General
Most objects created by the user in Workplace Management can be deleted or archived. Deleting an object will result in the object being moved to the bin (digital trashcan). Deleted objects can no longer be found via the regular search pages. Deleted objects can also no longer be linked to other objects. For example, a deleted building can no longer be linked to a request.
Administrators can search through the whole bin and can restore objects from the bin, if necessary. Objects in the bin can be permanently removed from the application manually by the administrator. The bin can also be emptied automatically after a specified number of days determined via ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’
Next to deleting objects, it is also possible to archive objects. Archiving an object also moves the object to an archive (similar to the bin) and the object also can not be searched via the regular search options anymore. The difference between the bin and the archive is that archived objects stay in the archive as long as desired.
Some objects are not allowed to be deleted. These objects can only be archived. For example, system users can not be deleted, because a lot of objects are related to/created by the system user and cannot be unlinked from the system user.
| Info |
|---|
*Objects which cannot be deleted by a regular user, can only be deleted by an administrator via the 'Correct mode'. |
Deleting and archiving an object in Workplace Management can be done via the corresponding buttons on the object:
...
Deleting and archiving objects can also be done in bulk via a result (list) page:
...
Some list pages also allow users to delete objects individually directly from the list page:
...
Deleting an object is usually done if:
The object is created by accident
The object is created to test a process or module
It does not matter if the object will be permanently removed from the application automatically or manually by an administrator
Archiving an object is usually done if:
It is not allowed to delete the object
The object is not applicable anymore, but is still linked to other objects for users to see
If an object is deleted and was linked to a request, a (non-administrator) user will not see the linked (deleted) object anymore.
If an object is archived and was linked to a request, a (non-administrator) user is still able to see the archived object linked to the request.
Search objects in the Bin and Archive
All users can find their deleted and archived objects via the ‘Bin’ menu on their profile:
...
Administrators can navigate to the bin and archive via the navigation menu ‘Admin' → ‘Bin’ and 'Archive’:
...
The bin and archive navigation menu options are very similar to each other. A search page is shown where the deleted or archived objects can be searched. Specify a type of object (the technical object name, e.g. WorkOrder) and/or a period when the object was deleted or archived. Click on ‘Count' to first check the number of objects found and click ‘Search’ to perform the search in the bin or archive with the specified filters.
...
If the the bin is not automatically emptied or the client uses the bin and archive a lot, then searching the bin or archive can result in a lot of results. When searching the bin or archive it is adviced to use the filter options to narrow down the results.
Restore objects from the Bin and Archive
If objects are deleted or archived by accident, the objects can be restored from the bin or archive. Restoring objects can be done in bulk (multiple objects at once) or individually.
Restoring in bulk can be done in the results page after a search. Select all applicable objects and click on ‘Restore’:
Restoring an individual object can be done by opening the object and clicking on the restore button:
...
Restoring objects can only be done by an administrator.
Deleted objects show a red banner:
...
Archived objects show a yellow banner:
...
Permanently remove objects from the Bin
Objects in the bin can be permanently deleted manually or automatically. The administrator can open the binned object and click on ‘Delete’ (circle with x) to permanently delete the object:
...
Permanently deleting objects in bulk is also possible via the bins result page. Select the objects that need to be deleted permanently and click on 'Remove':
...
If the setting ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’ is set, the objects in the bin will be permanently deleted after the specified number of days.
...
Algemeen
De meeste objecten die door de gebruiker in Workplace Management zijn gemaakt, kunnen worden verwijderd of gearchiveerd. Het verwijderen van een object resulteert in het verplaatsen van het object naar de prullenbak (digitale prullenbak). Verwijderde objecten kunnen niet meer gevonden worden via de reguliere zoekpagina's. Verwijderde objecten kunnen ook niet meer gekoppeld worden aan andere objecten. Een verwijderd gebouw kan bijvoorbeeld niet meer gekoppeld worden aan een aanvraag.
Beheerders kunnen de hele prullenbak doorzoeken en indien nodig objecten uit de prullenbak herstellen. Objecten in de prullenbak kunnen door de beheerder handmatig permanent uit de toepassing worden verwijderd. De prullenbak kan ook automatisch worden geleegd na een opgegeven aantal dagen, bepaald via 'Clientinstellingen' → 'Interface' → 'Dagen in prullenbak'.
Naast het verwijderen van objecten is het ook mogelijk om objecten te archiveren. Het archiveren van een object verplaatst het object ook naar een archief (vergelijkbaar met de prullenbak) en het object kan ook niet meer worden doorzocht via de reguliere zoekopties. Het verschil tussen de prullenbak en het archief is dat gearchiveerde objecten in het archief blijven zolang als gewenst.
Sommige objecten mogen niet verwijderd worden. Deze objecten kunnen alleen worden gearchiveerd. Systeemgebruikers kunnen bijvoorbeeld niet verwijderd worden, omdat veel objecten gerelateerd zijn aan/gemaakt zijn door de systeemgebruiker en niet losgekoppeld kunnen worden van de systeemgebruiker.
| Info |
|---|
*Objecten die niet door een gewone gebruiker kunnen worden verwijderd, kunnen alleen door een beheerder worden verwijderd via de 'Correctiemodus'. |
Het verwijderen en archiveren van een object in Workplace Management kan worden gedaan via de bijbehorende knoppen op het object:
...
Objecten verwijderen en archiveren kan ook in bulk via een resultatenpagina (lijst):
...
Sommige lijstpagina's laten gebruikers ook toe om objecten individueel te verwijderen, rechtstreeks van de lijstpagina:
...
Het verwijderen van een object wordt meestal gedaan als:
Het object is per ongeluk gemaakt
Het object wordt gemaakt om een proces of module te testen
Het maakt niet uit of het object permanent automatisch of handmatig door een beheerder uit de applicatie wordt verwijderd.
Het archiveren van een object wordt meestal gedaan als:
Het is niet toegestaan om het object te verwijderen
Het object is niet meer van toepassing, maar is nog wel gekoppeld aan andere objecten zodat gebruikers het kunnen zien
Als een object wordt verwijderd en was gekoppeld aan een verzoek, zal een (niet-beheerder) gebruiker het gekoppelde (verwijderde) object niet meer zien.
Als een object gearchiveerd is en gekoppeld was aan een verzoek, kan een (niet-administrator) gebruiker nog steeds het gearchiveerde object gekoppeld aan het verzoek zien.
Objecten zoeken in de Bin en Archive
Alle gebruikers kunnen hun verwijderde en gearchiveerde objecten terugvinden via het menu 'Prullenbak' op hun profiel:
...
Beheerders kunnen naar de prullenbak en het archief navigeren via het navigatiemenu 'Beheer' → 'Prullenbak' en 'Archief':
...
De opties van het bin- en archiefnavigatiemenu lijken erg op elkaar. Er wordt een zoekpagina getoond waar de verwijderde of gearchiveerde objecten kunnen worden doorzocht. Geef een type object op (de technische objectnaam, bijv. WerkOrder) en/of een periode wanneer het object is verwijderd of gearchiveerd. Klik op 'Tellen' om eerst het aantal gevonden objecten te controleren en klik op 'Zoeken' om het zoeken uit te voeren in de prullenbak of het archief met de opgegeven filters.
...
Als de prullenbak niet automatisch wordt geleegd of als de klant de prullenbak en het archief veel gebruikt, dan kan het zoeken in de prullenbak of het archief veel resultaten opleveren. Bij het zoeken in de prullenbak of het archief is het aan te raden de filteropties te gebruiken om de resultaten te beperken.
Objecten herstellen vanuit de prullenbak en het archief
Als objecten per ongeluk worden verwijderd of gearchiveerd, kunnen de objecten worden hersteld vanuit de prullenbak of het archief. Objecten kunnen in bulk (meerdere objecten tegelijk) of individueel worden hersteld.
In bulk terugzetten kan op de resultatenpagina na een zoekopdracht. Selecteer alle objecten die van toepassing zijn en klik op 'Herstellen':
Je kunt een individueel object herstellen door het object te openen en op de herstelknop te klikken:
...
Objecten herstellen kan alleen gedaan worden door een beheerder.
Verwijderde objecten tonen een rode banner:
...
Gearchiveerde objecten tonen een gele banner:
...
Objecten permanent verwijderen uit de prullenbak
Objecten in de prullenbak kunnen handmatig of automatisch permanent worden verwijderd. De beheerder kan het object in de prullenbak openen en op 'Verwijderen' (cirkel met x) klikken om het object definitief te verwijderen:
...
Objecten in bulk permanent verwijderen is ook mogelijk via de resultatenpagina van de bakken. Selecteer de objecten die permanent moeten worden verwijderd en klik op 'Verwijderen':
...
Als de instelling 'Clientinstellingen' → 'Interface' → 'Dagen in prullenbak' is ingesteld, worden de objecten in de prullenbak permanent verwijderd na het opgegeven aantal dagen.
Objecten in het archief kunnen niet permanent uit het archief worden verwijderd.