Wat is een Inkomende Bestelbon (POI)?

POI is de afkorting van Purchase Order Incoming en wordt intern in de organisatie gebruikt om inkooporders aan te maken. POI's gaan per definitie niet naar een externe leverancier.

Er zijn twee manieren om een POI te gebruiken.

1. Bestel artikelen uit een interne inventaris/voorraad
Je kunt items uit de inventaris bestellen. De klant heeft bijvoorbeeld een kleine opslagruimte waar dingen zoals pennen, blocnotes, printpapier, enz. worden opgeslagen. De artikelen op voorraad kunnen worden besteld met behulp van een POI. In dit geval bestel je intern bij de voorraadafdeling.

2. Bestel artikelen rechtstreeks bij een leverancier
Je kunt items selecteren uit een catalogus van te bestellen items. Deze bestelbare items kunnen van meerdere leveranciers afkomstig zijn. De gebruiker die het POI aanmaakt, hoeft niet te controleren welk artikel van welke leverancier is.

• Nadat de inkooporder is ingediend en goedgekeurd, wordt de inkooporder verdeeld in meerdere inkooporders. Er wordt één POO per leverancier aangemaakt (handmatig of automatisch, afhankelijk van de instelling van het type inkooporder).

• De gebruiker bestelt bijvoorbeeld printpapier bij leverancier A, printerinkt bij leverancier B en nietjes bij leverancier C, allemaal in dezelfde inkooporder. Na goedkeuring van de POI wordt een inkooporder voor leverancier A, een inkooporder voor leverancier B en een inkooporder voor leverancier C gegenereerd (of handmatig aangemaakt).

Een NP maken

Je kunt inkooporders aanmaken via het pictogram op het startpaneel.

• Bestellen uit interne voorraad: Als de voorraadbeheermodule is geactiveerd, maakt een POI een interne inkooporder aan en bestelt uit de beschikbare interne voorraad.

• Rechtstreeks bestellen bij een externe leverancier: Als er geen voorraadbeheer is geactiveerd, wordt het aanmaken van een POI in feite gebruikt om rechtstreeks bij de leveranciers te bestellen.

De bestelling maken en verzenden

1. Vul het onderwerp van de inkooporder in;

2. Kies het type inkooporder (indien van toepassing).

   1. Het geselecteerde type inkooporder bepaalt welke velden, functies en onderdelen van het proces worden geactiveerd.

3. Vul de verplichte velden in die zich aandienen na het selecteren van het type inkooporder. In ons voorbeeld is het gebouw een verplicht veld;

4. Catalogusitems toevoegen;

   1. Dit kan via de knop of (indien bepaald door het type inkooporder) via een include onderaan de pagina.

      

   2. Gebruik het zoekfilter of klik op 'Zoeken' om alle beschikbare items weer te geven.

   3. Selecteer de artikelen die je wilt bestellen en klik op "Geselecteerde artikelen toevoegen";

      

5. Je kunt nu de hoeveelheid per item aanpassen;

   

6. Klik op Verzenden;

In ons voorbeeld is de instelling "Goedkeuring door manager afhankelijk van persoonlijk mandaatbedrag" is ingesteld op het type inkooporder "Schoonmaakbenodigdheden". Onze besteller heeft niet het mandaat om zo'n dure bestelling goed te keuren. Daarom moet de manager van de besteller deze bestelling goedkeuren voordat deze naar de leverancier kan worden gestuurd. Er wordt een taak gegenereerd voor de manager om de bestelling goed te keuren. Opmerking: Dit bevindt zich nog in het POI-proces en er zijn nog geen individuele POO's aangemaakt.

Mandaat goedkeuring van de POI

7. De manager kan goedkeuren of weiger de volgorde.

   1. Na goedkeuring worden de artikelen besteld.

   2. Bij afwijzing wordt een taak gegenereerd voor de aanvrager. Deze persoon kan de bestelling wijzigen en opnieuw indienen of de bestelling annuleren.

Wat gebeurt er na goedkeuring van het POI?

Wat er nu gebeurt, hangt voornamelijk af van de instellingen van het type inkooporder.

• In ons voorbeeld is de extra goedkeuringsstap niet geactiveerd, dus de individuele POO's worden nu aangemaakt. Voor elke unieke leverancier uit de bestellijst wordt een POO gegenereerd.

• Omdat onze type inkooporder geen handmatige verwerking vereist, wordt de bestelling per POO automatisch per e-mail naar elke afzonderlijke leverancier verzonden.

Details over je NP

• De gekoppelde POI's kunnen worden bekeken door de POI die je hebt gemaakt te openen.

  • Open je POI (bijvoorbeeld via de "Mijn interne inkooporders" knop op uw startbord)

  • Open de include 'Gekoppelde uitgaande inkooporder', zie onderstaande schermafbeelding.

De levering registreren

• In ons voorbeeld is de optie leveringen is geactiveerd op het type inkooporder "Schoonmaakbenodigdheden" voor de besteller (= de persoon die de POI heeft besteld). Deze persoon krijgt nu een taak om de geleverde goederen te registreren. Een taak per POI zal beschikbaar zijn in de takenlijst van deze gebruiker.

• De besteller heeft de keuze tussen "Bestelling volledig geleverd" of "Bestelling sluiten (onvolledig geleverd)". Beide opties sluiten de inkooporder.

Wat is een uitgaande inkooporder (POO)?

Een POO staat voor "Purchase Order Outgoing" en verwijst naar bestellingen die naar een externe leverancier worden gestuurd. Er zijn twee manieren om een POO te gebruiken.

1. Bestel inventarisartikelen bij de leverancier om de voorraad aan te vullen
Als voorraadartikelen niet meer op voorraad zijn of onder de minimumvoorraad zitten, moeten de voorraadartikelen worden besteld bij de leverancier om de voorraad aan te vullen. De inkoop-/inventarisafdeling controleert of de voorraadartikelen moeten worden aangevuld. Een automatisch besteladvies (POO) kan worden gegenereerd voor alle voorraaditems waarvan de voorraad onder het minimum ligt (meer informatie hierover via Inventory Management)

2. Catalogusitems bestellen bij een leverancier
Deze vorm van inkoop wordt gedaan door eerst de specifieke leverancier te selecteren, waardoor een lijst met bestelbare artikelen van de specifieke leverancier beschikbaar is om in te kopen. De POO kan handmatig worden aangemaakt als een gewone inkooporder, automatisch vanuit een POI, of handmatig als een verzamelorder, waarbij POI-artikelen die moeten worden besteld handmatig kunnen worden toegevoegd. De bestelde artikelen worden niet in voorraad gehouden.

Proces van POO

Een POO maken

• Na het aanmaken van een nieuwe inkooporder kunnen het onderwerp en de omschrijving worden ingevoerd. Ook moet het type inkooporder worden geselecteerd. Als de klant maar één type inkooporder gebruikt, wordt het type inkooporder automatisch geselecteerd en is het niet zichtbaar voor de eindgebruiker. Na het selecteren van het inkoopordertype worden alle instellingen van het inkoopordertype geactiveerd binnen het proces.

• Velden en functies op de pagina worden zichtbaar afhankelijk van de instellingen van het type inkooporder (leveranciersinformatie, leveringsinformatie, financiële informatie).

• Afhankelijk van het type inkooporder kan de gebruiker ook catalogus- en/of generieke items toevoegen aan de inkooporder. Dit kan worden gedaan in de lijst onderaan het scherm.

Er zijn ook bepaalde delen van het proces die geactiveerd kunnen worden, afhankelijk van de instellingen van het type inkooporder. Als deze delen van het proces niet zijn geactiveerd, worden deze stappen overgeslagen in het proces.

Goedkeuring van het mandaat en de extra goedkeuringsstap

• Als er een mandaatgoedkeuring is geactiveerd voor het inkoopordertype, wordt er een taak voor de mandaatgoedkeurder gegenereerd (Zie het hoofdstuk over "inkoopordertypes" voor meer informatie).

• Als er na de gemandateerde goedkeuring nog een extra goedkeuringsstap nodig is, krijgt de betreffende gebruiker de taak voor de extra goedkeuring.

• Als de inkooporder wordt afgekeurd (via mandaatgoedkeuring of aanvullende goedkeuring), gaat de inkooporder terug naar de aanvrager. Als er geen goedkeuring nodig is, worden de taken overgeslagen.

Leveranciers en leveringen

• Nadat de inkooporder is goedgekeurd, moet de inkooporder worden gesplitst per leverancier. Op het type inkooporder bepaalt de instelling 'Verwerking interne inkooporder' of de POI's automatisch worden gegenereerd na goedkeuring van de POI of dat POI-items handmatig moeten worden toegewezen aan PO(s).

• Als de artikelen handmatig moeten worden toegewezen, kun je een nieuwe POO aanmaken voor een specifieke leverancier en deze markeren als verzamelbestelling. Een verzamelbestelling is handig wanneer verzendkosten van toepassing zijn. Binnen deze verzamelbestelling kunnen de nog niet toegewezen POI-artikelen van dezelfde leverancier worden toegevoegd. De artikelen binnen de POI worden gekoppeld aan de artikelen in de bijbehorende POO. Nadat de POO('s) naar de leverancier is/zijn verzonden, gaat de bijbehorende POI naar de status 'In afwachting van tegeninkooporder'.

• De levering kan zowel in POO en/of POI worden geregistreerd. Dit is ook afhankelijk van de instellingen binnen het type inkooporder.

Leveringen mogelijk:

• Geen goederen ontvangen:
  De inkooporder wordt automatisch gesloten.

• Bestelling volledig geleverd:
  Met één klik wordt de volledige bestelling geleverd en afgesloten.

• Gedeeltelijke levering:
  Op het tabblad Leveringen kunnen de geleverde hoeveelheden voor elk besteld artikel worden geregistreerd. Nadat alle artikelen correct zijn geleverd, wordt de inkooporderstatus automatisch bijgewerkt.

• Bestelling sluiten (geen leveringen meer):
  De inkooporder kan ook handmatig worden gesloten zonder dat er nog items worden ontvangen. In dit geval komen de bestelde hoeveelheden niet overeen met de geleverde hoeveelheden.

Als de leveringen worden geregistreerd in de POI, worden de inkooporders (POO('s)) van de teller ook automatisch geleverd. Als de leveringen worden geregistreerd in de POO('s), is het optioneel om de leveringen ook te registreren in de POI of niet.

Hoe maak je een POO?

Om een "Uitgaande inkooporder" aan te maken klik je op de tegel "Uitgaande inkooporders +" op je startbord of navigeer je in het menu naar "Inkoop" kies je de optie "Uitgaande inkooporders" en klik je op de knop "Uitgaande inkooporders aanmaken".

Deze inkooporder is de order die naar de leverancier wordt gestuurd. De POO kan worden aangemaakt:

• Handmatig als een gewone inkooporder aan de leverancier
  Als de inkooporder handmatig wordt aangemaakt, wordt een soortgelijk proces als bij de POI gebruikt: Aanmaken - Artikelen toevoegen - Indienen - Mandaat en/of extra goedkeuring -> Bestelling verzenden -> Levering. In plaats van te zoeken binnen alle mogelijke artikelen om onafhankelijk van de leverancier te bestellen, moet in de POO eerst de leverancier worden ingesteld. Daarna kunnen de artikelen van die leverancier worden toegevoegd.

• Als deze optie wordt geselecteerd, moet de besteller eerst de specifieke leverancier selecteren voordat hij een keuze kan maken uit de artikellijst van die specifieke leverancier.

• Automatisch vanuit een POI (zie dit proces over "Hoe maak ik een POI")
  Als de POO automatisch wordt aangemaakt vanuit een POI of wordt gebruikt als verzamelopdracht (en alle items dus uit POI's komen), worden verschillende stappen overgeslagen. Bijvoorbeeld het mandaat en/of aanvullende goedkeuring die al zijn uitgevoerd in de POI('s).

• Handmatig als een collectieve inkooporder, waarbij de te bestellen artikelen handmatig kunnen worden toegevoegd op basis van artikelen in POI's
  Binnen de POI zijn dezelfde leveringsopties beschikbaar als hierboven vermeld. Een verschil met het POI-proces is dat de inkooporder na sluiting kan worden gecorrigeerd door de groep die ook de leveringen registreert.

Welke moet ik gebruiken?

Omgeving met een inventaris

De POI wordt gebruikt voor een eindgebruiker om te bestellen uit de voorraad/inventaris en de POO wordt gebruikt om te bestellen bij de leverancier. Beide worden gebruikt, zowel POI als POO.

Een omgeving zonder inventaris

Als er geen inventaris is ingesteld in de omgeving, maar (alleen) catalogus- en generieke items worden besteld bij een leverancier, dan heb je twee opties:

1. Gebruik alleen POO
   Je selecteert een leverancier en voegt de artikelen toe. Dit kan worden gebruikt als de inkoop door één afdeling wordt gedaan of als gebruikers weten welke artikelen van welke leverancier komen.
   

2. POI en POO gebruiken
   Je kunt items uit een totale catalogus selecteren en de POO's worden per leverancier gegenereerd. Dit kun je gebruiken als gebruikers artikelen mogen bestellen, maar je niet wilt dat ze per leverancier zoeken. De eindgebruiker hoeft niet te weten van welke leverancier de artikelen komen en door alle artikelen te bundelen in één totaalcatalogus hoeft de eindgebruiker niet voor elke afzonderlijke leverancier in de artikelenlijst te zoeken.

Typen inkooporders

Inkoopordertypes worden gebruikt om de inkooporderprocessen te configureren die de klant wil gebruiken. Standaard wordt er één type inkooporder "Catalogusartikelorder van leverancier" gegenereerd wanneer de module wordt geactiveerd. Voor dit type inkooporder wordt een set vooraf gedefinieerde instellingen gegenereerd. De instellingen bepalen welke velden beschikbaar zijn om te bekijken/bewerken wanneer een nieuwe inkooporder wordt aangemaakt. Bovendien bepalen de instellingen ook of bepaalde stappen van het inkooporderproces worden geactiveerd of dat ze worden overgeslagen.

De klant kan zoveel inkoopordertypes aanmaken als hij wil. Het gewenste type inkooporder moet in elke nieuwe inkooporder worden ingesteld door de gebruiker die de inkooporder aanmaakt. Als slechts één type van toepassing is, wordt dit type automatisch ingesteld en niet getoond aan de gebruiker.

Een type Inkooporder maken

Navigeer in het menu naar "Inkoop" en kies de optie "Typen inkooporders".

Gebruik de knop "Inkoopordertype aanmaken" om een nieuw type inkooporder aan te maken.
Vul de verplichte velden in en druk op de knop "Opslaan en teruggaan".

Instellingen op een type Inkooporder

Op basis van de gekozen instellingen per inkoopordertype (Zie hoofdstuk over Inkoopordertypes), zijn er verschillende stappen in het Inkooporderproces die geactiveerd of gedeactiveerd kunnen worden.

Goedkeuring mandaat

Er kunnen twee soorten goedkeuringsstappen worden gebruikt in een inkooporder. Beide typen kunnen samen of afzonderlijk worden gebruikt.

De stap Goedkeuring mandaat genereert een taak om de inkooporder goed te keuren of af te wijzen. Er zijn drie opties om te bepalen wie de taak krijgt:

• 1. Altijd goedgekeurd door de manager van de besteller:

  • De manager die geregistreerd staat bij de besteller krijgt de taak om de inkooporder goed te keuren of af te wijzen.

• 2. Goedkeuring door manager afhankelijk van persoonlijk mandaatbedrag:

  • Het persoonlijke mandaat van de besteller wordt geëvalueerd en als het persoonlijke mandaat lager is dan het aankooporderbedrag, wordt het persoonlijke mandaatbedrag van de manager geëvalueerd. De goedkeuring van het mandaat blijft elke manager controleren tot het persoonlijke mandaatbedrag voldoende is. Het mandaatbudget voor inkooporders kan voor een gebruiker worden ingesteld op de contactpersoonpagina.

    

• 3. Goedkeuring kostenplaats:

  • Op kostenplaatsniveau kan de gemandateerde goedkeuring worden geregistreerd. Elke contactpersoon heeft een drempelbedrag tot hoeveel hij de inkooporder moet goedkeuren.

Aanvullende goedkeuring

Er kan ook een (extra) goedkeuring worden uitgevoerd. Een vooraf gedefinieerde groep bepaalt welke gebruikers de taak krijgen om goed te keuren. De (extra) goedkeuring kan ook zo worden ingesteld dat deze alleen plaatsvindt als het orderbedrag hoger is dan een vooraf gedefinieerd bedrag. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om elke inkooporder boven de 10.000 euro te laten goedkeuren door de inkoopafdeling (naast een eventuele mandaatgoedkeuring voor die stap).

Levering

In sommige gevallen is het mogelijk om bestellingen af te halen (in plaats van te laten bezorgen) op de locatie van de leverancier. Dit kan worden aangegeven (bij een POO). Als dit is toegestaan, is het mogelijk om een suborganisatie/afdeling van de geselecteerde leverancier te kiezen om aan te geven dat de artikelen daar worden afgehaald (dit wordt ook getoond op het PDF-bestelformulier).

Voor zowel POO als POI is het mogelijk om te bepalen of het afleveradres bewerkbaar is of niet. Het is ook mogelijk om aan te geven dat het afleveradres moet worden ingesteld op basis van een eigenschap. in dat geval wordt een eigenschapveld zichtbaar in de inkooporder.

Standaard wordt het afleveradres ingesteld op basis van de organisatie van de maker van de bestelling van de koper. In een POI kan het afleveradres worden verborgen.

Goederenontvangst

Het is mogelijk om de ontvangst van de artikelen te registreren. Zo niet, dan wordt het proces beëindigd nadat de bestelling naar de leverancier is verzonden.

In een inkooporder voor inventarisartikelen is het register van de goederenontvangst verplicht, omdat dat nodig is om de voorraad bij te houden.

Voor catalogus en/of generieke items is de optie om goederenontvangst te registreren optioneel. Als dit is ingesteld op ja, zorg er dan voor dat je ten minste één opslag (magazijn) hebt, omdat hiervoor een opslag nodig is (een dummy opslag zonder extra instellingen is voldoende).

De optie om de goederenontvangst te registreren kan ook per leverancier worden opgegeven. Bij het bestellen via een POI kan de initiële registratie van de goederenontvangst in de POI of POO worden uitgevoerd. Bij het registreren van de goederenontvangst via de POO kun je bepalen of de goederenontvangst in de POI handmatig of automatisch wordt uitgevoerd. Als dit handmatig wordt gedaan, gaat de POI naar de status "Tegenorder geleverd" en kan de POI ook worden geleverd. Dit kan worden gebruikt als de goederen (via een verzamel-PO) eerst op een centraal punt worden afgeleverd en later kunnen worden opgehaald door de makers van de oorspronkelijke POI's.

De ontvangst van goederen kan worden geregistreerd door de aanmaker van de inkooporder of door een vooraf gedefinieerde groep (bijvoorbeeld een baliegroep of de voorraadbeheergroep).

Leveranciersafhankelijke instellingen voor het type Inkooporder

Sommige instellingen van het type Inkooporder kunnen op leveranciersafhankelijk niveau worden gespecificeerd. Er is een set overeenkomende instellingen op de contactpagina van de leverancier die overeenkomen met de instellingen die van toepassing zijn. Stel dat een instelling op het type inkooporder is ingesteld op "Leveranciersafhankelijk". In dat geval bepalen de instellingen op de contactpagina van de leverancier of een veld of functie wel of niet beschikbaar is of wordt uitgevoerd.

Om toegang te krijgen tot de leveranciersafhankelijke instellingen; Navigeer naar Contacten > Organisaties > Selecteer een leverancier > Klik op op het tabblad "Verwante objecten" > Inkooporders.