Hoe de rapportresultaten gebruiken

Uitbreiden

Wanneer de resultatenpagina wordt getoond, afhankelijk van het soort rapport dat is gebruikt en de filters die zijn ingevuld, is het mogelijk dat de resultaten ingeklapt worden weergegeven. Klik op de knop Functie uitbreiden om de resultaten uit te vouwen en de volledige lijst weer te geven.

De resultaten gebruiken

Op een resultatenpagina kunnen de volgende functies worden gebruikt (als ze beschikbaar zijn):

1. Open een van de specifieke objecten met behulp van de hyperlink.

2. Na het selecteren van een of meer items: een specifieke functie gebruiken.

3. Na het selecteren van een of meer items: gegevens verwijderen/archiveren.

4. Exporteer de gegevens naar Excel, PDF of CSV met de exportfunctie.

5. Herschik gegevens door op kolomkoppen te drukken.

Exportopties

Afhankelijk van het type pagina en je toegangsrechten zijn bepaalde exportopties beschikbaar. Hieronder vindt u een lijst met de meest gebruikte exportopties.

Gegevens exporteren van een instantiepagina

Elke unieke verschijningsvorm van een object wordt een instantie genoemd. Een instantiepagina is een pagina van een specifiek object die wordt geopend. Op een instantiepagina is het mogelijk om de pagina zelf te downloaden of af te drukken. Als de gebruiker de rechten heeft om de pagina te downloaden, wordt rechtsboven een pijl getoond.

Voor sommige pagina's bestaat een specifieke sjabloon die alleen de gegevens exporteert die in de ingestelde sjabloon zijn gedefinieerd. Als zo'n sjabloon niet bestaat, wordt de systeemstandaard gebruikt. Dit betekent in principe dat alle gegevens worden geëxporteerd/dumpt zonder een (goed uitziende) lay-out.

Gegevens exporteren doe je door op de knop Exporteren te drukken. Als er meer dan één formaat is waarnaar de pagina kan worden geëxporteerd, wordt de functie Exporteren weergegeven. Dit wordt verder uitgelegd in het volgende hoofdstuk.

Gegevens exporteren uit een resultatenlijst

Als je klaar bent met zoeken, worden de resultaten weergegeven in een lijst (pagina). Deze resultaten kunnen vervolgens geëxporteerd worden naar verschillende formaten, zoals Word, Excel en PDF. Welke formaten beschikbaar zijn, kan per pagina verschillen.

Je kunt gegevens exporteren als door:

• Op de knop 'exporteren' drukken

• Selecteer een exportoptie

Verschil tussen een rapport en opnemen

Wat is een rapport

Een rapport is een weergave van gegevens uit het systeem. Rapporten zijn een verzameling van objecten die voldoen aan bepaalde selectiecriteria, logisch gegroepeerd. Rapporten zijn dynamisch, dus de lijst van weergegeven objecten kan na verloop van tijd veranderen. Een goed rapport zet gegevens om in informatie.

Waar kan ik rapporten vinden?

• Rapporten zijn te vinden in de module Rapporten in het navigatiemenu. In deze module kunnen alle rapporten die beschikbaar zijn in deze omgeving worden opgevraagd via e zoekscherm. Per module zijn verschillende standaardrapporten beschikbaar.

• In de module Rapporten is ook een menuoptie 'Mappen' beschikbaar. Hier worden rapporten gerangschikt in mappen. Zie onderstaande schermafbeelding.

De module Rapporten wordt gebruikt voor alle rapporten, maar andere modules kunnen ook worden geconfigureerd om rapporten te bevatten. Technisch gezien zijn standaard- en geavanceerde zoekpagina's ook rapporten, maar het gebruik ervan is eenvoudiger. Met deze pagina's wordt het zoeken naar gegevens in een specifieke module eenvoudiger, zodat een rapport niet altijd nodig is. Maar een van de meest voorkomende toepassingen van rapporten is op het startbord als een include.

Wat is een inclusief

In de basis is een include een rapport dat wordt getoond op een startbord- of instantiepagina. Het grote verschil tussen een rapport en een include is dat een include geen zoekscherm heeft. Een include is altijd zo geconfigureerd dat het de relevante gegevens weergeeft zonder dat de gebruiker de mogelijkheid heeft om de filterwaarden te wijzigen. Dit wordt vastgelegd door de filterwaarden te initialiseren. Een include die de toekomstige reservering van een gebruiker weergeeft, bevat bijvoorbeeld de volgende (verborgen) initialisatiefilters:

• de aanvrager van de reservering is de gebruiker die is ingelogd;

• startdatum reservering groter of gelijk is aan vandaag".

Waar kan ik

Behalve op je startbord, kan inclusief ook worden weergegeven op bijvoorbeeld pagina's en tabbladen in het hele systeem. Een paar voorbeelden zijn:

• Bij het openen van een organisatie is het personentabblad beschikbaar dat een lijst toont met de personen die aan de organisatie zijn gekoppeld.

• In een eigenschapobject wordt een tabblad Verwante objecten weergegeven waar een aantal verzoeken of andere objecten worden getoond die aan de eigenschap zijn gekoppeld.