft:
"Niet bezet"
"Bezet" + info bubble "Bezetting X minuten geleden gedetecteerd"
Capaciteit (alleen voor kamers; capaciteit voor workplaces = 1)
Linked Gekoppelde zone(s)
Date & Time SelectionIf you have entered Date & Time details in a Search before, they will of course reflect the search parameters.
Select Date & Time on the right hand side or in “Create Reservation” panel (allows multi-day booking)
Datum en tijd selecteren
Als je eerder datum- en tijdgegevens hebt ingevoerd in een zoekopdracht, worden deze uiteraard weergegeven in de zoekparameters.
Selecteer Datum & Tijd aan de rechterkant of in het paneel "Reservering maken" (maakt boeking voor meerdere dagen mogelijk)
Datum toont automatisch Vandaag, maar het is mogelijk om een datum te selecteren via de kalenderknop
Selecteer het relevante tijdsbestek in de kalender aan de rechterkant of gebruik (vooraf gedefinieerde) Quick Timeslots
Create Reservation
Reservation Details
Enter Reservation Title
From-To Date & Time take over any selection from the right hand side or allow multi-day booking
Number of Participants (only available for Rooms) indicates the expected number of people that will use the room.
Use the slider or enter the number in the number field
Per room, the maximum number of participants will reflect the capacity
If you’re allowed to make reservations for other people, you can enter their name here
Enter Remarks
Flag the reservation as “Confidential” if you want to hide reservation details for others
| Info |
|---|
“Reservation for” allows to make a reservation on behalf of someone else, which technically translates into changing the reservation response on the booking in respective IWMS. When booking on behalf of someone else, the reservation scope restrictions (locations, zones) will be applied based on the selected reservation responsible. |
Participants
This tab allows you to add Colleagues or external visitors to your reservation.
Add Colleagues
Select contacts through Search or select from Favorite Colleagues list or Recent History
Your colleagues will receive a notification in Workplace
If an Exchange integration has been set-up between Workplace and Microsoft Outlook, your colleagues will receive your reservation as an e-mail invite.
for a reservation made in Outlook: Any answers (will accept/tentative/decline) will be reflected in Workplace.
for a reservation made on a Workplace touch point: answers provided through Outlook will not be reflected in Workplace.
Add Visitors
manually add visitors, by providing the requested information
batch upload a list of visitors, that can be prepared in an excel format
| Info |
|---|
You’ll only see the Visitor-relevant features after your administrator assigns the relevant permission. |
Add-ons
This tab allows you to add Services or Equipment to your reservation
In the right hand pane, select the required amount of Services or Equipment to add to your reservation
| Info |
|---|
Use the search or filter to limit the list |
Confirm to get an overview of your selection
For each object, you can add specific notes, like dietary requirements.
For each service, you can add a separate start time, as you might want to receive your lunch only at midday even if the reservation starts in the morning.
| Info |
|---|
Fill in the Cost Center For best use of Cost Center Search: Enter at least the first 3 characters of the Cost Center Name (as it searches Names only, and considers “Starts with” (NOT “contains”) |
Reservation Confirmation
In the Reservation Confirmation screen, you’ll have the possibility to share your reservation with your colleagues. They will see this appear in their GO - Notification center.
Once a reservation is confirmed, it will appear in GO - My Reservations.
SearchReservering maken
Reserveringsgegevens
Reservering invoeren Titel
Van-tot-datum en tijd elke selectie aan de rechterkant overnemen of meerdaagse boekingen toestaan
Aantal deelnemers (alleen beschikbaar voor kamers) geeft het verwachte aantal mensen aan dat de kamer zal gebruiken.
Gebruik de schuifregelaar of voer het getal in het nummerveld in
Per zaal weerspiegelt het maximum aantal deelnemers de capaciteit
Als je mag reserveringen maken voor andere mensenU kunt hun naam hier invoeren
Ga naar Opmerkingen
Markeer de reservering als "Vertrouwelijk" als u reserveringsgegevens voor anderen wilt verbergen
| Info |
|---|
Met "Reservering voor" kunt u een reservering maken namens iemand anders, wat zich technisch vertaalt in het wijzigen van de reserveringsreactie op de reservering in het betreffende IWMS. Als u namens iemand anders reserveert, worden de beperkingen van het reserveringsgebied (locaties, zones) toegepast op basis van de geselecteerde reserveringsverantwoordelijke. |
Deelnemers
Op dit tabblad kunt u collega's of externe bezoekers toevoegen aan uw reservering.
Collega's toevoegen
Selecteer contactpersonen via Zoeken of kies uit de lijst Favoriete collega's of Recente geschiedenis
Je collega's ontvangen een melding in Workplace
Als er een Exchange-integratie is opgezet tussen Workplace en Microsoft Outlook, ontvangen uw collega's uw reservering als een e-mailuitnodiging.
voor een reservering die is gemaakt in Outlook: Alle antwoorden (accepteren/tentatief/weigeren) worden weergegeven in Workplace.
voor een reservering die via een Workplace touch point is gemaakt: antwoorden die via Outlook worden gegeven, zullen niet worden weerspiegeld in Workplace.
Bezoekers toevoegen
handmatig bezoekers toevoegen door de gevraagde informatie te verstrekken
batch-upload een bezoekerslijst, die kan worden voorbereid in een excel-formaat
| Info |
|---|
Je ziet de voor bezoekers relevante functies pas nadat je beheerder de relevante rechten heeft toegekend. |
Toevoegingen
Met dit tabblad kun je Diensten of Apparatuur toevoegen aan je reservering
Selecteer in het rechterdeelvenster het gewenste aantal Services of Apparatuur om toe te voegen aan je reservering
| Info |
|---|
Gebruik de zoekfunctie of filter om de lijst te beperken |
Bevestig om een overzicht van je selectie te krijgen
Voor elk object kun je specifieke notities toevoegen, zoals dieetwensen.
Voor elke dienst kun je een aparte starttijd toevoegen, want misschien wil je je lunch pas 's middags ontvangen, ook al begint de reservering 's ochtends.
| Info |
|---|
Vul het kostencentrum in Voor optimaal gebruik van Kostenplaats zoeken: Voer ten minste de eerste 3 tekens van de naam van het kostencentrum in (omdat het alleen naar namen zoekt en "Begint met" (NIET "bevat") beschouwt) |
Bevestiging reservering
In het scherm Reserveringsbevestiging heb je de mogelijkheid om je reservering met je collega's te delen. Zij zullen dit zien verschijnen in hun GO - Notification center.
Zodra een reservering is bevestigd, verschijnt deze in GO - My Reservations.
Zoek op
| Live Search |
|---|