Categories are used to distinguish different types of a single object class. In a sense, different categories within an object class can be seen as subclasses of that object. For instance, the ‘Area’ object class, has multiple default categories available out of the box:
...
If an object is being created and the object has multiple categories available to the user, the user will first need to select the desired category via a single select list as shown in the screenshot above. Not all objects have a category selection. For instance, requests are always created in the default category (customization aside).
Using multiple categories for a single object class has multiple purposes. The most relevant are:
Different categories can have different pages for the same object class
Objects of the same class (e.g. Area) may require different data to be registered. With different categories, different pages can be used. For example, for the area category ‘Meeting room' it is relevant to register the capacity and if the room is reservable. For the area category ‘Floor’ this information is not relevant and therefore not visible on the page used for the 'Floor’ category.
Different workflow process
With different categories, different workflows can assigned. Objects of the same class (e.g. invoices) may require a different process or workflow depending on the category. The process for an outgoing invoice is different from the process for an incoming invoice. A different workflow means that the process can have different tasks, which need to be executed by different users.
Us as filter in searching and reporting
Users can search and filter on specific fields, including (in some cases) the category, when using either advanced search screens or reports. For example, filter on all Assets of the category ‘Laptops’ to get an overview of all laptops in use. In this sense, the category acts like a label.
Next to the above, categories can also be used for certain customization purposes and via customization it is also possible to create custom categories for most object classes.
The next list contains a short description of customization in relation to categories. For details on these types of customization, see the relevant article in the Categorieën worden gebruikt om verschillende types van één objectklasse te onderscheiden. In zekere zin kunnen verschillende categorieën binnen een objectklasse worden gezien als subklassen van dat object. De objectklasse 'Gebied' heeft bijvoorbeeld meerdere standaardcategorieën die direct beschikbaar zijn:
...
Als een object wordt aangemaakt en het object heeft meerdere categorieën beschikbaar voor de gebruiker, dan moet de gebruiker eerst de gewenste categorie selecteren via een enkele keuzelijst zoals in de schermafbeelding hierboven. Niet alle objecten hebben een categorieselectie. Verzoeken worden bijvoorbeeld altijd aangemaakt in de standaardcategorie (afgezien van aanpassingen).
Het gebruik van meerdere categorieën voor een enkele objectklasse heeft meerdere doelen. De meest relevante zijn:
Verschillende categorieën kunnen verschillende pagina's hebben voor dezelfde objectklasse
Objecten van dezelfde klasse (bijv. Gebied) kunnen verschillende gegevens vereisen om geregistreerd te worden. Voor verschillende categorieën kunnen verschillende pagina's worden gebruikt. Voor de oppervlaktecategorie 'Vergaderruimte' is het bijvoorbeeld relevant om de capaciteit te registreren en of de ruimte te reserveren is. Voor de ruimtecategorie 'Vloer' is deze informatie niet relevant en daarom niet zichtbaar op de pagina die wordt gebruikt voor de categorie 'Vloer'.
Ander werkstroomproces
Aan verschillende categorieën kunnen verschillende workflows worden toegewezen. Objecten van dezelfde klasse (bijvoorbeeld facturen) kunnen een ander proces of andere workflow vereisen, afhankelijk van de categorie. Het proces voor een uitgaande factuur is anders dan het proces voor een inkomende factuur. Een verschillende workflow betekent dat het proces verschillende taken kan hebben, die door verschillende gebruikers moeten worden uitgevoerd.
Gebruik als filter bij zoeken en rapporteren
Gebruikers kunnen zoeken en filteren op specifieke velden, waaronder (in sommige gevallen) de categorie, wanneer ze geavanceerde zoekschermen of rapporten gebruiken. Filter bijvoorbeeld op alle Activa van de categorie 'Laptops' om een overzicht te krijgen van alle laptops die in gebruik zijn. In die zin werkt de categorie als een label.
Naast het bovenstaande kunnen categorieën ook worden gebruikt voor bepaalde aanpassingsdoeleinden en via aanpassing is het ook mogelijk om aangepaste categorieën te maken voor de meeste objectklassen.
De volgende lijst bevat een korte beschrijving van aanpassingen in relatie tot categorieën. Voor meer informatie over deze soorten aanpassingen, zie het relevante artikel in de /wiki/spaces/KB/pages/224428166
Use a different template per category: A template can be linked to a category. A template can be used to pre-define certain fields, when creating an object of that category. For example, when creating a new request in a certain custom category, the field ‘concerns’ (Problem type) automatically needs to be a specific type of problem.
Different authorizations: Different categories also allow the administrator via customization to set different authorizations. For example, a certain custom contract category might be authorized in such a way that only a subset of users managing all the contracts can view or edit contracts in this categoryGebruik een verschillende sjabloon per categorie: Een sjabloon kan gekoppeld worden aan een categorie. Een sjabloon kan worden gebruikt om bepaalde velden vooraf te definiëren bij het maken van een object van die categorie. Als je bijvoorbeeld een nieuw verzoek aanmaakt in een bepaalde aangepaste categorie, moet het veld 'betreft' (Probleemtype) automatisch een specifiek probleemtype zijn.
Verschillende machtigingen: Met verschillende categorieën kan de beheerder ook verschillende autorisaties instellen. Een bepaalde aangepaste contractcategorie kan bijvoorbeeld zo geautoriseerd zijn dat alleen een subset van gebruikers die alle contracten beheren contracten in deze categorie kunnen bekijken of bewerken.