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DifficultySchwierigkeitsgrad: starterEinsteiger

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Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create a request

  • Scan QR code to create a request for an asset

  • Review a request

What is a request?

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If you make a request, you politely or formally ask someone to do something. Workplace Management can be used to register and handle requests. It allows for prioritizing and assigning requests automatically based on the problem type the requestor selects. It is possible to send emails during several steps of the process, for example when a request is handled or the handler needs more information.

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titleHow to create a request?

How to create a request?

To create a request, use the “Request” button on your startBoard.

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Fill in the request details and press the “Submit” button to finalize the request.

  1. Select the problem type: Select the correct choice in the “Concerns” field for example, Cleaning.

  2. If the “Concern” has sub levels: select the appropriate sub-level.

  3. Enter the subject. For example, the toilets are dirty.

  4. Enter a short description of the request.

  5. Depending on settings/Concerns, fill in the property (floor/area).

  6. Select or scan (optional) an asset.

  7. Please select if you want to be informed about the request. If you leave the field empty you will be informed via email.

  8. Press “Submit” to send the request.

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Attaching documents

If needed, you can attach documents. This can be done by dragging and dropping or using the “Select files button.”

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After submitting a request, you can find it back on your startBoard under the header “My open request.”
You can also search for your request using the “My request” button.

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Info

You cannot find requests that you forgot to submit. Requests that are not submitted will be automatically deleted after a couple hours. So don’t forget to submit your request!

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titleCreate request for an asset using a QR code scanner

Create request for an asset using a QR code scanner

You can use any external QR code scanner to scan a QR code on an asset. Say the coffee machine is leaking water and you quickly want to report this. Simply scan the QR code, login into Workplace, and click the ‘Create request’ button!

Info

By scanning the QR code, the asset will be linked automatically to the request.

  • Open you QR code scanner. In most case this will be the camera or Qr code scanner App on your phone

  • Scan the QR code you found on the Asset. An asset could be a coffee machine, laptop, tv, desk, etc.

  • A login screen now appears (this step is skipped when your automatically logged in via SSO). Login using your Workplace Management username and password.

  • The asset you just scanned now opens. Scroll down to the bottom of the page and click the ‘Create request’ button.

    • The steps that now follow are the same as described in the previous section “How to create a request?”

    Lernziele

    Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

    • Eine Anfrage erstellen

    • QR-Code scannen, um eine Anfrage für ein Asset zu erstellen

    • Überprüfen einer Anfrage

    Was ist ein Ersuchen?

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    Wenn Sie einen Antrag stellen, bitten Sie jemanden höflich oder förmlich, etwas zu tun. Workplace Management kann zur Registrierung und Bearbeitung von Anfragen verwendet werden. Es ermöglicht die automatische Priorisierung und Zuweisung von Anfragen auf der Grundlage des vom Anfragenden gewählten Problemtyps. Es ist möglich, während verschiedener Schritte des Prozesses E-Mails zu versenden, z. B. wenn eine Anfrage bearbeitet wurde oder der Sachbearbeiter weitere Informationen benötigt.

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    titleWie erstellt man einen Antrag?

    Wie erstellt man einen Antrag?

    Um eine Anfrage zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche "Anfrage" auf Ihrem startBoard.

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    Geben Sie die Einzelheiten der Anfrage ein und drücken Sie auf die Schaltfläche "Abschicken", um die Anfrage abzuschließen.

    1. Wählen Sie die Art des Problems: Wählen Sie im Feld "Anliegen" die richtige Auswahl, z. B. "Reinigung".

    2. Wenn der "Concern" Unterebenen hat: Wählen Sie die entsprechende Unterebene aus.

    3. Geben Sie das Thema ein. Zum Beispiel: Die Toiletten sind schmutzig.

    4. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Anfrage ein.

    5. Je nach Einstellungen/Belangen, füllen Sie die Eigenschaft (Stockwerk/Fläche) aus.

    6. Wählen oder scannen Sie (optional) ein Asset.

    7. Bitte wählen Sie aus, ob Sie über den Antrag informiert werden möchten. Wenn Sie das Feld leer lassen, werden Sie per E-Mail informiert.

    8. Drücken Sie auf "Absenden", um die Anfrage zu senden.

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    Dokumente anhängen

    Falls erforderlich, können Sie Dokumente anhängen. Dies kann durch Ziehen und Ablegen oder über die Schaltfläche "Dateien auswählen" geschehen.

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    Nachdem Sie ein Gesuch eingereicht haben, finden Sie es wieder auf Ihrem startBoard unter der Überschrift "Mein offenes Gesuch".
    Sie können auch über die Schaltfläche "Meine Anfrage" nach Ihrer Anfrage suchen.

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    Info

    Sie können keine Anträge finden, die Sie vergessen haben, einzureichen. Nicht eingereichte Anträge werden nach ein paar Stunden automatisch gelöscht. Vergessen Sie also nicht, Ihre Anfrage zu stellen!

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    titleAnfrage für ein Asset mit einem QR-Code-Scanner erstellen

    Anfrage für ein Asset mit einem QR-Code-Scanner erstellen

    Sie können jeden externen QR-Code-Scanner verwenden, um einen QR-Code auf einem Objekt zu scannen. Angenommen, aus der Kaffeemaschine läuft Wasser aus und Sie möchten dies schnell melden. Scannen Sie einfach den QR-Code, melden Sie sich bei Workplace an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Anfrage erstellen"!

    Info

    Durch Scannen des QR-Codes wird das Asset automatisch mit der Anfrage verknüpft.

    1. Öffnen Sie Ihren QR-Code-Scanner. In den meisten Fällen wird dies die Kamera oder die QR-Code-Scanner-App auf Ihrem Telefon sein

    2. Scannen Sie den QR-Code, den Sie auf dem Asset gefunden haben. Ein Asset kann eine Kaffeemaschine, ein Laptop, ein Fernseher, ein Schreibtisch usw. sein.

    3. Es erscheint nun ein Anmeldebildschirm (dieser Schritt wird übersprungen, wenn Sie sich automatisch über SSO angemeldet haben). Melden Sie sich mit Ihrem Workplace Management-Benutzernamen und -Passwort an.

    4. Das gerade durchsuchte Asset wird nun geöffnet. Scrollen Sie zum unteren Ende der Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche "Anfrage erstellen".

    5. Die nun folgenden Schritte sind die gleichen wie im vorherigen Abschnitt "Wie erstelle ich einen Antrag?" beschrieben.

    Need information

    In some cases, the person who is handling the request needs more information to be able to handle the request. The request will have the status “Action requestor” and will be shown in the task overview of the requester Per default this the person that created the request.

    1. Click on the hyperlink of the date to open the request
    Expand
    titleNeed Information
    Benötigte Informationen

    Benötigte Informationen

    In manchen Fällen benötigt die Person, die die Anfrage bearbeitet, weitere Informationen, um die Anfrage bearbeiten zu können. Die Anfrage erhält den Status "Aktion Antragsteller" und wird in der Aufgabenübersicht des Antragstellers angezeigt. Standardmäßig ist dies die Person, die die Anfrage erstellt hat.

    1. Klicken Sie auf den Hyperlink des Datums, um die Anfrage zu öffnen.

    2. Fill in the requested information in the comment box at the bottom of the screen.

    3. Press the “Handle further” button to proceed, or click ‘Cancel’ if the request is no longer relevant.

    4. After clicking ‘Handle further’ the request is again send to the ServicedeskFüllen Sie die geforderten Informationen in das Kommentarfeld am unteren Rand des Bildschirms ein.

    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter bearbeiten", um fortzufahren, oder klicken Sie auf "Abbrechen", wenn die Anfrage nicht mehr relevant ist.

    4. Nach einem Klick auf "Weiter bearbeiten" wird die Anfrage erneut an den Servicedesk gesendet.

    Expand
    titleReview a request

    Review a request

    If the request you have created is handled, there will be a task on your startBoard to be reviewed. The request will have the status “Handled at this moment. Click on the date to open it.

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    You will see two new buttons under the details of your request:

    • Approve: to approve how the request is handled, and the request will be closed.

    • Reject: Enter the reason for rejection in the comment section at the bottom of the page and press reject. The request will be sent back to the person assigned to the request.

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    Summary
    Überprüfen einer Anfrage

    Überprüfen einer Anfrage

    Wenn die von Ihnen erstellte Anfrage bearbeitet wird, erscheint eine Aufgabe auf Ihrem StartBoard, die überprüft werden muss. Die Anfrage hat den Status "In diesem Moment bearbeitet". Klicken Sie auf das Datum, um sie zu öffnen.

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    Sie sehen zwei neue Schaltflächen unter den Details Ihrer Anfrage:

    • Genehmigen: um die Bearbeitung des Antrags zu genehmigen, und der Antrag wird geschlossen.

    • Ablehnen: Geben Sie den Grund für die Ablehnung in das Kommentarfeld unten auf der Seite ein und drücken Sie auf Ablehnen. Der Antrag wird an die für den Antrag zuständige Person zurückgeschickt.

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    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • To create a request, use the “Request” button on your startBoard.

    • If extra information needed, the request will be shown in your tasklist.

    • If the request you have created is handled, it will be a task on your startBoard to be reviewed.

    Search

    • Um eine Anfrage zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche "Anfrage" auf Ihrem startBoard.

    • Wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind, wird die Anfrage in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.

    • Wenn die von Ihnen erstellte Anfrage bearbeitet wird, erscheint sie als zu überprüfende Aufgabe auf Ihrem StartBoard.

    Suche

    Live Search